¿Qué son los sistemas de gestión de oficinas?
La siguiente información se reproduce como referencia
Sistema de Gestión de Oficina
Capítulo 1 Principios Generales
1 Con el fin de fortalecer la gestión de oficina. y aclarar los asuntos internos de las responsabilidades de gestión de la empresa para hacer que el trabajo de gestión de limpieza sea más estandarizado, institucionalizado y normalizado. Este sistema está especialmente formulado en función de la situación real.
2. Este sistema se aplica a todos los miembros de la empresa y deberá cumplir estrictamente todas las normas.
3. De acuerdo con la situación real de la empresa, escriba los requisitos estandarizados correspondientes de acuerdo con los diferentes contenidos del sistema y esfuércese por hacer que todo el trabajo de oficina siga las reglas y leyes para garantizar que los asuntos de oficina de la empresa se lleven a cabo. eficazmente.
4. El personal de la oficina debe aclarar diversas responsabilidades laborales, simplificar el proceso de manejo y lograr los objetivos laborales de la planificación semanal y el resumen mensual.
Capítulo 2 Alcance de Responsabilidades
1. Los gerentes de oficina están dirigidos directamente por el director administrativo y de personal, y presiden todo el trabajo de la oficina bajo el liderazgo del supervisor inmediato.
2. Responsable de la redacción y compilación de las normas y reglamentos pertinentes de la oficina, la recopilación de documentos generales, la recopilación y compilación de materiales e información, y otros trabajos escritos.
3. Responsable de la gestión documental de la empresa, gestión de biblioteca, gestión de material de oficina, gestión de conferencias, gestión de limpieza y saneamiento, etc., para garantizar que todos los asuntos se lleven a cabo de forma ordenada.
4. Coordinar las relaciones administrativas entre los distintos departamentos y prestar los servicios correspondientes al trabajo de cada departamento.
5. Responsable del mantenimiento y mejora de las relaciones públicas internas y externas de la empresa, y realizar un buen trabajo en la recepción de invitados y diversas promociones culturales de la empresa.
6. Recopile comentarios de varios departamentos e información externa, cargue y emita varias instrucciones, clasifíquelas de manera oportuna y sirva como un buen asesor para el liderazgo.
7. Asistir a otros departamentos para completar otras tareas asignadas por los superiores, tales como: imprimir tarjetas de visita, enviar y recibir faxes, etc.
Capítulo 3 Estándares de trabajo
1. Los estándares de trabajo de oficina incluyen estándares de apariencia, estándares de etiqueta, estándares de habla y estándares de comportamiento que se implementan de acuerdo con las reglas y regulaciones de los empleados.
2. Los responsables de oficina realizarán su trabajo con estricto apego a los requisitos y especificaciones de este sistema.
Capítulo 4 Gestión de asuntos de oficina
1. Sistema de gestión de documentos
Los documentos son una parte importante de los documentos. Los documentos son recopilados por cada departamento según su propio alcance. de responsabilidades. Un documento ejecutivo emitido con un título específico. En este sistema, los documentos se refieren específicamente a documentos emitidos interna y externamente por la empresa; los documentos se refieren específicamente a información de circulación general interna; Los archivos se forman a partir de documentos y los archivos son la continuación de los documentos. Los documentos, documentos y archivos ahora se clasifican colectivamente como gestión de documentos y se toman las siguientes disposiciones para el sistema de gestión de documentos.
(1) Sistema de gestión documental
El primer punto de gestión
1 Con el fin de institucionalizar, estandarizar y cientificar el trabajo de gestión documental, mejorar la velocidad y calidad de los documentos y aprovechar al máximo el papel rector de los documentos en diversas tareas.
2. El alcance de la gestión de documentos incluye: documentos emitidos por superiores, diversos documentos del sistema de la empresa, documentos de fax externos, documentos de orientación de políticas, diversos documentos contractuales, etc.
3. Los documentos del sistema deben redactarse en un formato unificado para los documentos de la empresa, con encabezados y pies de página unificados, indicando el nombre completo de la empresa y la naturaleza del documento, debe indicar el título; hora, departamento emisor, contenido y otra información. La redacción está estandarizada y la expresión es inequívoca;
4. Numere todos los documentos según sus atributos y categorías, archívelos periódicamente según los números y realice los registros escritos correspondientes como referencia.
Artículo 2 Especificaciones del Sistema
1. El personal de la oficina es responsable de la redacción, envío y recepción, impresión, archivo, préstamo y destrucción de documentos.
2. El derecho de la empresa a presentar y emitir documentos oficiales se concentra principalmente en el departamento administrativo y de recursos humanos. Cada departamento no puede enviar documentos oficiales hacia arriba o hacia abajo por su cuenta.
