Introducción a la clasificación de directorios de archivos

En los archivos (salas) de China, los catálogos manuales siguen siendo el método principal. Los catálogos de uso común incluyen catálogos de archivos de casos, catálogos de clasificación, catálogos de temas, catálogos de temas, catálogos de documentos completos y catálogos de nombres personales.

Directorio de expedientes

Es una lista que describe el contenido y los componentes del expediente y los organiza en un orden determinado, también llamado lista de expedientes. Sus funciones principales: ① arreglar el sistema de clasificación de archivos y el orden de los archivos dentro de todo el archivo; ② la forma básica de registro y archivos estadísticos; ③ la herramienta de búsqueda más básica para encontrar archivos y proporcionar unidades de datos para la preparación de otros; herramientas de búsqueda.

El catálogo de expedientes debe confeccionarse según el caso completo, y por cada caso completo deberán confeccionarse uno o varios volúmenes. Básicamente hay dos tipos: uno es un catálogo completo compilado en base a toda la colección, y el otro es un catálogo compilado en volúmenes basado en varias categorías de archivos dentro de la colección. El catálogo de sucursales generalmente se compila según la categoría dentro del paquete completo o según el período de almacenamiento, año, etapa y nivel de confidencialidad. Se debe considerar la selección de tipos de directorio y la cantidad de configuraciones para facilitar la recuperación y administración de archivos. La portada y formato del catálogo de expedientes se muestran en la Figura 1 y Figura 2.

El directorio de materias

Utiliza una serie de palabras de materia que pueden expresar el contenido central del expediente o documento del caso como identificadores de búsqueda, registra las descripciones de los archivos en entradas de tarjetas y las organiza. en orden alfabético de las palabras del tema. Las palabras de asunto son palabras o frases que han sido optimizadas y estandarizadas y pueden expresar varios conceptos. En China, se ha formulado un "Tesauro de Archivos Chinos" unificado, que puede utilizarse al elaborar catálogos. Este tipo de catálogo tiene las ventajas de especificidad, concentración, intuición y flexibilidad. Es conveniente para la recuperación de características y puede compensar los inconvenientes causados ​​por factores como los sistemas de clasificación y los estándares de clasificación. Sus desventajas son la falta de un sistema lógico. y falta de sistematicidad; y debido a que cada entrada a menudo indexa varias palabras temáticas, las tarjetas de materia para la inspección manual deben hacerse una para cada palabra de materia, y varias tarjetas del mismo formato se organizan según diferentes palabras de materia, lo que da como resultado un número enorme. de tarjetas. Incómodo de compilar y administrar.

Directorio de clasificación

Disocia toda la colección y su sistema de disposición original, y la organiza utilizando un método de clasificación jerárquico según la naturaleza del contenido del archivo. Generalmente se clasifica según un. esquema de clasificación de recuperación unificada, como "Método de clasificación de archivos chinos", "Esquema de clasificación unificada de información de documentos en el catálogo de tarjetas de clasificación de los archivos estatales de la Unión Soviética", etc. En términos de revelar el contenido y las características formales de documentos o archivos, este tipo de directorio tiene las características de un sistema de clasificación y problemas concentrados. Es el medio básico para la comunicación entre los usuarios y el sistema de almacenamiento, y es la principal herramienta de recuperación. archivos (habitaciones). Método de preparación: registre las entradas a nivel de archivo o de expediente en entradas de tarjeta, y luego concéntrelas y organícelas en el orden de categorías y números de clasificación para formar un sistema lineal bien estratificado de categorías, categorías, elementos, títulos y detalles. El formato es general. Prevalecerán las disposiciones de las "Reglas de Descripción Archivística".

Catálogo temático

Más allá de los límites del año y de la colección completa, según un tema determinado, los archivos relacionados con el mismo tema se registran en entradas de tarjetas y se combinan. Es muy específico y facilita la búsqueda rápida de materiales de archivo que se necesitan específicamente.

El proceso de compilación es aproximadamente el siguiente: selección de temas, selección de materiales, creación de tarjetas, configuración de un sistema de categorías según temas, departamentos, tiempos, regiones u otras características, y luego organizar sistemáticamente cada categoría y categoría. en un orden determinado.

El formato de tarjeta se puede clasificar como formato de tarjeta, o puedes diseñar un formato adecuado para tu biblioteca (sala). Generalmente hay dos tipos: ① Tarjeta única, es decir, un expediente o documento se completa en una tarjeta ② Tarjeta combinada, es decir, varios expedientes o documentos con contenido similar se combinan para completar una tarjeta;

Catálogo completo de documentos de la colección

En forma de clasificación de sistema lógico, el contenido y las características formales de varios documentos de un Fondo se registran en entradas de tarjetas y se organizan según el tema reflejado en el contenido organizado. Rompe el sistema de clasificación de archivos dentro de todo el archivo por año y organización, lo que facilita la búsqueda de archivos desde una perspectiva profesional y temática, y tiene una alta tasa de recuperación y precisión. Su formato de descripción, método de llenado y orden de disposición son aproximadamente los mismos que los de un catálogo de tarjetas clasificado. Si las entradas están numeradas e impresas en un libro, será un catálogo de documentos completo.

Directorio de nombres personales

Los nombres de las personas involucradas en el expediente se registran en entradas de tarjeta y se organizan de forma centralizada. Proporciona pistas sobre el nombre del usuario e información relacionada.

Hay dos tipos: uno simple que sólo registra el nombre de la persona (incluidos alias y nombres anteriores) y el número de expediente de la fuente del material; uno detallado que incluye una breve biografía de la persona, un resumen del material; contenido del archivo, el número de archivo de la fuente del material y notas de prueba. Las entradas están ordenadas. Los nombres chinos generalmente están en el orden de los trazos del apellido o las letras chinas pinyin. Los nombres extranjeros generalmente están en el orden de las letras extranjeras del apellido. Las tarjetas guía prominentes se colocan entre tarjetas con diferentes trazos. o letras.