Cómo gestionar los archivos de la empresa
5 Sistema de trabajo de archivos
5.1 Sistema organizativo
Las empresas deben establecer un sistema de liderazgo del trabajo de archivos, que sea responsable de los líderes de trabajo de archivos, los jefes de departamento y los proyectos. líderes Establecer una red de gestión de archivos con el departamento de archivos como núcleo y personal de archivos profesional y de tiempo completo como base.
5.1.1 Liderazgo del trabajo de archivos
Determinar el líder de la empresa que estará a cargo del trabajo de archivos para cada departamento y proyecto; a cargo del departamento de archivos.
5.1.2 Departamento de Archivos
Configure un departamento de archivos según el tamaño de la empresa y las necesidades reales del trabajo de archivos. El departamento de archivos gestiona de forma unificada todo tipo de archivos empresariales y ejerce las funciones de supervisión, orientación e inspección del trabajo de archivos empresariales.
Las grandes empresas deberían establecer instituciones de archivos con funciones independientes.
5.1.3 Archiveros
Según las necesidades laborales, el departamento de archivos está equipado con archiveros de tiempo completo, y cada departamento y departamento de gestión de proyectos está equipado con archiveros de tiempo completo o ** * archiveros.
5.2 Responsabilidades laborales
Las empresas deben dividir las responsabilidades del trabajo de archivos y aclarar las responsabilidades de la empresa, el departamento de archivos, los líderes de archivos, los archiveros y los archiveros.
5.2.1 Responsabilidad de la empresa
5.2.1.1 Establecer y mejorar las reglas y regulaciones del trabajo de archivos, e incorporar el trabajo de archivos en la planificación del desarrollo corporativo y los planes de trabajo.
5.2.1.2 Incorporar los requisitos para la formación, acumulación y archivo de expedientes en las responsabilidades de cada departamento, proyecto y personal relacionado, y realizar evaluaciones a los líderes a cargo, líderes de departamento y personal relacionado. .
5.2.1.3 Mantener y garantizar la autenticidad y seguridad de los archivos, prevenir emergencias y desastres, y utilizar el progreso tecnológico para proporcionar tecnología, instalaciones y dispositivos que garanticen el desarrollo sostenible del trabajo de los archivos.
5.2.1.4 Cuando los activos y derechos de propiedad de la empresa cambian, los requisitos de eliminación de los archivos involucrados deben realizarse al mismo tiempo.
5.2.1.5 Transferir archivos a las unidades correspondientes según sea necesario.
5.2.2 Responsabilidades del departamento de archivos
5.2.2.1 Implementar leyes, reglamentos y directrices nacionales sobre el trabajo de archivos y formular el archivo, la organización de archivos, el almacenamiento y la utilización de los archivos de la empresa. materiales de archivos, identificación, destrucción, transferencia y otras normas y reglamentos pertinentes.
5.2.2.2 Elaborar planes generales y ser responsable de la recopilación, ordenación, almacenamiento, identificación, estadística y utilización de los archivos corporativos.
5.2.2.3 Orientar la formación, acumulación, organización y archivo de materiales de archivo para los diversos departamentos, proyectos y trabajos especiales de la empresa.
5.2.2.4 Supervisar, orientar e inspeccionar el trabajo archivístico de las instituciones de la empresa (incluidas instituciones extranjeras).
5.3 Responsabilidades laborales
5.3.1 El líder empresarial a cargo del trabajo de archivos dirige el trabajo de archivos de la empresa de manera unificada, es responsable de revisar y aprobar los planes de trabajo de archivos y planifica y es responsable del trabajo archivístico de la empresa de acuerdo con la ley. Responsabilidad total.
5.3.2 La persona a cargo del trabajo de archivos de cada departamento o proyecto es responsable de revisar el plan de trabajo de archivos del departamento o proyecto, y es responsable de la integridad, integridad y precisión de los materiales de archivo. archivado por el departamento o proyecto.
5.3.3 El archivero es responsable de la exactitud y validez de los materiales archivados y los entregará al archivero del departamento o proyecto según sea necesario.
5.3.4 Los archiveros de varios departamentos, proyectos y proyectos especiales son responsables de recopilar y organizar los materiales de archivo archivados por sus departamentos o proyectos, entregar los materiales de archivo según sea necesario y ser responsables de la calidad del archivo. materiales.
