¿Cómo se deben clasificar los expedientes en la empresa? ¿Cómo ahorrar?

Clasificación de archivos:

■★Artículo 1 Departamento de gestión 1. Una vez cerrado el documento, cada departamento de gestión de documentos archivará el manuscrito original y el departamento de manipulación lo conservará. copias según las necesidades reales. Si se trata de un caso especial debido a necesidades de procesamiento comercial, el manuscrito original debe conservarse en el departamento de manejo. Debe conservarse adecuadamente con el consentimiento del jefe del departamento de gestión de documentos. El departamento de gestión de documentos debe archivarlo como fotocopia. Después de su uso, el manuscrito original aún debe enviarse al departamento de gestión documental para su archivo y reposición. 2. El directorio de clasificación y los principios de numeración de los archivos de cada empresa son formulados y administrados por la dirección general o la dirección de unidad de negocio de cada empresa; cada departamento, oficina y centro de la dirección general lo compila y presenta al director general; oficina de la dirección general.

■★Artículo 2: Recogida de documentos Cuando el expediente sea cerrado y trasladado para su archivo, se deberán seguir los siguientes principios: 1. Comprobar si el texto y los anexos del documento están completos, si los hubiere. deficiencias, se deben rastrear e incluir inmediatamente. 2. Si los documentos se retiran y depositan, deberán estar firmados por el jefe del departamento de gestión. 3. Si los procedimientos de procesamiento de documentos están completos. Si hay alguna omisión, deben devolverse al departamento de procesamiento para su reemisión. 4. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo inmediatamente. 5. Los valores u otros objetos de valor deben devolverse al departamento de manipulación. El departamento de manipulación debe enviarlos al departamento de almacenamiento designado para su firma y luego archivar los documentos.

La vinculación es el principio. 2. Los documentos y accesorios encuadernados en el lado derecho deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados en el lado izquierdo deben estar alineados con la esquina superior izquierda y clavados firmemente. 3. Si el documento está arrugado, dañado, desigual, etc., primero debe repararse, cortarse y doblarse para que quede limpio y uniforme.

■★Artículo 4 ¿Clasificación de archivos? 1. La clasificación de archivos debe basarse en factores como el contenido del caso, la organización del departamento, los proyectos comerciales, etc., y debe clasificarse en tres niveles: departamento, categoría principal, y categoría pequeña. Primero, se dividen por departamento, luego se dividen en varias categorías principales según la naturaleza del caso y luego se dividen en varias subcategorías secuencialmente dentro de la misma categoría. 2. La clasificación de archivos debe ser práctica. Si los tres niveles del párrafo anterior resultaran insuficientes por tratarse de un gran número de casos, se podrá añadir un cuarto nivel de "subcategoría" después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, también puede utilizar sólo el nivel dos de "departamento" y "categoría principal" o "categoría pequeña". 3. Los casos de la misma "subcategoría" (o subcategoría) deben vincularse en una carpeta. Si hay muchos casos y una carpeta no es suficiente, los casos se vincularán en dos o más carpetas y se colocarán en la misma. subcategoría (o subcategoría), agregue un número de "volumen" para facilitar la referencia. 4. Debe haber un "índice" en la página interior de la portada de cada carpeta. Al archivar los casos, estos deben estar numerados y registrados en secuencia. En principio, cada caso debe tener un número de "índice". 5. ¿El número de archivo se representa de la siguiente manera? A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2 es el código del departamento de manejo, B1B2 es el número de categoría principal y C1C2 es el número de categoría menor. D1 es el volumen del archivo y E1E2 es el directorio del archivo.

■★Artículo 5 ¿Nombre y número de archivo? 1. Cada nivel de clasificación de archivo debe recibir un nombre. El nombre debe ser conciso y directo, en principio, debe poder expresar completamente el nombre. naturaleza del contenido del archivo, y debe estar dentro de un cierto alcance General y vago. 2. Los números de las clasificaciones, volúmenes y catálogos de todos los niveles se expresan en números arábigos decimales; el número de dígitos utilizados se determinará en función del número y crecimiento de los casos. 3. Una vez determinados los nombres de cada nivel de clasificación de archivos, se debe compilar una "tabla de numeración de clasificación de archivos", es decir, los nombres de todos los niveles de clasificación y sus números representativos deben ordenarse en un orden determinado para facilitar su consulta. 4. Se deben reservar varios espacios en la numeración de cada nivel de clasificación de archivos para prepararse para adiciones adicionales en cualquier momento cuando la organización se expanda o el negocio aumente en el futuro. 5. Una vez determinados los nombres y números representativos de cada nivel de clasificación de archivos, no deben modificarse arbitrariamente. Si las modificaciones son realmente necesarias, deben discutirse cuidadosamente con anticipación y debe elaborarse una tabla comparativa de los números de clasificación de archivos antiguos y nuevos. elaborado para evitar confusiones.

