Etiqueta y precauciones en la recepción en la oficina (seis puntos básicos de la etiqueta en la recepción en la oficina)
1. Detalles de etiqueta de recepción: actitud amigable.
2. Si está escribiendo, debe detenerse inmediatamente. Incluso si está hablando por teléfono, debe sonreír y asentir al visitante, pero no es necesario que se levante inmediatamente para saludarlo. ni es necesario darle la mano al visitante.
3. Al saludar a los invitados, debes asentir y sonreír.
4. Sea muy cordial al recibir a clientes antiguos.
5. Cuando los invitados se vayan, despídete solemnemente.
6. No importa lo ocupado que estés, no olvides el tercer adiós. Llamar a la otra persona por su nombre creará una buena impresión, por eso es importante recordar la apariencia y el nombre del visitante.
7. Detalles de etiqueta de recepción: Invitados no invitados.
8. Cuando un huésped venga de visita sin cita previa, no respondas directamente si la persona que busca está o no.
9. En su lugar, dígale a la otra parte: "Voy a ver si está allí.
10. Al mismo tiempo, pregúntele cortésmente a la otra parte por qué está. está aquí: "¿Para qué quiere verlo?" Si la otra parte no revela su nombre, debe preguntar claramente y tratar de juzgar por la respuesta del invitado si puede permitirle reunirse con sus colegas.
11. Cuando lleguen extraños, asegúrese de preguntar su nombre y el nombre de la empresa o unidad.
12. Generalmente puedes preguntar: ¿Cuál es tu apellido? ¿De qué empresa eres? No presente visitantes sin el permiso de su jefe.
13. Aunque los huéspedes vengan con reserva previa, deberán avisar previamente a sus superiores (contactar con ellos por teléfono o presentarse personalmente) y esperar instrucciones.
14. Si no hay cita previa, incluso si crees que tu jefe definitivamente recibirá a los invitados, no puedes presentarlos sin autorización.
15. Detalles de etiqueta en recepción: Acepta tarjetas de visita.
16. Al recibir una tarjeta de presentación, debes usar ambas manos para mostrar respeto. Después de recibirla, no debes mirarla con desdén, guardarla casualmente y no doblarla en tu mano. y juega con él.
17. Al recibir una tarjeta de presentación, confirme el nombre de la otra parte, el nombre de la empresa, etc. que figuran en la tarjeta de presentación.
18. Si ves un apellido que te cuesta pronunciar, no lo leas al azar, debes preguntárselo a la otra persona.
19. Detalles de etiqueta de recepción: identidad del huésped.
20. Es necesario saber de antemano si su jefe está dispuesto a recibir visitas en cualquier momento, o si le gusta recibir visitas según la situación. Generalmente, los visitantes se pueden dividir en varias categorías. : clientes, compañeros de trabajo, familiares y allegados, y amigos personales, otros.
21. A falta de cita, normalmente se puede seguir el orden anterior para decidir cuál viene primero.
22. Si el visitante es muy importante, no lo bloquees tú mismo.
23. Detalles de etiqueta en la recepción: Rechazar la reunión.
24. Si su jefe está ausente o no puede ser contactado en este momento, debe explicar el motivo al visitante importante y expresarle que tomará la iniciativa de contactarlo o ayudarlo a concertar otra cita.
25. Si la otra parte está de acuerdo, debe solicitarle su dirección postal y hora de contacto.
26. No confirmes la hora de tu otra cita sin el consentimiento de tu jefe. Es mejor decirle al visitante: “¿Puedo volver a llamarte para confirmar la hora de la cita, pero si es antes de los visitantes que vienen?” que causen problemas sin razón o amenacen a sus superiores deben ser bloqueados.
27. Detalles de etiqueta de recepción: cuando los invitados están esperando, si no puede bajar las manos por un tiempo o su jefe no puede recibir invitados por un tiempo, debe tomar la iniciativa de saludar. los invitados para evitar que se sientan excluidos.
28. Si un huésped quiere visitarnos con antelación, pídele que espere razonablemente.
29. Pídale a la otra parte que se siente en un lugar adecuado. La sala de recepción generalmente debe preparar algunos periódicos y revistas. Lo mejor es tener materiales promocionales que presenten la organización, la historia, el propósito y el alcance del servicio de la empresa. . Lectura para invitados visitantes.
30. Los invitados deben sentarse a cierta distancia de su asiento, de modo que no vean los documentos que hay sobre su escritorio cuando usted abandone su asiento.
31. Detalles de etiqueta de recepción: guiar y marcar el camino.
32. Presta atención al ritmo de los invitados a la hora de marcar el camino.
33. Puedes decir: "Por favor, ve por este camino.
34." Haz una pausa al llegar a la esquina, indica la dirección con las manos y dile al invitado: " Por favor, ve por este camino."
35. Al tomar el ascensor, deja que los invitados suban primero y bajen primero.
36. Después de presionar el botón, indique a los invitados que entren primero, primero en salir: "Por favor, suban al ascensor.
37." "Por favor, bájense del ascensor.
38." Abre la puerta Al cerrar la puerta, ten cuidado de no cruzar las manos ni abrir la puerta con las manos detrás de la espalda.
39. Si el mango está a la derecha, usa tu mano izquierda para abrirlo, y si el mango está a la izquierda, usa tu mano derecha. Esto hará que la postura sea más grácil.
40. Si la puerta se abre hacia adentro, debes entrar tú primero, sostener la puerta con la mano y luego soltarla después de que entren los invitados.
41. Antes de abrir la puerta, debes decir: "Por favor, pasa.
42. Detalles de etiqueta de recepción: Presenta a los invitados.
43. Generalmente, el visitante debe ser presentado al jefe primero, pero a veces, si el visitante tiene un estatus más alto, es mejor presentarle al jefe al visitante primero.
44. A menos que tu jefe te pida que te quedes después de la presentación, debes salir de la oficina del jefe después de la presentación.
45. Cuando tu jefe está visitando invitados, si necesitas contactar con él o pedirle instrucciones, debes entregarle una nota.
46. Puedes escribir los asuntos en una nota y, después de entrar a la oficina, disculparte primero con el huésped: "Perdón por molestarte".