Tutoría completa sobre preguntas sobre redacción de documentos oficiales.
(A) Información clara.
Cualquier documento oficial se redacta en base a las necesidades reales de la obra. Por lo tanto, antes de escribir, primero debes averiguar el tema de la publicación, es decir, el tema y el propósito de la publicación.
1. ¿Cuál es el contenido central del documento? Por ejemplo, en cuanto a la mejora del trabajo relacionado, la pregunta principal es ¿cuál es la situación actual? Qué problemas, soluciones y asuntos que necesitan ayuda existen; si hay una solicitud, se recomienda solicitar al departamento superior que la atienda o solucione;
2. Según el contenido del documento, ¿qué idioma piensas utilizar? Por ejemplo, al informar sobre el trabajo, si se debe escribir un informe especial o una sesión informativa, si se deben escribir instrucciones, aprobaciones o avisos de naturaleza prescrita en respuesta a problemas reflejados en la comunicación con los subordinados;
3. Aclarar el alcance del envío de archivos y los objetos de lectura. Por ejemplo, informar a los superiores, o promover e presentar la experiencia a las unidades relevantes, ya sea para mostrarla a los líderes y al personal del departamento relevante, o para transmitirla a todo el personal;
4. Aclarar los requisitos específicos del puesto. Por ejemplo, ¿deberíamos pedirle a la otra parte que comprenda, pedirle que responda y dejar que la otra parte lo implemente, o deberíamos referirnos a la implementación, investigación y referencia, y solicitar opiniones?
En definitiva, es necesario estipular claramente el método de publicación del artículo, qué temas explica principalmente y qué propósito se quiere lograr. Sólo cuando estas cuestiones estén claras podremos empezar a redactar.
(2) Recopilar información relevante y realizar investigaciones e investigaciones.
Después de aclarar el propósito y el tema de la publicación, puedes recopilar materiales sobre este tema y realizar algunas investigaciones. Por supuesto, esto también depende de las circunstancias específicas y no todos los documentos oficiales requieren este paso. Por ejemplo, escribir un breve aviso o anuncio generalmente no requiere la recopilación de materiales ni investigación. Una vez que hayas descubierto de qué se trata la publicación, piénsalo un poco antes de empezar a escribirla. Sin embargo, el problema es más complejo y requiere un análisis y un resumen detallados. Por ejemplo, redactar documentos extensos, planes de trabajo, resúmenes de trabajo, redactar reglas y reglamentos e instrucciones de trabajo a menudo requiere recopilar materiales relevantes y realizar más investigaciones e investigaciones.
¿Cómo recolectar materiales y realizar investigaciones para el documento oficial a emitir? Primero, recopile y lea materiales escritos relevantes; segundo, recopile materiales de la vida en la práctica. Por ejemplo, al redactar el plan de trabajo anual del departamento, primero debe consultar el plan de trabajo y el resumen de trabajo del año pasado, consultar planes de trabajo similares de empresas avanzadas y también estudiar la situación que enfrenta el departamento este año y la tarea central de este año. requisitos.
En resumen, la recopilación e investigación de materiales es un proceso de preparación para comprender completamente una gran cantidad de materiales, comprender todos los aspectos del problema y luego dar un salto en la comprensión a través del pensamiento analítico. .
(3) Dibujar un esquema y ordenar la estructura.
Redactar un esquema de escritura a partir de la recopilación de materiales. Un esquema es la esencia del documento que se va a escribir. Describe su marco principal para que tengas un arreglo general para todo el artículo antes de comenzar a escribir oficialmente, y ten un buen plan para que la escritura pueda desarrollarse sin problemas y trata de evitar rendirte a mitad de camino.