5.3.5 El archivero del departamento de archivos es responsable de la recopilación, clasificación, almacenamiento, estadísticas, identificación, provisión y utilización de archivos, supervisando y guiando el trabajo de archivo de materiales de archivo de varios departamentos y proyectos. , supervisar, orientar e inspeccionar Responsable del trabajo de archivos de las unidades subordinadas y responsable de la calidad de la gestión de archivos.
5.4 Requisitos de personal
Las empresas deben contar con personal respetuoso de la ley, leal a sus deberes y poseedor de archivos y conocimientos profesionales relacionados para realizar el trabajo de archivos. El personal de archivos debe permanecer relativamente estable y cumplir con los requisitos del personal técnico o administrativo profesional.
5.4.1 La asignación de personal de archivos debe satisfacer las necesidades de producción, operación, gestión y desarrollo de la empresa.
5.4.2 El personal de archivos debe tener un título universitario o superior o un nivel de conocimientos equivalente.
5.4.3 El responsable del departamento de archivos deberá tener título profesional y técnico intermedio o superior o título de bachiller o superior o nivel de conocimientos equivalente.
5.4.4 Los archiveros deberían recibir formación periódica en el trabajo.
6 Sistema de trabajo de archivos
6.1 Sistema de trabajo de archivos
El sistema de trabajo de archivos empresarial consta de un sistema de trabajo, un sistema de gestión y especificaciones comerciales.
6.1.1 Normas laborales
Las empresas deben incorporar los requisitos de recopilación, archivo y gestión de materiales de archivo en los sistemas de gestión pertinentes de la empresa y, al mismo tiempo, incorporar normas laborales de archivos. , responsabilidad del trabajo de archivos y plan de emergencia de gestión de archivos es una parte importante del sistema de gestión empresarial.
6.1.1.1 Al formular sistemas para el desarrollo de productos, la gestión de la investigación científica, la gestión de equipos, la gestión de proyectos de infraestructura, etc., las empresas deben presentar los requisitos correspondientes para la recopilación, el archivo y la gestión de archivos de materiales de archivo.
6.1.1.2 Las normas de trabajo de archivos son los requisitos básicos para el trabajo de archivos empresariales. Su contenido principal debe incluir: principios de trabajo y sistemas de gestión de archivos, requisitos para la formación, acumulación y archivo de materiales de archivos, requisitos para la recopilación, disposición, custodia, identificación, estadísticas y utilización de archivos, principios para la disposición de archivos con cambios. en derechos de propiedad de activos, explicaciones y derechos de licencia, etc. Los requisitos de "tres inclusiones", "cuatro participaciones" y "cuatro sincronizaciones" deben quedar claramente reflejados en la normativa.
6.1.65438+ puede formularse por separado o incorporarse a sistemas de gestión relevantes.
6.1.1.4 Plan de emergencia de gestión de archivos: Desarrollar medidas de emergencia de rescate de archivos para posibles emergencias y desastres naturales, incluyendo estructura organizacional, métodos de rescate, procedimientos de rescate, lugares de transferencia, etc.
6.1.2 Sistema de gestión
Desarrollar sistemas relevantes basados en las necesidades de todos los aspectos del trabajo de archivos. Entre ellos, el archivo, identificación y destrucción, confidencialidad, utilización, transferencia, gestión de archivos electrónicos y actualizaciones complementarias de archivos científicos y tecnológicos requieren que otros departamentos cooperen con el departamento de archivos, como custodia de archivos, estadísticas y operación del sistema de gestión de archivos; y la gestión del almacén está controlada principalmente por el departamento de archivos y los miembros del departamento de archivos.
6.1.2.1 El sistema de archivo incluye principalmente el alcance del archivo, el tiempo de archivo, los requisitos de archivo y las medidas para controlar la calidad del archivo.
6.1.2.2 El sistema de evaluación y destrucción debe definir claramente la organización y responsabilidades del trabajo de evaluación, los métodos de evaluación, el tiempo de evaluación y los requisitos de destrucción.
6.1.2.3 El sistema de confidencialidad debe aclarar que los productores de archivos, los administradores de archivos y los usuarios de archivos tienen responsabilidades de confidencialidad.
6.1.2.4 El sistema de utilización debe estipular los métodos y métodos para el suministro y utilización de archivos, estipular los derechos de permiso y los procedimientos de aprobación para verificar (préstamo) y devolver archivos, y presentar los requisitos para recibir la comprobación (préstamo) y la devolución de archivos.
