Aplicación de la gestión de la información en las empresas
La denominada gestión de la información se refiere al término general para designar la información que las personas recopilan, procesan, ingresan y emiten durante todo el proceso de gestión. El proceso de gestión de la información incluye la recopilación de información, la transmisión de información, el procesamiento de información y el almacenamiento de información.
La recopilación de información es la adquisición de información original. La transmisión de información es la transferencia de información en el tiempo y el espacio, porque la información sólo puede ser efectiva si se entrega a quienes la necesitan de manera oportuna y precisa. El procesamiento de información incluye la transformación de la forma de la información y el procesamiento del contenido de la información. La transformación de forma de información se refiere a la transmisión precisa de información al destinatario cambiando el operador durante el proceso de transmisión de información. El procesamiento del contenido de la información se refiere al procesamiento y organización de la información original para revelar el contenido de la información en profundidad. Una vez procesado el contenido de la información, la información de entrada se puede convertir en la información requerida y se puede utilizar de manera efectiva y oportuna. Cuando la información se entrega a los usuarios, parte de ella no es inútil después de su uso y otra parte debe conservarse para referencia y retención futuras. Esto es almacenamiento de información. Las regularidades pueden revelarse mediante el almacenamiento de información, que también puede reutilizarse.
Clasificación de la gestión de la información
1. Clasificación por nivel de gestión
Gestión de la macro información, gestión de la información meso y gestión de la micro información.
2. Clasificación por naturaleza de gestión
Gestión de la producción de información, gestión de la organización de la información, gestión de sistemas de información, gestión de la industria de la información, gestión del mercado de la información, etc.
3. Clasificados por ámbito de aplicación
Gestión de información empresarial, gestión de información gubernamental, gestión de información empresarial, gestión de información del sector público, etc.
4. Clasificados por métodos de gestión
Gestión manual de la información, gestión de tecnologías de la información, gestión de recursos de información, etc.
5. Clasificación por contenidos de la información
Gestión de la información económica, gestión de la información científica y tecnológica, gestión de la información educativa, gestión de la información militar, etc.
Las tareas de la gestión de la información
Para gestionar eficazmente la información es necesario clasificar científicamente la información.
(1) Según los requisitos de los diferentes niveles de la organización, la información se puede dividir en información de planificación, información de control e información de operación.
1. Información del plano. Este tipo de información está relacionada con las tareas de planificación de la alta dirección, es decir, relacionada con la determinación de las metas de la organización para un período de tiempo determinado, la formulación de estrategias y políticas, la formulación de planes y la asignación racional de recursos.
Esta información proviene principalmente del entorno externo, como análisis y pronósticos de las condiciones económicas actuales y futuras, disponibilidad de recursos, tendencias de desarrollo del mercado y de la competencia, y cambios en las políticas gubernamentales y las condiciones políticas.
2. Controlar la información. Esta información es relevante para el trabajo funcional de los mandos intermedios. Ayuda a los departamentos funcionales a desarrollar planes dentro de la organización y permite comprobar si los resultados de la implementación cumplen con los objetivos planificados. La información de control proviene principalmente del interior de la organización.
3. Información laboral. Este tipo de información está relacionada con las actividades de gestión diaria y las actividades comerciales de la organización, como información contable, información de inventario e información sobre el progreso de la producción. Información de calidad y tasa de desperdicio, información de rendimiento, etc. Esta información proviene del interior de la organización, siendo los gerentes de nivel inferior los principales usuarios de esta información.
(2) Según la estabilidad de la información, la información se puede dividir en dos tipos: información fija e información fluida.
1. La información fija se refiere a información que es relativamente estable y puede reutilizarse para diversas tareas de gestión dentro de un período de tiempo sin cambios cualitativos. Es una base importante para todos los planes y el trabajo organizativo de una organización o empresa. Tomando como ejemplo una empresa, la información fija consta principalmente de tres partes:
(1) Información estándar de cuota. Incluye estructura de producto, documentos de proceso, diversas cuotas de mano de obra, cuotas de consumo de materiales, cuotas de horas de trabajo, varios informes estándar, varios tipos de libros de contabilidad, etc.
