¿Qué es la ofimática?
La automatización de oficinas (OA) es una nueva forma de oficina que combina funciones modernas de oficina y redes informáticas. Es una tecnología muy activa y vital en la nueva revolución tecnológica actual. sociedad de la información.
En el trabajo de agencias administrativas, empresas e instituciones se utiliza la tecnología Internet/Intranet, basada en el concepto de flujo de trabajo, centrada en la computadora, utilizando una serie de modernos equipos de oficina y tecnología de comunicación avanzada, de manera amplia y Recopilar, organizar, procesar, almacenar y utilizar información de manera integral y rápida, lo que permite al personal interno compartir información de manera conveniente y rápida, y trabajar juntos de manera eficiente, cambiando los métodos de oficina manuales complejos e ineficientes del pasado y sirviendo a la gestión científica y la toma de decisiones. logrando así el propósito de mejorar la eficiencia administrativa. El grado en que una empresa implementa la automatización de oficinas es también una medida de su gestión moderna. Los expertos chinos propusieron en el primer seminario nacional de planificación de automatización de oficinas que la definición de automatización de oficinas es: utilizar ciencia y tecnología avanzadas para materializar algunas actividades comerciales de oficina en diversos equipos de oficina modernos distintos de las personas, y formar servicios mediante personas y equipos técnicos. -Sistema de procesamiento de información de máquinas para determinados fines comerciales de oficina.
En las agencias administrativas, la mayor parte de la automatización de oficinas se llama gobierno electrónico, y la mayoría de las empresas e instituciones se llaman OA. Solía llamarse oficina sin papel, luego se llamó ofimática y luego se llamó OA.
La ofimática es un nuevo concepto propuesto con el desarrollo de la informática en los últimos años. La ofimática originalmente se llamaba Office Automation en inglés, abreviado como OA. Los sistemas de automatización de oficinas generalmente se refieren a la automatización de negocios transaccionales en la oficina, mientras que la automatización de oficinas incluye un significado más amplio, que incluye sistemas de procesamiento de información a gran escala en red.
No existe una definición unificada de ofimática. Cualquiera que utilice diversas tecnologías nuevas, nuevas máquinas y nuevos equipos para realizar negocios de oficina en oficinas tradicionales pertenece al campo de la ofimática.
El negocio habitual de oficina implica principalmente procesar una gran cantidad de documentos, redactar documentos, avisos, diversos textos comerciales, aceptar documentos externos para archivarlos, consultar archivos departamentales y documentos externos, generar copias de documentos, etc. Por lo tanto, el uso de tecnología de procesamiento de textos por computadora para producir diversos documentos, el almacenamiento de diversos documentos, el uso de otros equipos avanzados como fotocopiadoras y máquinas de fax para copiar y transmitir documentos, o el uso de tecnología de redes informáticas para transmitir documentos son características básicas de la automatización de oficinas.
La oficina es donde los líderes de diversas industrias toman decisiones. Los órganos dirigentes toman decisiones y emiten instrucciones Además del intercambio de documentos, el trabajo más profundo es en realidad la recopilación, el almacenamiento, la recuperación, el procesamiento y el análisis de información para tomar decisiones y transmitirlas como información a las instituciones o unidades cooperativas. , o unidades relacionadas con el negocio. Todos ellos requieren la ayuda de la ofimática.
Las personas son el primer factor del sistema, es decir, el factor principal en la oficina es el personal, incluyendo personal diverso. Además de los roles tradicionales de oficina, hay personal profesional y técnico que maneja los equipos. ahora agregados, como ingenieros informáticos, otro personal de mantenimiento de equipos, etc.
El equipamiento técnico, los ordenadores son otro factor. Hay varias máquinas en el equipo, como computadoras, fotocopiadoras, impresoras rápidas, teléfonos, máquinas de fax, equipos de red, reproductores de CD, etc. Estos equipos se denominan colectivamente equipos de hardware o hardware. Varios equipos de información también requieren software para administrar el equipo, como sistemas operativos de computadora, sistemas operativos de red, software de procesamiento de textos, software de programas de trabajo especiales, etc., que se detallarán en otros capítulos.
Evidentemente la ofimática, un sistema hombre-máquina, es indispensable tanto para el hombre como para la máquina. En cuanto al equipamiento, debe estar disponible tanto el hardware como el software necesario. También podemos pensar en el sistema de automatización de oficinas como un sistema para que los humanos procesen información, un nuevo concepto después de que los humanos ingresen a la era de la información.