Ejemplo de normativa de gestión documental de la empresa
Normativa de gestión documental de empresa modelo 1
1. Principios generales
Con el fin de reducir el número de documentos, mejorar la velocidad y calidad de los documentos y dar a conocer. Juego completo para la orientación de documentos en diversas tareas Función, este sistema está especialmente formulado.
2. La gestión documental incluye principalmente: cartas, telegramas y comunicaciones de superiores, cartas, telegramas y comunicaciones de pares, y diversos documentos y materiales presentados y distribuidos por la empresa. Según el principio de división del trabajo, la oficina gestiona todo tipo de documentos en toda la empresa.
3. Gestionar los correos electrónicos entrantes
3.1 Firmar documentos oficiales
3.1.1 Todos los documentos oficiales que lleguen a la empresa (excepto los solicitados por los líderes de la empresa) deben estar enviado por correo Regístrese y firme (excepto los enviados directamente a la sala confidencial por superiores o corresponsales confidenciales de la oficina de correos) y luego entréguelos a la secretaria confidencial de la oficina para su apertura. Al firmar y abrir el paquete, el destinatario y el secretario confidencial deberán comprobar el sello y el matasellos. Descubra el motivo por el que se arrancan las cartas con sellos y rechace firmar a quienes abren documentos confidenciales o arrancan sellos de cartas extranjeras.
3.1.2 ¿Los documentos enviados desde departamentos confidenciales superiores deben estar elaborados con sobres, documentos, números de documento y números confidenciales? ¿Cuatro pares? Aprobación, si alguno de los ítems es incorrecto, se debe reportar inmediatamente al departamento superior de confidencialidad y se debe registrar el número de documento del documento incorrecto.
3.2 Preservación de los números de expediente
3.2.1 ¿Deben adjuntarse los documentos de Office inmediatamente después de ser desembalados? ¿Orden de transferencia de procesamiento de documentos oficiales? , clasificar el número de registro y conservarlo. Los documentos firmados por los líderes de la empresa que deben ser manejados o archivados por la empresa también deben ser abiertos por los líderes de la empresa y presentados a la oficina para los procedimientos normales.
3.2.2 Los documentos y materiales que trae el personal de la empresa que sale a asistir a las reuniones deben enviarse oportunamente a los archivos de la oficina para su registro y numeración, y no deben ser conservados por particulares.
3.3 Leer, aprobar y entregar documentos oficiales
3.3.1 Todos los documentos oficiales serán leídos y firmados por el director de oficina (o subdirector) de acuerdo al contenido y naturaleza del documento, y luego distribuido por el secretario confidencial a Realizado por el departamento. Los documentos importantes deben enviarse al líder de la empresa (o al líder a cargo) para su revisión y aprobación personal, y luego distribuirse al departamento responsable para su revisión. Para evitar una acumulación de documentos, por lo general deben revisarse y firmarse diariamente, y los documentos urgentes deben procesarse una vez al mes.
3.3.2 Cartas generales, correos electrónicos, documentos, etc. Será atendido directamente por la secretaría confidencial de la oficina. RUSH
Para documentos que deben ser procesados por varias unidades, debe comunicarse con el organizador antes de enviarlos para su procesamiento.
3.3.3 Para agilizar las operaciones documentales, el secretario confidencial debe enviar los documentos a los líderes de la empresa y contratistas el mismo día o al día siguiente. Si están involucrados más de dos departamentos comerciales, deben transferirse en el orden de las instrucciones, a más tardar en 2 días (salvo circunstancias especiales).
3.4 Distribución de documentos y recordatorios
3.4.1 Los documentos en circulación deben cumplir estrictamente con el alcance de circulación y las normas de confidencialidad. Los documentos confidenciales no deben llevarse a casa, dormitorios o lugares públicos, ni tomarse prestados. Leer a los demás. El contenido de los documentos no entregados no se revelará a personas ajenas.