(2) Información del contrato de planificación. Incluye sistema de indicadores de planificación y documentos contractuales, etc.
(3) Consulta de información. Este tipo de información incluye: normas internacionales, normas nacionales, normas profesionales y normas empresariales, listas de precios de productos y materias primas, archivos de equipos, archivos de personal, archivos de activos fijos, etc.
2. Información de flujo.
También conocida como información estadística de empleo, es información que refleja el estado real del proceso real de producción y actividades comerciales, y se actualiza constantemente con el progreso de la producción y las actividades comerciales. Por lo tanto, este tipo de información es urgente y generalmente tiene un valor de uso único. Sin embargo, recopilar esa información de manera oportuna y compararla con los indicadores planificados es un medio importante para controlar y evaluar las actividades de producción y operación de una empresa, y para revelar y superar los eslabones débiles sin perder ninguna oportunidad.
En términos generales, la información fija representa aproximadamente el 75% de la información total que circula en el sistema de gestión empresarial. La calidad del trabajo de todo el sistema de gestión empresarial depende en gran medida de la gestión de la información fija. Por lo tanto, ya sea que la rectificación del sistema de gestión actual o el establecimiento de un sistema de gestión informática utilizando medios modernos, generalmente comience con la organización y el establecimiento de archivos de información fijos.
Algunas personas describen la era actual como "explosión de información". De hecho, el aumento masivo de la información ha supuesto una pesada carga para el personal de planificación y los administradores en todos los niveles, e incluso ha tenido efectos contraproducentes. La mayoría de las quejas de los gerentes se centran en los siguientes aspectos:
(1) Hay demasiada información del tipo incorrecto e información insuficiente que cumpla con los requisitos.
(2) La información está dispersa y almacenada en varias unidades de la organización, lo que dificulta su uso para responder preguntas muy simples.
(3) Es extremadamente inconveniente realizar consultas.
(4) Algunas informaciones importantes a menudo no pueden llegar a tiempo a los supervisores que las necesitan.
(5) Hay demasiados datos y muy poca información útil. En otras palabras, el procesamiento y refinamiento de grandes cantidades de datos está lejos de cumplir con los requisitos de los supervisores.
La práctica de la gestión muestra que para mejorar el nivel del trabajo de planificación y mejorar la eficiencia y eficacia de todo el trabajo de gestión, la información debe gestionarse de forma eficaz. Las principales tareas de la gestión de la información son: identificar las necesidades de información para su uso, recopilar, procesar, almacenar y recuperar datos, planificar la transmisión de información,
convertir datos en información y entregar esta información de manera oportuna. , precisa, aplicable y económicamente proporcionada a los gerentes de todos los niveles de la organización y otro personal relevante. Ésta es una tarea enorme y voluminosa. El establecimiento de un sistema informático de gestión de la información proporciona un medio poderoso para completar esta tarea.
El "Sistema de Información de Gestión" (MIS) es un sistema que proporciona información a los departamentos (personal) competentes en todos los niveles dentro de la organización, a otro personal relevante y a los departamentos (personal) relevantes fuera del sistema. Más específicamente, dijo, podemos definir el sistema de información gerencial de la siguiente manera: un sistema de información gerencial es una estructura compuesta por muchos individuos, varios dispositivos mecánicos y programas relacionados para proporcionar información relevante tanto de fuentes internas como externas del complejo sexual. Sirve para el trabajo de planificación, el trabajo organizativo, la orientación del personal y el trabajo de liderazgo, el trabajo de control y las operaciones diarias de una organización al proporcionar información unificada como base para la toma de decisiones. Un sistema de información de gestión debe proporcionar cuatro servicios de información principales a las autoridades: identificar las necesidades de información, recopilar información y procesar la información de uso.
