Medidas para la Administración de Gastos de Entretenimiento de las Compañías de Seguros
Sistema de reembolso financiero
El sistema de reembolso financiero significa que la empresa estipula los estándares de gasto para diversos gastos mediante la formulación de los sistemas correspondientes y controla estrictamente los gastos diarios de la empresa en función de estos sistemas. , control contable, evaluación y premios y castigos para controlar los diversos gastos de la empresa dentro del rango más razonable, eliminar el desperdicio y mejorar la eficiencia económica. Los gerentes y el personal empresarial de todos los niveles deben establecer una conciencia de los costos.
Principios generales del primer departamento
El artículo 1 es calcular y supervisar con precisión los gastos de costos de la empresa, fortalecer la gestión interna de la empresa, estandarizar el comportamiento de reembolso financiero de la empresa y defender que todos orientado a los negocios Debemos prestar atención a la comprensión de las ideas, controlar razonablemente los gastos y formular especialmente este sistema.
Artículo 2 Este sistema divide el reembolso financiero en gastos diarios de oficina, beneficios salariales y gastos relacionados, gastos fiscales, gastos relacionados con proyectos y gastos especiales, etc., según el sistema financiero correspondiente y la situación real de A continuación se describe el proceso de endeudamiento relacionado con el reembolso y el sistema de reembolso financiero específico y el proceso de reembolso para cada gasto.
Artículo 3 Este sistema se aplica a las filiales y sucursales de la empresa.
Parte 2 Reglamento de gestión de préstamos y proceso de préstamo
Artículo 1 Reglamento de gestión de préstamos
(1) Préstamos para viajes de negocios: los viajeros de negocios deben obtener la aprobación "Viaje de negocios "Formulario de solicitud" El préstamo se procesará de acuerdo con el monto aprobado y los procedimientos de reembolso y reembolso se procesarán dentro de los 5 días hábiles posteriores al regreso del viaje de negocios.
(2) Para otros préstamos temporales, como gastos comerciales, capital de trabajo, etc., los prestatarios deben informar las cuentas de manera oportuna. En principio, no se permiten otros préstamos que no sean capital de trabajo. prestado a lo largo de meses.
(3) Si el monto de cada préstamo excede xxxx yuanes, se debe notificar al Departamento de Finanzas con un día de anticipación para reservar fondos.
(4) Autorización para el monto del préstamo:
1. Si el monto del préstamo es inferior a xx millones de yuanes, deberá ser aprobado por el gerente de la empresa si el monto del préstamo es superior. de xx millones de yuanes, se debe informar al director general financiero de la oficina central para su revisión.
2. Débitos dentro de xxxx yuanes. El director general de cada empresa podrá autorizar por escrito al director financiero para su aprobación. (La carta de autorización debe entregarse al gerente general para su registro)
(5) Si es necesario pedir prestado más de xxxx yuanes en efectivo para comprar materiales, la empresa extranjera deberá presentar un plan de compra o una solicitud de compra. aprobado por el líder del departamento de materiales, excepto de acuerdo con los procedimientos anteriores. El plan de compra o solicitud de compra deberá indicar el nombre, marca, especificaciones, cantidad, precio y cantidad de los materiales adquiridos.
(6) Disposiciones sobre cancelaciones de préstamos
1 Cuando se cancela un préstamo, se debe utilizar como base el formulario de solicitud de préstamo y el reembolso debe basarse en los hechos. Si el uso excede el alcance del formulario de solicitud, se debe informar al supervisor con la aprobación del liderazgo; de lo contrario, el personal financiero tiene derecho a negarse a cancelar la cuenta:
(7) En principio. , quienes no hayan reembolsado el préstamo deberán pasar por los procedimientos de cancelación dentro de los 5 días hábiles.
(8) El efectivo prestado deberá liquidarse antes de final de mes.
Parte 3: Sistema y proceso de reembolso de gastos diarios
Artículo 1: Los gastos diarios incluyen principalmente gastos de viaje, gastos telefónicos, gastos de transporte, gastos de oficina, consumibles de bajo valor y repuestos. , gastos de entretenimiento comercial, honorarios de capacitación, honorarios de materiales, etc. En principio, el gasto acumulado de diversos gastos dentro de un período presupuestario no excederá el presupuesto.