3.4.2 Debe tomarse el tiempo para leer estos documentos. Después de leer el documento ese día, se debe entregar a la sala confidencial antes de salir del trabajo. En circunstancias normales, la lectura de este lote de documentos no debería llevar más de 2 días. Después de leer, deberá firmar para demostrar su responsabilidad. ¿Y si hay un líder? ¿ilustrar? ,? ¿Presentar opiniones? Con base en el resumen del documento y las instrucciones de liderazgo, la oficina instruye a los departamentos y al personal relevantes para manejar los asuntos relevantes.
3.4.3 Al leer un documento, no se le permite copiar el texto completo ni quitar ningún archivo ni archivo adjunto de la carpeta. Si es realmente necesario para el trabajo, debe seguir los procedimientos de préstamo para evitar pérdidas y fugas.
3.4.4 Después de leer los documentos, estos deberán enviarse a la secretaría confidencial de la oficina y no deberán circular.
3.4.5 El secretario confidencial de la oficina es responsable de supervisar la inspección y supervisión de los documentos, y el departamento de manejo debe designar inmediatamente una persona dedicada al manejo de documentos y correspondencia. Los documentos no deben desmoronarse bajo presión. Como referencia, se deben hacer copias o extractos de acuerdo con las normas de confidencialidad pertinentes y con el consentimiento de la oficina, y los originales deben archivarse y entregarse oportunamente.
3.4.6 Dependiendo del alcance de la lectura, los cuadros jubilados y jubilados generalmente están organizados por departamentos relevantes para estudiar documentos relevantes de manera regular, o son notificados por la oficina confidencial de la oficina para leer documentos.
4. Gestión de puestos
4.1 Normas de publicación
4.1.1 La facultad de informar y emitir documentos oficiales para toda la empresa se concentra en la empresa, y Varias organizaciones y departamentos de masas no pueden publicar por su cuenta.
4.1.2 Todas las organizaciones y departamentos masivos que necesiten reportar información importante hacia arriba o organizar trabajos importantes hacia abajo deben solicitar a la empresa la emisión de documentos y enviarlos a la oficina de la fábrica para su revisión. Si la empresa acepta emitir un documento, éste será unificado y centralizado por la empresa en función de la estructura organizativa y la división del trabajo empresarial. Publicación de texto.
4.1.3 Los documentos que tengan mayor impacto en toda la empresa e involucren el ámbito de gestión de más de dos líderes de la empresa deberán ser aprobados y emitidos por el gerente. Los demás documentos serán aprobados y emitidos por los responsables de la empresa.
4.2 Alcance de los documentos
4.2.1 Todos los documentos, avisos, decisiones, resoluciones, solicitudes de instrucciones, informes, actas de reuniones, resúmenes de reuniones, etc., emitidos en nombre de la empresa entran dentro del alcance de la emisión.
4.2.2 Los documentos publicados por la empresa se utilizan principalmente para: ① publicar las normas y reglamentos de la empresa
(2) enviar documentos superiores o documentos de la empresa formulados de acuerdo con la espíritu de documentos superiores; (3) ) Anunciar cambios en la estructura organizacional de la empresa o el nombramiento y despido de cuadros;
(4) Anunciar las principales decisiones de desarrollo, proyectos, gestión empresarial, trabajo político y bienestar de la empresa. ;
⑤ Publicar decisiones y notificaciones relevantes de recompensas y castigos; ⑥ Otros asuntos importantes relacionados con la empresa.
4.2.3 La redacción ascendente y la publicación externa de la empresa se utilizan principalmente para:
(1) Informar planes de trabajo, informes y decisiones a autoridades superiores;
(2) Contactar a unidades hermanas sobre los principales proyectos de desarrollo, personal y mano de obra, suministro de materiales, investigación científica, infraestructura, gestión y otros asuntos de la empresa.
4.2.4 En el desarrollo diario de proyectos y la gestión de operaciones de la empresa, los asuntos relacionados con dibujos, documentos técnicos, modificaciones de procesos, aprobaciones, arreglos y comunicación de instrucciones de los superiores deben manejarse de acuerdo con los sistemas relevantes y aprobarse. por los responsables de la empresa, posteriormente el departamento comercial competente notificará por escrito o verbalmente su implementación. Generalmente no se requiere la publicación de documentos corporativos.