■★Artículo 6: ¿Numeración de archivos? 1. Si el caso es un caso nuevo, la categoría del caso y su volumen y secuencia de directorio deben identificarse con base en la "Tabla de Numeración de Clasificación de Archivos" y la Se debe asignar el número de expediente. 2. Si el expediente fuera imputable a un expediente anterior, deberá comprobarse el número de expediente del expediente anterior y numerarse con el mismo número. 3. El principio de numeración de expedientes es un caso por caso. Cuando un caso describe varias cosas o un caso se clasifica en múltiples categorías, se debe determinar primero la categoría principal y se debe asignar el número de expediente. 4. Los números de expediente deben ordenarse de izquierda a derecha. Para los casos encuadernados a la derecha, el número de expediente debe completarse en la esquina superior izquierda de la primera página del caso; llenarse en la esquina superior derecha.

■★Artículo 7 ¿Archivo y limpieza de archivos? 1. Los documentos archivados deben encuadernarse en carpetas de hojas sueltas de las categorías relevantes en el orden de los números de catálogo, y la nota "ver papel" debe usarse como tal. necesario. Marque el subnúmero para facilitar su consulta. 2. En el reverso de la carpeta se deberá marcar el número de clasificación y el nombre de los casos contenidos en la carpeta para facilitar la comprobación del expediente. ?

■★Artículo 8 Período de almacenamiento: A menos que lo especifiquen los decretos gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa, el período de almacenamiento de los documentos se manejará de acuerdo con las siguientes disposiciones: 1. Almacenamiento permanente: (1 ) Estatutos; (2) Registro de accionistas; (3) Reglamentos organizativos y normas de servicio; (4) Registros de la junta directiva y de la asamblea de accionistas; (6) Documentos de aprobación de agencias gubernamentales; certificados de propiedad y otros certificados de deuda; (8) ) Planos de diseño de ingeniería (9) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse permanentemente. 2. Conservar por 10 años: (1) Presupuestos y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Materiales del plan de negocios; (4) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse por 10 años. Conservación por 3,5 años: (1) Contratos vencidos o rescindidos (2) Otros documentos aprobados para ser conservados por 5 años. Almacenamiento de 4,1 años: no es necesario un almacenamiento prolongado una vez cerrado el estuche. 5. Los reglamentos serán conservados de forma permanente por el departamento de gestión normativa, y serán conservados por el departamento usuario mientras estén vigentes.

■★Artículo 9 ¿Limpieza de archivos? 1. El personal de administración de archivos debe limpiar los estantes de archivos en todo momento para mantenerlos limpios y evitar que se infesten con insectos y se pudran. Durante el reemplazo anual, se limpiará una vez de acuerdo con la reglamentación. Si el período de almacenamiento ha expirado, se podrá destruir antes de la destrucción, se registrará y se presentará al gerente general para su aprobación. a la autoridad competente, y la fecha de destrucción se indicará en la columna de notas del catálogo. 2. Entre los documentos vencidos, si se verifica que algunos todavía tienen valor de referencia para su conservación, el personal de gestión del archivo deberá anotar la quinta página del "Formulario de Registro de Recibo (Emisión) de Documentos" en los documentos retenidos y anotar en la quinta página Especifique la fecha de destrucción parcial.

