Sistema de gestión de documentos y archivos
Sistema de archivo y documentación
Para realizar un buen trabajo en el archivo y organización de documentos y materiales, los organizamos y archivamos de acuerdo con las "Reglas de organización de documentos de archivo" y combinar las circunstancias específicas de nuestra oficina. Desarrollar este sistema.
1. Todos los diversos documentos y materiales generados durante el trabajo de la unidad serán entregados a la oficina por cada departamento para su archivo de acuerdo con el alcance del archivo.
2. Los documentos y materiales que sean múltiples en uno deben estar unidos con cuerdas de tres agujeros y una sola línea. Los documentos y materiales permanentes o periódicos deben estar unidos. Las copias individuales de los documentos que deben ser permanentes también deben atarse con una cuerda. Si el número de documentos es particularmente pequeño, deben pegarse en la esquina superior izquierda del documento. Los documentos individuales normales se pueden encuadernar con grapas y no se permiten páginas sueltas.
3. Ordene varios documentos en un solo documento. Al enviar un documento, el formulario de lectura y aprobación del documento es primero, luego el texto principal; al enviar un documento, el texto principal es primero y luego la emisión del documento. y formulario de aprobación, y finalmente el manuscrito al remitir el documento. En el frente, el texto reenviado viene en el reverso, la aprobación viene en el frente y la solicitud de instrucciones viene en el reverso; Todos los comentarios y firmas deben realizarse con bolígrafos de color negro carbón o negro azulado o con bolígrafos y lápices de carbón.
4. Clasificar utilizando el método de clasificación año--período de almacenamiento---problema. Es decir, en el mismo año, los documentos archivados se dividirán en permanentes y periódicos según el período de almacenamiento, y luego se dividirán en categorías partidistas y masivas, categorías administrativas y categorías comerciales según los temas bajo el período de almacenamiento.
5. Después del ensamblaje, selle el sello del archivo en el espacio en blanco del medio en la parte superior de la primera página del archivo. En el sello de presentación se debe indicar el número completo del paquete, año, número de serie de la habitación, emisión y período de almacenamiento.
6. Numerar los documentos y materiales archivados según el período de almacenamiento, y asignar un número de serie a cada período de almacenamiento. Los documentos y materiales importantes dentro del mismo período de almacenamiento se enumeran primero. La clasificación de documentos y materiales debe estar estandarizada, con el partido y el gobierno separados y claramente dispuestos para una fácil inspección.
7. El contenido del directorio de archivos y la cubierta de la caja del volumen debe completarse de forma clara y completa, y no se permite omitir ningún elemento. Utilice 0 como marcador de posición al completar la unidad de fecha. archivo de almacenamiento.
8. Se requiere que el catálogo de documentos archivados se imprima en seis copias para prepararlo cuando los archivos se traigan a la biblioteca.
9. Antes de finalizar el mes de mayo de cada año, se deberá constituir y entregar en la oficina de archivos de la unidad el volumen del año anterior junto con el directorio de documentos archivados.