4.2.5 Las decisiones tomadas por cada departamento comercial, como la convocatoria de reuniones especiales, etc., generalmente no se anuncian al público. Las actas de la reunión se pueden publicar en nombre de "información de trabajo".
4.2.6 Para contactos comerciales generales entre cada departamento comercial y otras unidades, se pueden enviar cartas en el nombre de cada abreviatura (que debe numerarse por separado como referencia), pero no en el nombre de la empresa. .
5. Archivado de documentos 5.1 Alcance del archivo de documentos
5.1.1 Los siguientes documentos se archivan por separado en las dos oficinas: ① Cartas de departamentos superiores, incluidas las cartas. de los departamentos superiores a la empresa Aprobación de informes y solicitudes;
(2) Informes, instrucciones, decisiones, resoluciones, avisos, actas, avisos importantes, resúmenes de trabajo, discursos de liderazgo, estadísticas de producción y operación, informes trimestrales , informes anuales, etc. Emitido por la empresa;
(3) Actas de la gerencia, asuntos generales, comité de dirección de la empresa, cuadros de nivel medio y diversas reuniones profesionales;
(4) Informes, resúmenes , resoluciones, discursos, Briefings, actas de reuniones, etc. Formado por la conferencia representativa de la organización superior de la empresa;
⑤ Cartas de personas, registros de visitas y resultados de procesamiento que son valiosos para preservar
⑥ Participar en diversas reuniones celebradas por los superiores y traer; volver Documentos e información, así como la información reportada por la empresa en la reunión.
Materiales, etc.
⑦Informes y registros de instrucciones de inspecciones e inspecciones realizadas por líderes superiores a la empresa, así como esquemas y materiales de los informes de la empresa a los superiores.
⑧Reflejando las actividades de producción y operación de la empresa, escrituras de figuras avanzadas y productos de audio y video del trabajo de los líderes de la empresa;
⑨Registros y recuerdos de la empresa;
⑩Documentos y materiales relacionados presentados por la empresa para la aprobación de los superiores.
5.1.2 Los datos de actividad generados en el trabajo diario de los departamentos comerciales y organizaciones de masas serán archivados por los departamentos comerciales y organizaciones de masas.
5.2 Requisitos de Archivo
5.2.1 Los documentos deben clasificarse y archivarse según contenido, nombre, autor y orden cronológico.
5.2.2 Al presentar la solicitud, se deben recopilar las respuestas, los originales, los documentos, las partes principales y los anexos de todos los documentos, y se debe mantener la integridad de los documentos y la información.
5.2.3 Respetar el principio de combinar la presentación ordinaria y la presentación de fin de año. Los documentos y materiales generados a partir de trabajos importantes y reuniones importantes deben archivarse de manera oportuna.
5.2.4 Los documentos e información generada en el año anterior deberán estar finalizados antes de mayo del año siguiente. Se transferirá oficialmente a los archivos (oficina) en junio y la lista se hará por duplicado (la unidad de transferencia conservará una copia para referencia futura).
6. Destruir documentos
6.1 Para los documentos redundantes, duplicados, vencidos y sin valor de conservación, la sala confidencial de la empresa debe limpiarlos y registrarlos periódicamente, y solicitar los procedimientos de destrucción de acuerdo con ellos. con las normas pertinentes de los superiores.
6.2 Los documentos aprobados para su destrucción serán acompañados por el secretario confidencial y el director (subdirector) de la empresa a la fábrica de papel designada por el superior para su seguimiento y destrucción.
Ejemplo 2 de especificación de gestión de documentos de la empresa
Para estandarizar el proceso de procesamiento de documentos oficiales de la empresa y garantizar el funcionamiento eficiente, seguro y sin problemas de los documentos oficiales, estas regulaciones están especialmente formuladas y aplicadas. a todos los departamentos de la empresa. La oficina de la empresa es el departamento de gestión centralizada de los documentos oficiales y externos de la empresa, y es responsable del envío y recepción de documentos y la gestión documental.