Los detalles del esquema se pueden determinar en función de las circunstancias específicas del documento, los hábitos personales y la competencia en redacción. Para un documento breve, puede organizar de forma aproximada la estructura del documento. Qué preguntas deben escribirse primero y luego qué preguntas deben escribirse en secuencia. Esto se divide principalmente en varios niveles de significado. Los documentos largos e importantes a menudo requieren la preparación de un esquema detallado, incluida la división del documento en varias partes, cada parte dividida en varias preguntas, los títulos y puntos clave de varias preguntas, y qué materiales específicos utilizar. El esquema no necesita demasiado texto, ni requiere elaboración de texto. Por supuesto, esto excluye los esquemas que requieren discusión colectiva o se envían a los líderes para su revisión.
Preparar un esquema es un proceso muy importante. Las ideas básicas del documento se pueden modificar mediante discusión colectiva por parte del personal relevante para mejorar el esquema día a día. Los documentos escritos por dos o más personas que trabajan por separado requieren más investigación y más esquemas para evitar duplicaciones, inconexiones o contradicciones.
(4) Redactar y escribir el texto
Una vez organizada la estructura, es necesario explicar claramente en el orden indicado en los requisitos, ceñirse al tema y escribir el texto de forma planificada. Presta atención a dos puntos al escribir:
1. El punto de vista debe ser claro y los materiales utilizados deben ser adecuados. En otras palabras, debemos usar nuestros pensamientos para dirigir los materiales y dejar que los materiales sirvan a nuestros pensamientos. El uso de materiales debe ser capaz de ilustrar el problema y lograr la unidad de materiales y puntos de vista. Al escribir, se debe prestar atención a opiniones claras y el lenguaje no debe ser vago, ambiguo, ambiguo o engañoso. Si el punto de vista no es claro, es imposible entenderlo. Algunos documentos solo hablan de opiniones sin materiales reales, lo que hará que la gente se sienta abstracta, vacía, infundada y poco convincente. Sin embargo, simplemente enumerar los materiales sin un punto de vista claro no dejará claro qué temas se están explicando y la intención de publicar documentos, especialmente la introducción de informes de situación e informes de trabajo.
2. Sea conciso y claro. El documento oficial a redactar no sólo debe ahorrar palabras, acortar la extensión y ser lo más conciso y fluido posible, sino también prestar atención a la claridad de los temas a explicar.
(5) Verifique repetidamente y revise cuidadosamente.
Una vez escrito el primer borrador, hay que revisarlo cuidadosamente. Escribir artículos requiere esfuerzo. Desde la antigüedad, los buenos artículos tienen que ser revisados repetidamente, y lo mismo ocurre con los documentos, especialmente los documentos importantes, que a menudo requieren varias revisiones antes de poder ser aprobados. En este proceso, debemos prestar atención a la modificación del tema. Compruebe si el tema es claro, si la discusión del tema está enfocada y si la exploración del tema es profunda. El segundo se refiere a la revisión de opiniones. Al revisar un documento oficial, se debe considerar si el punto de vista es correcto y si hay algún problema con la expresión. El tercero tiene que ver con la modificación material. Los materiales son la base de la documentación.
Si tiene un punto de vista válido, debe expresarlo a través de materiales adecuados. El cuarto se refiere a modificaciones estructurales. Modificar la estructura del documento, incluida la modificación de la estructura general del documento para hacer que el texto completo sea más riguroso. El quinto trata sobre el refinamiento del lenguaje. El objetivo principal es corregir frases ilógicas, palabras irregulares y signos de puntuación.
El trabajo de revisión debe realizarse con cuidado, con suficiente paciencia y espíritu de excelencia.
A continuación se presenta la redacción de varios documentos oficiales comunes.
(1) Solicitud de instrucciones
Una solicitud de instrucciones es un lote de documentos oficiales en los que los subordinados solicitan decisiones, instrucciones o aprobaciones a sus superiores.
