Ensayo de calidad profesional del secretario
La secretaria es un papel importante en la oficina. Para escribir un artículo sobre la calidad profesional de las secretarias, a continuación te presentaré información relevante, espero que te sea de ayuda.
Asistente de personal, conectar lo anterior y lo siguiente, coordinar los servicios, la investigación y la investigación, y la supervisión de la información son las funciones básicas de una secretaria. La oficina es un departamento importante de una unidad. Obedece directamente a la dirección y sirve a todos los empleados. Debe ser muy detallada y considerada en términos de procesamiento de documentos oficiales, servicios de conferencias, gestión logística, gestión de archivos, organización y coordinación, y servicio. recepción, etc Por lo tanto, como papel importante en la oficina, las secretarias deben ser "generalistas" y "multitalentos" y tener fuertes cualidades profesionales. Ahora analicemos cómo fortalecer la calidad profesional de las secretarias:
1. Cultivar las cualidades básicas de las secretarias y mejorar sus capacidades profesionales.
1 Tener capacidad, integridad política y concentración. sobre la moralidad. Un secretario cualificado no busca fama ni lucro. Trabaja duro sin quejarse y está dispuesto a ser un héroe anónimo: a menudo redacta manuscritos, pero no firma y no recibe regalías, pero a menudo organiza reuniones; nunca sube al podio; a menudo se queda despierto hasta tarde, pero todavía tiene que trabajar normalmente durante el día, otros van al parque, caminan por la calle y disfrutan de la diversión familiar con su familia durante las vacaciones, pero aún así tienen que hacerlo; estar de servicio y no poder descansar, etc. Todo esto ocurre muchas veces sin el apoyo de los familiares, la comprensión de los demás y el reconocimiento de la sociedad. Todo esto ilustra un punto: una persona que sólo tiene "talento" pero no tiene "moralidad" no puede estar calificada para el trabajo de secretaria; sin un corazón que sirva a los demás de todo corazón, es imposible ser secretaria;
2. Sea un buen “cerebro externo” para el líder. Debido a que las secretarias brindan servicios directamente a los líderes y les brindan energía y compensación intelectual, la gente a menudo llama a las secretarias el "cerebro externo" del líder. Sin embargo, el hecho de que las secretarias tengan la función de "cerebro externo" no significa que puedan hacer comentarios aleatorios, tomar sus propias decisiones e influir en el liderazgo. Los secretarios deben prestar atención para que sus palabras y acciones sean consistentes con las normas del rol, respetar el liderazgo, implementar resueltamente las instrucciones del liderazgo y no ser supersticiosos y seguirlas ciegamente. Siempre es su importante responsabilidad proporcionar una base valiosa para la toma de decisiones y consejos. el liderazgo. Preste atención a las habilidades para hablar, elija la ocasión adecuada y el mejor momento de acuerdo con las características psicológicas y de comportamiento del líder, parta de los temas clave, utilice lenguaje eufemístico e implícito, exprese hábilmente sus propias opiniones u opiniones diferentes y "participe" en las ideas. "Planifique" los puntos clave y comprenda y capte con precisión las intenciones del liderazgo.
3. Mejorar las competencias profesionales. ¿Qué es una secretaria? Dicen los libros antiguos: "Una persona que maneja documentos con regularidad y ayuda a los líderes en el trabajo diario". Se puede ver que una secretaria es un "libro" que maneja documentos, centrándose en los "libros" y depositando su cariño. sobre "libros". Ser bueno escribiendo manuscritos es el requisito mínimo de habilidad profesional y calidad para las secretarias. Por lo tanto, para mejorar la calidad de la redacción de manuscritos, el personal de secretaría debe prestar atención al aprendizaje, practicar las habilidades internas y aprender a través de la práctica, mientras trabaja, estudia, resume y mejora, también debe realizar investigaciones e investigaciones en profundidad; Para comprender lo más posible los "sentimientos inferiores", la lectura exhaustiva de información de primera mano no solo puede llenar la "base de datos", recopilar información positiva y negativa de todos los aspectos y extraer la esencia para su propio uso. De esta manera, no sólo completa el manuscrito escrito en carne y hueso, sino que también libera la mente, amplía los horizontes y aumenta los conocimientos y talentos.
2. Fortalecer las "Diez Conciencias" para adaptarse a las necesidades del desarrollo.
Con la continua profundización y desarrollo de la reforma y la apertura, las ideas y conceptos de las personas han experimentado enormes cambios. Como medio eficaz para mejorar la eficiencia del trabajo y promover el desarrollo profesional, los métodos de gestión modernos se utilizan ampliamente en las agencias del partido y del gobierno y en diversas empresas e instituciones. Por lo tanto, es necesario fortalecer la calidad profesional de las secretarias para que tengan las siguientes conciencias modernas para adaptarse a las necesidades de la economía de mercado y al desarrollo de las situaciones nacionales y extranjeras:
1. -conciencia. La autoconciencia del secretario se refiere a la comprensión y el sentimiento del secretario de la relación entre él mismo y el entorno. Es uno de los contenidos de la conciencia moderna del secretario. El trabajo de secretaria tiene fuertes características de obediencia y servicio. Por lo tanto, como secretaria, usted debe ejercitar y cultivar su capacidad para pensar de forma independiente y hacerse cargo de sus propios asuntos, a fin de proporcionar una base eficaz para las decisiones de liderazgo antes de tomar decisiones y tomar decisiones correctas. decisiones tras decisiones de liderazgo. Comprender y llevar a cabo sus intenciones.