Artículo 1 Tipos de Documentos Oficiales
1. Decisiones y Resoluciones
1. Para concertar eventos importantes o actividades importantes, ¿se utilizan? ¿Decidir? .
2. Para asuntos discutidos y aprobados en la reunión y que requieren ser implementados, utilice? ¿Resolución? .
2. Avisos, Avisos
1 Adecuado para remitir o remitir documentos oficiales relevantes, emitir reglamentos, transmitir asuntos que deben ser manejados por unidades subordinadas y notificar a las unidades relevantes para que comprendan o implementar conjuntamente. ¿Observó? .
2. Elogiar y criticar, castigar y premiar, y transmitir información importante. ¿notificar? .
3. Informes y solicitudes
Todos los artículos anteriores se envían en lotes. Entre ellos, informar a los supervisores y departamentos superiores, reflejar la situación, hacer sugerencias, utilizar? ¿informe? ;Solicitar instrucciones y aprobación de supervisores superiores y departamentos. ¿Pedir instrucciones? .
4. Cartas oficiales
Para negociaciones comerciales externas, consultas y respuestas ¿qué debo utilizar? ¿carta? .
Verbo (abreviatura de verbo) actas de reunión
Recoger y transmitir los asuntos acordados y el espíritu principal de la reunión para que puedan implementarse dentro de un rango determinado. ¿Actas de reunión? .
Artículo 2 Formato del Documento Oficial
Generalmente consta de título, número de documento, emisor, palabra clave del asunto, nivel de confidencialidad, urgencia, principal agencia remitente, texto principal, anexos, sello, tiempo de emisión, Consiste en autoridad de copia, comentarios, rango de envío, etc.
1. El título del documento oficial debe resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento oficial, y se debe indicar la autoridad emisora y el tipo de documento oficial. Tales como: notificación del departamento de la empresa.
En segundo lugar, el número de DNI.
(1) El número de documento incluye el nombre de la empresa, el nombre del departamento, el número de año y el número de serie.
(2) Documentos a nivel de empresa.
1, ¿uso? ¿Abogar por la ley? Es sólo un documento redactado por el director general y determinado en reunión de oficina de la empresa.
2. ¿Uso? En (*)? Los documentos patrocinados por un departamento que involucran a la empresa en su conjunto o requieren la cooperación de varios departamentos se pueden publicar en nombre de la empresa, pero el gerente del departamento debe revisar el contenido del documento antes de que se pueda publicar. ¿Examinador? Firme para confirmar.
3. ¿Uso? En (*)? ¿En Word, si varios departamentos publican conjuntamente un documento, solo se indicará el número de edición del departamento patrocinador y el contenido será revisado por el gerente del departamento patrocinador? ¿Examinador? Firma de emisión. Si el Departamento de Finanzas y el Departamento de Servicios emiten documentos conjuntamente, los documentos a nivel de empresa patrocinados por el Departamento de Servicios se publicarán de acuerdo con los siguientes números:
(3) Los archivos del departamento no utilizan el nombre de la empresa, pero Incluye directamente el nombre del departamento, el número de año y compuesto por números de secuencia. Los documentos del departamento se utilizan principalmente para asuntos de gestión interna del departamento. Las siguientes situaciones no se publicarán como documentos del departamento: documentos que involucran normas y reglamentos que involucran la formulación y modificación de los sistemas financieros de la empresa o los reglamentos financieros, en forma de empresa. documentos de nivel, deben ser aprobados por la sociedad anónima y firmados directamente por el propio director general documentos que impliquen premios y castigos que involucren a otros departamentos;
3. Los encabezados de materia son la abreviatura de los títulos de los documentos y se utilizan para la recuperación de archivos informáticos. Por ejemplo, ¿cuál es la abreviatura del tema de notificación sobre las vacaciones del Festival de Primavera? ¿Aviso de vacaciones del Festival de Primavera? .
4. Los documentos oficiales deberán llevar el sello oficial y se deberá indicar el emisor.
5. Si no hay texto en la página estampada, debe estar encerrado en la esquina superior izquierda de la página (no hay texto en esta página).