6.1.2.5 El sistema de transferencia debe especificar el alcance, objetos, contenido, procedimientos y procedimientos de la transferencia de documentos.
6.1.2.6 El sistema de gestión de archivos electrónicos debe establecer requisitos para el archivo, gestión y utilización de archivos electrónicos y bases de datos formados en el sistema de aplicaciones informáticas de la empresa.
6.1.2.7 El sistema de complementación y actualización de archivos científicos y tecnológicos debe aclarar los principios de complementación y actualización de archivos científicos y tecnológicos, los procedimientos y métodos de complementación y actualización, y los principios de sanciones por infracciones.
Cómo gestionar y formular un sistema de intercambio de archivos dentro de la empresa requiere permisos. Se recomienda configurar un servidor y luego crear varios nombres de usuario (según sus necesidades). El formato de la ranura es preferentemente el formato NTFS. Comparta archivos, agregue estos nombres de usuario, otorgue los permisos correspondientes, asigne el disco de red en el cliente e inicie sesión con la cuenta correspondiente.
¿Cómo gestionar los expedientes de los empleados? Hay dos tipos de archivos de empleados, uno es el archivo de empleados recopilado por la unidad y el otro es el archivo de personal que registra el estado estudiantil de los empleados desde que eran estudiantes. ¿A cuál le preguntas? La primera es almacenar a los empleados por separado y establecer una lista de empleados para una serie de usos por parte de los empleados de la unidad. La segunda unidad no tiene derecho a conservar archivos y debe estar alojada en el Centro de Intercambio de Talentos. Puede contactar talentos más formales en nombre de la unidad para gestionar los expedientes de los empleados.
1. Lo primero es establecer un libro de información de los empleados y registrar detalladamente la información de cada empleado. El contenido puede ser a grandes rasgos: nombre, sexo, fecha de nacimiento, número de DNI, domicilio, domicilio, número de contacto, departamento, horario de entrada, etc. En concreto, puedes diseñar el libro de información del empleado que desees en función del formulario de registro de tu empresa.
2. También puede utilizar algún software de gestión para gestionar los archivos de los empleados, lo cual es más conveniente dependiendo de si su jefe está dispuesto a gastar el dinero.
Cómo gestionar los archivos del proyecto (1) Hacer los preparativos antes del inicio del proyecto;
1. Familiarizarse con los planos de construcción, hacer preguntas y resolver problemas. del proyecto es lo más importante, primero estar familiarizado con los planos de diseño y construcción y las instrucciones de diseño, realizar diferentes trabajos y verlos desde diferentes ángulos, y captar los puntos clave.
2. Rellenar y preparar la información necesaria para el proyecto. Complete el "Formulario de inspección y evaluación de las condiciones de inicio de la seguridad de la construcción", el "Formulario de inspección y evaluación de las condiciones de inicio de la construcción civilizada", el "Formulario de evaluación del sistema de garantía de calidad del proyecto" (con un sistema de siete oficiales), el informe de inicio y el plan de muestreo de testigos. , diseño de la organización de la construcción y organización de la construcción segura. Una vez que el diseño y los materiales estén listos, diríjase a la unidad correspondiente para realizar los procedimientos de revisión de firma y sello.
3. Clasificar y almacenar diversos datos. Para facilitar la clasificación futura de los datos de finalización, durante el proceso de recopilación de datos diario, la lista de verificación de datos de finalización de la construcción en los archivos se clasifica y archiva, aunque los datos intercambiados con el propietario, el supervisor y otras unidades relevantes durante el proceso de construcción; archivados, también deben archivarse. Organícelos para las diversas formas utilizadas en la construcción, colóquelos por número y unidad para facilitar el acceso durante su uso. Los datos del proyecto se dividen en cuatro partes: datos de gestión de la tecnología de la construcción, datos de control de calidad del proyecto, datos de inspección y evaluación de la calidad del proyecto y planos conforme a obra.
(2) Trabajos que deben realizarse una vez iniciado el proyecto:
1. Al iniciar el trabajo, las materias primas deben enviarse al centro de pruebas asignado por la estación de supervisión de calidad para su inspección, y las muestras representativas del suelo del sitio deben enviarse al laboratorio para las pruebas de compactación. Preste atención al estricto control de calidad durante la inspección y solo se pueden utilizar materiales calificados.
