Investigación sobre la construcción de informatización de la gestión de archivos empresariales.
Investigación sobre la construcción de informatización de la gestión de archivos empresariales
El personal de gestión de archivos es un factor importante en la promoción de la construcción de informatización de la gestión de archivos, y todo el trabajo debe ser completado por el personal de archivos. Por lo tanto, en el modo de trabajo basado en información, el personal no sólo debe tener sólidos conocimientos profesionales en la gestión de archivos, sino también ser capaz de utilizar con destreza el software operativo basado en información.
Resumen: La gestión de archivos es el registro de diversas actividades comerciales en el proceso de operación y desarrollo empresarial, que cubre una gran cantidad de información valiosa y puede reflejar claramente el proceso de desarrollo de la empresa. Mediante el desarrollo y utilización de recursos de información de archivo, se puede hacer una predicción clara del estado de desarrollo de la empresa, proporcionando así una base favorable para que la empresa tome decisiones comerciales. En el contexto del rápido desarrollo de la tecnología de la información, la gestión de archivos corporativos debe innovar rápidamente los conceptos y modelos de gestión, y adoptar modelos de gestión de la información para mejorar el nivel de gestión de archivos, aprovechar aún más el valor potencial de los recursos de información de los archivos y promover la salud. y estabilidad de las empresas. Crear condiciones favorables para el desarrollo.
Palabras clave: Gestión de archivos; informatización; enfoque de construcción
En el contexto de rápido desarrollo social, la tecnología de la información ha sido ampliamente utilizada en diversos campos para adaptarse a las necesidades de desarrollo. En estos tiempos, la gestión de archivos debe implementar gradualmente la construcción de informatización para brindar mejores servicios para el desarrollo de las empresas. La construcción de información de la gestión de archivos consiste en aprovechar al máximo la tecnología de la información moderna en el trabajo de gestión de archivos empresariales, haciendo que el proceso de trabajo sea más fluido, el almacenamiento de información más conveniente, la transmisión de información más rápida y, al mismo tiempo, más propicio para el desarrollo y la utilización de archivos. recursos de información. A través de la construcción de información de la gestión de archivos, podemos realizar un análisis más exhaustivo de varios negocios en el proceso de desarrollo de la empresa y hacer predicciones científicas sobre la dirección de desarrollo futuro de la empresa, lo cual es de gran importancia para que la empresa haga negocios. decisiones.
1. Estado actual de la construcción de informatización de la gestión de archivos empresariales
La construcción de la informatización de la gestión de archivos es un tipo de innovación y cambio en el trabajo de gestión de archivos, por lo que en la etapa inicial de desarrollo, lo haremos enfrentar desafíos Muchas dificultades requieren mejora continua y perfección en la práctica. Dado que el trabajo tradicional de gestión de archivos se realiza manualmente y después de la implementación de la informatización, todos los procesos deben implementarse mediante tecnología de la información informática. Por lo tanto, existen ciertas dificultades en los hábitos e ideas de trabajo. Algunos administradores de archivos tienen un alto nivel profesional en los archivos. gestión, pero no dominan lo suficiente el software operativo utilizado en la construcción de la informatización de la gestión de archivos, por lo que todavía necesitan un proceso de adaptación, y el progreso en la etapa inicial será relativamente lento. Dado que el desarrollo empresarial de cada empresa es diferente, el software operativo utilizado en la construcción de la información de gestión de archivos también tiene ciertas diferencias. Sin embargo, debido a que nuestro país aún está en su infancia en la construcción de informatización de la gestión de archivos, la construcción del sistema en todos los aspectos no es lo suficientemente perfecta, el sistema de software desarrollado es relativamente simple y las empresas carecen de la mano de obra y los fondos correspondientes para desarrollar de forma independiente archivos adecuados. para sus propias empresas software de gestión, por lo que en el proceso de solicitud real, no se puede procesar de manera flexible de acuerdo con las necesidades de desarrollo de la empresa. En términos de construcción del sistema interno, no es lo suficientemente sólido, la cobertura de la construcción de informatización de la gestión de archivos es pequeña y no existe un sistema de red completo dentro de la empresa, lo que dificulta y dificulta la recopilación de recursos de información de archivos y la transmisión de información. El proceso de construcción de la informatización de la gestión de archivos. Estos problemas pueden surgir en el proceso de construcción de la informatización de la gestión de archivos, por lo que se requieren esfuerzos continuos para superar diversas dificultades y promover el desarrollo eficiente de la construcción de la informatización de la gestión de archivos.
2 formas de construir la informatización de la gestión de archivos corporativos
2.1 Fortalecer el énfasis en la construcción de la informatización de la gestión de archivos
Los archivos corporativos son recursos de información importantes para las empresas Tiene un estatus y un papel especiales en el desarrollo y la construcción de empresas, por lo que debe otorgarle gran importancia, aumentar la inversión, acelerar la construcción de la digitalización de los recursos de información de archivos, la estandarización de la gestión de la información y los servicios de información en red, y mejorar aún más. el nivel de informatización de los archivos y allanar el camino para la modernización de las empresas. Proporcionar servicios de información de archivos de primera clase. Frente a la enorme y compleja información de los archivos corporativos, para mejorar el nivel de gestión y la calidad del servicio, debemos acelerar la construcción de la informatización, reducir el trabajo manual repetitivo del personal de archivos, liberar productividad, mejorar la eficiencia del trabajo y liberar al personal de gestión de archivos corporativos. de operaciones manuales pesadas para liberarnos del problema, promover la transformación del trabajo de archivos corporativos desde modelos de gestión tradicionales a modelos de gestión modernos, aprovechar al máximo el valor de los recursos de información de archivos corporativos y lograr el máximo intercambio de recursos de información de archivos.
