¿Cómo redactar un informe de prácticas de graduación para estudiantes universitarios como oficinista (back office)?
Informe de prácticas de Shaanxi Tianma Industrial Co., Ltd.
Durante un mes, de marzo a abril de 2010, realicé una pasantía como oficinista en Shaanxi Tianma Industrial Co., Ltd. Esta es la primera vez que me integro oficialmente a la sociedad y pongo un pie en el trabajo, comenzando una vida completamente diferente a la del pasado. Viaje hacia y desde el trabajo a la hora especificada todos los días. Durante el trabajo, debe completar sus tareas laborales con cuidado y a tiempo, y no debe apresurarse ni ser superficial. Hemos empezado a cargar sobre nuestros hombros responsabilidades civiles y debemos ser cautelosos en todo, de lo contrario, por un pequeño error, en cualquier momento tendremos que soportar graves consecuencias y pagar un precio enorme, que ya no se puede solucionar con una palabra de disculpa y una disculpa en papel.
Shaanxi Tianma Industrial Co., Ltd. es una empresa dedicada principalmente a la venta de motocicletas, electrodomésticos, equipos fotográficos, productos mecánicos y eléctricos, pinturas, productos químicos y otros productos. Tianma Industrial Co., Ltd. se estableció en diciembre de 1992 con la aprobación del Ministerio de Economía y Comercio de la República Popular China. Es una empresa comercial integral con derechos de importación y exportación y un capital registrado de 50 millones de yuanes. Los activos fijos existentes ascienden a 84.021.200 yuanes; la superficie del terreno es de 15.500 metros cuadrados; el almacén de reserva es de más de 5.000 metros cuadrados. Hay 50 empleados, incluidos 32 profesionales de comercio exterior, 13 empleados de almacenamiento y otros 9 empleados de servicio. Después de más de diez años de desarrollo, la empresa se ha transformado de una empresa comercial tradicional de importación y exportación a una que integra ventas e importación. , y servicio integral de empresa. Con el ingreso de China a la OMC, China ha abierto su mercado al mundo de manera integral, y el mundo también ha brindado más oportunidades a las empresas chinas. Después de más de diez años de arduo trabajo, la compañía ha establecido una plataforma de operaciones logísticas completa y moderna que integra importación y exportación, transporte, liquidación y compra de divisas y otros servicios de apoyo. Contamos con un equipo de personal de alta calidad con espíritu innovador, pionero y profesional y formamos un sistema de gestión estandarizado.
Las prácticas, como su nombre indica, son aprendizaje en la práctica. Después de un período de estudio, o cuando el estudio llega a su fin, debemos comprender las necesidades de lo que hemos aprendido o cómo se debe aplicar en la práctica. Porque todo conocimiento proviene de la práctica y pertenece a la práctica. Así que ponlo en práctica para poner a prueba lo que has aprendido. Ahora que estamos a punto de graduarnos, las prácticas son cada vez más importantes para nosotros. Se puede decir que el período de prácticas que acaba de terminar es el período más difícil y satisfactorio de mis cuatro años en la universidad. Fue difícil porque recién comencé a trabajar y hubo muchos aspectos a los que no pude adaptarme rápidamente y fue gratificante porque durante este período aprendí conocimientos y habilidades que no podía aprender en el campus y mejoré mi calidad; en todos los aspectos. Al mismo tiempo, las prácticas también me dieron cierta experiencia laboral. Sentó las bases para buscar una buena carrera en el futuro. Ahora hagamos un resumen de los logros y deficiencias alcanzadas en el trabajo estos días. En primer lugar, resumir la experiencia y, en segundo lugar, tener una comprensión sistemática de la propia situación laboral.