2. Se puede recoger al mismo tiempo. Archive los documentos presupuestarios del proyecto, los registros de reinspección de medición y entrega de pilotes, los registros de revisión conjunta de dibujos y los registros de explicación técnica junto con el informe de inicio, el diseño de la organización de la construcción y el permiso de construcción.
(3) Precauciones para la recopilación y cumplimentación de información durante el proceso constructivo:
1. Recoger los documentos de certificación de calidad del material. Durante el proceso de construcción se comprarán continuamente diversos materiales, por lo que es necesario recoger el certificado de fábrica y el informe de prueba válido (con marca cMA) de cada material, el cual debe ser original. El tiempo, la cantidad y las especificaciones de los certificados válidos deben ser consistentes con el momento de la entrada del material. En particular, el cemento debe tener un formulario de inspección de fábrica de resistencia de 28 días; la identificación y las especificaciones del acero deben ser consistentes con el certificado de fábrica.
2. Completa la información. Para completar la información de inspección de calidad, debe completar el formulario estándar de supervisión y los requisitos escritos están estandarizados y no se pueden modificar. Se deben utilizar materiales de escritura duraderos, como tinta de carbón o bolígrafos de gel que se utilizan habitualmente en la actualidad. Los formularios de supervisión generalmente se elaboran por triplicado, y los registros ocultos y los formularios de proceso se elaboran por duplicado. Diligenciar el formulario de acuerdo al contenido de aceptación del proceso correspondiente en las especificaciones y normas. Diferentes supervisores tienen diferentes requisitos de información. Antes de completar la información de inspección, debe tomar la iniciativa de comunicarse con su supervisor y completarla después de llegar a un acuerdo.
3. Recopilar informes de prueba. Los informes de prueba son una parte importante de los datos de ingeniería y pertenecen a los materiales de control de calidad de ingeniería, 7O.
El % de los informes de pruebas son informes de autoinspección y el 30% son informes de muestreo testigo, emitidos por el centro de pruebas encargado por la Estación Municipal de Supervisión de Calidad.
Este 30% es obligatorio. Existen pruebas correspondientes antes y después de ingresar a cada proceso, por lo que es necesario estar familiarizado con varias pruebas.
Cómo administrar los siguientes archivos para su referencia:
Sistema de almacenamiento de archivos
Primero, implemente estrictamente la recopilación, organización, almacenamiento, identificación, suministro y utilización, destrucción y otros sistemas y regulaciones relevantes para garantizar su integridad, sistematicidad y seguridad.
2. Los archivos se organizan por número de archivo, los archivadores se numeran en secuencia y las normas y regulaciones pertinentes para la gestión de archivos se cuelgan en el almacén.
3. Los archivos prestados deben devolverse a tiempo y los archivos usados deben devolverse inmediatamente.
4. Los archivos no podrán ser robados, vendidos ni alterados. Los infractores serán legalmente responsables.
5. Haga un buen trabajo en la prevención de robos, incendios, impermeabilización, a prueba de humedad, polvo, insectos y moho.
6. Monitorizar y registrar la temperatura y humedad del almacén.
7. Al comienzo de cada semestre, se debe realizar una inspección exhaustiva de los archivos y el inventario del almacén y cualquier problema descubierto debe abordarse con prontitud.
Sistema de confidencialidad de archivos
1. Comprender perfectamente la importancia de la confidencialidad de los archivos y cumplir estrictamente las leyes y regulaciones pertinentes.
2. El acceso a archivos confidenciales o información interna debe ser aprobado por los líderes del departamento y de la oficina correspondiente y, si es necesario, solicite la aprobación de los líderes escolares correspondientes. Al realizar la consulta, se deben seguir estrictamente los procedimientos de registro y se debe indicar el propósito y contenido de la consulta.
3. Nadie puede sacar archivos de la biblioteca sin permiso; el personal de archivos no puede extraer, copiar o difundir el contenido de archivos confidenciales sin permiso.
4. Si es necesario extraer o copiar materiales de archivo confidenciales para su aprobación, deben conservarse adecuadamente y destruirse después de su uso. Si surgen problemas de confidencialidad, el usuario será responsable de las consecuencias.
