¿Cuál es el método de gestión de archivos?
Métodos de gestión de archivos:
Sistema de gestión de archivos:
1. El trabajo de archivos de la empresa debe implementar un sistema que combine la gestión centralizada y descentralizada. El Departamento de Administración es responsable de la gestión de los archivos principales y supervisa y orienta el trabajo de gestión de archivos de otros departamentos. El departamento administrativo puede establecer una sala de archivos especial con supervisores administrativos a tiempo completo y a tiempo parcial a cargo de los archivos principales de la empresa.
2. De acuerdo con el espíritu de las leyes y reglamentos de archivos pertinentes, en principio, el departamento es responsable de archivar y archivar los documentos y materiales generados por cada departamento, y los transfiere periódicamente al departamento de archivos de la empresa. para su custodia.
3. La empresa deberá disponer de un almacén o recinto y de las instalaciones y equipos de protección necesarios para almacenar los expedientes para garantizar la seguridad de los mismos. Cuando las condiciones para la custodia segura de los archivos no estén disponibles temporalmente, la custodia de los archivos deberá confiarse al departamento de archivos correspondiente.
Trabajos de gestión archivística:
1. Colección de materiales de archivo.
Establecer y mejorar el sistema de archivo, y establecer el alcance, el tiempo de presentación y el período de almacenamiento.
Tome diferentes medidas para recopilar activamente archivos incompletos.
Inste inmediatamente a que los documentos completos se entreguen para su reciclaje y archívelos después de que hayan sido inspeccionados en su totalidad al año siguiente.
2. Archivado, archivo y gestión de expedientes.
Distinguir toda la parcela y determinar la unidad de archivo.
Categoría. Está dividido en varios niveles y categorías según el origen del archivo, la hora, el título, el contenido y el orden alfabético.
Categoriza los datos antes de archivarlos y colócalos en grupos en archivos de tareas pendientes.
Ordenación de expedientes. Los archivos se organizan en archivos permanentes, de largo plazo y de corto plazo. Los documentos del expediente incluyen el texto principal, manuscritos, anexos, solicitudes de instrucciones y aprobaciones. Un directorio del expediente del caso y un directorio dentro del caso. Se preparan y se hacen de cuatro a cinco copias.
Organizar el expediente del caso de manera que el grosor sea el adecuado, entre 1cm y 2cm. Los materiales demasiado estrechos se deben forrar; los materiales demasiado anchos se deben doblar prolijamente si la letra es difícil de leer; se deberá adjuntar copia; el título del expediente deberá estar escrito correctamente.
Organiza todos los archivos de la empresa en el sistema, determina el período de almacenamiento, compila catálogos de archivos (tarjetas), organízalos y guárdalos en un orden determinado.
Los archivos se limpiarán una vez al año.
3. Almacenamiento de archivos.
Prevenga daños en los archivos, extienda su vida útil y mantenga su seguridad.
La empresa establece una ubicación especial o un almacén especial o una biblioteca de documentos especial para almacenar archivos.
Proteger los archivos contra robos, manchas de agua, humedad, insectos, polvo, roedores, altas temperaturas y luz intensa. Las puertas y ventanas deben ser fuertes y seguras.
4. Identificación de expedientes.
Identificar el valor de los archivos a partir de aspectos como su contenido, fuente, época, fiabilidad, nombre, etc.
Determinar los plazos de gestión de distintos tipos de expedientes. Para archivos financieros, consulte la tabla del período de retención de archivos financieros.
Existen tres tipos de periodos de conservación de los expedientes empresariales: permanente, a largo plazo y a corto plazo. Si cae entre los dos periodos de almacenamiento, se utilizará el más largo.
5. Destrucción de archivos.
Identifique cuidadosamente los archivos caducados, prepare una lista de destrucción y conserve la lista de forma permanente.
Pasan por los procedimientos de destrucción y deben ser aprobados por la junta directiva o el gerente general antes de que puedan ser destruidos.
Al destruir, dos o más personas deben supervisar la destrucción y firmar el inventario.
6. Trabajos de préstamo y utilización de archivos.
Cualquier persona que necesite utilizar archivos debe completar el formulario de acceso al archivo. De acuerdo con la autoridad de acceso y el nivel de confidencialidad del archivo, solo se puede acceder al archivo después de haber sido firmado y aprobado por los líderes de todos los niveles. Sólo se puede ver en la sala de archivos de forma inmediata. Se pueden tomar prestados documentos y materiales. Esos préstamos deben pasar por procedimientos de registro.
El período de préstamo no excederá una semana (por ejemplo, tres semanas) y debe devolverse al vencimiento; si necesita pedir prestado nuevamente, debe pasar por los procedimientos de renovación.
Quienes toman prestados archivos deben cuidarlos bien para garantizar su integridad y no están autorizados a alterarlos, delinearlos, cortarlos, extraerlos, desmantelarlos o destruirlos sin autorización. Al devolver archivos prestados, deben ser inspeccionados personalmente. Si se descubre que faltan o están dañados, se debe informar al supervisor de manera oportuna.
Si desea tomar prestados archivos de otras unidades, debe tener una carta de presentación de la unidad. Puede tomar prestados archivos sólo con la aprobación del gerente general, y no debe sacarlos de la unidad. sala de archivos. El contenido extraído debe ser aprobado y revisado por el director general antes de que pueda publicarse.