Artículo 2 Disposiciones Generales para el Reembolso de Gastos
(1) El reembolsador deberá obtener la factura legal correspondiente, y el reverso de la misma deberá estar firmado por el responsable.
(2) Al completar el formulario de reembolso, preste atención a: completar los documentos correspondientes de acuerdo con la naturaleza del gasto; seguir estrictamente los requisitos del documento y escribir cuidadosamente. Indicar el número de anexos; el monto debe ser exactamente igual en mayúsculas y minúsculas (no se permite alteración) describir brevemente el contenido o motivo de la tarifa);
(3) Presentar para aprobación de acuerdo con los procedimientos de aprobación prescritos.
(4) El reembolso de más de xxxx yuanes debe notificarse al Departamento de Finanzas con un día de anticipación para reservar.
Artículo 3 Proceso general de reembolso de gastos
El reembolsador organiza los documentos de reembolso y llena el formulario de reembolso de gastos correspondiente → El gerente de departamento revisa y firma → El supervisor contable revisa → El gerente financiero aprueba → La oficina de caja reembolsa.
Artículo 4 Sistema y proceso de reembolso de gastos de viaje
(1) Normas para los gastos de viaje de los vendedores: los gastos de viaje se pueden reembolsar a tiempo (aquellos que necesitan tomar un taxi o avión necesitan solicitar instrucciones al director general de la empresa);
Gastos de alojamiento de nivel
(yuanes/noche/persona) comidas Tarifa (yuanes/día) Observaciones
Gerente General, Director General Adjunto
Gerente de Departamento, Subgerente de Departamento
Empleados Generales
( 2) Explicación complementaria de los estándares de tarifas:
1. si lo dispone el organizador, quedará sujeto a las normas anteriores en caso contrario.
2. Los estándares de gastos de alimentación mencionados anteriormente pueden reembolsarse con una desviación del 20% y los gastos de alojamiento se implementan estrictamente. Si circunstancias especiales requieren gastos que excedan el estándar, se debe solicitar la aprobación del gerente general
3 Cuando el personal del condado que trabaja fuera del condado toma descansos y vacaciones normales, sus gastos de viaje entre su lugar de trabajo y el condado de Xinxing. Se pueden reembolsar mensualmente dos gastos de viaje de ida y vuelta, y el reembolso debe ser confirmado por el responsable de la obra firmando el formulario de reembolso.
4. Reembolso de gastos de viaje. Las compras de materiales deben reembolsarse junto con los documentos materiales del mismo lote. Los demás gastos de viaje deben reembolsarse antes del final del mes siguiente en el que se incurrieron en los gastos de viaje. De lo contrario, el Departamento de Finanzas tiene derecho a rechazar el reembolso.
5. Cuando se realice un viaje de negocios, no se reembolsarán los servicios de catering, alojamiento y transporte proporcionados por la unidad anfitriona.
(3) Proceso de Reembolso
1. Solicitud de viaje de negocios: Las personas que planean viajar deben completar primero la "Solicitud de viaje de negocios", detallando la ubicación, propósito, itinerario, medio de viaje. transporte y gastos de viaje estimados, etc. El formulario de solicitud de viaje de negocios deberá ser aprobado por el gerente general.
2. Gastos de viaje en préstamo: los viajeros de negocios presentarán la "Solicitud de viaje de negocios" aprobada al Departamento de Finanzas para manejar los procedimientos del préstamo de acuerdo con las normas de gestión de préstamos, y el cajero pagará el dinero recibido. conforme a la normativa.
3. Compra de billetes: Los viajeros pueden acudir al departamento administrativo para reservar billetes o comprarlos ellos mismos con una copia de su solicitud de viaje de negocios pendiente.
