¿Qué es la digitalización de archivos?
El proceso específico de digitalización de archivos: realizar una gestión automatizada del ciclo de vida completo desde la recopilación, escaneo e ingreso de archivos, clasificación, archivo, utilización, estadísticas, compilación, investigación, identificación y otros procesos.
1. Recolección de archivos: De acuerdo con las reglas de formación de archivos, recibir, recolectar y recolectar materiales dispersos de varias unidades de negocio.
2. Organización de archivos: Según las diferentes necesidades, los archivos recopilados se clasifican en un sistema ordenado y se procesan de forma estandarizada.
3. Escaneo e ingreso: clasifique archivos valiosos e introdúzcalos en el sistema para archivarlos. Utilice el sistema de administración de archivos Huibotong para almacenar archivos en categorías.
4. Archivo y almacenamiento: De acuerdo con los requisitos de clasificación de archivos nacionales, se establece y archiva una clasificación estándar de archivos.
5. Utilización de archivos: a través de los procedimientos de préstamo del sistema de gestión de archivos Huibotong, los datos del archivo pueden proporcionar directamente servicios de utilización de archivos para varias empresas y unidades.
6. Estadísticas de archivos: utilizando la tecnología y los métodos estadísticos de Huibotong para describir y analizar diversos fenómenos, estados y tendencias del trabajo de archivos en forma de tablas y figuras, podemos comprender y comprender la situación general del trabajo de archivos. .
7. Valoración de archivos: Utilice el sistema para identificar el valor real, el valor histórico y la antigüedad de los documentos de archivo, y determinar las condiciones de conservación y destrucción.
8. Destrucción de archivos: Según archivos de diferentes antigüedades y archivos que no tienen valor de conservación, exporte el directorio en el sistema y elimine o destruya los archivos correspondientes.
Al utilizar el sistema de administración de archivos Huibotong, un software de administración de archivos profesional, las funciones de Huibotong cubren la recopilación de archivos, la descripción de archivos, la consulta de archivos, el préstamo de archivos, la utilización de archivos, las estadísticas de archivos, la identificación de archivos y el ciclo de vida completo. gestión, adecuado para varios tipos de gestión de archivos, gestión de información de recursos humanos, gestión de licencias, gestión de información de clientes, gestión de información de documentos, etc., y también es adecuado para aplicaciones de oficina automatizadas. Básicamente, una pieza de software puede satisfacer las necesidades de oficina de diferentes miembros del personal de una empresa.