¿Cuál es el contenido específico de un empleado?

Muchas empresas están contratando para puestos de administrativo, por lo que mucha gente se pregunta, ¿qué es un administrativo? A continuación se muestra lo que he recopilado sobre lo que es un empleado. Bienvenido a leer.

¿Qué es un dependiente?

Los dependientes son los empleados de nivel inferior de la empresa, generalmente se dedican al procesamiento de documentos. También hay muchas empresas que dividen los niveles de empleados/dependientes/. personal en términos de salario, pero en algunas empresas la pasantía es muy exigente y también da algo de poder. También puede ser el primer paso hacia la gestión.

Definición de dependiente

De hecho, el llamado dependiente también es un personal administrativo, es decir, un asistente del gerente encargado. Pero en diferentes empresas, el trabajo realizado por los empleados varía. Normalmente, los empleados realizan tareas como procesamiento de textos, clasificación de documentos, copia de documentos, contestar llamadas telefónicas y manejar los asuntos diarios de la oficina (recibir invitados, limpiar, comprar material de oficina, etc.). Considerándolo todo, es bastante complicado. Además, en algunas empresas los empleados también ayudan a los contadores a realizar algunos trabajos de contabilidad. Generalmente, se requieren operaciones informáticas básicas (diferentes empresas tendrán requisitos específicos: significa que el contenido y la competencia de las operaciones informáticas son diferentes. Por supuesto, es posible que algunas empresas no requieran computadoras). Algunas empresas grandes también tienen requisitos de idioma (mandarín). , inglés, etc.), y el otro son algunas cualidades integrales que poseen las propias partes (actitud laboral, carácter ideológico y moral, capacidad para el trabajo, etc.).

Clasificación de oficinistas

Los oficinistas del ICBC se dividen en dos categorías: la primera categoría, los oficinistas son oficinistas en el sentido ordinario; la segunda categoría, los "funcionarios" son oficinistas en el sentido no ordinario; sentido.

Dividido principalmente en: empleado administrativo, empleado de personal, empleado de redacción, empleado de archivo, empleado de ventas

El empleado administrativo es el principal responsable de los asuntos diarios de la oficina.

El empleado de personal es el principal responsable de la asistencia del personal, la contratación de personal, el cálculo de salarios, la tramitación de la seguridad social y la gestión logística.

Los redactores publicitarios son los principales responsables de redactar contratos y otros documentos.

Los empleados de archivo son los principales responsables de gestionar los documentos, contratos y otra información relacionada de la empresa.

El dependiente de ventas es el principal responsable de ayudar en la gestión, clasificación, clasificación, archivo y almacenamiento de los contratos de venta y otros documentos de marketing.

Responsabilidades administrativas

Oficina

Principalmente responsable de reuniones, documentos, sellos, archivos, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos y periódicos, específicamente:

1. Responder y transferir llamadas; recibir visitantes.

2. Responsable del trabajo secretarial, de información y confidencial de la oficina, y hacer un buen trabajo en la recopilación y organización de archivos de la oficina.

3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.

4. Llevar actas de las reuniones.

5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.

6. Responsable del envío y recepción de faxes.

7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de artículos que entran y salen del almacén.

8. Elaborar la columna publicitaria de la empresa.

9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.

10. Llevar registros diarios y de gastos del comedor de la empresa, hacer estadísticas sobre los gastos de comidas y recopilar y conservar los gastos de comidas.

11. Envío de declaraciones mensuales de protección ambiental y tabulación de la seguridad social.

12. Gestionar bien los materiales de los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de los archivos de personal de los empleados y hacer cumplir estrictamente los procedimientos de préstamo de archivos.

13. Seguro y solicitud de seguro social.

14. Calcular las estadísticas de asistencia mensual y enviarlas a finanzas para contabilidad, manteniendo registros.

15. Gestionar diversos inmuebles de oficinas, utilizarlos racionalmente y mejorar su eficiencia, y promover la frugalidad.

16. Aceptar otros trabajos temporales.

Ventas

(1) Afiliación administrativa

Supervisor superior: Gerente de planificación

Objetivo de trabajo: relacionado con cada oficina (región) Negocio Personal

(2) Principales Responsabilidades

A. Bajo el liderazgo del Gerente del Departamento de Planificación, ser responsable del diseño, planificación, implementación y gestión comercial de los planes de actividades promocionales de la empresa.

B. Responsable de preparar el presupuesto anual de actividades promocionales de la empresa, presentar el plan de promoción anual, formular y coordinar el tiempo de promoción y planificar la selección de actividades promocionales en cada región.