Es significativo examinar las diferentes etapas de desarrollo de los sistemas de información gerencial y su impacto en las decisiones gerenciales y la estructura organizacional. De esto, no solo podemos ver que el enfoque del trabajo de planificación se centra cada vez más en las decisiones, sino también que los principales factores que afectan la estructura organizacional incluyen, además de las metas y estrategias, los procesos y técnicas, el entorno y las relaciones interpersonales, la gestión de la información. factor métodos y medios. El desarrollo del Departamento de Información Gerencial está estrechamente relacionado con el desarrollo de la tecnología informática. Desde que se desarrolló con éxito la primera computadora electrónica del mundo (ENIAC) en el Instituto Moore de Tecnología de Pensilvania en 1946, la tecnología informática ha experimentado cuatro generaciones de innovación. En consecuencia, el desarrollo de los sistemas de información gerencial ha pasado generalmente por cuatro etapas.
La primera etapa (1953-1958). La primera generación de ordenadores empezó a llegar a las grandes empresas. Las computadoras en las grandes empresas se consideraban un símbolo del avance empresarial. El concepto popular en ese momento era que para avanzar, las computadoras deben estar disponibles.
El hardware de esta generación de computadoras se compone de tubos de electrones y grabadoras. Hay muy poco software, por lo que las funciones son limitadas. Se utilizan principalmente en los departamentos de contabilidad de las empresas para procesar datos individuales. tratamiento.
El impacto de la primera generación de computadoras en la política de gestión y la estructura organizacional corporativa aún era potencial.
La segunda etapa (1958-1966). La tecnología informática ha entrado en la segunda generación. Los transistores han reemplazado a los tubos de electrones y las memorias de núcleo magnético han reemplazado a las memorias de cinta magnética. La memoria de la computadora se ha expandido, las velocidades de computación se han vuelto más rápidas y las funciones de entrada y salida se han vuelto más fuertes. Esto es especialmente cierto en el caso del software. avances. Un hito importante en una generación de computadoras. El logro más significativo de la segunda generación de computadoras en aplicaciones de gestión es el desarrollo de sistemas en línea, como sistemas de reserva de billetes de avión, sistemas de reserva de habitaciones de hotel y sistemas de cotización del mercado de valores. El desarrollo de sistemas de información de gestión ha comenzado a entrar en la etapa de procesamiento integral de datos. El impacto de la segunda generación de computadoras en las organizaciones comenzará a cambiar la forma en que se gestionan los asuntos de nivel medio. Una gran cantidad de las tareas originales de contabilidad, contabilidad, búsqueda, informes estadísticos y otras tareas serán completadas gradualmente por las computadoras. Sin embargo, la cantidad de personal comercial no ha disminuido significativamente. En muchos casos, la cantidad de personal comercial ha aumentado, como analistas de sistemas, programadores, personal de entrada de datos y personal de mantenimiento de computadoras.
La tercera etapa (1966-1974). La llegada de la tercera generación de computadoras utilizó dispositivos de circuitos integrados, lo que llevó al desarrollo de computadoras cada vez más a gran escala. A través de la comunicación a larga distancia con el terminal, la información se concentra en la unidad central de procesamiento, lo que mejora las capacidades de procesamiento de información y amplía el grado de intercambio de recursos.
Los cambios organizativos provocados por la tercera generación de ordenadores son grandes. El sistema informático de procesamiento central instalado en la sede central ha conseguido una gestión altamente centralizada y unificada de toda la información de la empresa. Para diseñar, utilizar y mantener software y hardware informáticos, se han diferenciado las capacidades de procesamiento de información especializadas y las organizaciones correspondientes en las organizaciones de gestión de las grandes empresas. Se trata de una organización altamente centralizada con funciones especializadas de comunicación y control. Los estudiosos de la gestión han observado que las computadoras de tercera generación han contribuido a una tendencia hacia la recentralización en las grandes empresas.