4. Reembolso de regreso: Los viajeros de negocios deben tramitar los asuntos de reembolso dentro de los cinco días hábiles posteriores a su regreso a la empresa, completar el "Formulario de reembolso de viaje" de acuerdo con los estándares para gastos de viaje y el gerente del departamento lo revisará. y firmar, y el Departamento de Finanzas revisará y firmará, el gerente general revisará y aprobará en principio, no se tramitará ningún nuevo préstamo para quienes no hayan cancelado el párrafo anterior;
Artículo 5 Proceso del Sistema de Reembolso de Gastos Telefónicos
(1) Normas de Gastos
1. Tarifas de comunicaciones móviles: Para tener en cuenta los principios de eficiencia y Justicia, teléfono móvil de los empleados El reembolso de gastos adopta un sistema relacionado con el puesto, es decir, según el mismo puesto, se establecen diferentes estándares de reembolso según la naturaleza y el puesto del trabajo del empleado. Para estándares específicos, consulte a la gerencia correspondiente. sistemas del Departamento de Administración.
2. Cargos telefónicos fijos: la empresa proporciona las llamadas telefónicas fijas necesarias a los empleados y paga los cargos telefónicos de manera uniforme. Se desaconseja a los empleados realizar llamadas telefónicas personales durante el horario laboral.
(2) Proceso de reembolso
1. Al inicio de cada año (antes del ** día), el departamento de recursos humanos de la empresa implementará la norma para los cargos de telefonía móvil de los empleados por este motivo. año (si hay nuevos empleados, se les debe pagar* en el mes en curso* *Presentar sus normas de implementación al Departamento de Finanzas hace unos días.
2. El Departamento de Finanzas notifica a los empleados que presenten facturas al Departamento de Finanzas para su reembolso de acuerdo con el estándar de facturas telefónicas a mediados de cada mes (antes del día 20).
3. El personal del Departamento de Finanzas gestionará de forma centralizada los procedimientos de aprobación de los cargos de telefonía móvil de los empleados de acuerdo con los procedimientos de revisión de los gastos diarios.
4. Los empleados acuden a la caja del Departamento de Finanzas para firmar y recibir el pago (antes del día 25 de cada mes)
5 Las facturas de telefonía fija serán manejadas por un encargado exclusivo. persona designada por el Departamento de Administración de acuerdo con los procedimientos de aprobación de gastos diarios y procedimientos de reembolso. Para los procedimientos de reembolso, si hay algún cambio anormal en los cargos telefónicos, debe acudir a la oficina de telecomunicaciones para conocer los motivos e informar al general. gerente para su aprobación en circunstancias especiales.
Artículo 6 Proceso del Sistema de Reembolso de Gastos de Oficina, Consumibles de Bajo Valor, etc.
(1) Reglamento de Gestión:
Con el fin de controlar razonablemente los gastos, dichos Gastos son gestionados uniformemente por el departamento administrativo de la empresa, adquiridos de forma centralizada y designados por una persona designada.
(2) Proceso de reembolso:
1. Solicitud de compra: el departamento administrativo de la empresa elabora mensualmente un presupuesto de compra en función de la demanda, la gestión de inventario y la gestión del presupuesto, y completa la compra. formulario de solicitud al realizar compras reales. Presentar para aprobación de acuerdo con las normas de gestión de activos.
2. Procedimientos de reembolso: El reembolsador primero debe completar el formulario de reembolso de gastos (adjunto al formulario de almacén) y presentarlo para su aprobación de acuerdo con los procedimientos de reembolso diario. El formulario de reembolso aprobado y los documentos originales (incluidos los recibos de liquidación) se envían al Departamento de Finanzas y el pago o débito se compensa de acuerdo con el proceso de reembolso de gastos diario.
3. Clasificación de gastos: El Departamento de Finanzas recopila y calcula mensualmente los gastos relevantes de cada departamento en base a las estadísticas de montos recibidos por cada departamento proporcionadas por la administración. Los suministros de inventario se tratan como gastos públicos y se amortizarán cuando efectivamente se utilicen.
Artículo 7 Gastos de entretenimiento, honorarios de formación, honorarios de información y otros sistemas y procedimientos de reembolso
(1) Normas de gastos
1. de estandarización Los gastos de entretenimiento, grandes cantidades de gastos de entretenimiento, deben acordarse de antemano con el gerente general, y los gastos de entretenimiento de propiedad acumulados incurridos por cada departamento no deben exceder la cuota presupuestaria anual. Los gastos que excedan el presupuesto total deben presentarse para su aprobación de acuerdo con el sistema de gestión presupuestaria antes de que puedan gastarse.