Las solicitudes de instrucciones tienen varias características:
La primera es la pertinencia. Sólo se pueden utilizar para " pide instrucciones". Solicitar instrucciones, decisiones o respuestas y aprobaciones de los superiores. Por tanto, "pedir instrucciones" es muy específico. En segundo lugar, es el tamaño del lote. Las solicitudes de instrucciones son específicas y los líderes superiores deben dar una respuesta clara de "aprobación" a las instrucciones informadas, independientemente de si están de acuerdo o en desacuerdo. El tercero es la singularidad. Cuando solicite instrucciones, generalmente escriba solo a un destinatario. Incluso si necesita enviarlas a otros líderes al mismo tiempo, solo puede enviar una copia. El cuarto es la puntualidad. Una solicitud de instrucciones es un documento que se utiliza para obtener instrucciones y aprobación de una unidad superior sobre la situación actual y los problemas en el trabajo de la unidad. Si se puede emitir a tiempo, el problema se resolverá a tiempo.
Clasificación de las solicitudes de instrucciones
Según su diferente contenido y naturaleza, las solicitudes de instrucciones se pueden dividir en los siguientes tres tipos: En primer lugar, solicitudes indicativas. El segundo es buscar reconocimiento. El tercero es pedir aprobación.
La estructura, contenido y forma de redacción de la solicitud de instrucciones
La solicitud de instrucciones consta de tres partes: cabeza, cuerpo y cola. El formato, contenido y forma de redacción de cada parte son los siguientes:
1. Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de entrega.
(1) Título. Generalmente hay dos formas de escribir el título de una solicitud de instrucciones: una es el nombre de la agencia emisora, los motivos y la composición del idioma. Como la solicitud del grupo * * * de instrucciones sobre * * * * * * *, el otro se compone de cosas y lenguaje, como "solicitud de instrucciones sobre * * * * * * * * *".
2. La estructura del texto principal generalmente consta de inicio, cuerpo principal y conclusión.
(1). Explicar principalmente los motivos por los que se solicitan instrucciones.
(2)Tema. Describe principalmente los asuntos solicitados para instrucciones y son los requisitos específicos para la autoridad superior. Esta parte debe enumerarse por separado y solo se debe solicitar una cosa.
(3) Conclusión. En otro párrafo, los modismos son "Si no, por favor dame aprobación", "Si no, por favor responde", "Si se aprueban las instrucciones anteriores", "Si no hay nada malo en las instrucciones anteriores, reenvíalas a varios departamentos para su ejecución".
3. La cola, su estructura principal es la firma y el tiempo de escritura.
Cuestiones a las que se debe prestar atención al solicitar instrucciones: 1. El principio de un artículo, una materia. En tercer lugar, los materiales deben ser veraces y no inventar la situación en aras de la aprobación del liderazgo. En tercer lugar, las razones son suficientes y las explicaciones claras. Cuarto, el tono debe ser tranquilo y sincero para atraer la atención de los superiores.
(2) Responder
1. Responder es adecuado para responder a solicitudes de agencias de nivel inferior. Si una agencia de nivel inferior encuentra un asunto que la unidad no tiene autoridad, poder o capacidad para resolver y necesita pedir instrucciones a la agencia de nivel superior, la agencia de nivel superior responderá a las instrucciones en el idioma de " aprobación." El contenido de la respuesta es principalmente dar una explicación clara de los asuntos solicitados, o estar de acuerdo, en desacuerdo o parcialmente de acuerdo, y en ocasiones modificar y complementar los asuntos solicitados.
2.Existe una diferencia entre respuesta y contestación. En primer lugar, las direcciones de escritura son diferentes; en segundo lugar, la importancia es diferente.
3. La estructura de una respuesta suele incluir título, organización de envío, cuerpo y firma.
(1) Título. El título de la respuesta se presenta de muchas formas: en primer lugar, consta del nombre de la agencia emisora, el asunto de la respuesta, el objeto escrito y el tipo de idioma, por ejemplo, la respuesta del Ministerio de Asuntos Civiles sobre la cancelación del condado de Dunhuang; en la provincia de Gansu y el establecimiento de la ciudad de Dunhuang. Una categoría consiste en el nombre, el motivo y el idioma de la autoridad emisora, como la aprobación por parte del Consejo de Estado de la decisión de unirse al Tratado de Cooperación en materia de Patentes. El tercero se compone de razones y lenguaje; como la respuesta al plan de construcción del mercado de recursos humanos de Jiuquan. El cuarto tipo consta del nombre de la autoridad emisora más el título original y el idioma.
