Cómo gestionar los archivos de la empresa
Sistema de Gestión Documental de Empresa
1.
Con el fin de estandarizar la clasificación, numeración, redacción, aprobación, impresión, envío y recepción y archivo de los documentos de empresa. documentos, está especialmente formulado. Este sistema es aplicable a la gestión de documentos de Zhenglong Property Co., Ltd. y sus centros de gestión subordinados.
2. Responsabilidades
2.1 El director general es responsable de la aprobación de todos los documentos externos de la empresa.
2.2 El responsable del centro directivo es el responsable de gestionar la aprobación de los documentos del centro. El Departamento de Gestión de Propiedades es responsable de la impresión de documentos en el centro de gestión y la gestión de números de documentos.
2.3 El jefe de departamento es responsable de la preparación y revisión de los documentos del departamento, la aprobación de los documentos internos del departamento y entrega periódicamente los documentos procesados al departamento administrativo y de personal.
2.4 El departamento administrativo y de recursos humanos es responsable de la revisión de los formatos, números y contenidos de los archivos de la empresa, así como de la gestión de la impresión y el archivo.
3. Tipos de documentos
3.1 y superiores: solicitud de instrucciones, informe, plan, resumen
3.2 y siguientes: texto de aprobación, decisión, notificación; anuncio, aviso, Sistemas y reglamentos;
3.3 Textos paralelos: cartas, actas de reuniones.
4. Formatos de archivo
4.1 Un documento se publica utilizando una de las categorías de archivos anteriores.
4.2 El nivel de confidencialidad y la urgencia se utilizan para determinar el método de envío y la velocidad de procesamiento de los documentos oficiales, y están marcados uniformemente en la esquina superior izquierda del documento oficial.
4.3 Unidad receptora. Se refiere a la unidad utilizada para atender o responder preguntas y asuntos relevantes en documentos oficiales.
4.4 Texto. es la parte principal del archivo. El propósito y fundamento para publicar el artículo, de qué hablar, qué problemas resolver, métodos y requisitos, etc., deben quedar claramente expresados en el texto:
4.5 El título debe estar en negrita tamaño 2 o 3 y colocado en el centro;
4.6 El texto principal debe estar en fuente No. 4 o Canción No. 4, consistente con la unidad de envío principal. Hay dos palabras al principio de cada párrafo; divida los párrafos de manera razonable, use los signos de puntuación correctamente y el interlineado sea 1,5 veces. El principio es ser claro y hermoso. Generalmente se refiere a los materiales explicativos complementarios enviados con el texto principal: si el documento tiene anexos, las palabras "Anexo: No se requiere indicación;
4.8 Firma. Se refiere al nombre completo o abreviatura estandarizada de la unidad emisora. Si se envía a nombre del gerente general, se debe firmar el nombre de la persona a cargo (cargo primero): La firma generalmente se coloca en la esquina inferior derecha del texto/(o marca de archivo adjunto), que está relacionada con el posición nombrada en la carta; si el texto ocupa toda la página, la firma debe colocarse en otra página en blanco, agregar una línea de texto "(Esta página no tiene texto)"; texto.
4.9 Fecha:
4.9.1 Generalmente se debe escribir la fecha de publicación
4.9.2 La fecha de adopción del sistema o documento aprobado en; la reunión debe realizarse por escrito;
4.9.3 Escribir la fecha de emisión de los documentos importantes
5.1 Según la categoría del documento; , fecha de emisión, unidad de emisión y orden de emisión. Los documentos están numerados de manera uniforme; consulte el archivo adjunto para conocer las reglas de numeración de documentos específicas.
5.2 El número de expediente de la empresa lo gestiona el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, y el número de expediente del centro de gestión lo gestiona el Departamento de Propiedad.
5.3 El departamento emisor debe registrarse con los departamentos mencionados anteriormente para recibir el número de documento antes de emitir el documento.
Uso de la impresión
6.1 El sello es una señal de que la unidad emisora es responsable del documento y una señal de que el documento tiene efectos legales. Los documentos externos o los documentos internos importantes deben llevar el sello oficial.
6.2 Una vez impreso y revisado el documento, la persona que gestiona el sello lo imprimirá y registrará.
6.3 El sello deberá estamparse entre la fecha de la firma y la fecha del año; es decir, la posición de "multiplicar el año para cubrir la luna".
7. Gestión de datos
7.1 Incluyendo una serie de tareas como redacción, revisión, emisión, sellado, distribución, archivo y organización:
7.2 Formal Los documentos deben imprimirse tanto como sea posible y hacer que el autor los revise y revise cuidadosamente.
Lanzamiento 7.3. El emisor es totalmente responsable de los documentos emitidos y debe leer atentamente el manuscrito con espíritu responsable y escribir comentarios de manera realista.
Acepta publicar, marca "Acepto publicar" y sigue los procedimientos normales, si no estás de acuerdo, escribe opiniones específicas y devuélvelas al autor para que las reescriba;
7.4 El administrador del sello de impresión debe imprimir de acuerdo con las regulaciones; y hacer un buen registro. Para documentos importantes de más de una página, también se requiere un sello de encuadernación.
Asignación 7,5. El departamento de emisión de documentos deberá completar el "Formulario de Registro de Distribución de Documentos" y completar el registro de emisión y recepción de documentos. Si necesita responder a un documento, también debe completar el formulario de procesamiento de documentos, colocarlo delante del documento y enviarlo a la persona o departamento correspondiente para su procesamiento.
7.6 Recibos. El personal de gestión de documentos (generalmente personal relevante del departamento de personal administrativo o del departamento de propiedad del centro de gestión) registrará los documentos recibidos en el formulario de registro de recepción de documentos, que incluye: número de serie, fecha de recepción del documento, unidad de envío, título del documento, número de documento. y fecha de emisión, número de copias, estado de manipulación, observaciones, etc.
7.7 Circulación. El trabajo de traslado es generalmente responsabilidad del departamento de personal administrativo o del departamento de propiedad del centro directivo. Después de la lectura, el lector deberá firmar con su nombre y fecha.
Ahorrar en 7.8. Una vez procesados los documentos, serán conservados por el personal del departamento de procesamiento final.
7.9 Archivado. Cada departamento reporta periódicamente los documentos procesados por su departamento al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos, quien los organiza y archiva.
8. Documentos relacionados
8.1 Reglas de codificación de símbolos
8.2 "Formulario de registro de uso de número de documento"
8.3 Formulario de registro de posición extranjera
8.4 "Formulario de registro de posición interna"
8.5 "Formulario de registro de recibo"
8.6 Formulario de procesamiento de documentos
8.7 Placa delgada redonda
p>8.8 Imprimir formulario de registro
8.9 Formato de publicación externa
8.10 Formato de publicación interna
8.11 Formato de resumen del informe
8.12 Formato de Acta de Reunión
8.13 Formato de Acta de Reunión
9 Revisión e Implementación
9.1 Estas regulaciones son implementadas por todos los departamentos de la empresa y supervisadas por el Departamento Administrativo y Departamento de Recursos Humanos.
9.2 La empresa tiene derecho a modificar los presentes términos.
9.3 El presente reglamento entrará en vigor el 1 de mayo de 2004.