3. Los documentos públicos internos de la empresa son redactados y revisados por el departamento administrativo y de recursos humanos, y firmados por el gerente general, los documentos que deben ser emitidos por cada departamento al público o externamente son redactados por cada departamento, y revisado y revisado por el departamento administrativo y de recursos humanos. Una vez que sea correcto, será impreso por la oficina administrativa. Después de la impresión, se enviará al departamento de redacción para su revisión. estar oficialmente impreso, sellado y firmado por el gerente general.
4. Todos los documentos, faxes, etc. enviados a la empresa deberán ser firmados por la oficina y registrados en consecuencia.
5. Los documentos confidenciales son conservados por el jefe del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos. El personal de la Oficina clasifica y gestiona los documentos generales, organiza y prepara informes relevantes de forma periódica y los presenta al jefe del departamento.
6. Cada departamento puede tomar prestado documentos generales por necesidades de trabajo, debiendo seguirse estrictamente los procedimientos de préstamo. Los documentos con nivel de confidencialidad deben ser aprobados por el supervisor administrativo y de recursos humanos, y solo pueden ser prestados. previa aprobación del director general.
7. El personal directivo de la oficina deberá registrar el préstamo de documentos, llevar registros del préstamo y devolverlos en un plazo determinado.
8. Organice en categorías según tiempo, contenido, departamento, nombre, etc., recopile archivos adjuntos completos, documentos de aprobación, borradores finales y otros materiales, y archívelos para su registro. Hay una pequeña dinastía Qing en medio año y una dinastía Qing al final del año.
9. Destruir los documentos según el tiempo de archivo y la necesidad de archivarlos deben ser reportados al supervisor administrativo y de recursos humanos para su firma y aprobación, y procesarse de acuerdo con el sistema de gestión documental.
Artículo 3 Diseño del proceso de gestión de documentos
1. Proceso de gestión de documentos internos: borrador de documentos → revisar número → aprobar y emitir → imprimir documentos → emitir documentos → archivar archivos
2. Proceso de gestión de documentos externos: Colección externa → Clasificación de archivos → Archivado de archivos → Borrar → Archivado de archivos → Destrucción de archivos
3. →Archivado de archivos→Destrucción de documentos
(2) Sistema de gestión documental
Artículo 1 Puntos de gestión
1 Para asegurar la preparación, emisión, procesamiento y gestión. el trabajo se realiza sin problemas, garantizando la seguridad e integridad de los datos internos de la empresa, promoviendo y mejorando la eficiencia del trabajo de gestión organizacional y aprovechando al máximo el papel rector de los documentos en diversas tareas.
2. El alcance de la gestión documental incluye: documentos generales (avisos, anuncios, dictámenes de propuestas, actas de reuniones, resúmenes y compilaciones), documentos emitidos por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos (materiales de estudio, informes varios) , materiales promocionales, varios gráficos y otros documentos importantes relacionados con la empresa que deben archivarse.
3. A excepción de los avisos, los documentos generales no tienen un formato fijo, pero deben estar marcados con encabezados y pies de página. El contenido del texto se puede ajustar según el contenido específico del documento.
4. Numerar y organizar los documentos según su naturaleza, archivarlos periódicamente y mantener actualizados de forma sincronizada los documentos en papel y los documentos electrónicos.
Artículo 2 Estándares del Sistema
1. De acuerdo con las necesidades reales de la empresa y los acuerdos de los superiores, redactar y preparar documentos públicos internos y publicar avisos públicos para su estudio.
2. De acuerdo con el alcance de la gestión de documentos, los documentos emitidos por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos deben completarse en el "Libro de ediciones" según sea necesario, y todos los documentos originales son clasificados y archivados por el Departamento Administrativo y Departamento de Recursos Humanos para referencia futura.
3. Los documentos de estudio emitidos por la oficina administrativa deben ir acompañados de un cuadro de progreso del estudio; los lectores deben estudiar detenidamente, firmar y tomar notas.
4. Organice en orden descendente por tiempo, contenido, etc., organice los archivos, respete la combinación de archivo diario y archivo de fin de año y haga una lista según el número.
5. Organizar y destruir los documentos en función de su oportunidad y valor de conservación; deben ser aprobados por los superiores antes de poder ser destruidos.
6. El responsable de la oficina es el primer responsable de la pérdida de un documento, el personal de la oficina deberá averiguar el motivo y comunicarlo verazmente al departamento competente. Si no se descubre el motivo, la oficina será responsable.
7. Quienes violen las normas anteriores serán sancionados de conformidad con la normativa aplicable.
Artículo 3 Diseño del proceso
Redactar documentos → completar el "Libro de distribución" (cuando sea necesario) → publicar → archivar → actualizar el catálogo (archivos en papel y archivos electrónicos) → pedir prestado → borrar Volver → Aprobación → Destruir
(3) Sistema de gestión de archivos
Artículo 1 Puntos de gestión
1 Para mantener la autenticidad y accesibilidad de los archivos, Hacer. hacer una gestión de archivos más científica y profesional, clasificar, organizar, editar y entregar documentos y materiales de manera oportuna, y mejorar la calidad y eficiencia de la gestión de archivos.
