Flujo de trabajo del empleado de negocios
El flujo de trabajo y las responsabilidades de un empleado comercial son relativamente extensos y hay muchos tipos de asuntos que deben manejarse. El trabajo más importante de un empleado comercial es seguir a los superiores para realizar investigaciones comerciales. e investigación: y asistir a reuniones: participar en negociaciones: y cuando sea necesario visitas de negocios locales a condados: provincias: o incluso al extranjero:. Además: los procesos de trabajo de los empleados comerciales varían según el contenido comercial de la empresa, pero en general sus procedimientos de trabajo todavía tienen muchas similitudes. Consulte los detalles a continuación:
1. El proceso de la visita de un empleado de negocios a su jefe: El procedimiento de trabajo generalmente se puede dividir en tres etapas:
1: Preparación para la visita. : cuando el jefe decide visitar En el futuro, los empleados de negocios deben prepararse rápida y completamente para las visitas antes de la salida, incluido el ajuste de pensamientos, la preparación de materiales y la información necesaria.
2: Preparación mental. Los empleados comerciales primero deben comprender el propósito principal de la decisión del jefe de visitar: el contenido de la visita y los puntos comerciales clave de la visita, así como la parte invitante, el personal relevante que acompaña la visita del jefe, el cronograma de la visita y los preparativos. la unidad invitante debe hacer, etc.
3: Preparación organizacional. Los empleados de negocios deben hacer lo siguiente: preparar un plan de visita de acuerdo con las instrucciones del jefe, notificar a los departamentos relevantes para determinar la lista del personal del entorno que participará en la visita, organizar y dividir el trabajo, organizar a todo el personal para participar en las reuniones preparatorias, escuchar instrucciones del jefe sobre el lugar del trabajo preparatorio, estudiar los documentos relevantes, asignar tareas específicas, emitir planes y horarios de visitas y comunicarse con las unidades invitantes para prepararlos.
4: Preparación de datos. El empleado comercial debe recopilar: la historia de la unidad que invita, el equipo del supervisor, información sobre presentaciones y evaluaciones de trabajo actuales, instrucciones y políticas del supervisor relacionadas con la visita, documentos regulatorios, información sobre teoría y experiencia típica relacionada con el contenido de la visita. centro y entrevistas Información sobre la geografía de la región, el clima, las condiciones del tráfico y las costumbres locales.
5: Preparación del material. Los empleados de negocios deben traer: equipo de oficina: medicamentos de uso común: gastos de viaje y cámaras fotográficas: grabadoras de casetes y otros suministros culturales.
2. Etapa de visita
1: Hacer arreglos organizativos. Las visitas de negocios de los superiores inevitablemente se realizarán en forma de inspección de sitios de producción de productos, celebración de simposios o visitas individuales. Esto requiere que el empleado comercial que lo acompañe organice la hora, el lugar y el personal relevante. No importa qué tipo de actividad, el empleado comercial que lo acompañe debe mantener registros para su posterior análisis e investigación. Los empleados comerciales deben informar con prontitud y precisión a sus superiores lo que ven u oyen.
2: Haz sugerencias proactivas. Durante la etapa de visita, si el empleado que lo acompaña descubre un problema, debe tomar la iniciativa de hacer sugerencias a su superior sobre cómo solucionarlo.
3: Contacta con la empresa lo antes posible. Durante la visita del jefe, el empleado comercial debe comunicarse con la empresa original de manera oportuna. Por ejemplo, la empresa puede ser informada oportunamente de las actividades del jefe saliente mediante herramientas de comunicación, de modo que los jefes restantes de la empresa puedan comprender el estado del jefe saliente. Al mismo tiempo, también es necesario obtener información dentro de la empresa, para que el jefe saliente pueda comprender rápidamente las instrucciones importantes del jefe y las tendencias laborales de la empresa original, asegurando que el jefe esté bien informado y pueda implementar ininterrumpidamente. dominio.
4: Maneja bien los asuntos diarios. Los empleados de negocios deben tomar la iniciativa para manejar los asuntos diarios. Si encuentra contradicciones en personal, tiempo, ubicación, etc. en los arreglos organizacionales, debe tomar la iniciativa de coordinar, tratar de lograr el doble de resultados con la mitad del esfuerzo y mejorar la eficiencia. También es necesario asegurar que el líder pueda vivir y descansar lo más posible, para que pueda estar física y mentalmente sano para que pueda dedicarse a trabajar con energía.