1) Autoridad de gastos de entretenimiento empresarial de los gerentes de todos los niveles
① Los gastos de entretenimiento empresarial para el gerente general y superiores se controlan de acuerdo con los indicadores presupuestarios.
②. El salario del subdirector general es inferior a XXX yuanes. Si la cantidad supera los XXXX yuanes, se debe informar al director general.
③. La cantidad de comidas por persona para trabajo general y recepción de negocios no excederá los XX yuanes.
④ El estándar de alojamiento para trabajo general y recepción de negocios es estándar (ordinario). habitación doble.
2) Autorización para firmar y aprobar documentos de reembolso de gastos de entretenimiento empresarial:
① Los gastos dentro del presupuesto de cada departamento deberán ser firmados y aprobados por el gerente del departamento
② Los gastos de entretenimiento empresarial deben reembolsarse antes del final del mes siguiente en el que se incurren; de lo contrario, el Departamento de Finanzas tiene derecho a rechazar el reembolso.
③. Las empresas que reciben clientes para comidas y alojamiento dentro del condado deben organizarlos en hoteles dentro del presupuesto.
2. Tarifa de formación: Para facilitar la planificación general de la empresa, esta tarifa es gestionada por el departamento de recursos humanos de la empresa. Las necesidades de formación de cada departamento deben informarse a recursos humanos de manera oportuna. Recursos humanos elabora planes de formación basados en las necesidades reales y los presenta al director general para su aprobación.
3. Tarifa de material: Bajo la premisa de asegurar que se satisfagan las necesidades, intentar ahorrar costes y prestar atención al máximo reparto de recursos. Cada departamento debe completar el "Formulario de solicitud de datos" antes de comprar materiales y debe registrarse con el personal de administración de datos del Departamento de Administración antes del reembolso (el personal de administración de datos firma en el reverso de la factura).
4. Otros gastos: Paga según las necesidades reales.
(2) Proceso de reembolso
1. Los procedimientos de reembolso de gastos de entretenimiento serán manejados por el manejador de acuerdo con las regulaciones generales y los procedimientos generales para el reembolso de gastos diarios.
2. Los honorarios de formación serán reembolsados por el personal del Departamento de Recursos Humanos de acuerdo con los procedimientos de aprobación y reembolso.
3. Los procedimientos de documentación deben completarse antes del reembolso de las tarifas de datos. De acuerdo con el formulario de reembolso aprobado y el formulario de solicitud, diríjase al Departamento de Finanzas para gestionar los procedimientos de reembolso.
4. El reembolso de otros gastos se gestionará de acuerdo con el sistema y procedimientos de reembolso diario.
Artículo 8 Salarios y beneficios y sistemas y procesos de pago relacionados
(1) Normas de gastos
Los gastos como salarios y beneficios incluyen salarios, bonificaciones, salarios, Seguro social y prestaciones diversas, etc., dichos gastos se ejecutarán de conformidad con las disposiciones pertinentes del sistema de gastos de capital.
(2) Proceso de pago de salarios y prestaciones sociales
1. El día 20 de cada mes, el Departamento de Recursos Humanos presentará el estándar de pago de salarios para el año en curso (incluidos los cambios de personal, Cambios de cuotas, deducciones, reembolsos sociales e información del fondo de previsión de vivienda) se envían al Departamento de Finanzas;
2 Antes del día 10 de cada mes, el Departamento de Recursos Humanos informará el estado de asistencia mensual, cambios de personal, los cambios de cuota, las deducciones, el seguro social, el fondo de previsión de vivienda y otra información se envían al Departamento de Finanzas;
3 Bonificación anual: el Departamento de Finanzas prepara un programa salarial basado en el plan de distribución de bonificación después de la aprobación anual. recursos humanos;
4, ser aprobado de acuerdo con el procedimiento de aprobación de salarios;
5 Antes del día 20 de cada mes, el Departamento de Finanzas notificará al banco el pago de los salarios en forma o. efectivo;
6. Antes de finalizar cada mes, los empleados deben acudir al Departamento de Finanzas para cobrar los recibos de nómina y se verifican los fondos de la tarjeta de nómina.