5. Los archivos duplicados y materiales internos que no estén archivados deberán entregarse al colegio para su destrucción centralizada.
6. Bajo la dirección del comité de seguridad escolar, haga un buen trabajo en los cambios de seguridad y el descifrado de archivos.
7. El personal o usuarios de los archivos que violen las normas de confidencialidad serán tratados de acuerdo con las normas pertinentes según la gravedad del caso.
Sistema de Utilización de Archivos
1. Quienes quieran consultar y utilizar los archivos y materiales abiertos a nuestra biblioteca deben poseer documentos de identidad válidos (o certificados de trabajo, certificados académicos) y otros documentos válidos. documentos y completar el formulario de registro. Si lo encomiendan otros, también debe presentar cualquiera de los documentos anteriores (incluidas copias, faxes) y una solicitud de encomienda de inspección.
2. Al acceder a archivos importantes o confidenciales, se seguirá el "Sistema de Confidencialidad de Archivos"; el acceso a archivos importantes fuera del alcance de sus funciones deberá ser aprobado por el responsable de la oficina; , se utilizarán copias en lugar de originales.
3. Generalmente no se prestan archivos ni materiales. Si realmente necesita salir por motivos de trabajo, debe obtener la aprobación del encargado de la oficina o del líder de la escuela a cargo, y realizar los trámites de salida (regreso dentro de los 5 días si desea renovar); el préstamo, debe pasar por los procedimientos de renovación del préstamo.
4. Proporcionar archivos de uso y cobrar de acuerdo con la normativa pertinente de la escuela.
5. Las organizaciones y el personal extranjeros deben utilizar archivos y materiales abiertos de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
6. El acceso a los archivos de uso no debe ser alterado, abierto o dañado a voluntad. Nuestro personal tiene derecho a dar consejos, ordenar compensaciones u otras medidas a los infractores hasta que sean legalmente responsables.
7. Ninguna unidad o individuo tiene derecho a publicar el contenido de los documentos sin la aprobación de los líderes escolares o la autorización de la oficina.
Las responsabilidades laborales del personal de archivos
Primero, publicar activamente las leyes y regulaciones del partido y del estado sobre la gestión de archivos.
2. Cumplir con las normas y reglamentos de la actividad archivística.
3. Mantener la integridad, el sistema y la seguridad de los archivos, inspeccionar periódicamente el almacenamiento de archivos, mejorar la tecnología de protección de archivos y respetar estrictamente los secretos de estado.
En cuarto lugar, llevar a cabo activamente servicios de consultoría; recibir calurosamente a los usuarios de archivos y proporcionar la información requerida sobre los archivos de manera rápida y precisa.
5. Profundizar en el nivel básico y brindar capacitación y orientación profesional al * * * personal de archivos.
Sistema de Evaluación de Archivos
1. Bajo los auspicios del líder de la escuela, la escuela, la oficina de archivos y los jefes de departamento relevantes formarán esta categoría, * *equipo de evaluación del personal de archivos, según la división del trabajo, la evaluación preliminar individual, la revisión colectiva y el trabajo específico lo organiza la oficina de archivos.
2. Al organizar materiales archivados, su valor debe evaluarse desde una perspectiva integral, histórica y de desarrollo, y el alcance de la autoridad de archivo y almacenamiento debe comprenderse con precisión. Cualquier objeción será resuelta por el equipo de evaluación. .
3. Una vez que el expediente llegue al plazo de apertura, el equipo tasador tomará una decisión sobre su apertura al público.
4. Cuando expire el plazo de confidencialidad del expediente, el grupo de expertos tomará la decisión de cambiar el nivel de confidencialidad o desclasificarlo.
5. Una vez transcurrido el período de almacenamiento de los archivos, el equipo de evaluación propondrá una opinión sobre la destrucción o la extensión del período de almacenamiento. Los archivos podrán conservarse y destruirse sólo después de la aprobación del supervisor.
6. El registro de archivo antes de la destrucción (indicar el nombre, la cantidad, el tiempo de evaluación y el personal que participó en la evaluación destruido por 3 personas; la fecha de destrucción se anotó en la lista y se firmó); ; el inventario fue archivado.
Sistema de seguridad y protección contra incendios
En primer lugar, el almacén es muy importante y el personal de esta sala no puede entrar.
2. Está estrictamente prohibido el ingreso a la sala de fuegos artificiales, sustancias inflamables, explosivas y corrosivas.
