Requisitos y métodos para el suministro y utilización de archivos
[Resumen]
El propósito fundamental del trabajo archivístico es desarrollar recursos de información archivística y servir a la construcción económica.
La utilización de archivos es una forma directa de lograr este objetivo. Por lo tanto, la utilización de archivos es el eslabón central en el negocio de los archivos y ocupa una posición extremadamente importante en todo el trabajo de los archivos.
[Palabras clave:]
Archivos; provisión de uso; callejones
La provisión y utilización de archivos (salas) a través de ciertos métodos y métodos, el trabajo de proporcionar archivos para que los utilicen los usuarios y servir a diversas empresas socialistas también se denomina utilización de archivos.
El contenido incluye básicamente dos partes: primero, preparar herramientas de recuperación de archivos, presentar e informar el contenido y la composición de los archivos almacenados en los archivos (sala) y hacer los preparativos para su suministro y utilización.
El segundo es proporcionar archivos que sirvan a todo el trabajo social a través de diversos canales y métodos, que es el núcleo de la utilización actual de los archivos.
1. Requisitos para la utilización de archivos
1. Tener un concepto de servicio correcto y una buena actitud de servicio.
El servicio es uno de los atributos básicos del trabajo archivístico y la razón fundamental para la supervivencia y desarrollo del trabajo archivístico.
Por lo tanto, los archiveros deberían establecer un concepto de servicio y cambiar la situación pasiva de los servicios de archivo.
Cambiar su servicio puerta a puerta pasivo a un servicio activo que busca activamente información, y al mismo tiempo esforzarse por mejorar los niveles de servicio, tener una actitud de servicio correcta, entusiasmo, iniciativa y responsabilidad, estar familiarizado; con sus objetos de servicio y basarse en su propio mercado de servicios. Comprender profundamente las necesidades de los usuarios y brindarles información de perfil valiosa de manera oportuna, precisa y efectiva.
2. Investigar y comprender plenamente las necesidades sociales y familiarizarse con los archivos de la biblioteca (sala).
(1) Las necesidades de uso del personal de oficina de las agencias funcionales
Adaptación a las tareas comerciales que realizan.
A menudo necesitan utilizar documentos con orientación empresarial y sus requisitos de uso suelen estar dirigidos a un documento específico y son muy específicos.
Debido a que el trabajo específico es muy complejo, las necesidades de dichos usuarios a menudo son obviamente aleatorias y tienen requisitos estrictos en cuanto al tiempo de utilización.
(2) Necesidades de utilización del personal de la Secretaría Central.
Es muy sistemático y completo.
Debido a que este tipo de usuario quiere ayudar a los líderes a formular planes, tomar decisiones, organizar la producción y coordinar el trabajo, deben dominar una gran cantidad de información de archivo retrospectiva sistemática.
(3) Necesidades de orientación del liderazgo.
Exhiben las siguientes dos características sobresalientes:
① Su demanda de utilización de información de archivo tiene características concentradas.
Por ejemplo, al informar a los superiores, es necesario comprobar las cifras básicas a lo largo de los años y los materiales informativos que tratan algunos temas importantes.
Esta demanda no puede satisfacerse directamente con archivos originales, sino que requiere que los archiveros o secretarias procesen y refinen la información del archivo;
(2) Las necesidades de archivos de los líderes son indirectas.
Afectados por las limitaciones de tiempo de trabajo y la dispersión de la información relacionada con los archivos, la mayoría de los líderes a menudo no pueden ir a los archivos en persona, sino que indirectamente satisfacen sus necesidades a través del personal de secretaría.
Por lo tanto, el personal de archivos debe tomar la iniciativa para comprender y captar las necesidades dinámicas de los líderes relevantes y proporcionar servicios de información de archivo oportunos, precisos y sistemáticos a dichos usuarios junto con los planes y planes de trabajo o producción de la unidad. tareas.
(4) Necesidades de información de archivo de los administradores de base.
Los directivos de nivel inferior se dedican principalmente a la gestión empresarial y al trabajo transaccional.
Las características de su utilización son las siguientes:
(1) Requiere información específica, detallada y práctica que puede ser de ayuda para un trabajo específico.
Los archiveros deberían desarrollar herramientas de búsqueda detalladas para facilitar las consultas.