2.2 Hacer un buen trabajo en el trabajo básico de construcción de informatización de archivos corporativos
Fortalecer el trabajo básico y hacer un buen trabajo en el archivo y gestión de archivos corporativos. Fortalecer la recopilación y gestión de archivos de recursos de información básicos de la empresa; fortalecer el archivo y la gestión de archivos electrónicos para evitar la pérdida de información electrónica y evitar la duplicación del trabajo, centrarse en el desarrollo de bases de datos de información de archivo y sistemas de red, y establecer una potente gestión de la información; sistemas y biblioteca de recursos de información de archivo de texto completo. La infraestructura de información de archivos es la base y el requisito previo para la construcción de recursos de información de archivos y la construcción de diversos sistemas de aplicaciones de archivos. Los departamentos de archivos empresariales pueden aprovechar los logros y experiencias existentes en la construcción de redes, conectarse con la automatización de oficinas, Internet y otros sistemas, establecer sistemas de aplicaciones de archivo y recepción de documentos electrónicos basados en la red empresarial, construir una plataforma de aplicaciones y envío de redes de información empresarial. , y promover el archivo electrónico, la recepción, el almacenamiento y la utilización de documentos, y la acumulación, archivo y gestión de documentos electrónicos, es necesario acelerar el proceso de digitalización de los recursos de información de archivo tradicionales y ampliar la cantidad total de recursos de información de archivo digital.
2.3 Acelerar la formulación de normas y especificaciones de informatización de archivos
Las normas y especificaciones son la base de la construcción de informatización de archivos, una condición necesaria indispensable y la garantía legal para la construcción de informatización de archivos. En la actualidad, algunos estándares aún no son claros y otros no tienen estándares. Por lo tanto, el departamento administrativo de archivos debe acelerar la formulación de estándares y especificaciones de informatización de archivos y establecer y mejorar el sistema de trabajo de informatización de archivos y el sistema de especificaciones estándar lo antes posible. posible. La construcción de informatización tiene como objetivo la utilización de recursos de información de archivo, pero la transmisión y lectura de información de archivo digital depende de computadoras y otros equipos, por lo que existen altos requisitos para el formato, los estándares, el entorno de software y hardware de la información de archivo digital. La recopilación y transmisión de todos los archivos de información de archivo debe adherirse a principios normativos, formular estándares, normas y reglamentos correspondientes y seguir estándares unificados para permitir el archivo de archivos electrónicos, la digitalización de archivos de medios tradicionales y el almacenamiento, transmisión y utilización de archivos digitales, etc. Todo el trabajo debe organizarse, estandarizarse y normalizarse para evitar la fragmentación, la incompatibilidad, la duplicación de la construcción y otros fenómenos. Hacer que la construcción de informatización de archivos corporativos cuente con leyes y reglamentos a seguir, asegurar el progreso de la informatización y promover la mejora del mecanismo de poder con el establecimiento de mecanismos de contención.
2.4 Fortalecer la formación de talentos en informatización
El personal de gestión de archivos es un factor importante para promover la construcción de la informatización de la gestión de archivos. El desarrollo de todo trabajo requiere que el personal de archivo lo complete, por lo que en. Para promover el desarrollo fluido de la construcción de información de gestión de archivos, debemos fortalecer la mejora del nivel profesional del personal. En el modo de trabajo basado en información, el personal no sólo debe tener sólidos conocimientos profesionales en la gestión de archivos, sino también ser capaz de utilizar con destreza el software operativo basado en información. Por lo tanto, es necesario llevar a cabo una capacitación periódica para que el personal de gestión de archivos cambie su ideología y se dé cuenta de la importancia de la construcción de información de archivos, a fin de invertir activamente en el aprendizaje de conocimientos profesionales y operaciones de software.
El personal de gestión de archivos debe dominar todos los aspectos del proceso de operación de la información de los archivos. Después de completar el trabajo básico de la gestión de archivos, debe dedicar una cierta cantidad de tiempo al desarrollo y utilización de los recursos de información de los archivos, explorando así más a fondo el valor potencial de los mismos. Archivos Recursos de información Crear condiciones favorables para promover el desarrollo sano y estable de las empresas.
3 Conclusión
La construcción de informatización de la gestión de archivos empresariales es una tendencia inevitable en el desarrollo del trabajo de gestión de archivos y también es una forma importante de mejorar el nivel de gestión de archivos. En el proceso de construcción de la informatización de la gestión de archivos, todavía nos enfrentamos a muchas dificultades y necesitamos una mejora y perfección continuas. Para garantizar el buen progreso de la construcción de información de la gestión de archivos, es necesario otorgar gran importancia a la gestión de la empresa, fortalecer la capacitación del personal de gestión de archivos en conocimientos profesionales y operación de software de información, configurar instalaciones completas de hardware y de acuerdo con el estado de desarrollo real de la empresa, seleccionar el software operativo y los sistemas de aplicación adecuados, y formular reglas y sistemas de gestión completos para sentar una base sólida para el desarrollo fluido de la construcción de información de gestión de archivos.
Referencias:
[1] Liu Jie. Reflexiones sobre la construcción de información de la gestión de archivos en pequeñas y medianas empresas [J]. 2014, 8, 1.
[2] Duan Chunyan. Mi opinión sobre la construcción de informatización de la gestión de archivos empresariales en la nueva situación [J].
[3] Qin Weiqiang. En el contexto de la gestión del conocimiento Discusión sobre la construcción de información de archivos empresariales [J].