3. Realizar controles de seguridad, cerrar el agua y la electricidad después de salir del trabajo y cerrar puertas y ventanas.
4. El personal de archivos debe estar familiarizado con el funcionamiento y uso del equipo contra incendios; mantener y actualizar el equipo contra incendios para que sea confiable y eficaz.
5. Las alarmas de incendio y los incendios deben notificarse rápidamente y apagarse con todos los esfuerzos posibles.
¿Cómo gestionar archivos personales? De acuerdo con las disposiciones del sistema nacional de gestión de archivos, los archivos no pueden ser conservados, transferidos ni enviados por correo por particulares. Está mal que la escuela no envíe archivos. Se pueden presentar apelaciones ante la Comisión de Educación Superior local. Hoy en día, muchos estudiantes universitarios se llevan sus expedientes y los entregan al mercado laboral o a su lugar de trabajo porque no comprenden el sistema de gestión de archivos.
En primer lugar, debe confirmar si su empresa actual acepta archivos, si la empresa tiene derecho a almacenar archivos por sí misma o si tiene una empresa de recursos humanos afiliada (es decir, la empresa guarda archivos). a la empresa de recursos humanos, y luego la empresa les da dinero).
El problema que tienes ahora es que, según la normativa, no puedes conseguir el archivo tú mismo. Como usted, llevo tres años realizando el examen y es particularmente problemático ajustar mi cronograma para el examen de posgrado. El procedimiento normal es que tu escuela transfiera tus archivos al centro de talentos donde estás registrado. Los procedimientos específicos varían de un lugar a otro. Algunos se envían por correo desde la unidad de almacenamiento original a la nueva unidad de almacenamiento sin que usted los procese; algunas de las unidades de almacenamiento originales sellan los archivos y se los entregan para que los guarde en el centro de talentos.
El principal problema ahora está aquí. El archivo contiene varios archivos de transferencia, dos directorios de archivos y un archivo de carta de presentación. No hay problema con el catálogo, pero la carta de presentación contiene el nombre de la unidad receptora del archivo. La suya debe ser *Centro de Talento. Si a su nueva unidad de aceptación no le importa, pero encuentra problemas, no tienen que aceptar su archivo porque no es su unidad la que está siendo revisada.
Lo más normal es que primero entregues el expediente al talento en el lugar donde estás registrado, y luego lo transfieras a tu empresa desde allí. La mejor manera ahora es encontrar a alguien y devolver el archivo al centro de talentos donde está registrado. De hecho, este es realmente un asunto menor y se puede solucionar con un poco de esfuerzo en las relaciones internas. O puedes ir directamente al Centro de Talentos y decirles que la escuela no te permite guardarlo y que acabas de recibirlo de la escuela. Este enfoque funciona, pero es un poco arriesgado porque es posible que la gente no lo acepte, pero mis estudiantes de posgrado lo utilizaron con éxito.
Un método más sencillo es, si tiene la propia autoridad de presentación de la empresa, pedir a recursos humanos que le expliquen la situación y ver si puede entregársela directamente a la empresa. Esto también es ilegal, pero se puede discutir. Recuerda hablar en privado, ¿entiendes lo que quieres decir? Si su empresa también es custodio, busque a la persona a cargo de la persona de contacto del custodio, busque a la persona relevante a cargo de la empresa de archivos del custodio y póngase en contacto.
En general, la administración de archivos actual es muy complicada y no muy estricta. En esta era, es básicamente inútil. Puede manejarlo fácilmente a través de algunas conexiones.
¿Cómo gestionar los archivos de la empresa? Los métodos de gestión de documentos de la empresa son los siguientes:
1. Gestión de seguimiento de archivos
En la operación y uso de documentos oficiales, para facilitar la consulta y la confidencialidad, es necesario hacerlo con precisión. captar su flujo. La medida principal es hacer un buen trabajo en el registro, lo que se puede hacer estableciendo un libro de cuentas especial o adoptando un método "estilo diario" de mantenimiento diligente de registros y ventas diligentes.
"Diary Facts" es un registro de cada paso en el proceso de transferencia y aceptación de documentos de oficina. Es una poderosa herramienta para que los procesadores de texto consulten y accedan a archivos. Generalmente registrado con una hoja de seguimiento de archivos.