3. Etapa final: El empleado comercial que lo acompaña debe hacer un buen trabajo después de la visita. Esta etapa incluye principalmente:
1: Hacer los arreglos para el viaje de regreso. Póngase en contacto y organice el transporte de regreso, reserve los boletos de automóvil, barco y avión, organice la comida y el alojamiento en el camino y garantice la seguridad del jefe.
2: Organizar los datos de la investigación. Al regresar a la empresa, debemos organizar y resumir los problemas descubiertos durante la visita y proponer trabajos de mejora: sugerencias para solucionar los problemas.
3: Presta mucha atención a la implementación de los temas relevantes. Durante la visita, el jefe prometió encargarse de los asuntos locales y, después de regresar a la empresa, el empleado comercial debe notificar de inmediato: supervisar a los departamentos pertinentes para implementarlos, asegurarse de que cumplan su palabra, que todo esté en su lugar y que todo esté respondido. .
4: Reembolsar los gastos de viaje. El empleado comercial que lo acompañe debe ayudar al jefe a liquidar los gastos: reembolsar los gastos de viaje y reembolsar los préstamos anticipados.
5: Revisión y resumen. Cuando se trabaja como empleado comercial, es necesario revisar y resumir el trabajo durante la visita con el jefe y buscar activamente críticas y ayuda del jefe. Esta es una forma eficaz para que el empleado comercial se mejore. Durante todo el período de viaje con sus jefes, los empleados de negocios siempre deben prestar atención a mantener el prestigio del jefe, implementar políticas, observar disciplinas, ser modestos y prudentes, accesibles y servir a sus jefes: también deben establecer una buena imagen de la empresa. los propios empleados.
Manejo de asuntos diarios de oficina, como recepción, ingreso de información, trabajo de secretaría y gestión de archivos.
Estos son los requisitos de contratación de un asistente comercial para su referencia.
Objetivos laborales:
1. Ayudar al gerente comercial a expandir continuamente el volumen de negocios de la empresa. sin perder ninguna oportunidad de desarrollo de posibles proyectos de expansión.
2. Captar las tendencias del mercado de manera oportuna y precisa.
3. Mantener una buena comunicación con los clientes y las operaciones para garantizar que los clientes reciban servicios satisfactorios.
4. Recopilar datos relevantes de manera oportuna y proporcionar a los clientes la información necesaria.
5. Convocar las cuentas por cobrar en el momento oportuno.
Responsabilidades Laborales:
1. Entender el mercado, rastrear y desarrollar posibles proyectos de expansión.
2. Realice un seguimiento regular de los clientes existentes y comprenda a los clientes potenciales.
3. Participar en la formulación de contratos comerciales y negociaciones de precios.
4. Proporcionar retroalimentación oportuna sobre modificaciones al proceso de trabajo.
5. Completar informes diarios, organizarlos y archivarlos, como recepción de mercancías, inventario, planes mensuales, resumen anual
resumen, instrucciones de operación, etc.
6. Convocatoria de pago de atrasos de clientes.
7. Trámites de aprobación libres de impuestos de equipos importados para proyectos y empresas.
8. Declaración de negocios aduaneros aduaneros y no aduaneros.
Habilidades y conocimientos:
1. Licenciatura o superior.
2. Más de 3 años de experiencia laboral relevante.
3. Buenas habilidades de expresión oral y escrita en chino e inglés.
4. Competente en el uso de software ofimático relevante.
5. Buenas habilidades de coordinación y comunicación interna y externa.
Los empleados de negocios cubren una amplia gama de campos, como hoteles, turismo y venta de entradas, incluso cuando están sentados en una oficina, necesitan comprender las condiciones laborales de esta industria. que se pueden compartir como referencia: Muchos empleados comerciales Para satisfacer la búsqueda de velocidad de los clientes y algunas necesidades especiales, la industria ha establecido instalaciones comerciales y de comunicación especiales para que los clientes utilicen y brinden servicios especiales como traducción, mecanografía y copia. . Se crean departamentos especiales para completar los servicios anteriores. Este es el origen del centro de negocios. Muchos centros de negocios están ubicados en la oficina principal. Cuando los empleados del centro de negocios estén de servicio, además de trabajar de acuerdo con las normas de servicio, también deben brindar servicios de cortesía:
1. Prestar atención a la apariencia personal en el lugar de trabajo, deben ser pulcros y dignos. y de apariencia generosa. Debe estar enérgico y concentrado durante las horas de trabajo, y prestar atención a sus posturas para sentarse, pararse y caminar frente a los clientes. Debe cumplir con las disposiciones pertinentes del código de conducta de los empleados.