1. Propósito de la pasantía:
"Los héroes del mundo son todos de mi generación y serán promovidos tan pronto como ingresen al mundo". El entorno social también ha cambiado por completo los roles de las personas que me rodean, los profesores se convierten en jefes, los compañeros se convierten en colegas y las formas de llevarse bien son completamente diferentes. En este gran cambio, es posible que estemos vacilantes, confundidos e incapaces de adaptarnos al nuevo entorno de inmediato. Es posible que no podamos soportar la cruel competencia entre empresas y es posible que no podamos soportar las miradas y palabras indiferentes entre colegas. Muchas veces siento que mi jefe no me valora y lo único que hago son tareas irrelevantes. Mis sugerencias o mi trabajo no son reconocidos por mi jefe. Cuando no logras resultados, habrá presión desde todos los aspectos, incluidas las miradas de tu jefe y las burlas de tus colegas. En la escuela, con el cuidado y apoyo de mis compañeros y profesores, voy a clase todos los días, lo cual es muy relajante. Como dice el refrán: mejor uno o dos años de trabajo que más de diez años de estudio. Aunque la pasantía de dos meses no fue larga, aprendí muchos conocimientos sobre ser persona, hacer cosas y aprender. Lo que aprendes en la universidad no es conocimiento, sino una habilidad llamada autoestudio. Sólo después de unirse al trabajo podrá comprender profundamente el significado de esta frase. A excepción del inglés y las operaciones informáticas, los conocimientos teóricos aprendidos en los libros de texto rara vez se utilizan. Trabajo como empleado. Por lo general, solo hago llamadas telefónicas y proceso documentos en el trabajo, y apenas utilizo los conocimientos profesionales que he adquirido. Los desarrolladores web de una misma empresa son bastante diferentes.
El conocimiento informático cambia cada día que pasa. En un proyecto, a menudo se les exige que aprendan a desarrollar y diseñar utilizando un nuevo lenguaje informático en un corto período de tiempo. Solo pueden trabajar duro para aprender por sí mismos y dominar el conocimiento lo antes posible. posible en base a sus conocimientos previos. En esta era de explosión de información, el conocimiento se actualiza demasiado rápido y definitivamente no es suficiente confiar en el conocimiento original. Debemos ser diligentes en nuestro trabajo.
2. Contenido de la pasantía:
En esta etapa de la pasantía en Tianma Industrial Co., Ltd., mis principales tareas son las siguientes:
1. llamadas de los solicitantes, se llevará a cabo un proceso de inicialización simple para los candidatos y los que aprueben se enviarán a los gerentes de cada departamento para un nuevo examen.
2 Abrir una orden de trabajo de prueba, notificarles; que aprueben el reexamen para probar el trabajo y registrarse;
3. Ayudar en la capacitación de incorporación, capacitación por fases y otras capacitaciones para nuevos empleados;
4. documentos a los líderes de todos los niveles y firmarlos;
5. Organizar y conservar los recibos de tarjetas y solicitudes de licencia; organizar los archivos de los empleados para archivarlos y archivarlos;
6. documentos de oficina, enviar faxes, recoger formularios de oficina, etc.;
7. Asistir en los trámites de ingreso de nuevos empleados, traslados de empleados y trámites de renuncia;
8. del personal administrativo y enviar los detalles de asistencia a cada departamento para su verificación y firma;
9. Ingresar boletos de multas y boletos de recompensa, e ingresar información del seguro de pensión de los empleados;
10. el calendario de vacaciones anuales para todo el personal directivo de la fábrica en 2009;
12. Otras tareas asignadas por la dirección.
La primera semana de prácticas fue la etapa inicial de mis prácticas y la etapa donde más aprendí. Con la ayuda de los gerentes del departamento de ventas y de la recepción, aprendí a utilizar diversos equipos de oficina, como máquinas de fax, impresoras, fotocopiadoras, trituradoras, etc. También aprendí a organizar los formularios de revisita y los formularios de garantía de la empresa. y los clasifiqué en categorías. Además, bajo la guía del gerente de ventas Xiao Zeng, aprendí la consulta más básica, ingresé la información de los clientes que pretenden establecer una relación con la empresa en la red de la empresa para su archivo y seguí las instrucciones. requisitos de ascensores enviados por fax por clientes y agentes Ingrese a la computadora, realice una consulta, realice un formulario de consulta y envíelo al solicitante. Al completar un formulario de consulta, obtuve una comprensión preliminar de los modelos y materiales de motocicletas que afectan los precios de las motocicletas, y me beneficié mucho. Durante esta semana, también fui responsable de pedir el almuerzo para los empleados de la empresa, ordenar el escritorio, clasificar y reciclar papel impreso y responder llamadas de la empresa. Las cosas eran tediosas pero significativas y me hacían sentir que tenía una vida muy significativa. . una semana.