(3) El proceso de pago del salario temporal es el mismo que el proceso de pago del salario.
(4) Proceso de pago del seguro social y del fondo de previsión de vivienda;
1 El Departamento de Recursos Humanos El estándar de pago, después de la aprobación del gerente general de la empresa, se entregará al Departamento de Finanzas para el procesamiento financiero correspondiente;
2. El Departamento de Recursos Humanos se encarga de los procedimientos de cobro bancario de acuerdo con los procedimientos salariales y agrícolas; el fondo de seguro social se paga por la tarde sin asistencia. Cuando el Departamento de Finanzas recibe los documentos de cobro bancario, deben entregarse a Recursos Humanos. Departamento para firma y confirmación Si hay alguna discrepancia, se deben identificar los motivos y ajustarlos de acuerdo con la situación real.
(5) Para otros gastos de bienestar social, el departamento de recursos humanos de la empresa completará el formulario de reembolso de acuerdo con los estándares de pago aprobados → será firmado y confirmado por el gerente del departamento → el gerente financiero realizará una revisión financiera → informar al gerente general para su aprobación y reembolso después de la aprobación Presentar la factura y las normas de pago al Departamento de Finanzas para los procedimientos de reembolso.
Parte 4 Sistema y proceso de reembolso financiero de gastos especiales
Artículo 15 Los gastos especiales incluyen principalmente compras de software y recursos fijos, honorarios de consultoría, honorarios de actividades publicitarias y gastos especiales de espera.
(1) Autoridad de inversión externa y compra de recursos fijos de la empresa
1) El monto del pago es inferior a xxx yuanes (incluidos xxx yuanes para activos fijos (incluidos equipos, proyectos de ingeniería, revisiones de activos fijos), lo mismo a continuación) deben ser aprobadas por el gerente general de la empresa;
2) La inversión en activos fijos con un monto de pago de xxx yuanes ~~ xxx yuanes (incluido xxx yuanes) debe ser estipulado por el presidente de la empresa
Artículo 16 Sistema financiero y proceso de compra y reembolso de software y activos fijos
(1) Complete la solicitud de compra: Complete el formulario "Activo Formulario de Solicitud de Compra" de acuerdo con las disposiciones pertinentes del "Sistema de Gestión de Activos" de la empresa y presentarlo para su aprobación.
(2) Estándares de reembolso: acuerdos contractuales relevantes y solicitudes de compra aprobadas.
(3) Pago y reembolso:
1 Una vez que la aceptación del activo (el software debe depurarse de acuerdo con la normativa) sea correcta, la persona a cargo se encargará del ingreso y. procedimientos de salida con base en la factura y otra información, y completar el formulario de reembolso según normativa (El responsable firma el reverso de la factura y adjunta el comprobante de entrada y salida según
2). a los procedimientos de aprobación estipulados en los gastos del fondo;
3. Finanzas emitirá un cheque basado en el formulario de reembolso aprobado, pago en efectivo o transferencia bancaria;
4. Si necesita terminar el curso antes de tiempo, debe seguir los procedimientos de préstamo de acuerdo con las regulaciones de préstamo y realizar los procedimientos de reembolso dentro de los 5 días hábiles.
Artículo 17 Sistema y proceso de reembolso de otros gastos especiales
(1) Alcance de los gastos: Otros gastos especiales incluyen todos los demás gastos de proyectos especiales (incluidos gastos de consultoría, publicidad y actividades de publicidad, gastos de empresa gastos de actividades de empleados, decoración de oficinas y otros gastos especiales).
(2) Estándares de tarifas: dichas tarifas son generalmente relativamente altas y el gerente del departamento a cargo deberá presentar un informe de solicitud (incluido el análisis de viabilidad del proyecto, el presupuesto de costos y la tabla de pronóstico de ingresos relacionados, etc.). al gerente general de acuerdo con las necesidades reales, y luego de que el gerente general firme el dictamen de revisión, se presentará al presidente de la junta y a su persona autorizada para su aprobación.
(3) Proceso de reembolso financiero:
1. Los documentos del informe aprobado se presentan ante el Departamento de Finanzas para reservas financieras.
2. Firmar un contrato: El departamento directamente responsable firma un contrato formal de cooperación con el socio (el contrato debe ser revisado por el asesor legal de la empresa antes de firmarlo, y el contrato debe indicar la forma de pago, etc. ).
