Puntos clave del proceso de gestión de contratos de la empresa
1. Descripción general del comportamiento del contrato y el proceso de gestión
El proceso de gestión del contrato del comportamiento del contrato interno de la empresa incluye principalmente la propuesta, revisión, confirmación, firma, ejecución, archivo y otros enlaces. y comportamientos del texto del proyecto de contrato.
En términos generales, el proceso de gestión de contratos lo inicia el gerente comercial, quien es responsable de proponer o redactar un borrador de contrato y explicar las circunstancias relevantes del comportamiento del contrato, luego el gerente comercial de la empresa y el asesor legal de la empresa; o el director jurídico revisa el texto del contrato, y emite los respectivos dictámenes; el representante legal de la empresa u otro responsable autorizado por él deberá consolidar los dictámenes anteriores y confirmar el texto final del contrato;
El texto del contrato confirmado por el responsable será presentado a la otra parte por el gerente comercial o firmado por el líder de la empresa según las circunstancias específicas después de que el texto del contrato se haya presentado a la otra parte. si la otra parte lo modifica, generalmente debe considerarse como un contrato nuevo y requiere seguir el proceso anterior para revisarlo nuevamente.
El texto final del contrato sin firmar es conservado por el líder de la empresa o devuelto al gerente comercial.
Los contratos firmados son administrados de manera uniforme por el personal de gestión de contratos de la empresa; los departamentos de manejo de negocios y los gerentes deben implementar y completar estrictamente los negocios de la empresa de acuerdo con los contratos válidos.
En segundo lugar, la presentación del contrato
El acto de presentación del contrato es el eslabón inicial de todo el proceso de gestión del contrato. El director comercial es el iniciador y el empresario. Con base en las necesidades del negocio de la empresa y las instrucciones del supervisor, el gerente comercial inicia las acciones del contrato, propone el texto del contrato y lo presenta al jefe del departamento para su revisión. Cabe señalar que la producción del texto del contrato no solo se refiere al comportamiento del gerente comercial responsable de redactar el texto del contrato, sino que también incluye el comportamiento de la contraparte del contrato para producir el texto del contrato.
Antes de presentar un contrato, el gerente comercial debe realizar una investigación de mercado suficiente de acuerdo con las especificaciones y prácticas comerciales relevantes de la empresa y, si es necesario, debe pasar por los procedimientos de toma de decisiones de la empresa, como consultas o licitaciones.
Para el texto del contrato propuesto por la otra parte o el texto redactado por uno mismo, el gerente comercial debe centrarse en si los principales términos y estructura de las dos partes, el objeto del contrato, el precio y el pago, la responsabilidad por el incumplimiento del contrato, etc. son completos, y si los derechos y obligaciones de ambas partes son correctos, etc., si la redacción es precisa y coherente.
Para mejorar la eficiencia de todo el proceso de gestión y comportamiento del contrato, al enviar el borrador del contrato al jefe de departamento para su revisión, el gerente comercial también debe explicar la situación principal de la otra parte, el propósito del contrato, el contenido principal y los posibles problemas.
3. Revisión del contrato
Para el texto del contrato, el director comercial, director legal o consultor legal responsable de la revisión debe revisar la viabilidad, racionalidad, legalidad, posibles riesgos y realizar una revisión exhaustiva del establecimiento y validez, consecuencias del incumplimiento del contrato, contenido del texto, etc., y firmar opiniones escritas claras.
La persona a cargo del departamento de manejo comercial y el gerente de la empresa deben revisar el contrato y consultar otros departamentos relevantes de la empresa, incluido el departamento de finanzas, si es necesario. La persona a cargo del departamento de manejo comercial también debe verificar la información relevante del mercado de acuerdo con los términos del contrato. La firma de contratos importantes requiere la aprobación previa del director jurídico o del asesor jurídico.
El último paso de la revisión es la confirmación por parte del responsable de la empresa. Sólo el texto del contrato que haya sido verificado según el proceso podrá presentarse a la otra parte o firmarse.
Cuatro. Firma del Contrato
Este contrato sólo podrá establecerse luego de que sea firmado y sellado por el representante legal de la empresa o su responsable autorizado.
El representante legal de la empresa podrá otorgar a otros responsables el derecho a firmar ciertos contratos específicos con base en el sistema de gestión de la empresa, las características comerciales y la escala comercial, la autorización debe basarse en documentos escritos, y el documento de autorización debe; especificar claramente los proyectos autorizados (tipo de contrato), período de autorización, etc.
Verbo (abreviatura de verbo) ejecución de contratos y gestión de archivos
Para los contratos firmados, los gerentes y departamentos comerciales deben prestar mucha atención a las condiciones efectivas y al tiempo del contrato, y en base a el contrato efectivo Realizar los negocios relevantes en tiempo y forma.
Durante la ejecución del contrato, el departamento de gestión comercial y los gerentes deben prestar atención a posibles cambios importantes en el mercado, la empresa y la contraparte del contrato y proponer con prontitud planes de respuesta si se realizan cambios necesarios en el contrato; términos del contrato, se debe considerar que los nuevos comportamientos y procesos contractuales deben revisarse y gestionarse en consecuencia.
La empresa debe designar a una persona dedicada que será responsable de la gestión de todos los contratos de toda la empresa, y el personal de gestión de contratos de la empresa conservará los contratos originales firmados. Se dejará una copia del contrato al Departamento de Finanzas y al Departamento de Manejo según sea necesario. El jefe del departamento será responsable de la gestión del contrato del departamento.
Para los contratos firmados, los gestores de contratos deben clasificarlos y archivarlos según el objeto del contrato, tipo de negocio, hora de firma, hora de vigencia, si se han ejecutado, etc. El Administrador de Contratos registrará el préstamo y consultoría de contratos.
Establecer un libro de gestión de contratos y actualizar la información relevante de manera oportuna. Además de reflejar la información anterior, como el objeto del contrato, el tipo de negocio, el momento de la firma y el momento de vigencia, el libro de gestión del contrato también debe incluir: contenido principal del contrato, precio del contrato (monto), progreso del desempeño, firmantes, etc. El libro de contabilidad de gestión de contratos de la empresa y el informe explicativo deben entregarse a los líderes de la empresa al final del año.
Todos los departamentos de la empresa resumen periódicamente el estado de implementación del contrato al personal de gestión de contratos de la empresa. El personal de gestión de contratos resume y analiza el estado de implementación del contrato de cada departamento de la empresa en función del contrato original y forma un informe escrito. y enviarlo a la dirección de la empresa para su revisión.