6. Los documentos oficiales deberán indicar el alcance de la transmisión y el número de copias. ¿Para escribir? ¿Enviar, fusionar, copiar periódicos? palabras, para el siguiente texto? ¿enviar? ; ¿Paralelo y pragmático? ¿El regalo principal, cc? Palabra. Túrnense para mirar un archivo, ¿cuál debería marcarse? ¿ciclo? Palabra. Generalmente, en el artículo anterior solo se identifica un líder de confirmación. Si es necesario presentarlos a varias agencias o líderes de nivel superior al mismo tiempo, los informes se pueden combinar. A veces, para que los líderes y departamentos conozcan los puntos de vista, opiniones y actitudes de los demás hacia un determinado documento, se puede utilizar la circulación.
7. ¿Deben marcarse por separado los documentos confidenciales? ¿secreto? La confidencialidad del texto será determinada por el líder de la unidad emisora en función del contenido del documento.
8. ¿Deben marcarse por separado los documentos de emergencia? ¿Urgente? ,?¿urgente? .
9. Formato estándar de números de páginas de documentos (Apéndice 1-1, 1-2, 1-3).
La tercera regla de redacción
1. No está permitido escribir artículos usted mismo antes de que todos los departamentos de la empresa hayan llegado a un acuerdo sobre temas relevantes.
En segundo lugar, varios departamentos de la empresa pueden escribir de forma conjunta.
3. Los departamentos subordinados de la empresa no pueden solicitar instrucciones más allá de su nivel.
4. Las solicitudes de documentos oficiales generalmente deben ser para una cosa.
Artículo 5: Requisitos para la redacción de documentos oficiales.
En primer lugar, la redacción debe utilizar un formato de documento unificado en la oficina.
Dos. Emisión de documentos oficiales Los documentos importantes relacionados con la situación general de la empresa son firmados y aprobados por el director general y distribuidos en la oficina. Los documentos del departamento que involucran un determinado aspecto del trabajo son emitidos por el supervisor. Si participan otros departamentos, se emitirá como un documento a nivel de empresa.
En tercer lugar, ¿adónde ir? En (*)? El número del documento oficial emitido deberá ser reportado a la oficina para su revisión. El foco de la revisión: si el documento debe estar escrito y si el contenido, expresión, propósito y formato del documento oficial cumplen con las disposiciones pertinentes de este reglamento. Los documentos oficiales emitidos por cada departamento serán revisados por el gerente del departamento y reportados a la oficina para su registro.
4. Los documentos oficiales deben estar diligenciados y registrados con el sello, y la oficina sólo puede tramitarlos con la aprobación de los dirigentes correspondientes. Si el departamento utiliza el sello por su cuenta, se debe establecer un sistema de registro y la oficina lo inspeccionará de vez en cuando.
5. Al transmitir archivos secretos, se deben tomar las medidas de confidencialidad correspondientes para garantizar la seguridad de los archivos.
Artículo 6 Procedimientos para el tratamiento de las cartas entrantes.
1. El sistema oficial de registro de envío, recepción y circulación de documentos es formulado por la oficina, y se verifica la implementación de cada departamento en cualquier momento (registro de recepción de documentos, número de documento, registro de seguimiento de circulación, etc. ).
2. Se debe establecer un estricto sistema de registro de los documentos oficiales que deban ser tramitados. El departamento de empresa debe procesarlo dentro del tiempo especificado, completar el formulario de procesamiento de recibos e informar al departamento emisor.
3. Una vez procesado el documento oficial, el departamento patrocinador deberá responder por escrito al supervisor con el estado y resultados del trámite del documento oficial.
4. Todos los documentos oficiales que requieran la firma del director general o superior de cada departamento serán reportados por la oficina. ¿Viste eso? Artículo 6. ¿Manejador de recibos? .
Artículo 7: Archivo y destrucción de documentos oficiales.
1. Se deben archivar todos los documentos importantes relacionados con las actividades comerciales de la empresa, como cartas de autoridades superiores, documentos importantes de reuniones, contratos, acuerdos, documentos de la empresa, documentos departamentales en actividades económicas, etc.
En segundo lugar, las unidades pertinentes de la empresa deberán recolectar y organizar los materiales que debieron archivarse en el año anterior antes del 30 de marzo del mismo año y entregarlos a la oficina de manera centralizada.