2. Alcance de la gestión de archivos: varias licencias de la empresa, diversos documentos, documentos y otra información que debe archivarse.
3. De acuerdo con la disposición del documento y el número de disposición del archivo, la información correspondiente debe archivarse, organizarse, anotarse y almacenarse en un archivador especial para su custodia.
Artículo 2 Especificaciones del Sistema
1. El personal de la oficina es responsable de recopilar los documentos y materiales que deben archivarse y las copias están completas, incluidos anexos, aprobaciones, borradores finales, etc.
2. Después de la clasificación preliminar, todos los documentos y materiales archivados se clasificarán en los mismos documentos y materiales del proyecto según el orden cronológico y se etiquetarán.
3. Siga la combinación de presentación diaria y presentación de fin de año, presentación regular y presentación irregular, compare y catalogue y haga una lista.
4. Todos los departamentos necesitan tomar prestados los archivos relevantes, los cuales deben estar firmados por el jefe del departamento administrativo y de recursos humanos. Solo se pueden tomar prestados después de que hayan sido revisados y aprobados. ser copiado, copiado o prestado.
5. El personal de gestión de archivos debe cumplir con las normas de confidencialidad y realizar procedimientos de confidencialidad, especialmente la custodia de la información personal de los empleados, fotografías de la empresa y otros datos importantes para garantizar la seguridad e integridad de los archivos.
6. La recepción y transferencia de ficheros deberá quedar estrictamente registrada de acuerdo con el sistema de gestión de ficheros.
El diseño del tercer proceso
Organizar los archivos que deben archivarse de acuerdo con el documento y el catálogo de documentos → ordenar y catalogar → archivar → pedir prestado → borrar
II, Sistema de gestión de material de oficina
Los primeros puntos de gestión
1 Para fortalecer la gestión de material de oficina, estandarizar diversos procedimientos para la gestión de material de oficina, ahorrar fondos de oficina y mejorar la eficiencia de utilización.
2. El personal de administración de suministros de oficina es responsable del manejo y gestión de los suministros de oficina. Tienen derechos y responsabilidades consistentes y requisitos estrictos, y no existe apropiación indebida.
3. El almacenamiento de material de oficina sigue el principio de "liquidación diaria y liquidación mensual, cantidades iguales dentro y fuera del almacén y estadísticas de inventario de fin de año".
4. Al comprar material de oficina, debes realizar múltiples comparaciones para garantizar la rentabilidad y la calidad, elegir lo mejor y gastar de forma razonable.
Artículo 2 Especificaciones del Sistema
1. La oficina administrativa es la única responsable de la compra, almacenamiento y distribución de los materiales de oficina de la empresa y del almacenamiento y registro del equipo de oficina.
2. Para la compra de material de oficina se deberán seguir los siguientes procedimientos: Cada departamento deberá reportar a la oficina el material de oficina requerido antes del día 27 de cada mes, y la oficina administrativa deberá planificar de acuerdo a las necesidades. de cada departamento y los artículos en la lista de liquidación de suministros de oficina de fin de mes. Con base en el inventario y el uso reales, haga un plan de compras, que solo se puede comprar después de la aprobación del jefe del departamento y la firma del Departamento de Finanzas. La adquisición de suministros urgentes se puede gestionar de manera flexible según las condiciones reales, pero debe ser aprobada por el jefe del departamento.
3. De acuerdo a la categoría de los artículos, registrar oportunamente la entrada y salida de los útiles de oficina, indicando el nombre, cantidad, especificación, precio unitario, horario de entrada y salida, etc., para que se lleven las cuentas. y los artículos son consistentes.
4. Los suministros de oficina solicitados por cada departamento deben distribuirse de manera oportuna y se deben mantener registros del llenado de formularios debido a circunstancias especiales, si existe una necesidad urgente de recibir formularios no completados; inscripción, deberán cumplimentarse oportunamente posteriormente.
5. Nadie puede ingresar a la sala de administración de suministros de oficina sin permiso, y nadie puede apropiarse indebidamente de suministros de oficina sin permiso.
6. El gerente de material de oficina es responsable de recibir y recibir el material de oficina del personal entrante y saliente.
7. La oficina establece un libro mayor de los activos fijos de la empresa y realiza un censo resumido cada año.
8. El administrador realiza periódicamente el inventario de suministros de oficina, verifica el inventario y garantiza cantidades iguales dentro y fuera del almacén.