② Es necesario gestionar la información relevante del objeto de gestión y el alcance es relativamente fijo. Por ejemplo, los contadores utilizan archivos contables y los vendedores utilizan archivos de ventas.
③ La información interna de las empresas se utiliza principalmente con frecuencia. Los archiveros deben prestar atención a sus reglas de utilización y realizar un trabajo específico.
(5) Demanda de archivos de investigadores científicos
① Dispuesto a utilizar materiales originales; (2) La tasa de recuperación es relativamente alta; ③ El tiempo es relativamente flojo;
(6) Requisitos de archivo para personal técnico y de ingeniería
Por la naturaleza de la información de archivo, requiere que los archivos tengan una gran pertinencia y contenido específico, como encontrar un gráfico específico, datos, informes, etc. A juzgar por el contenido de la información de archivo, se presta más atención a los documentos de patentes y materiales estandarizados, y se requiere la información más reciente sobre temas similares, proyectos similares o la misma industria en términos de uso del tiempo, información rápida y oportuna; .
Estar familiarizado con las colecciones es una habilidad básica para los archiveros y un requisito previo para prestar buenos servicios.
Conocer la colección significa conocer el contenido, composición, cantidad y ubicación de los archivos que conserva el archivo (sala); de documentos y la conexión orgánica entre toda la colección y los grupos. Familiarizarse con el valor de uso de cada documento completo.
Especialmente aquellas obras clave completas y archivos preciosos deben "guardarse en casa".
3. Manejar correctamente la relación entre trabajo básico y trabajo de utilización.
La recopilación, disposición, identificación, almacenamiento, estadísticas y recuperación de archivos son la base de todo el trabajo de los archivos, y su utilización es un vínculo para proporcionar servicios de archivos a la sociedad sobre esta base.
El trabajo básico proporciona garantía material para el uso del trabajo y crea condiciones de trabajo.
Sin trabajo de base, el trabajo de aprovechamiento es imposible.
El trabajo de utilización refleja directamente el propósito y la dirección del trabajo de archivo.
Refleja los logros del trabajo básico y también plantea requisitos para el trabajo básico. Sin el uso del trabajo, el trabajo básico pierde su significado y propósito.
Por tanto, debemos manejar adecuadamente la relación entre ellos. No sólo debemos prestar atención al trabajo básico, sino también a la aplicación de la tecnología de la información. No podemos valorar su uso ni reutilizarlo fácilmente.
4. Manejar correctamente la relación entre utilización y confidencialidad.
Básicamente hablando, la provisión, utilización y confidencialidad de los archivos tienen como objetivo aprovechar plenamente el papel positivo de los archivos en la sociedad y en la sociedad.
La finalidad de la confidencialidad es también hacer un mejor uso de los recursos de información del archivo.
La confidencialidad sólo limita el uso de los archivos hasta cierto punto. Con el desarrollo de la sociedad y los cambios en las condiciones ambientales, el nivel, el alcance y los objetos de la confidencialidad de los archivos también cambian constantemente para poder manejarlos adecuadamente; relación entre los dos, primero debemos aclarar nuestro pensamiento y eliminar la idea errónea popular de "izquierda" de larga data de "aprovecharse del peligro de los demás para proteger la confidencialidad"; por el contrario, la tendencia ideológica de "no guardar secretos"; proteger" después de abrir los archivos también es muy dañino.
En segundo lugar, es necesario estudiar y revisar el contenido de los archivos de manera oportuna, realizar trabajos de descifrado y desclasificación de archivos de acuerdo con la ley, reducir los engorrosos procedimientos de utilización y revisión y facilitar el normal uso de los usuarios de archivos.
¿En qué circunstancias se pueden utilizar los archivos? ¿En qué circunstancias deben mantenerse confidenciales y controlados? Deben estar sujetos a los intereses fundamentales del partido, del país y del pueblo. Bajo esta premisa, ambos deberían estar orgánicamente unificados.
2. Métodos para proporcionar y utilizar archivos
1. Satisfacer las necesidades de los usuarios de archivos proporcionando archivos originales y abrir una sala de lectura para permitir que los usuarios de archivos accedan a los archivos originales que necesitan. necesidad. Sin embargo, los archivos originales relativamente valiosos y los archivos históricos que se dañan fácilmente no deben entregarse directamente a los usuarios de archivos relevantes de esta manera.