3. Después de que la oficina reciba los documentos y materiales presentados por cada unidad, ¿realizará una revisión anual? ¿organizar? Clasificación, catalogación y archivo de contenidos documentales.
4. Los documentos y materiales que no tienen valor de archivo y son necesarios deben ser enumerados por la oficina, solicitar opiniones del departamento comercial y pueden destruirse con la aprobación del director de la oficina. Para los documentos aprobados para destrucción, se debe designar a una persona especial (más de dos personas) para supervisar la destrucción, y la persona que supervisa la destrucción debe firmar la lista de documentos destruidos.
Normativa de Gestión Documental de la Empresa Muestra 3
1. Objetivo: Con el fin de adaptarse a la gestión integral estandarizada de la empresa, hacer un buen trabajo en la gestión documental de la empresa, asegurar la unidad y eficacia de la misma. los documentos utilizados, y realizar Este sistema está especialmente formulado para estandarizarlo e institucionalizarlo.
2. Ámbito de aplicación: Este sistema se aplica a la gestión de todos los documentos de la empresa.
3. Definición: Los documentos de la empresa son una herramienta importante para transmitir principios y políticas, emitir normas y reglamentos administrativos de la empresa, instrucciones, solicitar instrucciones y responder preguntas, guiar negociaciones, informar situaciones e intercambiar información.
4. Proceso de procesamiento de documentos: Todos los departamentos de la empresa deben adherirse al estilo de trabajo de buscar la verdad a partir de los hechos, respetar la objetividad, integrar la teoría con la práctica, ser serios y responsables, y esforzarse por mejorar la calidad de los documentos. y eficiencia del procesamiento. El procesamiento de documentos oficiales debe ser preciso, oportuno, seguro y completarse en estricta conformidad con los plazos y requisitos prescritos.
4.1 Corresponde a la Presidencia la preparación, expedición, registro, archivo, modificación, reciclaje y nulidad de los documentos administrativos de la sociedad.
4.2 Cada departamento funcional de la empresa es responsable de la elaboración, numeración, registro, archivo, modificación y gestión de los documentos especiales del departamento. Los documentos emitidos deben ser respaldados y archivados en la Oficina del Presidente e inspeccionados y supervisados por la Oficina del Presidente.
5. Clasificación de documentos: Los documentos oficiales de la empresa se dividen principalmente en las siguientes categorías:
5.1 Sistema de gestión: la definición de procedimientos normativos aplicables a los distintos departamentos de la empresa, incluidos los reglamentos. y sistemas, regulaciones y medidas de gestión. ? ¿Regulación? Generalmente se utiliza en la compilación sistemática de sistemas;? ¿sistema? Generalmente adecuado para aclarar una determinada función; ¿regla? Claridad aplicable a trabajos específicos;? ¿Método de gestión? En términos generales, los procedimientos operativos detallados de los reglamentos, sistemas o regulaciones son claros.
5.2 Aviso de Trabajo: Aplicable a asuntos que documentos superiores y documentos subordinados requieren que los subordinados manejen e implementen conjuntamente
5.3 Aviso de Personal se aplica al reclutamiento, ascenso, transferencia y degradación de; personal de la empresa, premios y castigos y otros anuncios.
5.4 El informe de trabajo es adecuado para que los subordinados informen a sus superiores para recibir instrucciones sobre un determinado trabajo.
5.5 Las actas de las reuniones son aplicables a los documentos registrados en todos los niveles de la empresa.
5.6 Las comunicaciones externas se aplican a los documentos enviados por la empresa a organizaciones o personas externas sobre un determinado asunto.
5.7 Decisiones y resoluciones: Para tomar disposiciones sobre asuntos importantes o acciones importantes, ¿utiliza? ¿Decidir? ; Para asuntos discutidos y aprobados en la reunión y que deben implementarse, utilice? ¿Resolución? .