C. Responsable de la gestión de orientación laboral y aprobación de las actividades promocionales en cada región, y ayudar a cada mercado regional en la realización de actividades promocionales.

D. Responsable de formular el plan de relaciones públicas de la empresa y el plan de implementación, planificar y organizar la implementación de las actividades de relaciones públicas.

E. Responsable de la gestión del programa y el archivo de documentos de las actividades promocionales, evaluando los efectos de las actividades y presentando informes trimestrales de análisis de las actividades promocionales.

F. Completar otras tareas asignadas por el gerente de planificación.

Archivos

1. Responsable de redactar actas de las reuniones administrativas de la empresa y demás reuniones ordinarias;

2. Responsable del desembalaje, registro, circulación, transporte realizar agilizaciones y otros trabajos, hacer un buen trabajo en la recepción, clasificación, mantenimiento y estadísticas de diversos archivos de la empresa, e implementar una gestión centralizada y unificada;

3. Responsable del almacenamiento de diversos documentos y archivos y hacer estadísticas;

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4. Responsable del préstamo, copia y utilización de archivos, preparando las herramientas de búsqueda y materiales de referencia necesarios según sea necesario, prestando atención a la retroalimentación de la información, brindando comodidad para la revisión de archivos. por varios departamentos de la empresa y mantener cuidadosamente registros de uso;

5. Recopile todo tipo de archivos de manera oportuna, haga un buen trabajo en el trabajo de archivo diario y haga un buen trabajo en clasificar, reparar, encuadernar, catalogar y archivar;

6. Responsable de la aceptación de los documentos archivados, Evaluación, garantizar que los documentos archivados estén completos, completamente firmados, cuidadosamente encuadernados, científicamente clasificados y fáciles de usar. ;

7. Responsable de la inspección regular de los archivos, la rápida recolección de los archivos prestados y garantizar que las cuentas sean consistentes;

8. Limpiar los archivos y registrar la temperatura y la humedad todos los días. , implementar medidas antirrobo, prevención de incendios, prevención de polvo y otras medidas de seguridad, y reparar y copiar archivos dañados o deteriorados de manera oportuna.

Requisitos profesionales de empleado

1. En primer lugar, debe tener buenas habilidades de escritura, ya sea que esté escribiendo cosas "sólidas" o "vacías". Además, debes ser bueno para comprender las intenciones del líder (puede haber ocasiones en las que él no pueda expresar bien lo que quiere decir, pero debes poder ponerte en su lugar).

2. La eficiencia del trabajo debe ser alta y la memoria debe ser súper fuerte, porque hay muchas cosas triviales y emergencias que abordar. A veces hay algunas cosas pequeñas y de largo plazo que deben abordarse. hecho. Si lo olvida accidentalmente, las consecuencias serán desastrosas.

3. Si eres secretario del líder, también debes cuidar bien el día a día del líder, pensar en él y cuidarlo, es muy importante hacerlo bien.

4. El trabajo de los dependientes es relativamente complicado. Algunos dependientes de las pequeñas empresas suelen barrer el suelo, limpiar las mesas y echar agua cuando viene alguien. Debe ser capaz de pensar y pensar, y saber qué hacer y qué no hacer.

5. En términos generales, los conocimientos informáticos de los empleados solo necesitan poder utilizar software de oficina "de oficina".

¿Cuál es el contenido específico de un empleado?

Artículo 1: Comunicación de asuntos

1. Recepción de visitantes: Diferentes visitantes tienen diferentes asuntos y los empleados deben tratar ellos de manera diferente. Para la persona con la que se debe reunir, la intención de la otra parte debe transmitirse directamente y la persona debe ser conducida a la sala de recepción o informada a la persona de contacto de cada departamento, independientemente de si la otra parte solicita reunirse o hace una cita. Para las personas que no son aptas para una reunión, después de pedir instrucciones al personal correspondiente, rechace a la persona por "no disponible", "actualmente en una reunión" o "muy ocupada en el trabajo" o informe sus opiniones personales al gerente antes. recibiendo una respuesta.

2. Conteste el teléfono: al contestar el teléfono, asegúrese de decir primero "esta es la empresa" y luego escriba el nombre de la otra parte, unidad de trabajo, etc. Dependiendo de la situación de la otra parte. , puedes responder claramente si no interfiere con la llamada, pero generalmente no Dime si el gerente general está aquí.

3. Transmitir: Cuando necesites transmitir, debes escuchar correctamente la identidad de la otra parte y el contenido a transmitir, y transmitirlo de forma precisa y rápida.