2. Trabaja con entusiasmo y proactividad. Debes recibir a los clientes con entusiasmo y proactividad, saludarlos con una sonrisa, hablar primero con honores, respetar los deseos de los clientes y no tratarlos con indiferencia, ignorarlos ni mostrarlos. Indiferencia, especialmente hacia los clientes. Algunos clientes con requisitos especiales no deben mostrar ningún signo de impaciencia. Al recibir a varios clientes al mismo tiempo, deberán aceptarlos uno a uno en orden y saludarlos a todos al mismo tiempo, para que no se sientan excluidos. Esté ocupado pero no caótico y organizado. Debemos prestar atención a la ética profesional, prestar atención a la credibilidad, garantizar la calidad, cobrar de acuerdo con las regulaciones y mantener la confidencialidad para los clientes. La oficina del centro de negocios es a la vez un lugar de servicio y un lugar para recibir clientes. El ambiente debe estar limpio y ordenado, y la distribución general debe ser ordenada para que los clientes se sientan cómodos, convenientes y dignos de confianza.
3. Trabajar concienzudamente y prestar atención a la eficiencia
1 al realizar servicios de télex, fax, mecanografía, fotocopias, traducción, entrega urgente y otros servicios, debemos ser precisos, rápidos, cuidadoso y reflexivo, para eliminar errores. Si un cliente no está satisfecho con el servicio, el empleado del centro de negocios debe explicárselo con paciencia y no ignorarlo.
Al explicar, la actitud debe ser modesta y el tono debe tener tacto. El propósito de la explicación es explicar pacientemente toda la historia y no debe convertirse en una discusión con el cliente.
2. El télex también se llama telégrafo de usuario. La máquina de télex instalada en el centro de negocios se puede utilizar para envío y recepción directa. Debido a que la comunicación por télex es conveniente y rápida, es muy conveniente para los huéspedes en viaje de negocios. Cuando el empleado del centro de negocios envía un fax en nombre de un cliente, debe leer el manuscrito del fax del cliente, pedir aclaraciones si hay algo que no está claro y pedirle al cliente que lo copie nuevamente o que haga correcciones más adelante con el consentimiento del cliente. Debe conservarse como referencia una copia del télex enviado en nombre del solicitante. Después de enviar el télex en nombre del cliente, se debe completar en el formulario de registro la hora de notificación, la ubicación de la máquina de envío, la hora de envío y el número del operador, y se debe pedir al huésped que pague en el cajero. Al recibir un télex, debe verificar si está la dirección y el nombre del destinatario después de recibir el télex. Registre el télex junto con la hora en que se envió el télex y rellénelo con cuidado con el número manual de la persona que lo envió. lo ha gestionado. A continuación podrá enviar el télex a la habitación del huésped o realizar una llamada. Llame al cliente para que lo recoja en el centro de negocios y firme el libro de registro del télex.
3. El fax también se llama telegrama fax. Es más de cincuenta veces más rápida que la máquina de télex, puede reproducir el "original" y transmitir cualquier forma de material impreso, impreso o escrito a mano, dibujos, gráficos y fotografías de un lugar a otro. Puede hacer copias de documentos completamente. transmisión precisa a cualquier distancia, con la velocidad de un teléfono y la capacidad de copia de una fotocopiadora de oficina. Al enviar un fax en nombre de un cliente, debe verificar cuidadosamente el código de área y el número de fax del remitente para evitar una transmisión incorrecta. Después de enviar el fax, debe completar la hora de envío y el número del operador en la factura y preguntar al cliente. El cliente debe ir al cajero a pagar.
4. Es necesario establecer una buena imagen de servicio, no utilizar el trabajo para beneficio personal, no intercambiar ni arbitrar divisas con los clientes y mantener la personalidad y la integridad nacional.