Por lo general, los archivos no se prestan a las bibliotecas para su uso.
Sin embargo, en algunas circunstancias especiales, para comodidad de los líderes del partido y del gobierno o cuando sea necesario utilizar el documento original para testificar, también se puede prestar temporalmente.
El préstamo y utilización de archivos debe tener un sistema estricto y debe pasar por ciertos procedimientos de aprobación. El período de préstamo no debería ser demasiado largo y, si fuera necesario, debería controlarse la cantidad.
Los archivos prestados deben contarse cuidadosamente y la unidad de préstamo debe ser responsable de la confidencialidad y seguridad de los archivos y garantizar que se devuelvan a tiempo.
Cuando se recuperan archivos, se deben contar, verificar, registrar y firmar cuidadosamente.
2. Servicio de copia de archivos.
Los servicios de producción y distribución de copias de archivos se refieren a un tipo de archivos que proporcionan copias de archivos mediante copias, extractos, etc., en función de las necesidades razonables de los usuarios de archivos y de archivos originales o copias de archivos existentes. Método de servicio.
Al realizar copias de archivos, la copia de archivos valiosos y frágiles debe controlarse estrictamente; la copia debe pasar por ciertos procedimientos de aprobación y, después de la copia, debe revisarse cuidadosamente con los originales, si es necesario; copia del expediente también debe marcarse. La fuente del documento debe ser confirmada y sellada con el sello del Archivo.
Además, los archivos deben definir claramente el alcance y la autoridad de aprobación para realizar y emitir copias.
3. Al proporcionar productos de procesamiento de información de archivos, podemos satisfacer las necesidades de utilización de los usuarios de archivos.
Compile eventos importantes, historia de la organización, colección de personajes básicos, introducciones a conferencias, resúmenes de temas, anuarios, atlas, introducciones a logros científicos y tecnológicos, emita certificados de archivo y recopile varios libros de historia de archivos.
4. Exposición y exhibición de archivos
El servicio de exhibición y exhibición de archivos significa que el departamento de colección de archivos revela e introduce sistemáticamente los archivos en la colección de archivos exhibiendo los originales o copias de los archivos de acuerdo con ellos. a determinadas temáticas. Un modelo de servicio específico de contenidos y componentes.
5. Emisión de servicios de certificación de expedientes.
La certificación de archivo se refiere a materiales de certificación escritos extraídos y compilados por los archivos para verificar los registros de ciertos hechos en los archivos en función de consultas y solicitudes de usuarios relevantes del archivo.
La producción y emisión de certificados de archivos es una de las formas en que el departamento de colección de archivos proporciona servicios de utilización de archivos.
Para resolver, tratar o estudiar algunos problemas en el trabajo real, algunas unidades y ciudadanos a menudo requieren que los archivos les proporcionen información de archivo relevante para verificar y verificar los registros originales de asuntos relevantes en los archivos.
En este caso, los archivos (oficina) pueden proporcionarles servicios de certificación para la emisión y distribución de archivos en base a sus solicitudes o consultas legítimas.
6. Servicio de información del directorio de archivos
El directorio de archivos es un puente importante entre los usuarios de archivos y los archivos (salas)
Solo con la ayuda de ciertos directorios de archivos. información, los usuarios de archivos pueden satisfacer con éxito sus necesidades de utilización.
Debido a la particularidad de la información de archivo, muchas colecciones deben adoptar ciertos métodos de servicio en archivos (salas) para eliminar barreras a las necesidades de los usuarios de archivos y promover la generación y realización de sus necesidades de utilización.
La práctica ha demostrado que imprimir, publicar e intercambiar catálogos de archivos son métodos de servicio eficaces para resolver problemas y mejorar la tasa de utilización de colecciones y archivos.
En el trabajo de archivo, los archiveros pueden, basándose en la comprensión de las características y tendencias de desarrollo de las necesidades de utilización social, publicar catálogos de archivos, índices, guías y otros materiales de información de archivo de manera planificada para ayudar eficazmente a los usuarios de los archivos. comprender las colecciones El estado de los recursos de información de archivos guía a los usuarios de archivos para encontrarlos sin problemas.
Materiales de referencia:
[1] Zhang. La segunda revolución en la utilización de archivos[J]. Boletín de Ciencia de Archivos, 2005, 01.