4. Envío, recepción y distribución de documentos: En primer lugar, se debe distinguir entre el correo recibido y los documentos entregados, si se entregan directamente al director de la oficina, si deben ser procesados ​​y clasificados por un empleado. , o si se trata de documentos privados (El alcance de estas distinciones requiere consulta previa con el director). Si el director necesita manejar el asunto, debe enviarlo directamente al director. Si el director está ausente y hay mensajes, telegramas o entregas urgentes directamente relacionados con el interesado, se le puede notificar por teléfono.

Artículo 2 Operaciones Diarias

1. Diseño y organización del cronograma: registrar los asuntos que determine ser tratados por el director, tales como reuniones y fechas y horarios de asistencia. Organizar y realizar investigaciones. en cualquier momento para ayudar al director a formular un cronograma. El cronograma debe registrarse en el cronograma mensual, con el contenido programado y los cambios anotados en él cuando sea necesario.

2. Preparación y arreglos: Algunas tareas requieren preparación y arreglos especiales. Estas tareas generalmente tienen ciertos límites de tiempo, por lo que se deben realizar los preparativos adecuados con anticipación.

Artículo 3 Disposición de Suministros

Los administrativos deberán preparar con antelación todos los documentos, suministros y repuestos necesarios para el trabajo del director.

1. En la oficina: Los artículos y repuestos de uso frecuente deberán colocarse en cantidades adecuadas en lugares apropiados, para ello se deberá diseñar y registrar a continuación una lista detallada de suministros y repuestos. la variedad y cantidad requerida por mes o semana así como la cantidad a reponer y la fecha de reposición.

2. Cuando el director sale: Se debe preparar con anticipación una cierta cantidad de bolígrafos, lápices, etc. que el director necesita usar al salir todos los días. Se deben tener las mismas consideraciones para los artículos. que hay que poner en la bolsa. Estos elementos que deben prepararse deben prepararse en una lista detallada después de consultar al director y publicarse con anticipación para evitar omisiones.

3. Preparación de documentos e información: En primer lugar, debes averiguar qué documentos son importantes, si no los entiendes. Pregunte en detalle para que pueda preparar todos los documentos y materiales que se pueden utilizar, y luego dibuje una lista detallada de los documentos para facilitar su uso.

Artículo 4 Negocio de clasificación de documentos

1. Con el fin de garantizar que los archivos que han sido procesados ​​​​por el director o que están en uso no se pierdan ni se dispersen y puedan recuperarse en cualquier tiempo, es necesario ordenar los archivos. El trabajo de organización primero debe clasificar los documentos según las opiniones del director y colocarlos en equipos fijos y contenedores internos. También deben organizarse con frecuencia durante el uso para que los documentos se puedan encontrar fácilmente.

2. La clave de la organización del trabajo es la determinación y almacenamiento de los artículos clasificados, la selección y organización de los documentos y suministros, y la mejora de los procedimientos de préstamo.

3. Los archivos comerciales se dividen en archivos que se están procesando, archivos actuales que se están ejecutando y archivos que se han procesado. Además, hay archivos confidenciales. Según la aplicación, se puede dividir en tres tipos: uso diario, uso común y uso poco frecuente.

4. Después de ordenar, encuaderne los documentos y asigne a cada colección de documentos un nombre de cuenta determinado. Después de escuchar las opiniones de los co-inquilinos, se debe hacer una lista detallada de las clasificaciones de documentos y publicarla en el lugar de almacenamiento o en el escritorio del custodio para facilitar su consulta.

Artículo 5: Organización y limpieza del trabajo

1. Limpiar el escritorio: ajuste la fecha en el calendario de escritorio todos los días, limpie la mesa, prepare los suministros diarios y prepare lo necesario. cantidades, Los libros y documentos sacados el día anterior deben devolverse a sus lugares originales y los elementos dañados y contaminados deben limpiarse y reemplazarse.

2. Los elementos de interior deben colocarse en lugares fijos.

Artículo 6 Negocios de agencia

1. Al participar en celebraciones, funerales y otras ceremonias, preste atención a la vestimenta, los accesorios y el comportamiento para expresarse de manera adecuada. Al mismo tiempo, sea muy particular. sobre el lenguaje utilizado en saludos e interacciones sociales.

2. Transmitir las opiniones u órdenes del director: expresar las opiniones del director de forma completa y precisa, prestando atención a la concisión y rapidez. A veces, dependiendo de la situación, la respuesta de la otra parte se informará al director.

Artículo 7 Prácticas contables

Este asunto se refiere a la gestión de varias cuentas utilizadas directamente por el administrador, incluida la compra y distribución de diversos artículos, el despliegue de productos secundarios y el registro de cuentas. y gestión de operaciones, cobros y gastos de efectivo.