La cuarta fase (1974 a la actualidad). Todavía estamos en la cuarta generación de ordenadores. VLSI y el software más completo, por un lado, continúan ampliando las funciones de las computadoras; por otro, hacen que las computadoras sean cada vez más pequeñas, miniaturizadas y más baratas. Las microcomputadoras entraron gradualmente en los hogares y se instalaron circuitos integrados en diversos equipos de oficina, como teléfonos, fotocopiadoras, máquinas de escribir y faxes, convirtiéndolos en dispositivos "inteligentes". En particular, el desarrollo de tecnología de bases de datos distribuidas y sistemas de información de gestión de software de gestión de redes informáticas ha entrado en la etapa de procesamiento de sistemas de datos. Las computadoras han podido recopilar y almacenar datos de manera integral en el proceso de producción y operación de una empresa, y proporcionar información a todos los eslabones o departamentos de la empresa, formando un centro de gestión basado en sistemas de información, centralizando aún más las funciones de gestión y haciendo que todo el El sistema de gestión ha sufrido cambios cualitativos.
La característica más importante de los sistemas de información de gestión es la centralización y unificación de datos. Es precisamente con la centralización de los datos que la información se convierte verdaderamente en un recurso y se logra el pleno intercambio de recursos de información. Este trabajo se logra a través del sistema de base de datos, que es el núcleo del sistema de información gerencial y su característica más notable.
Sin embargo, en la práctica de los sistemas de información de gestión, la gente descubre que todavía no pueden generar los enormes beneficios económicos esperados. Aunque el sistema de información de gestión unifica diversa información dentro de la empresa, fortalece la planificación y el control de las actividades de producción y operación de la empresa, mejora en gran medida el trabajo de gestión de nivel medio de la empresa y mejora la eficiencia de toda la empresa. Pero no ha tenido un impacto decisivo en la alta dirección de la empresa. Las principales tareas de los directivos de nivel superior de la empresa son determinar objetivos, elegir estrategias y tomar decisiones importantes. Para ellos lo importante no es la eficiencia del trabajo, sino el efecto de la toma de decisiones. Lo principal no es "hacer las cosas correctamente" sino "hacerlas bien". Esto hace que la gente se dé cuenta de que completar las tareas rutinarias de procesamiento de información es sólo la etapa inicial del papel de las computadoras en la gestión, para hacer una contribución sustancial a los objetivos de la gestión, deben estar más directamente orientadas a la toma de decisiones y emerger en un entorno en constante cambio. Necesidades de información tan fijas. Esta es la razón y los antecedentes del Sistema de Apoyo a la Decisión (DSS).
En pocas palabras, un sistema de apoyo a la toma de decisiones es un sistema que proporciona información a los supervisores para ayudarles a tomar decisiones.
Algunas de las principales diferencias y conexiones entre DSS y MIS son:
(1) MIS considera principalmente datos dentro de la industria, que en la mayoría de los casos refleja principalmente la situación actual, mientras que DSS requiere que los tomadores de decisiones proporcionen grandes cantidades; de datos históricos y externos. La experiencia demuestra que estos datos suelen ser difíciles de unificar, lo que impone mayores requisitos al diseño de la base de datos.
(2) Aunque tanto en MIS como en DSS se utilizan varios métodos de investigación operativa y estadística matemática, se utilizan de diferentes maneras. En MIS, forman un cierto vínculo en el trabajo rutinario y se usan de manera fija de manera regular, mientras que en DSS, están organizados de manera flexible y fácil de usar según la naturaleza del problema de toma de decisiones; y las necesidades de quien toma las decisiones.
(3) Desde un punto de vista funcional, el propósito de MIS es realizar una determinada parte del trabajo de procesamiento en nombre de las personas, mientras que el propósito de DS es ayudar a las personas en la toma de decisiones.
Las funciones principales anteriores de DSS determinan la estructura general especial de DSS. No es un sistema de información computarizado con una base de datos como núcleo como MIS, sino una biblioteca de modelos como núcleo, que incluye bibliotecas de métodos y bases de datos, así como interfaces hombre-máquina. Algunos sistemas de apoyo a las decisiones o sistemas con determinadas funciones DSS se han puesto en uso en el extranjero. En nuestro país, debido al inicio tardío de las aplicaciones informáticas, todavía nos encontramos en la etapa de establecimiento y promoción de MIS. Pero deberíamos absorber los resultados de la investigación extranjera en DSS,