3. Proceso de pago:
1) Una persona a cargo clasificará las facturas y otra información y completará el formulario de reembolso de gastos (consulte las normas generales para el reembolso de gastos diarios). para el llenado de especificaciones);
2). Aprobación según el proceso de aprobación: revisión y firma por el gerente del departamento competente → revisión financiera → aprobación por el director general
3; ). El departamento de finanzas paga de acuerdo con el monto del formulario de reembolso aprobado;
4) Si necesita pedir dinero prestado por adelantado, debe seguir los procedimientos de préstamo de acuerdo con las regulaciones de préstamo y seguir los procedimientos de reembolso. dentro de los 5 días hábiles.
Parte Quinta Otras Disposiciones Relevantes
Artículo 18 Sobre Pago Anticipado, Depósito y Pago de Cuentas por Pagar
1. Se realizará únicamente después de que la mercancía haya sido inspeccionada y aceptada y los procedimientos estén completos. En circunstancias especiales, si realmente es necesario pagar por adelantado el precio de compra o el pago del proyecto, se deberá proporcionar un contrato de suministro o un contrato de proyecto.
2. El pago del anticipo deberá ser propuesto por escrito por el responsable y aprobado por el director general de la empresa. El importe pagado por adelantado no podrá exceder el importe estipulado en el contrato. El departamento de finanzas deberá consultar con el contrato económico antes de poder realizar el pago.
3. Para el pago de cuentas por pagar, el proveedor o la persona a cargo del departamento de materiales (compras) o del departamento de manejo (contrato) deberá presentar una solicitud de pago y proporcionar una factura o una lista de conciliación de materiales, el cual será aprobado por el contador a cargo. El pago sólo podrá realizarse después de la revisión y aprobación del gerente general (gerente general adjunto).
Artículo 19: Los comprobantes de pago deben ser válidos y estandarizados.
1. El comprobante original debe estar escrito con claridad y exactitud numérica y no deben alterarse las cifras monetarias. serán realizados por la autoridad emisora. Los cambios serán confirmados con un sello.
2. El encabezado (nombre de la unidad) del comprobante de reembolso es coherente con la unidad pagadora y la unidad receptora es coherente con el sello de la unidad receptora adjunto al comprobante. >3 Gastos de viaje, negocios Para reembolsar los gastos de entretenimiento, se debe completar un "Formulario de reembolso de gastos de viaje" y un "Formulario de aprobación de reembolso de gastos" por separado.
4. Los documentos de compra de materiales y suministros deberán ser facturas, acompañadas de albaranes o notas de aceptación.
5. Los honorarios cobrados por el departamento administrativo deben ser recibos supervisados por el departamento financiero.
Artículo 20: Principios de Distribución de Gastos
La distribución de gastos se basa en el principio de quién beneficia y quién asume la responsabilidad.
Parte 6 Disposiciones específicas sobre el tiempo de reembolso
Artículo 21 Con el fin de coordinar los arreglos de trabajo comercial internos y externos de la empresa y facilitar el reembolso de los gastos de los empleados, el Departamento de Finanzas ha tomado arreglos específicos para el reembolso. tiempo de la siguiente manera:
(1) Reembolso financiero: el departamento de finanzas de la empresa tiene cinco días de reembolso financiero cada martes. Si la última fecha de reembolso del día actual es posterior al 28 del mes, para facilitar que el departamento financiero se concentre en cerrar las cuentas al final del mes, el reembolso financiero se detendrá en esa fecha de reembolso.
(2) Los préstamos para otros negocios no están sujetos al límite de tiempo anterior y pueden realizarse en cualquier momento.
Parte 6 Disposiciones complementarias
Artículo 22 El derecho de interpretación de este sistema corresponde al Departamento Financiero de la empresa.
Artículo 23 Este sistema entrará en vigor luego de ser discutido y aprobado por la asamblea de gerente general y firmado por el presidente del directorio u otra persona autorizada.
Lectura ampliada: Cómo contratar un seguro, cuál es mejor e instrucciones paso a paso para evitar estos "escollos" de los seguros