■★Artículo 10 ¿Procedimiento de transferencia? 1. Cuando el personal de cada departamento necesite acceder a archivos debido a necesidades comerciales, debe completar el "Formulario de transferencia" y obtener la aprobación de los jefes de departamento (jefe de sección). o superior). Consulte con el personal de gestión de archivos. 2. Después de recibir el "Formulario de registro" y verificarlo, el personal de administración de archivos lo sacará, completará la fecha del préstamo en el "Formulario de registro" y luego entregará el archivo al oficial de recuperación de registros. La “Hoja de Registro” se organiza según la fecha de regreso programada para su revisión. 3. Quienes tomen prestado materiales in situ en la sala de archivos no estarán obligados a cumplimentar el "Formulario de registro". 4. Cuando se devuelvan los archivos, el personal de administración de archivos verificará que sean correctos, completará la fecha de devolución y firmará el "Formulario de registro" para confirmación, y luego los archivos se colocarán en la carpeta. El personal de gestión de archivos conservará el "Formulario de registro" para referencia futura.

■★Artículo 11 Gestión de transferencias 1. La "Orden de referencia" se basa en un caso único y el tiempo de préstamo se limita a una semana como máximo si desea extender el período de transferencia. En circunstancias especiales, deberá seguir el procedimiento de llamada nuevamente. 2. El personal de transferencia no podrá modificar los casos transferidos para aumentar las pérdidas, si es necesario, deberá informar los motivos y solicitar al personal de gestión de expedientes que se ocupe de ellos. 3. Los archivos a los que acceda el personal de adjudicación deben devolverse dentro del límite de tiempo prescrito. Si otro personal accede al mismo archivo, el archivo debe modificarse y registrarse mediante adjudicación y no se permite ninguna transferencia privada. 4. La revisión de casos se limita a aquellos relacionados con el negocio de manipulación. Si la revisión no está relacionada con el negocio de manipulación, se debe obtener la aprobación del jefe del departamento de gestión documental.

Guardar:

Artículo 1, con el fin de mejorar la tecnología de preservación de archivos, mantener adecuadamente la seguridad de los archivos y aprovechar al máximo la función de gestión de archivos, se formula esta especificación.

Artículo 2. Al conservar archivos en papel, se deben adoptar adecuadamente medidas tales como protección contra la luz, protección contra el calor, protección contra la humedad, protección contra insectos y prevención de bacterias para evitar que los archivos sean dañados por la luz y el Oxidación o hidrólisis de la celulosa del papel. Daño a las limas por plagas y bacterias.

Artículo 3. Los archivos en papel deberán almacenarse en bolsas protectoras de película de poliéster químicamente estable o en carpetas o cajas protectoras de material libre de ácidos.

Artículo 4. Si los archivos en papel se dañan, deberán repararse en cualquier momento, pudiendo ser montados, montados u otros métodos apropiados;

Artículo 5. Los archivos en papel deben montarse si se vuelven amarillentos, quebradizos, deteriorados o dañados debido a influencias ambientales propias o externas.

Artículo 6. Los archivos fotográficos como microfilmes, positivos, negativos y fotografías deberán almacenarse en fundas protectoras (bolsas) o carpetas de películas, y luego colocarse en cajas protectoras eliminadas con ácido.

El material de la funda protectora (bolsa) o clip de película mencionado anteriormente debe ser polipropileno puro, lámina plástica de polietileno puro o papel neutro.

Artículo 7. Las cajas protectoras para microfilmes, películas positivas o negativas, deberán colocarse en posición horizontal, alejadas de la luz solar directa, y deberán ser inspeccionadas periódicamente.

Artículo 8. Los archivos fotográficos deberán estar equipados con gabinetes especiales de almacenamiento, los cuales deberán ser de materiales inertes y tener funciones de control de temperatura y humedad y protección contra incendios de más de cuatro horas.

Artículo 9. Los archivos fotográficos y los archivos de cintas de video (audio) deben calentarse gradualmente antes de colocarlos en el gabinete de almacenamiento. Lo mismo ocurre después de sacarlo.

Artículo 10. Las fotografías en color para almacenamiento permanente deberán reproducirse en negativos o microfilmes en color, o almacenarse digitalmente o de otras formas apropiadas.

Artículo 11. Los responsables de archivos deberán utilizar guantes de algodón o nailon cuando manipulen archivos fotográficos. El contacto deberá limitarse a los bordes para evitar dejar huellas dactilares o rayones en la película.

Artículo 12. Antes de almacenar archivos de cintas de vídeo (audio), los orificios antiaccidentes deben cerrarse y almacenarse individualmente en casetes protectores aislados y luego colocarse en gabinetes de almacenamiento.