(2) Principalmente entregado a la agencia. El principal organismo emisor de la aprobación se refiere al organismo emisor de la solicitud correspondiente a la aprobación. Si se autoriza la respuesta, la agencia remitente será la agencia de nivel inferior autorizada para emitir e implementar reglamentos y normas administrativas.
(3)Texto. El texto fue aprobado. El cuerpo principal tiene un contenido relativamente específico y una estructura jerárquica relativamente fija. Excepto que la respuesta de autorización está escrita de manera diferente a la respuesta general, la estructura de otras respuestas generalmente consta de tres partes: introducción, tema y conclusión. Comience explicando el motivo de la respuesta citando la correspondencia. Primero, identifique la agencia subordinada que respondió e indique la fecha, título y número de documento de la comunicación para explicar el fundamento de la respuesta. tema. Explica principalmente los asuntos de aprobación. Se debe dar una respuesta afirmativa (o negativa) clara o una explicación específica al contenido de la "solicitud de instrucciones" basada en las directrices, políticas, leyes, regulaciones y condiciones reales del país y, en general, no se llevará a cabo ninguna discusión. También hubo respuestas que resumieron las esperanzas y los requisitos detrás de los asuntos de aprobación, enfatizando aún más el impulso de la respuesta.
(3) Conclusión. Generalmente utilice modismos como "esta respuesta" y "esta respuesta".
(4) Firma. Generalmente incluye firma y tiempo de escritura. Firmar y escribir el nombre de la agencia y unidad que lo aprueba, y sellarla con el sello oficial, anotar por escrito el año, mes y día.
4. Cosas a tener en cuenta al revisar y aprobar: primero, debe tener una actitud clara; segundo, debe ser integral y minucioso; tercero, debe ser rápido y oportuno;
(3) Informe
Un informe es un documento descriptivo ascendente utilizado por los subordinados para informar del trabajo, reflejar situaciones, exponer opiniones o sugerencias y responder consultas a los superiores.
"Reportaje" es un estilo narrativo. Al escribir, debes utilizar materiales reales como contenido principal y narrativa general como expresión principal. "Informe" es una palabra cada vez más utilizada en los documentos administrativos. El propósito de escribir un "informe" es permitir que los superiores comprendan la situación de su propia unidad, comprendan su estado laboral y sus requisitos, de modo que los líderes superiores puedan brindar apoyo oportuno y proporcionar una base para que las autoridades superiores manejen los problemas, organicen el trabajo, o tomar ciertas decisiones. “Captar una idea” es el propósito de producir y distribuir informes. Por lo tanto, el contenido del informe debe anteponer los hechos, reflejar objetivamente la situación específica, no utilizar discusiones y explicaciones excesivas, centrarse en el resumen, utilizar un tono amable y modesto y no utilizar lenguaje obligatorio.
Características de los informes:
1. El objetivo del informe es informar de trabajos, situaciones, sugerencias, respuestas, etc. Reportar a superiores. No pide directamente al departamento superior que responda las preguntas del informe, por lo que no acepta instrucciones. Ésta es una de las diferencias importantes entre este y la solicitud de instrucciones.
En segundo lugar, los informes generalmente no proporcionan sugerencias ni opiniones. Si las sugerencias u opiniones expresadas en el informe realmente necesitan implementarse en un determinado campo o departamento, se puede recomendar que la autoridad superior las apruebe y luego las presente a los departamentos correspondientes para su implementación. Una vez aprobado el informe, se emitirá como anexo al documento de aprobación, y su autoridad depende o está adscrita a la autoridad aprobadora.
En tercer lugar, el contenido del informe no requiere “un artículo, una cosa” como “solicitud de instrucciones”. Puede informar de forma exhaustiva varias cosas en un documento oficial, con una estructura jerárquica compleja.
