¿Cuáles son los sistemas para la gestión de archivos corporativos?
¿Cuáles son los sistemas para la gestión de archivos corporativos?
1. Establecer y mejorar diversas normas y reglamentos es una garantía importante para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos.
La gestión de archivos es una de las tareas básicas de varios negocios de una empresa. La gestión de archivos y la gestión comercial son inseparables. La aparición de cualquier negocio inevitablemente formará documentos originales, materiales, libros de contabilidad, comprobantes y otra información. , lo que significa que debe conservarse de cierta manera. Además, cualquier actividad comercial debe seguir ciertas pautas, políticas y principios, y ciertas pautas, políticas y principios se forman a partir de materiales de archivo. Por tanto, la gestión de archivos y la gestión empresarial son inseparables. Al mismo tiempo, los archivos también son una forma importante de comprender la historia de desarrollo de nuestro banco y comprender el proceso de desarrollo de la empresa. Por lo tanto, es importante fortalecer la gestión de diversos datos de archivo y garantizar la integridad, autenticidad, credibilidad y confidencialidad del contenido de los archivos.
Con el desarrollo de diversos sistemas de gestión y negocios de las empresas, la gestión de archivos también necesita actualizar sus reglas y regulaciones que están desactualizadas y no pueden satisfacer las necesidades del desarrollo empresarial. Por lo tanto, debe basarse oportunamente en el. situación actual de la gestión de archivos en relación con las "Responsabilidades laborales de los archiveros", el "Código de trabajo de los archiveros", el "Sistema de custodia de archivos", el "Sistema de confidencialidad de archivos", el "Sistema de evaluación y destrucción de archivos", el "Sistema de préstamo y utilización de archivos". "Sistema de Gestión de Almacenes" y otros Se reorganizó y mejoró el sistema. Al clasificar mejor los sistemas de gestión relevantes, el sistema de gestión de archivos puede hacerse más completo y sólido, y el trabajo de gestión de archivos del sistema puede avanzar aún más hacia la estandarización y la estandarización.
2. Fortalecer la construcción de "hardware" y mejorar las instalaciones de archivos son bases importantes para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos.
Para realizar un buen trabajo en el trabajo archivístico es necesario disponer de determinadas instalaciones que lo garanticen. Debe haber almacenes, salas de lectura y oficinas de archivero adecuados. De acuerdo con la normativa pertinente, el almacén, la sala de lectura y la oficina deben estar separados en tres partes y equipados con computadoras, termómetros y otros equipos y equipados con equipos de prevención; robo, fuego, humedad y humedad Las instalaciones necesarias para nueve protecciones, incluida la protección contra el polvo, la protección contra insectos, la protección contra roedores, la protección contra altas temperaturas, la protección contra la luz y la protección contra gases nocivos, crean buenas condiciones para los archivos.
Actualmente, con la aceleración del desarrollo empresarial, la cantidad de diversos tipos de archivos también está aumentando a un ritmo acelerado. En comparación, la velocidad de construcción del hardware de archivos y la velocidad del desarrollo empresarial no son muy consistentes hasta cierto punto. Este desajuste se refleja particularmente en las oficinas de base. En los últimos años, el almacén de archivos se ha visto cada vez más sobrecargado por el creciente número de archivos nuevos cada año. Para resolver este problema, por un lado, debemos acelerar la construcción de hardware y promover activamente el nuevo modelo de gestión centralizada; por otro, también debemos hacer un buen trabajo en la identificación y destrucción de archivos caducados; Analice el contenido, la integridad, el valor de utilización y otros aspectos de los archivos que han excedido el período de retención, realice trabajos de evaluación de acuerdo con las regulaciones y elimine los archivos sin valor de conservación y utilización para destruirlos y liberar más espacio de almacenamiento.
3. Adherirse a la combinación de trabajo de archivos y desarrollo empresarial es el núcleo de la gestión de archivos.
La recopilación, clasificación, almacenamiento y utilización de archivos sirven al negocio de la empresa. Por lo tanto, lo más importante en la gestión de archivos es llevar a cabo activamente el uso de los archivos y hacer todo lo posible para mejorar el servicio. calidad, y compilar diversas herramientas de búsqueda, utilizando nuevas tecnologías y métodos de trabajo avanzados para satisfacer las necesidades archivísticas del trabajo empresarial.
Con el continuo desarrollo de la empresa, el número de expedientes actuales también está aumentando. La enorme cantidad trae muchas dificultades para el almacenamiento y utilización, al mismo tiempo, los documentos y archivos de nuestro banco actualmente utilizan medios electrónicos; expedientes y expedientes en papel. El sistema de doble vía con coexistencia de expedientes de calidad exige una carga de trabajo muy elevada. El fortalecimiento de la gestión moderna de archivos puede resolver eficazmente estos problemas en la gestión de archivos. El trabajo de organizar archivos es tedioso, implica mucho trabajo repetitivo y requiere mucha mano de obra. El uso de computadoras y otros medios modernos para organizar archivos puede lograr el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. En el trabajo real, se deben utilizar tanto como sea posible métodos de gestión modernos, como las computadoras, y las operaciones manuales se deben reducir tanto como sea posible para mejorar la eficiencia del trabajo y satisfacer mejor las necesidades de desarrollo de CCB.