1. Hacer declaraciones detalladas sobre el estado de la producción secundaria y de los ingresos y gastos, y realizar un informe mensual al menos una vez al mes. En circunstancias especiales, los informes deberán prepararse en cualquier momento previa solicitud del gerente y del subgerente.

2. También se deben tener en cuenta los siguientes puntos al manejar el estado de los activos:

(1) La manutención y los ingresos se pueden registrar en la cuenta de efectivo de acuerdo con el comprobante original. El monto en la cuenta del cajero debe ser consistente con el saldo adelantado. El recibo debe tener el sello de quien lo maneja y del secretario para aclarar responsabilidad. Resuma estos recibos y muéstrelos al gerente.

(2) Los gastos diarios en efectivo deben limitarse a una cierta cantidad. Si hay proyectos especiales, se deben solicitar fondos de gastos especiales o se debe emitir un cheque.

(3) Se requiere un recibo u otro comprobante para emitir un cheque, y el propósito debe estar escrito en el cheque y sellado por el gerente.

(4) Los activos se dividen en terrenos, edificios, valores, repuestos, depósitos de muebles y artículos diversos, etc. Se deben establecer libros de contabilidad y libros de valores para diversos activos para registrar en detalle el contenido, el precio unitario, la cantidad, el monto actual y los montos entrantes y salientes de diversos activos.

(5) Los depósitos bancarios y de ahorro postal deben tener cuentas de depósito. Quienes acepten los fondos deben abrir cuentas separadas por nombre e indicar claramente el monto de la cuenta.

3. Al comprar y distribuir diversos artículos, se debe prestar atención a si existe una solicitud de uso y si los procedimientos están completos, y los artículos deben registrarse en la cuenta de manera oportuna para evitar Olvidar y retrasar la contabilidad.

Artículo 8 Asistencia en la Investigación

Las investigaciones de la empresa generalmente se dividen en dos categorías: investigación de nombramiento e investigación general. El secretario de la oficina debe ayudar a la empresa a realizar diversas investigaciones.

1. Al realizar trabajos de investigación, el secretario debe seleccionar expertos y consultores apropiados para confiarlos o incluirlos como miembros del comité de investigación, mantenerse en contacto con ellos y pedirles que completen temas de investigación cuando sea necesario.

2. En la investigación de algunos asuntos periciales, el secretario también puede escuchar personalmente las opiniones de los peritos y de las partes involucradas, o después de investigar diversos aspectos, resumir las opiniones y resultados de la investigación e informar al gerente.

Artículo 9 Trámites

El trámite incluye tres aspectos: escribir cartas, redactar documentos y clasificar e imprimir documentos.

1. Finalización de la carta: los tipos de cartas que utilizan con frecuencia los gerentes se pueden recopilar de antemano como "ejemplos de rango de comunicación estándar". Si es necesario, seleccione un tipo y utilícelo con ligeras adiciones y eliminaciones. lo cual es más conveniente.

2. Edición e impresión de documentos: Incluye principalmente el trabajo de editar el borrador en forma de notas, imprimirlo con máquina de escribir, imprimirlo directamente y recopilar contenidos relevantes en libros y revistas.

Artículo 10 Negocio de contacto

El trabajo de contacto es transmitir algo al gerente o subdirector e informar a la otra parte de las intenciones del gerente o subdirector, escuchar la respuesta de la otra parte, e informar el asunto a la otra parte. La respuesta se enviará al gerente.

Artículo 11 Asuntos de entretenimiento

El entretenimiento se refiere a la hospitalidad ceremonial cuando el gerente sale, regresa o recibe invitados. Generalmente se asignan empleados o personal de mantenimiento para completarlo. La hospitalidad incluye guías, almacenamiento y transporte de artículos, proporcionar refrigerios, recibir a los invitados y despedirlos, etc.

1. Atender al gerente

(1) El gerente debe preparar un vehículo cuando salga.

(2) Al regresar a la empresa, recoger los abrigos, gorros, etc. que se quitó, colocarlos en un lugar determinado y limpiar la ropa con un cepillo en cualquier momento.

(3) Al regresar a la oficina desde el exterior, entregar toallas mojadas, agua helada, café o refresco en verano, y toallas calientes o café en invierno.

(4) Ajuste el aire acondicionado según las condiciones del aire.

2. Atender a los invitados: La secretaria también debe atender a los invitados, como recibir el servicio del gerente al entrar y salir de la empresa. Si los visitantes tienen que esperar, se deben entregar periódicos o revistas ilustradas.

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