En cuarto lugar, los subordinados utilizan ampliamente los informes para enviar información a los superiores y son una forma importante de comunicación entre superiores y subordinados. Informar el trabajo, reflejar los problemas y hacer sugerencias a los superiores de manera oportuna también es un sistema de trabajo que las agencias de nivel inferior deben implementar.
Tipo de informe
Los tipos y contenidos de los informes incluyen principalmente: informes reportables, informes de respuesta, informes reportables e informes de trabajo diarios.
Redacción:
La estructura de un informe generalmente consta de título, destinatario, cuerpo, firma y hora de redacción. A continuación se muestran algunas formas de redactar un informe.
1. Informes reportables
Los informes reportables son principalmente informes para que los subordinados informen sobre su trabajo y reflejen la situación a sus superiores. Generalmente se dividen en dos categorías:
(1 ) informe completo. Este tipo de informe es un informe escrito por la unidad al superior sobre la situación general del desarrollo del trabajo hasta una determinada etapa. El contenido generalmente incluye avances laborales, logros o problemas, experiencias o lecciones aprendidas y opiniones o sugerencias para trabajos futuros. Este tipo de informe es completo, resumido y conciso.
(2) Informe especial. Este tipo de informe es un informe escrito a un superior sobre un determinado problema en un determinado trabajo.
2. Informe de respuesta
Este tipo de informe se redacta en respuesta a preguntas o determinados requisitos planteados por los superiores o la dirección. Este tipo de informes requiere responder a todo lo que se pregunta y no involucra temas o situaciones distintas a las preguntas formuladas.
3. Informe de presentación de informes
Un informe reportable es un tipo de informe que los subordinados utilizan principalmente para informar documentos y objetos a los superiores. Generalmente, se deben usar una o dos oraciones para describir la base o el propósito de presentar el documento u objeto y los asuntos relacionados con el documento y el objeto.
4. Informes de trabajo diarios
Los informes de trabajo de rutina son informes que los subordinados escriben a sus superiores a intervalos regulares debido a necesidades laborales. Por ejemplo, informes financieros, informes de gastos, etc.
(4) Redacción de avisos
Los avisos son el idioma más utilizado en los documentos oficiales, y suelen pertenecer al siguiente texto. Es adecuado para aprobar y remitir documentos oficiales de agencias de nivel inferior, remitir documentos oficiales de agencias de nivel superior y agencias no afiliadas a agencias de nivel superior que emiten regulaciones y comunicar asuntos que las agencias de nivel inferior deben manejar y las unidades relevantes; necesidad de conocer o implementar conjuntamente; y el nombramiento, remoción y utilización de cuadros.
(a) Tipos de notificaciones
Según sus funciones, las notificaciones se pueden dividir en las siguientes categorías:
1. Publicación de notificaciones
( 1) Los departamentos de nivel superior utilizan los avisos de aprobación de agencias de nivel inferior, como informes, opiniones, etc., para aprobar la ejecución de los departamentos de nivel inferior relevantes. Por ejemplo, el "Aviso del Gobierno Popular Municipal sobre la aprobación y transmisión de las opiniones del Grupo Dirigente de Vivienda Municipal para la solución de los problemas de vivienda de los hogares pobres" y el "Aviso del Consejo Estatal sobre la aprobación y transmisión del informe de la Administración Nacional de Tierras sobre Algunos gobiernos locales se exceden en su autoridad para otorgar tierras".
(2) Para remitir notificaciones a agencias de nivel superior y aquellas que no pertenecen a agencias de nivel superior, la agencia deberá notificar a las unidades pertinentes de nivel inferior para implementarlas. Por ejemplo: "La Oficina General del XX Gobierno Popular Provincial remitió el aviso de la Oficina General del Consejo de Estado sobre la prohibición de fumar, beber y otras cuestiones en las recepciones"; el Ministerio de Construcción remitió a la Oficina Nacional de Precios y al Ministerio; Ministerio de Finanzas sobre la emisión de elementos de tasas administrativas y normas para el sistema de construcción de gestión centralizada notificar.
