Tres tabúes y tres imprescindibles para contestar el teléfono

1. Pasos para contestar el teléfono:

1. Antes de contestar el teléfono:

⑴ Prepare lápiz y papel: Si no tiene lápiz y papel listo, luego, cuando la otra parte necesite dejar un mensaje, debe pedirle que espere y dejar que los invitados esperen. Esto es muy descortés. Entonces, antes de contestar el teléfono. Tenga lápiz y papel listos.

⑵. Detenga todas las acciones innecesarias: no permita que la otra parte sienta que está lidiando con algo que no está relacionado con el teléfono. La otra parte sentirá que está distraído, lo cual también es de mala educación.

⑶ Utilice la postura correcta: Si su postura es incorrecta y el teléfono se resbala accidentalmente de su mano o cae al suelo, haciendo un sonido áspero, la otra parte también quedará insatisfecha.

⑷. Levante el teléfono rápidamente con una sonrisa: deje que la otra parte sienta su entusiasmo por teléfono.

2. Conteste el teléfono

⑴ Conteste el teléfono dentro de tres tonos: Este es un requisito obligatorio para que los hoteles de estrellas contesten el teléfono. Además, a la hora de contestar el teléfono, también debes prestar atención a:

① Presta atención al tono de voz al contestar el teléfono, para que la otra parte sienta que estás muy dispuesto a ayudarlo. y puedes escuchar que estás sonriendo en tu voz;

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② Presta atención a la velocidad de tu tono

③. contestar el teléfono Nunca use ningún lenguaje descortés para hacer que la otra parte no se sienta bienvenida;

④ Preste atención al entorno en el que ambas partes contestan el teléfono; cuando falla la línea telefónica, debes confirmar la causa con la otra parte;

⑥ Presta atención a las actitudes de ambas partes en la llamada.

⑦ Cuando escuche a la otra parte hablar durante mucho tiempo, también debe reflejarlo, como usar "sí, está bien" para demostrar que está escuchando.

⑵. Salude a la persona de manera proactiva y preséntese al departamento;

⑶. Si quiere saber quién es la otra persona, no pregunte abruptamente “¿Quién es usted? ” Puedes decir “¿Quién eres?” O puedes preguntar cortésmente: “Lo siento, ¿puedes saber cómo llamarte?”;

⑷ Cuando tengas que poner el teléfono en espera o Pide a los invitados que esperen, debes dar una explicación y disculparte. Presta atención a la otra persona cada 20 segundos y pregúntale si está dispuesta a esperar.

⑸. Transferir llamadas rápidamente: cada empleado debe aprender a resolver los problemas telefónicos por sí mismo. Si no puede resolver el problema por sí mismo, transfiera la llamada a la extensión correcta y avise a la otra parte quién es la llamada. siendo transferido a .

⑹ Si la otra parte necesita ayuda, todos deben hacer lo mejor que puedan: como empleados del hotel, debemos hacer todo lo posible para ayudar a los huéspedes. Por cada llamada telefónica, debemos hacer lo siguiente ①. saludar a ②, disculparse ③, dejar un mensaje ④, informar a ⑤, ayudar inmediatamente ⑥, transferir la llamada ⑦, responder directamente ⑧, devolver la llamada

⑺, agradecer a la otra parte por la llamada y finalizar la llamada Cortésmente: Al final de la llamada, aplique una actitud positiva y utilice Agradézcase por su nombre.

⑻ Llamarse frecuentemente por su nombre para mostrarse respeto mutuo.

2. Cinco elementos de un mensaje

Para: Para quién es el mensaje

De: Quién quiere dejar un mensaje

Fecha: Última Es mejor incluir también la hora específica

La firma del registrador: útil para encontrar pistas o aclarar contenidos poco claros

Etiqueta al contestar el teléfono

1. Cuando suene el teléfono, debes contestarlo lo antes posible. Lo mejor es no dejar que suene cinco veces. Cuando levante el teléfono, primero debe presentarse: "Hola, este es el departamento xx de la empresa xx"; al preguntar, debe prestar atención al momento adecuado y preguntar con tacto según la reacción de la otra parte. No debes utilizar palabras duras como "Él no está aquí", "Llamada equivocada", "No existe tal persona", "No lo sé", etc. El lenguaje telefónico debe ser civilizado y educado, la actitud debe ser entusiasta, modesta y sincera, el tono debe ser tranquilo y el volumen debe ser moderado.

2. Al contestar el teléfono, puede repetir lo que la otra parte dijo según sea necesario, y el contenido importante debe registrarse de manera concisa, como la hora, la ubicación, asuntos de contacto, problemas a resolver, etc.

3. Cuando termine la conversación telefónica, debes intentar dejar que la otra parte termine la conversación. Si realmente necesitas terminarla tú mismo, debes explicarle y disculparte.

Una vez completada la llamada, debe esperar a que la otra parte cuelgue el teléfono antes de colgarlo suavemente para mostrar respeto.

4. Algunos consejos sencillos para realizar llamadas telefónicas

1 Si la llamada que recibes es para ver a tu superior, no respondas directamente estés presente o ausente, pero pregunta con claridad. Para obtener el nombre y la dirección de la otra parte, te daré una idea aproximada y luego te ayudaré a encontrarla. Dígale a su superior lo que sabe y déjele decidir si responde o no a la llamada.

2. Al realizar una llamada telefónica, enumere los puntos clave para no perder el tiempo.

3. Antes de realizar una llamada, prepare lápiz y papel. No coma, beba ni fume, y mantenga una postura correcta.

4. Si la persona que busca no está disponible, puede preguntarle a la otra parte cuándo puede volver a llamar o pedirle que le devuelva la llamada. Al mismo tiempo, debe informarle a la otra parte. su número de teléfono y hora de devolución de llamada.

5. Cuando llame a otros departamentos, indique primero su departamento y su nombre. Esto evitará que la otra parte pierda tiempo preguntando sobre su situación.

6. Diga "adiós" cuando finalice la llamada y luego cuelgue suavemente el teléfono.

7. Elige el momento adecuado. Es mejor evitar las llamadas telefónicas de negocios generales cerca de la hora en que sale del trabajo, porque cuando llama a esta hora, la otra parte suele tener prisa por salir del trabajo y es posible que no obtenga una respuesta satisfactoria. El profesor de etiqueta Tan Xiaofang cree que las llamadas de negocios deben realizarse al trabajo de la otra parte tanto como sea posible. Si realmente es necesario llamar a la casa de la otra parte, se debe prestar atención para evitar las horas de comer o dormir.

5. Habilidades telefónicas para que el trabajo se desarrolle sin problemas

Si llega tarde o solicita permiso, debe llamar usted mismo si sale a hacer negocios, comuníquese con la unidad al; en cualquier momento cuando salga a hacer negocios, debe informar el lugar y el número de teléfono; si retrasa la hora de la visita, debe comunicarse con la otra parte con anticipación para enviar documentos por fax y luego comunicarse con ella por teléfono; no le diga fácilmente a otros los números de teléfono de la casa de sus colegas; tenga cuidado al tomar prestados los números de teléfono del trabajo de otras personas, en general, tomar prestados los números de teléfono del trabajo de otras personas no debe exceder los diez minutos. En circunstancias especiales, si tiene que realizar llamadas durante mucho tiempo, primero debe buscar el consentimiento y la comprensión de la otra parte.