5.8 Informe: Elogia la excelencia, critica los errores y transmite información importante.
5.9 Solicitud de instrucciones: Solicitar instrucciones y aprobación a los superiores. ¿Pedir instrucciones? .
5.10 Responder: ¿Se utiliza para responder solicitudes? ¿responder? .
6. Formato de archivo:
6.1 Todos los documentos de la empresa están en formato vertical A4, con los márgenes circundantes establecidos en 2,5 cm y el pie de página establecido en 1,5 cm en formato digital; Agregue el logotipo de la empresa y los nombres en chino e inglés en la parte superior de la primera página del documento.
6.3 Los documentos oficiales generalmente constan de título, número de documento, emisor, nivel de confidencialidad, urgencia, texto principal, anexos, hora de emisión, sello, palabra clave del asunto, unidad emisora (departamento) y unidad emisora (departamento). ).
6.4 La versión china del título del documento es Song Dynasty tamaño 2, y las otras están en estilo Song tamaño 5, con interlineado 1,5x. Hay una línea en blanco entre el título y el logotipo de la empresa; hay un número de documento debajo del título a la derecha; puede haber una línea en blanco entre el número del documento y el texto puede estar en negrita; ser líneas en blanco entre capítulos y párrafos del documento La posición de la firma es a la derecha, con dos líneas entre el texto principal y la firma para documentos con archivos adjuntos, el archivo adjunto debe aparecer después del texto principal y antes de la firma, separados por una; línea del texto principal y dos líneas de la firma.
6.5 La numeración de documentos incluye el número de código, el número de año y el número de secuencia; todos los tipos de documentos de la empresa deben numerarse de manera uniforme y los números deben organizarse en orden cronológico.
6.5.1 El número total de documentos RIP a nivel de empresa es XXXXXXX, que generalmente se aplica a las principales decisiones, estrategias, sistemas de gestión, etc. , y otros departamentos publican documentos como artículos de trabajo relacionados con las principales responsabilidades, que generalmente no tienen un impacto global. 6.5.2 Para documentos de nombramiento y despido de personal, utilizar el número Rip XXXXXXX.
6.5.3 La Presidencia emitirá documentos con el nombre de Oficina Rip XXXXXXX.
6.5.4 El Departamento de Finanzas emitió el documento Rip Cai Zi XXXXXXX.
6 5 . 5 El Departamento de I+D emitió el documento número XXXXXXX.
6.5.6 El Departamento de Control de Calidad emitió un documento con el número Rip Pin Zi XXXXXXX
6.5.7 El Centro de Marketing emitió un documento con el número Rip Pin Zi XXXXXXX
6.6 Emisor: Los documentos del sistema y de notificación deben agregarse encima de la firma. ¿Editor? proyecto, firmado por el responsable correspondiente. ¿Debo agregar dos líneas horizontales en la parte inferior del archivo que tengan el mismo ancho que la página de texto y entre las dos líneas horizontales? ¿Cuántas copias se presentaron, enviaron, copiaron e imprimieron? y otros elementos, interlineado 1,5x. ? ¿entregar? Para los líderes por encima del nivel de director que necesitan comprender este documento, ¿les gustaría enviármelo? El objeto es el departamento o persona directamente relacionada con el expediente. CC? El objetivo es un departamento o persona que no está directamente relacionado con el documento pero que debería conocerlo. Para documentos que tienen un poco más de una página, puede reducir adecuadamente el espacio entre líneas en el cuerpo del documento para mantener el documento dentro de una página. Sin embargo, si el sello no es efectivo y el líder correspondiente lo firma, se podrán escribir las palabras "Esta página no tiene texto" al comienzo de la segunda página del documento.
6.7 Clasificación: ¿Cuáles son las clasificaciones de los documentos de la empresa? ¿Ultrasecreto? ,?¿confidencial? ,?¿secreto? ,?Documentos internos? Nivel 4, nota en la esquina superior derecha del documento.
6.8 Urgencia: ¿Marcar las tareas o asuntos más urgentes, importantes y de peso? ¿urgente? ¿aún? ¿urgente? Los gerentes y supervisores otorgan gran importancia al requisito de leer y procesar dichos documentos, organizar los recursos más poderosos lo más rápido posible, hacer arreglos generales, organizar científicamente y coordinar e implementar uno por uno para garantizar que el trabajo se complete a tiempo dentro del cronograma. el tiempo especificado.