(3) Emitir anuncios y publicar diversos reglamentos y demás materias formuladas por este organismo, produciendo efectos administrativos directos. Por ejemplo: el aviso de la Dirección General del Consejo de Estado sobre la emisión de las “Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos Nacionales”.
Las actas de la reunión reflejan de manera integral el espíritu de la reunión al registrar la situación básica, los resultados y los asuntos acordados de la reunión, de modo que los participantes puedan tener un entendimiento unificado y transmitir las bases para que la organización lo lleve a cabo. Trabajo integral y verdadero después de la reunión. Al mismo tiempo, las "actas de reuniones" se pueden redactar en múltiples direcciones y tienen las funciones de informar, emitir y comunicar a unidades del mismo nivel.
Cómo redactar actas de reuniones
Las actas de reuniones generalmente constan de tres partes: cabeza, cuerpo y cola. Los requisitos de redacción de cada parte son los siguientes:
Primera parte. El contenido principal de esta sección es el título. Algunas actas de reuniones incluyen el tiempo y otros asuntos al inicio. El título del acta de la reunión suele consistir en el nombre de la reunión y el idioma. Por ejemplo, * * * * * actas de reuniones de la * * * * unidad.
Texto. La estructura del texto de las actas de las reuniones consta de un prefacio y un cuerpo principal.
1. Primero, brinde una descripción general del nombre, hora, ubicación, anfitrión, agenda principal, participantes, formato de la reunión, resultados principales, etc. de la reunión.
2. Es el contenido principal de los secretos de la reunión y registra principalmente la situación y los resultados de la reunión. Al escribir, debe centrarse en el tema central y expresar con precisión el espíritu básico de la reunión, especialmente las decisiones y resoluciones formuladas en la misma. Los temas controvertidos y las diferentes opiniones deben reflejarse con sinceridad en la reunión.
Cola. Incluya firma y hora de escritura.
(7) Redacción de cartas
1. Título
El título de una carta generalmente consta de tres partes: la autoridad emisora, el motivo y el idioma. . La autoridad emisora generalmente puede omitirlo en función de circunstancias específicas. El idioma de envío de una carta, ya sea una carta de contacto o una solicitud de aprobación, se puede escribir como "carta", pero algunas personas también escriben las palabras "carta oficial". Las cartas de respuesta deben estar marcadas como "Responder" en todos los idiomas.
2. Órganos principales
Escriba el nombre completo o abreviatura estandarizada del órgano en letras mayúsculas, seguido de dos puntos. La principal agencia remitente para la aprobación es la unidad que emitió la carta.
3. Texto
Al inicio del mes se deberá indicar brevemente al inicio el motivo o propósito del envío de la carta; deberá indicarse al principio de la respuesta.
Los principales asuntos de negociación, consulta, notificación y aprobación deben quedar claramente establecidos en la carta enviada por la entidad; la respuesta debe dar respuesta específica y clara al contenido de la misma. Ya sea una carta o una respuesta, el contenido del tema debe ser claro, enfocado y único, de modo que se conserve una letra y una cosa.
La carta final suele terminar con "Esta carta es un primer plano" y "Por favor responda" las respuestas suelen terminar con "Esta respuesta" y "Esta respuesta". La posdata debe redactarse de acuerdo con el contenido y los requisitos.
Firma y estampa el sello oficial en la parte inferior derecha del texto de la firma. Además de una carta, el texto también requiere un lenguaje apropiado. El lenguaje debe dominarse de acuerdo con el contenido y la dirección de la escritura, y ser coherente con la identidad, para poder utilizar un lenguaje más elegante, entusiasta, sincero, pragmático y directo. , y propicio para el trabajo.
Márgenes de las páginas de documentos oficiales: el margen blanco del papel de documento oficial es de 37 mm 1 mm, y el margen blanco inferior es de 35 mm 1 mm; el margen blanco izquierdo del papel de documento oficial es de 28 mm 1 mm, y el margen blanco derecho es de 37 mm 1 mm. 26 mm 1 mm.