En la segunda semana de la pasantía, además de continuar con el trabajo que aprendí la semana pasada, las cotizaciones de algunos productos de venta también se convirtieron en mi nuevo trabajo de pasantía. Envié por fax el aumento de precio 5 enviado por el solicitante. a Clientes, agentes. Debido a que se trata de precio, lo reviso una y otra vez cada vez y le pido al gerente de ventas que lo verifique por mí antes de enviarlo por fax con tranquilidad. Esta semana también comencé a aprender a mecanografiar documentos y cartas, lo que me hizo darme cuenta de que es necesario mejorar mi velocidad de escritura y que necesito practicar más mecanografía en el futuro. Cuando tengo tiempo libre, también envío correos urgentes, reemplazo las etiquetas escritas a mano en las cajas de archivos por etiquetas impresas y uso quitaesmalte para quitar las marcas de pegamento transparente pegadas en el vidrio. Esto lo aprendí de mis compañeros de la empresa y. Internado en Tianma. Todos los días son felices.
En la tercera semana de mi pasantía, la empresa tenía varios proyectos de licitación y tuve la suerte de participar en la producción de los documentos de licitación. Revisar e imprimir documentos de licitación: hay docenas de páginas cada vez, buscar documentos de calificación, perforarlos, encuadernarlos y luego llevarlos al líder para que los firme y selle, y finalmente sellar las ofertas. Se necesita más de una hora. hacerlo. A veces me olvido de comer, todavía continúa después de salir del trabajo. Cuando todos y yo terminamos de hacer un documento de licitación, realmente siento una sensación de logro. Aunque este trabajo es complicado, aprendí mucho y también ejercité mi paciencia y perseverancia. En el proceso de elaboración del documento de licitación, sentí que era realmente bueno poder concentrarnos en una cosa con todos. Creo que no importa en qué carrera me dedique en el futuro, recordaré este sentimiento y lo trasladaré a mi trabajo futuro.
En las siguientes semanas, organicé y archive principalmente información. Entre varios documentos, la mayoría tenía distintos grados de confidencialidad, y las secretarias de todos los niveles a menudo se acercaban a los líderes para leer algunos. Por lo tanto, las secretarias deben pagar. Preste atención a la diferencia entre actividades internas y externas al realizar actividades en lugares públicos, comprenda la idoneidad y sea consciente de lo que se debe decir y lo que no se debe decir. La precisión es un requisito para la calidad del trabajo. La precisión de la gestión secretarial se refiere a la expresión correcta de las políticas, la expresión correcta de las intenciones del liderazgo, el manejo correcto de documentos y asuntos, palabras y hechos medidos y la capacidad de las palabras para transmitir ideas. Garantiza en cierta medida la preparación para el trabajo de liderazgo. La precisión de la gestión secretarial implica muchos aspectos: la redacción de documentos debe ser precisa, el manejo de los asuntos debe ser estable, la situación debe ser realista y las ideas deben ser prudentes. Para ello debes tener una actitud seria y un estilo minucioso, y no debes ser descuidado ni descuidado. Por ejemplo, al manejar documentos oficiales, es necesario garantizar la calidad de los documentos, la redacción debe ser precisa, los materiales deben ser auténticos, la copia debe ser cuidadosa, la revisión debe ser cuidadosa y esforzarse por no cometer errores en cada enlace. De lo contrario, el trabajo se retrasará o incluso provocará pérdidas irreparables.
