¿Qué materiales hay en el expediente personal?

Información que debe incluirse en el expediente de personal

1. Información necesaria

1. Copia del DNI

2. del certificado: Incluye certificado de título profesional y certificado de grado.

3. Los empleados en puestos directivos y técnicos deberán contar con certificado de rescisión o terminación de relaciones laborales emitido por su centro de trabajo de origen.

4 Dos fotografías recientes a color de 1 pulgada sin sombrero.

5. Formulario de solicitud de empleo (incluido el currículum adjunto)

6 Si existen requisitos para el puesto de trabajo, debe haber un informe de experiencia de un hospital del condado o superior. a nivel de distrito para los elementos especificados en los requisitos del trabajo

7. Aquellos que ocupan puestos importantes como seguridad deben tener un "certificado de ausencia de antecedentes penales" emitido por el departamento

8. para puestos especiales estipulados reglamentariamente, deberá acompañarse copia de la calificación profesional o certificado de calificación laboral (el original debe ser Verificación)

9. Copia original del contrato de trabajo

10. Formulario de aprobación de regularización

2. Información complementaria

1. Hoja de registro de entrevistas, registros de exámenes escritos

2. (deberán verificarse los originales)

3. Acuerdos de confidencialidad y no competencia originales

4. Aviso de nombramiento y remoción de personal (refiriéndose a copia del documento de nombramiento y remoción de personal). emitido por el departamento de recursos humanos)

5. Información sobre el cambio de puesto de los empleados

6 Información de evaluación e inspección de los empleados (incluida la evaluación mensual, la evaluación anual, la inspección de ascensos y otra información)

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7. Información sobre recompensas o castigos de los empleados

8. Información sobre cambios de salario de los empleados

9. Manual de seguridad social del empleado original (no se debe conservar una copia del original)

10. Formulario de aprobación de renuncia del empleado y acta de entrega

11. Aviso de terminación de la relación laboral y firma y recibo del empleado

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1. La custodia de los expedientes del personal debe ser responsabilidad de una persona designada por el departamento de recursos humanos.

2. Guarde y organice los archivos de los empleados dimitidos. Los archivos deben conservarse durante al menos dos años para referencia futura.

3. Para los empleados que han sido despedidos, despedidos o renunciados voluntariamente, sus expedientes (se debe prestar atención a la asistencia, premios y castigos, evaluaciones, descripciones de situaciones y otra información) deben ser especialmente revisados ​​y especialmente. salvado.

Información ampliada:

El archivo tiene seis funciones principales:

Primero, conservar la identidad del cuadro original del individuo;

Segundo, Personal se requieren archivos cuando se manejan transferencias de trabajo;

En tercer lugar, para participar en el examen de reclutamiento de la función pública, se requieren archivos para confirmar la identidad;

En cuarto lugar, cuando se manejan procedimientos de jubilación personal, se deben presentar registros debe ser verificado;

Quinto, base de referencia para la promoción de títulos profesionales;

Sexto, los archivos personales deben consultarse cuando se viaja al extranjero para su revisión política y certificación notarial.

Cómo utilizar los archivos de personal

(1) Configure una sala de lectura para su uso y revisión. La sala de lectura generalmente está ubicada en o cerca del almacén de archivos del personal para facilitar la transferencia y gestión de archivos. Este método tiene muchas ventajas, como fácil acceso a orientación, fácil supervisión y prevención de fugas y pérdidas. Esta es la forma principal de utilizar los archivos de personal.

(2) Préstamo para uso. El préstamo del almacén debe cumplir ciertas condiciones, por ejemplo: los líderes de la agencia necesitan acceder a los archivos del personal; los departamentos de seguridad pública y de seguridad deben pedir prestados los archivos del personal debido a necesidades especiales, etc. El período del préstamo no debe ser demasiado largo, y a aquellos que no paguen a su vencimiento se les debe recordar que lo devuelvan a tiempo.

(3) Presentar materiales de apoyo. Esta es también una de las funciones del departamento de registros de personal. Los materiales de certificación emitidos pueden ser materiales de certificación de circunstancias relevantes escritos por el departamento de archivos de personal de acuerdo con las regulaciones de documentos pertinentes, o pueden ser copias de materiales de archivos de personal. Los motivos para solicitar documentos generalmente son afiliación al partido, afiliación a la liga, ascenso, contratación, salida al extranjero, etc.

Establecer y mejorar un sistema de custodia es la clave para una custodia eficaz de los archivos del personal. Su contenido básico incluye aproximadamente cinco partes: sistema de archivo de materiales; sistema de inspección y verificación; sistema de seguridad y confidencialidad;

(1) Sistema de archivo de materiales.

Los materiales de archivo recién formados deben archivarse de manera oportuna. El procedimiento de archivo general es: primero, identificar los materiales para ver si cumplen con los requisitos para el archivo; en segundo lugar, determinar la ubicación específica para el archivo de acuerdo con los atributos y el contenido de los materiales; en tercer lugar, agregue el nombre del material y el contenido relacionado en el directorio; finalmente, coloque el nuevo material en el archivo.

(2) Sistema de inspección y verificación. La inspección y la verificación son medios importantes para garantizar la integridad y seguridad de los archivos de personal. ?

(3) Sistema de transferencia. El sistema de transferencia es un sistema para transferir y entregar archivos. La transferencia de archivos generalmente es causada por transferencias de trabajo y otros motivos. El procedimiento general para la transferencia es el siguiente: sacar los archivos que deben transferirse en el libro mayor de archivos; Materiales”, seguir los requisitos para su expedición. Embalaje y sellado.

Se debe seguir el principio de confidencialidad durante el traslado. Generalmente se realiza mediante transporte confidencial y no se puede entregar a la propia persona. Además, luego de recibir el expediente y verificar que es correcto, la unidad receptora deberá firmar y sellar el acuse de recibo y devolverlo oportunamente.

(4) Proteger el sistema de confidencialidad. Los requisitos específicos son los siguientes: Para empresas más grandes, generalmente debe haber una persona dedicada responsable del almacenamiento de archivos y debe contarse con el equipo de archivo necesario. El almacén está equipado con los equipos necesarios contra incendios y a prueba de humedad. El almacén y los archivadores deben mantenerse limpios y no se permite almacenar artículos irrelevantes. A nadie se le permite traer materiales de archivos personales a lugares públicos sin autorización. No se permite el ingreso al almacén de personal no relacionado. Está estrictamente prohibido fumar. Apague las luces, cierre las ventanas y cierre la puerta con llave cuando salga.

(5) Sistema estadístico. El contenido de las estadísticas de expedientes de personal incluye principalmente los siguientes conceptos: Número de expedientes de personal. Recopilación y complementación de materiales del expediente del personal. Estado de la organización del archivo. Estado de almacenamiento de archivos. Utilización. Estado del equipo del almacén. Expediente de personal situación del personal.

Materiales de referencia: Enciclopedia Baidu - Archivos de personal