Cómo convertirte en un maestro de la gestión del tiempo 4. Gestiona el tiempo de tus colaboradores

Hay dos características de la gestión del tiempo en el lugar de trabajo: una es la apertura y la transparencia, y la otra es la responsabilidad mutua.

1. Involucrar a otros al hacer planes.

Aunque seas el líder de un equipo, es necesario hacer esto. De lo contrario, todos se sentirán excluidos del ámbito de la toma de decisiones y, en última instancia, es su voluntad personal la que se implementa, no las ideas del equipo.

Deje que todos realicen una lluvia de ideas, que no solo les hará sentir que este es "nuestro plan", sino que también sincronizará completamente la información y evitará puntos ciegos. Puede parecer que dedica más tiempo a la etapa de preparación, pero en realidad le ahorrará mucho tiempo en la etapa de ejecución.

2. “Sincronización en tiempo real”

1) Si eres el responsable de un proyecto o el líder de un equipo, incluso te recomiendo que le dediques diez minutos. cada mañana. Organice a sus miembros, celebre una reunión permanente y sincronice el trabajo en cuestión.

La razón por la que todo el mundo debería realizar reuniones de pie es para evitar sentarse demasiado cómodamente y pasar demasiado tiempo en las reuniones.

2) Además, puedes utilizar un software de gestión de proyectos o simplemente conseguir una pizarra grande para mostrar el progreso de las tareas de cada miembro del equipo a todos a través de estas herramientas.

3) Toma la iniciativa de "comercializar" tu trabajo y hacerlo visible para los demás.

La "visibilidad del lugar de trabajo" es un factor importante a la hora de evaluar si un empleado tiene potencial de ascenso. ?Poder ser visto por la organización en cuanto a lo que usted está haciendo puede ayudarle a movilizar y coordinar mejor los recursos en el corto plazo. También es una forma de autocomercialización en el largo plazo.

3. Intenta “comunicarte cara a cara” tanto como sea posible.

1) Comunicación, lo más importante es la “retroalimentación oportuna”.

La comunicación escrita dará lugar inevitablemente a un gran número de malentendidos y retrasos, y la información que se transmite no es tan rica como hablar en persona. Es más, esperar a que la otra parte responda antes de volver a responder consume mucho tiempo.

2) Si puedes comunicarte en persona, no hagas una llamada telefónica; si puedes hacer una llamada telefónica, no escribas un correo electrónico ni envíes un mensaje de WeChat si es algo importante que puedas; No se explica claramente en unas pocas frases, normalmente lo "escribo por escrito" Coopere cara a cara ".

Envíe datos importantes, fotografías, etc. a la otra parte por escrito por correo electrónico o WeChat y luego intercambie ideas en persona.

1. El núcleo de la solución del problema: Atrévete a gestionar el tiempo con tu jefe

Si tu empresa tiene una cultura corporativa abierta y una estructura organizativa plana, es recomendable que hables. directamente a su jefe. Haga sugerencias para minimizar esos arreglos de último momento.

Si su empresa tiene muchos niveles y el jefe tiene un fuerte sentido de autoridad, y algunas cosas son difíciles de decir directamente, le sugiero que tome la iniciativa de preguntarle a su jefe a las cuatro o cinco de la tarde. la tarde si necesitas algo.

2. Como asistente, incluso podrás dominar ciertas reglas. Descubra los detalles que su jefe suele pasar por alto y recuérdele con anticipación qué cosas deben prepararse con anticipación.

3. ¿Por qué necesitas gestionar el tiempo con tus superiores?

1) La gente tiene una mentalidad de "responsable hacia arriba"

Recuerdo muy bien las tareas que me asignan mis superiores, porque tengo que ser "responsable hacia arriba" y las asigné; Por lo general, no vigilo demasiado de cerca las tareas que realizo, porque siento que esta es la parte de la que son responsables mis subordinados y deben vigilarla.

Entonces descubrirá que a los superiores les gusta asignar tareas. Para ellos, asignar tareas y tirar los monos que pertenecen a los subordinados les dará tiempo para ocuparse de las tareas asignadas por sus superiores. La atención que dedican a sus subordinados es, naturalmente, insuficiente.

A menudo no prestan demasiada atención a las tareas asignadas a sus subordinados. Especialmente cuando hay una docena de subordinados, ¿cómo puede uno tener la energía para recordar cuánto trabajo le ha asignado?

Además, los directivos suelen tener una mentalidad sutil, que consiste en mantener ocupados a sus subordinados para que su departamento parezca importante.