Los armarios de almacenamiento mencionados en el párrafo anterior deben almacenarse lejos de aparatos eléctricos o lugares con campos magnéticos.

Artículo 13. Los archivos en cintas de vídeo (audio) deberán ser inspeccionados y transferidos periódicamente; si se deterioran, deberán ser tratados inmediatamente y copiados y transcritos periódicamente para facilitar su conservación.

Si los archivos del párrafo anterior se utilizan de conformidad con la ley, deben devolverse al punto de partida antes de almacenarse; después de una transferencia rápida, deben enfriarse antes de almacenarse;

Artículo 14. Si hay moho en archivos de cintas de vídeo (audio), se deberá utilizar spray quitamoho para eliminar el moho.

Artículo 15. Los archivos de medios electrónicos deberán almacenarse individualmente en carpetas protectoras hechas de materiales químicamente estables como acrílico y polipropileno puro, y luego colocarse en gabinetes de almacenamiento.

Artículo 16. Los archivos multimedia electrónicos deben mantenerse alejados de la luz solar directa o limpiarse con soluciones limpiadoras.

Al limpiar discos ópticos, utilice un paño suave y limpie desde el centro en dirección radial hacia la periferia. Evite limpiar en círculos concéntricos.

Artículo 17. Los discos ópticos deberán evitar rayarse o alterar las marcas originales en la superficie del disco.

El personal de gestión de archivos debe utilizar guantes de algodón o nailon cuando manipule discos ópticos. El contacto debe limitarse a los bordes para evitar dejar huellas dactilares o rayones en la superficie del disco.

Artículo 18. La prevención y control de plagas y hongos en archivos deberá realizarse conforme a las siguientes medidas de prevención y control en cinco etapas:

(1) Evitar: Evitar vegetación excesiva y uso de luces nocturnas al aire libre para atraer insectos y evitar apilar madera para evitar que se reproduzcan termitas y otros insectos. Los gabinetes de almacenamiento interiores no deben estar en estrecho contacto con el piso y las paredes, evitar colocar alfombras y evitar que las tuberías de agua atraviesen el techo para mantener un ambiente limpio.

(2) Bloqueo: instale mosquiteros en las ventanas, filtros en las salidas de drenaje y respiraderos, y rellene los huecos para evitar la invasión de insectos. Si es necesario, instale equipos de purificación de aire en las rejillas de ventilación para reducir la aparición de contaminación bacteriana.

(3) Detección: revise periódicamente el estado del archivo, realice detección ambiental y realice registros; use papel adhesivo y otras trampas para capturar insectos y rastree diversos signos de invasión de insectos o daños por hongos en cualquier momento.

(4) Respuesta: Si las limas han sido infestadas por insectos o bacterias, se deben desinfectar y esterilizar inmediatamente.

(5) Recuperación: incluye la recuperación del entorno y el estado de los archivos, y la reparación de archivos importantes.

Artículo 19. Se deberá verificar el estado de los archivos antes de ser almacenados; si presentan daños por insectos o moho, se deberán aislar inmediatamente para control de plagas o esterilización.

Artículo 20: Para el control preliminar de plagas y esterilización, se deberán utilizar los siguientes métodos dependiendo del tipo de parásito, tipo de medio de archivo o condición del daño:

(1) Método de fumigación : Fumigación utilizando fumigantes que contienen ingredientes químicos.

(2) Método de baja temperatura: coloque las limas en una bolsa, ciérrela y colóquela en el congelador a una temperatura de -20 a 30 grados centígrados durante más de catorce días.

(3) Método de hipoxia: método de sustitución del oxígeno en un espacio confinado por otros gases para reducir la concentración de oxígeno por debajo del 0,3% y mantenerla durante catorce días.

(4) Método de rayos gamma (γ) de cobalto 60: un método de radiación de insecticidas utilizando el poder de penetración y la letalidad del rayo.

(5) Otros métodos anunciados por la Oficina de Administración de Archivos.

El tratamiento descrito en el párrafo anterior debe evitar causar daños a los archivos, al cuerpo humano y al medio ambiente. Después del tratamiento, los cadáveres de insectos deben ser excretados y limpiados. En el método de fumigación del párrafo 1, se debe prestar atención a prohibir la emisión de clorofluorocarbonos y reducir las emisiones de óxido de nitrógeno y dióxido de carbono.