¿Se puede utilizar el sello oficial? Si se saca, ¿cómo se debe controlar?
"¿Qué documento lleva el sello hoy?" "¿Quién utilizó el sello?" "¿El procedimiento de sellado de este contrato cumple con las regulaciones?" ?" ¿Dónde está ahora el sello del contrato? ¿Quién es el responsable?”…
Estas son las cuestiones sobre el sello que preocupan a la mayoría de los directivos de las empresas, pero también son las más difíciles de responder.
No sé qué pasó con el sello cuando estaba en un viaje de negocios, no estaba en la empresa ni en la sucursal, ¡y no le pregunté al responsable!
El sello está relacionado con las relaciones comerciales y la reputación de la empresa. Ante la gestión de los precintos y el seguimiento del estado de uso, los responsables de las empresas siempre están preocupados.
En particular, las instituciones financieras como los valores, los bancos y las empresas cotizadas tienen normas estrictas sobre la gestión y el uso de sellos. Si hay operaciones que no cumplen con los requisitos, es posible que no solo enfrenten disputas legales, sino que también la Comisión Reguladora de Valores de China pueda ordenarles que emitan un aviso de rectificación y enfrenten enormes multas.
Contract Lock puede brindarle un servicio de monitoreo de sellado las 24 horas, los 7 días de la semana, marcado inteligente de cambios anormales y recordatorios automáticos de alerta temprana.
Ahora, incluso si el sello no está disponible, cualquier cambio de permiso, transferencia de permiso, producción de nuevo sello y uso del sello se puede notificar en cualquier momento donde quiera que vaya el sello, y se puede monitorear en tiempo real. , y los cambios anormales se pueden descubrir inmediatamente.
¿Cómo puede ayudarle el bloqueo de contrato a supervisar el sellado las 24 horas del día?
1. Crear un sistema de gestión de sellos de proceso para garantizar que los sellos sean controlables.
Solía haber un sistema de gestión de sellos, pero había muchos factores que interferían en la gestión fuera de línea y el uso de sellos físicos, lo que dificultaba su implementación de acuerdo con las regulaciones. A menudo se producen comportamientos como sellado no aprobado, sellado en blanco, sellado aleatorio y grabado privado.
En el sistema de uso y gestión de sellos creado por Contract Lock para ayudar a las organizaciones, existe un estricto sistema de autoridad y aprobación de procesos, que permite a las organizaciones asignar autoridad de uso y gestión de sellos de acuerdo con el sistema de gestión de sellos y personalizar el negocio. procesos de impresión y garantizar que los sellos no se puedan tocar ni utilizar sin autorización, de modo que todas las operaciones de sellado cumplan con los requisitos del sistema y estén bajo control.
2. Generar automáticamente registros detallados y seguimientos de operaciones, que se pueden auditar y visualizar en cualquier momento.
"Mantener registros de sellos" es uno de los requisitos más básicos para la gestión de sellos, pero los registros en papel se alteran fácilmente y es posible que falte la firma del aprobador, que no está lo suficientemente estandarizada.
Ahora Contract Lock puede ayudarlo a generar automáticamente registros para todas las operaciones relacionadas con el sello. Los cambios y el uso del sello se pueden resumir automáticamente y puede comprenderlos abriendo su teléfono móvil. El registro de información no solo está completo y no puede ser manipulado, sino que también es más conveniente leerlo en un teléfono móvil y supervisar el sello de manera más conveniente.
3. Alerta temprana y recordatorio automático de anomalías en el sello, respuesta y procesamiento oportunos.
Muchos eventos de riesgo relacionados con los sellos se deben principalmente a que no se detectan anormalidades a tiempo ni se interviene para solucionarlas a tiempo. Si la información no se obtiene a tiempo y no hay recordatorio, es difícil detectar situaciones anormales a tiempo.
Para satisfacer las necesidades de supervisión de los gerentes en cualquier momento y en cualquier lugar, Contract Lock ha lanzado un servicio de recordatorio y alerta temprana de anomalías en los sellos. Puede establecer condiciones de alerta temprana y controladores de acuerdo con los requisitos de gestión de sellos. Si se activa una alerta temprana durante la gestión y uso de sellos, el sistema identificará y marcará automáticamente la urgencia de la alerta, y notificará al responsable para que revise los detalles detallados a través de SMS, correo electrónico, mensajes del sistema, etc. y manejarlo rápidamente.
4. Notificación en tiempo real de la dinámica del sello, para que pueda conocer el sello de inmediato.
En el pasado, la dirección era pasiva al querer conocer la información del sello y tenía que preguntarla y comprobarla ellos mismos para conocer el estado más reciente del sello. Siempre hay una diferencia horaria.
Ahora, Contract Lock puede brindarle un servicio de "notificación en tiempo real" para la dinámica del sello. Puede crear un nuevo sello, cambiar la información del sello, cambiar permisos, usar sellos, ver archivos o activar el sello. excepciones según sus necesidades En caso de alerta temprana, se enviará un mensaje de texto al administrador del sello o persona jurídica a la mayor brevedad posible.
Mientras se utilice el sello, se cambie la información o haya una advertencia de cambio, los gerentes pueden recibir recordatorios por mensaje de texto en cualquier momento y monitorear la dinámica del sello en tiempo real sin perder información importante.
Implementar el sistema de gestión de sellos, registrar el estado del sello, proporcionar retroalimentación sobre el estado del sello y descubrir anomalías en la gestión y el uso de los sellos. Todo en uno garantiza plenamente el cumplimiento y la seguridad de los sellos de instituciones medianas y grandes, y satisface las necesidades de los líderes en cuanto a monitoreo de sellos las 24 horas. Pueden realizar un seguimiento de la dinámica de los sellos en tiempo real cuando están en viajes de negocios, no en el exterior. empresa, o no en sucursales.