En cuanto a las características del puesto de administrativo, cuando se trata de contratiempos, también puedes ajustar tu mentalidad para aliviar el estrés y afrontar los contratiempos. Un antiguo dicho dice: "Cuando el cielo confía a una persona una gran responsabilidad, primero debe forzar su mente, forzar sus músculos y huesos, matar de hambre su cuerpo y su piel, agotar su cuerpo, estropear sus acciones y ganar lo que no puede. " Cuando encuentre contratiempos, debe calmarse. Analice, descubra las razones de la frustración desde los aspectos de objetividad, subjetividad, metas, entorno, condiciones, etc., y tome medidas correctivas efectivas. Establezca una visión dialéctica de la frustración, mantenga siempre una actitud confiada y optimista y comprenda que son los reveses y las lecciones los que nos hacen más inteligentes y maduros, y que es el fracaso mismo el que, en última instancia, crea el éxito. Aprenda a consolarse, sea capaz de tolerar los contratiempos, tenga la mente abierta, sea optimista y trabaje duro. Sabe convertir la presión en motivación, cambiar su estado interior de depresión para relajar el cuerpo y la mente, esforzarse por alcanzar el éxito nuevamente y concentrarse en el futuro. Básicamente soy competente en trabajos de secretaría, como fotocopias, envíos de faxes y procesamiento de documentos. La gestión de secretaría implica preparar y emitir documentos, procesar documentos y gestionar documentos.
3. Resumen de la pasantía
Durante el proceso de pasantía, tuve tanto la alegría de la cosecha como algunos arrepentimientos. Tal vez sea porque el período de pasantía es corto y no soy especialista en secretaría. Mi comprensión de algunas tareas de secretaría es sólo superficial. Solo observo a la gente hacerlo y escucho a la gente hablar sobre cómo hacerlo personalmente. Experimento y trato algunas tareas en detalle, por lo que no logro comprender su esencia. Sin embargo, a través de la pasantía, profundicé mi comprensión de los conocimientos básicos de secretaría, enriquecí mis conocimientos prácticos de gestión y me brindé una cierta comprensión perceptiva y racional del trabajo diario de gestión de secretaría. Reconociendo que para hacer un buen trabajo en la gestión secretarial corporativa diaria, no solo debemos prestar atención al estudio del conocimiento teórico de la gestión, sino que, lo que es más importante, debemos integrar estrechamente la práctica y la teoría.
“Todo debe hacerse de manera organizada”. Esto me enseñó un líder cuando entré por primera vez a la oficina y me di cuenta de que empezaba a cargar responsabilidades sobre mis hombros y tenía que ser cauteloso. en todo, de lo contrario Lo siento por las personas que se preocupan por sí mismas.
"La práctica es el único criterio para comprobar la verdad." Con el cambio de la escuela al entorno social, las personas que me rodean han cambiado completamente sus roles. Los profesores se han convertido en líderes, los antiguos compañeros de clase se han convertido en colegas. la forma de llevarse bien es completamente diferente. En este gran cambio, es posible que estemos vacilantes, confundidos e incapaces de adaptarnos al nuevo entorno de inmediato. Es posible que no podamos soportar las intrigas entre personas y es posible que no podamos soportar las miradas y las palabras indiferentes entre colegas. Muchas veces siento que el líder no me valora y todo lo que hago son tareas irrelevantes. Mis sugerencias o mi trabajo no son reconocidos por el líder. Cuando no logras resultados, habrá presión desde todos los aspectos, incluidas las miradas de tu jefe y las burlas de tus colegas. Cuando me siento impotente, quiero encontrar a alguien con quien hablar, pero encuentro que no hay nadie con quien hablar. En la escuela, con el cuidado y apoyo de mis compañeros y profesores, voy a clase todos los días, lo cual es muy relajante. Hay un proverbio: "Lo que ves en el papel eventualmente te hará darte cuenta de que es superficial, pero debes practicarlo para saberlo". Aunque la pasantía de dos meses no fue larga, aprendí muchos conocimientos sobre ello. ser persona, hacer cosas y hacer conocimiento.
Después de más de un mes de trabajo, siento profundamente mis defectos. Trabajaré más duro en futuros trabajos y estudios, aprenderé de las fortalezas de los demás y buscaré consejos.
¡Creo que estaré más cómodo y me desempeñaré mejor en mi trabajo futuro! No importa dónde trabaje, trabajaré duro