2. Sensibilización informativa.
Hoy es una era de la información, y mejorar el conocimiento de la información es una garantía importante para que las secretarias mejoren su eficiencia en el trabajo. Los diversos documentos oficiales, solicitudes de instrucciones, informes y otros materiales con los que el personal de secretaría entra en contacto todos los días contienen una gran cantidad de información. El personal de secretaría debe seleccionar estrictamente todo tipo de información en el proceso de recopilación, clasificación y procesamiento de estos materiales. y proporcionar la información más útil al líder.
3. Concientización avanzada. La conciencia anticipada son las actividades de pensamiento y los sentimientos psicológicos de las secretarias antes de que se tomen decisiones de liderazgo. Se ve afectada por factores como la propia calidad, la forma de pensar, la familiaridad, la posesión, el dominio de las situaciones y la información y la sensibilidad a la información de las secretarias. La conciencia científica y precisa de las secretarias con visión de futuro puede desempeñar un papel positivo en la promoción de la toma de decisiones de liderazgo; por el contrario, puede afectar la corrección de la toma de decisiones de liderazgo;
4. Sentido de competencia. Actualmente, cada vez más personal de secretaría tiene un alto nivel educativo. Sin embargo, un alto grado de educación no significa necesariamente un alto nivel. Quienes tienen un alto grado de educación también deben mantener la cabeza gacha, arraigarse en el trabajo práctico, seguir aprendiendo, fortalecer la formación y combinar la teoría con la práctica para poder lograrlo. mejorar su competitividad. Aunque algunas secretarias han trabajado durante mucho tiempo y tienen una rica experiencia práctica, sus conocimientos están envejeciendo y deben seguir aprendiendo nuevos conocimientos para adaptarse al desarrollo de la situación y las necesidades de la competencia. Por tanto, las secretarias, independientemente de su nivel de educación o experiencia, deben tener sentido de competencia. Sólo en la competencia pueden acelerar el ritmo de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo.
5. Conciencia de responsabilidad. La actitud laboral y la calidad del trabajo del personal de secretaría afectan directamente el estilo de construcción de una unidad hasta cierto punto. Sólo estableciendo un fuerte sentido de responsabilidad el personal de secretaría podrá prestar atención a mantener la imagen y la reputación de la unidad en cualquier momento y en cualquier lugar, trabajar con seriedad, tener una actitud correcta, actuar con decisión y mostrar buenos pensamientos delante de todos y al tratar con cualquier cosa. Sólo la ética cultural y profesional puede mejorar verdaderamente la calidad y el nivel del trabajo secretarial.
6. Conciencia de la situación general. La oficina puede servir como vínculo entre la parte superior y la inferior y tiene un mecanismo de transmisión de arriba hacia abajo. El líder de la unidad, especialmente el "número uno", está en la cima de todo el sistema de impartición de instrucciones. Las decisiones que toma o las instrucciones que imparte son generalmente políticas, globales y estratégicas, y son cruciales en todo trabajo. Por lo tanto, como secretaria, usted debe tener una comprensión clara del sistema de mando en el que se encuentra y saber qué tareas son valoradas y requeridas por los "líderes superiores", qué tareas son ordenadas y requeridas por los líderes a cargo y qué tareas son organizados y realizados por usted mismo, deben ser tratados de manera diferente. En el trabajo, las secretarias de oficina a menudo se enfrentan a varias tareas al mismo tiempo, especialmente tareas repentinas, temporales y políticas. Si no están tranquilas, estarán ocupadas como hormigas en una olla caliente. Para evitar caer en la pasividad, esto requiere que las secretarias fortalezcan la "conciencia general" en su trabajo, sean buenas analizando y captando las principales contradicciones y los principales aspectos de las contradicciones, hagan un buen trabajo en la secuenciación del trabajo, asignen y coordinar energía, tiempo, recursos financieros y otros recursos. Mantener una actitud positiva hacia el trabajo repentino y temporal, y encontrar formas de completarlo mientras hace bien otros trabajos.