6.9 Requisitos específicos:
6.9.1 El título del documento debe resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento;
6.9.2 Viñetas incluidas en el El documento, los números de documento, las tablas estadísticas, los anexos, los números de serie, los términos especiales y los porcentajes deben escribirse en números arábigos y marcarse en capas. Año, mes, nombre, topónimo, nombre del documento, nombre de la cosa, etc. Generalmente no existe ninguna abreviatura y el documento debe llevar el sello oficial de la empresa.
"Éxodo": 1.
(1) 1, (1) 2, (1)
O: 1.1.1.1 2.2.
6.9.3 Hay palabras de asunto encima de la línea horizontal en el pie de página de la última página del documento.
6.9.4 Los documentos de la empresa de más de dos páginas deben estar numerados, colocado en la parte inferior de la página y alineado El modo está centrado, el número de página se muestra en la página de inicio, el formato predeterminado;
6.9.5 El contenido del documento debe organizarse en el orden de capítulos y artículos, con estructura completa y jerarquía clara; buscar la verdad a partir de los hechos, tener un banner claro, una organización clara, un texto conciso y una puntuación correcta. La redacción es precisa y el formato está estandarizado;
6.9 .6 Las cuestiones no cubiertas por las presentes reglas deberían redactarse según el formato estándar de los documentos de solicitud.
7. Recibo:
7.1 Utilice el libro de correo de Tianjin Ruipu Biotechnology Co., Ltd. para todos los correos electrónicos.
7.2 La oficina del presidente debe designar un; persona para recibir todos los correos electrónicos de otros. Los documentos de la unidad serán desembalados y registrados por la oficina del presidente. Una vez que el supervisor administrativo llena la sala de lectura y presenta las opiniones de procesamiento, el emisor debe enviarlas al departamento o líder correspondiente de acuerdo con los requisitos del documento el día en que se recibe el documento sin demora. Si es urgente, debe enviarse inmediatamente después de recibirlo.
7.3 Procesamiento de documentos:
7.3.1 El procesamiento de documentos incluye procedimientos tales como distribución, entrega, realización, urgencia, recepción, almacenamiento y archivo de documentos;
7.3 2. La gestión diaria de los expedientes departamentales requiere una gestión clasificada. El título al costado de la carpeta tiene cuatro palabras y se agregan el logotipo de la empresa y la abreviatura en inglés. Tales como: administración, sistema empresarial, certificado de empresa, estadísticas de datos. Hay un directorio en la carpeta para facilitar la búsqueda. Consulte la tabla adjunta para conocer el formato del título;
8. Publicar documentos:
8.1 Implementar el "Proceso de publicación de documentos de Tianjin Ruipu Biotechnology Co., Ltd.", la publicación del documento. El procedimiento es el siguiente:
¿Dibujante? Revisor: ¿Revisión realizada por el jefe de departamento (gerente, director)? ¿Aprobación de los líderes de la empresa (director, vicepresidente)? ¿Número? ¿Imprimir? ¿Estampado (firmado)? ¿Enviar un mensaje? Archivado y publicación de documentos:
¿Dibujante? ¿Revisado por gerentes de departamento o directores y vicepresidentes? ¿Número de aprobación presidencial? ¿Imprimir? ¿Estampado (firmado)? ¿Enviar un mensaje? Archivo
9. Términos complementarios:
9.1 Los derechos finales de interpretación y modificación de este sistema pertenecen al presidente de Tianjin Ruipu Biotechnology Co., Ltd.;
9.2 Este sistema La presidencia de la empresa es responsable de formularlo, interpretarlo y modificarlo, y será dado a conocer previa aprobación del presidente de la empresa
9.3 Este sistema entrará en vigor a partir de; la fecha de emisión.
9.4 Adjuntar los documentos justificativos pertinentes.
9.4.1 Formato de página del documento
Lista de lectura de documentos
Borrador de documento formal
Formato del título
Adivina Te gusta:
1. Modelo de normativa de gestión documental dentro de la empresa
2. Modelo de normativa de gestión documental
.4. Sistema de gestión documental de Office
5. Modelo de normativa de gestión de Internet de la empresa.