Las hojas de seguimiento de archivos tienen forma de tarjetas y cada tipo de hoja de seguimiento de archivos se coloca junta. Tomemos como ejemplo el gobierno del condado. Los archivos centrales, los diarios internos, los archivos y diarios internos provinciales, los archivos y diarios internos provinciales, los archivos y diarios internos municipales, los archivos municipales y los diarios internos se colocan en sus propias cajas. Una vez restaurado el archivo, la tabla de seguimiento dejará de ser válida automáticamente.
2. Método de gestión de ubicación de archivos
La llamada gestión de ubicación consiste en recuperar los archivos enviados para su procesamiento de lectura y almacenarlos en una ubicación preespecificada. Las medidas específicas son:
Según el largo y ancho de los archivos, haga una caja de archivo del grosor adecuado (puede usar una caja de plástico o una caja de madera contrachapada casera), y colóquela sobre la caja de acuerdo de acuerdo con ciertas reglas (consulte las categorías del registro de recibos) Marque los nombres de todos los archivos de la agencia, divida los archivadores en dos o más períodos de uso, la primera mitad y la segunda mitad, y luego use peldaños para dividir el archivadores en niveles (nivel central, nivel provincial, nivel municipal, etc.). Luego, de acuerdo con los nombres marcados en las cajas de archivos, coloque las cajas en los niveles correspondientes del gabinete en orden de arriba a abajo. Los archivos devueltos por la operación se ordenan por nivel.
3. Método de gestión de tarjetas de archivo
En la gestión de archivos, para facilitar la consulta, los archivos se pueden gestionar en forma de "tarjetas de archivo". "File Card" es una herramienta de recuperación que revela el contenido y la composición de los archivos de la unidad en forma de tarjetas. Almacene grandes cantidades de información de archivo y clasifíquela científicamente para que la información sobre el mismo tema se pueda reunir para formar un todo orgánico, lo que facilita a los líderes proporcionar y utilizar información activamente. "File Card" es una herramienta de búsqueda manual muy utilizada.
Administración de archivos La administración de archivos se refiere al almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas.
Cada texto tiene un registro similar a una tarjeta que registra información como el autor, la descripción del documento, la fecha de creación, la fecha de modificación y el tipo de aplicación utilizada.
Funciones de gestión, gestión de autoridad - sistema de autoridad del administrador basado en documentos jerárquicos. Cumpla con los requisitos de acceso a permisos y confidencialidad de archivos a través de directorios de archivos y administradores de tipos de archivos.
La adquisición y utilización de información y conocimiento en la situación actual del mercado se ha convertido en la fuerza motriz básica para el desarrollo de la sociedad actual, que es también una de las características distintivas de la era de la información. El texto y los gráficos son los principales portadores de información y conocimiento, especialmente la adquisición y utilización de información y conocimiento logrados a través de la tecnología informática, que se ha convertido en la principal característica y símbolo de la revolución de la información en el siglo XXI.
Cómo gestionar los expedientes de personal de una pequeña empresa no son más que algunos expedientes de la persona que solicitó el puesto de trabajo. La información personal se puede extraer y dividir en formularios de expedientes de empleados, currículums, formularios de registro de solicitantes de empleo, hojas de puntuación de entrevistas de candidatos, copias de tarjetas de identificación, copias de certificados académicos, contratos laborales, informes de empleados y formularios de envío, formularios de aprobación de transferencias de empleados y formularios de registro de empleados. Formularios de aprobación de cambio de puesto, formulario de aprobación de cambio de salario de empleado, formulario de aprobación de renovación de contrato de empleado, etc. Las pequeñas empresas generalmente no cuentan con personal a tiempo completo para la gestión de archivos y son dirigidas por responsables de la gestión de recursos humanos. La gestión de archivos de las grandes empresas cuenta con gestores de archivos y salas de archivos a tiempo completo, y el contenido de la gestión es similar al de las pequeñas empresas. Los archivos de personal de las agencias gubernamentales y del partido son manejados por personal dedicado, y el administrador del archivo debe ser un * * * miembro oficial del partido. También hay un archivo dedicado. Los expedientes de los cuadros dirigentes del partido y del gobierno a nivel de subdirector y superiores todavía se guardan en cajas fuertes. Además de los contenidos de gestión de archivos de la empresa mencionados anteriormente, también hay registros detallados, como materiales de revisión política y materiales de promoción.