7. Conciencia del servicio. La primera responsabilidad de un secretario es servir, servir a los líderes y servir a las bases. Su desempeño se refleja en última instancia en la calidad del servicio y la satisfacción de los líderes y las bases. Al servir a los líderes, uno debe ser bueno pensando, planificando y manejando problemas desde una perspectiva de liderazgo y una perspectiva global. No sólo debe estar "bien informado" y ser capaz de presentar opiniones y sugerencias valiosas, sino también "elaborar buenas estrategias". ". Para captar con precisión las intenciones de trabajo de los líderes, también debemos "hablar de manera oportuna", mejorar la iniciativa y la previsibilidad de hacer sugerencias, convertir el servicio pasivo en servicio activo e integrar el servicio en el trabajo diario de organizar documentos, reuniones, y asuntos. Al servir a las bases, debemos fortalecer la comunicación y el enlace con los empleados de las bases, mejorar la relación con los empleados de las bases, poner el punto de partida y el punto final del trabajo en servir a los empleados de las bases, tomar la iniciativa de profundizar en las bases, y comprender verdaderamente los pensamientos, ideas y pensamientos de los empleados de base. La compañía espera figurar como el foco del trabajo, hacer cosas prácticas y buenas para los empleados de base y recompensar a las bases con conceptos de servicio y resultados de desarrollo.
8. Conciencia de la innovación. La oficina no es solo un departamento de servicios integrales, sino también un departamento de oficina responsable de trabajos específicos. La carga de trabajo es grande, los requisitos son altos y no hay errores.
Por lo tanto, las secretarias de oficina deben ser innovadoras y realistas en el manejo de trabajos específicos, y deben ser innovadoras en los métodos de trabajo, métodos, pensamiento y otras tareas. A la hora de hacer cualquier cosa, un secretario debe tener su propia actitud e ideas, que no necesariamente pueden expresarse, pero debe estar bien preparada. Al tratar muchos asuntos y asuntos, las secretarias deben tener sus propias opiniones, refinar y formar sus propias opiniones, y tener cuidado de no "seguir a la multitud" y seguir lo que dicen los demás. Al analizar los problemas, el secretario debe tener profundidad y analizar el problema de manera racional e innovadora. Otros hablan de las cosas tal como son, pero el secretario puede ver el problema desde una perspectiva sistémica; otros sólo ven dos niveles del problema, pero el secretario puede ver tres niveles del problema, y eso es todo. Cuando la gente analiza los problemas, todos están influenciados por sus propios intereses. Si el secretario puede superar sus propios intereses egoístas y considerar algunas cuestiones, puede ser superior a los demás.
9. Promover el conocimiento. Algunas cosas se hacen de antemano y se dicen después, algunas cosas se dicen mientras se hacen, algunas cosas sólo se hacen pero no se dicen, y algunas cosas sólo se dicen pero no se hacen. Por eso, a la hora de trabajar, hay que hacer hincapié en la "conciencia propagandística" y prestar atención al grado de calor y al análisis específico de situaciones concretas. Para el trabajo que es de naturaleza exploratoria, debe completarse y lograr resultados antes de que pueda ser publicitado, para el trabajo que implica movilizar a las masas y requiere la cooperación de otros, debe realizarse mientras se publicita y se agita, para crear mejor; un ambiente de opinión pública y un ambiente propicio para el desarrollo del trabajo. Apoye el sistema para trabajos que impliquen bienestar colectivo o construcción interna, no es necesario hablar para evitar críticas innecesarias por trabajos que parecen superficiales pero que tienen las formalidades necesarias; Deberías expresar tu postura. Eso es todo. Para una secretaria, casi no se realizan trabajos normales ni cosas normales cuando todos tienen los mismos puntos de vista y actitudes. En este momento, la secretaria debe estar aún más atenta cuando publicita algo.
10. Conciencia de confidencialidad. Ya sea en una institución o una empresa, el secretario es la persona más cercana al líder. Se puede decir que el secretario no solo está completamente familiarizado con los hábitos y el estilo de trabajo del líder, sino que también comprende hasta cierto punto muchos asuntos personales del líder. Esto requiere que el secretario tenga un sentido de confidencialidad y sepa qué decir, qué decir, qué decir y qué no decir. En circunstancias normales, para aquellos asuntos que están siendo discutidos por el líder pero aún no se ha tomado una decisión o decisión final, el secretario debe ser cauteloso y cauteloso, y no puede sacar conclusiones precipitadas, hablar con todos o publicitarlas en todas partes. De manera similar, para algunos asuntos privados y salidas del líder, excepto por las instrucciones del líder de contarles a otros, el secretario no puede decírselo a otros casualmente y debe prestar atención a la confidencialidad. En cuanto al salario y beneficios del líder, el secretario no puede revelarlo a otros.
3. Conclusión
En definitiva, las tareas del trabajo de oficina son pesadas y exigentes, lo que supone una prueba para las secretarias. Esto requiere que las secretarias de oficina tengan las "cinco conciencias" mencionadas anteriormente para que realmente puedan adaptarse al trabajo de oficina y poder funcionar con facilidad en la posición de secretaria.