Especialmente los gerentes de nivel medio, a veces no saben cómo interpretar la dirección de la alta dirección, entonces, ¿qué deberían hacer? Un enfoque más seguro es encontrar trabajo para los subordinados.

El resultado es que, por un lado, el jefe no tiene idea de las tareas que tiene asignadas y le gusta añadir tareas constantemente a sus subordinados. Si los subordinados no brindan retroalimentación proactiva sobre el progreso de las tareas en cuestión, el jefe juzgará mal su carga de trabajo.

2) Toma la iniciativa de fijar un horario para la comunicación uno a uno con tu jefe y ponlo en su calendario.

? Utilice el formulario de gestión de proyectos para informarle periódicamente sobre el progreso de sus proyectos y tareas.

La frecuencia depende de la naturaleza del trabajo: si la industria en la que se encuentra es relativamente estable, una cuarta parte es más apropiada si la industria en la que se encuentra está cambiando rápidamente y la empresa ajusta con frecuencia su dirección comercial; Incluso te recomiendo que te sientes con tu jefe cada mes o incluso cada dos semanas para revisar tu progreso actual.

Durante la comunicación, puedes pedirle que vuelva a priorizar el enfoque del trabajo e informe sobre el progreso de los proyectos y tareas. Proporcione advertencias de riesgo sobre cosas que puedan pasarse por alto a tiempo, etc. El tiempo de comunicación no tiene por qué ser demasiado largo, sólo entre 15 minutos y media hora.

Los superiores realmente acogen con agrado este método de gestionar el tiempo juntos.

Por un lado, realmente necesitan saber si sus subordinados dedican su tiempo a la vanguardia.

Por otro lado, pueden ver más fácilmente el progreso del trabajo del departamento y ya no necesitan gastar energía en cosas como acelerar el progreso.

Recuerda, si buscas algo que hacer en el ámbito laboral, siempre lo encontrarás. La clave es si dedicas tu tiempo a las cosas que realmente importan. Obtener el apoyo de su jefe hará que su trabajo sea más eficaz.

Como líder de equipo, ¿cómo debes gestionar tu propio tiempo y el de tus subordinados?

Como directivo, debes aceptar la realidad de que la razón por la que contratas subordinados es para pedirles que trabajen. Darles responsabilidades equivalentes no sólo es responsable del propio crecimiento de los empleados y les permite adquirir la capacidad de hacerse cargo de sus propios asuntos, sino también es responsable del desarrollo sostenible de la empresa.

1. Presta atención a dos modos de pensar:

1) 1 tipo viene de ti

Por ejemplo: “Oh, es muy difícil enseñarle a tu subordinados para hacer esto Bueno, también podría hacerlo yo mismo”. O "Sus habilidades aún no han alcanzado ese nivel y no puede hacerlo".

Debes saber que el crecimiento humano requiere de cosas específicas como portador. Su subordinado no completa una determinada tarea porque haya crecido. Al contrario, crece porque completa una determinada tarea.

2) Otro tipo de pensamiento que requiere vigilancia proviene de tus subordinados.

Él puede decirte: "Jefe, por favor toma una decisión sobre este asunto". Si no puedes hacer esto, ¿por qué no lo haces?" Cuando escuches que tus subordinados necesitan que hagas algo, siempre debes recordarte: ¿eres tú o él el responsable final de esto?

Si el responsable de este asunto pertenece a tu subordinado, entonces podrás orientarlo y darle sugerencias. Pero debes decirle firmemente que él es el máximo responsable de este asunto.

2. ¿Qué debo hacer si mis subordinados aún no han crecido del todo?

1) Intente dejar de lado primero las tareas más pequeñas

por ejemplo: le preocupa que sus subordinados no sean buenos en la elocuencia y no puedan completar de forma independiente un informe de trabajo para el gran jefe. Por lo tanto, solo le pide a sus subordinados que preparen PPT cada vez y le informa personalmente. El resultado es que nunca aprenderá a informar sobre el trabajo.

Por supuesto, si inmediatamente le arrojaras a la espalda la enorme tarea de "hacer un informe de 30 minutos de forma independiente en el escenario", probablemente sería aplastado de inmediato.

Entonces, puedes intentar darle 3 minutos esta vez para hablar sobre uno de los módulos pequeños. Si las palabras son buenas, entonces dale 5 minutos o 10 minutos la próxima vez hasta que sea completamente competente. Después de eso, debe delegar la responsabilidad de este módulo; de lo contrario, todos sus esfuerzos serán en vano.