Artículo 3 Diseño del Proceso de Gestión
Elaboración del “Plan de Demanda” Aprobación de adquisiciones, almacenamiento, registro y distribución
Elaboración del plan de demanda, estadísticas del estado de suscripción , liquidación de fin de mes y resumen de envíos salientes Registro
3. Sistema de gestión de bibliotecas
El primer punto de gestión
1 Para brindarles a todos un. un buen entorno de préstamo y procedimientos de tramitación rápidos, estandarizan el trabajo de gestión de la biblioteca.
2. El personal de gestión de la biblioteca debe llegar a sus puestos a tiempo en estricto cumplimiento de las normas del sistema, proporcionar servicios adecuados y garantizar que el proceso de préstamo y devolución se lleve a cabo de manera ordenada.
3. Numere los libros según sus categorías y haga tarjetas de catálogo para que los empleados puedan consultarlas.
Artículo 2 Especificaciones del sistema
1. Cada departamento puede solicitar la compra de libros en función de las necesidades laborales reales.
2. Comprar libros de acuerdo con las necesidades reales de cada departamento. La oficina es responsable de comprar libros 1-2 veces por trimestre.
3. Clasificar todos los libros, colocar etiquetas de categoría y número de registro, indicar la fecha de compra, autor, editorial y otros elementos necesarios.
4. Pedir prestado y devolver libros según el plazo establecido; quienes no completen a tiempo los trámites de renovación y devuelvan los libros después de transcurrido el plazo de préstamo serán sancionados de conformidad con el reglamento.
5. Los prestatarios deben mantener los libros correctamente y no se les permite hacer círculos, dibujar líneas o garabatear en los libros. Si los libros se dañan gravemente o se pierden, se debe hacer la compensación correspondiente y quienes los pierdan. ser compensado en su totalidad.
6. El bibliotecario revisará los libros con regularidad. Si se pierde un libro, averiguará el motivo, lo informará al supervisor del departamento y actuará de acuerdo con las instrucciones.
Artículo 3 Diseño del proceso de gestión
1. Proceso de compra: completar el formulario de compra → aprobación → compra → registro de almacenamiento de libros
2. la tarjeta del catálogo de la biblioteca → completar el formulario de préstamo → firmar la tarjeta de la biblioteca → pedir prestado el libro → renovar el libro y completar el formulario de préstamo de libros nuevamente
Sistema de gestión de conferencias
El primer punto de gestión
1. Para mejorar la calidad de las reuniones, promover la comunicación efectiva, mejorar las capacidades de acción y luego estandarizar la gestión de reuniones.
2. Determinar la necesidad de convocar la junta en función de las circunstancias reales y específicas de la empresa.
3. Sea claro sobre el propósito de la reunión, organice el tiempo de manera razonable, sea pequeña pero precisa y preste atención al principio de alta eficiencia.
4. La persona a cargo de la reunión debe controlar eficazmente la reunión y aclarar los límites sobre si la reunión debe realizarse o no, mejorar la capacidad y el nivel del anfitrión de la reunión para controlar el proceso de la reunión para garantizar la calidad. efectividad de la reunión.
5. Gestionar estrictamente las reuniones de acuerdo con las regulaciones del sistema. Los participantes asisten a las reuniones a tiempo y respetan la disciplina de la misma.
6. El organizador de la reunión debe evaluar la situación, aclarar los puntos clave de la reunión y hacer todos los preparativos.
Artículo 2 Especificaciones del sistema
1. Recopile temas de la reunión, recopile la información requerida en la reunión en función de los temas seleccionados, formule la hora, la ubicación, etc. de la reunión, y proporcione notificaciones de la reunión.
2. El anfitrión de la reunión es responsable de convocar la reunión y mantener el orden en el lugar, y el especialista administrativo es responsable de llevar las actas de la reunión correspondiente.
3. El especialista administrativo organizará oportunamente las actas de la reunión o las resoluciones de la reunión en base a los discursos de los participantes y asuntos relacionados, las imprimirá y publicará.
4. Organizar según el tiempo, sincronizar y archivar todos los materiales escritos y electrónicos de las actas de las reuniones.
5. Las actas de las reuniones son archivos confidenciales de la empresa y los custodios no pueden filtrarlas sin autorización. Si necesita comprobarlo, deberá seguir estrictamente el sistema de gestión documental.
Artículo 3 Diseño del Proceso de Gestión
Antes de la reunión: Determinar los temas, preparar los materiales necesarios para la reunión y notificar → Durante la reunión: Participar activamente y llevar actas de la reunión → Después de la reunión: Organizar actas de reunión → Publicar → Archivar
V. Sistema de gestión de limpieza e higiene
El primer punto de gestión
1. medio ambiente, establecer la imagen de la Empresa y asegurar el buen desarrollo de los trabajos de gestión de limpieza y saneamiento.
2. De acuerdo con la normativa, el personal de limpieza completa todos los elementos especificados y cumple con los estándares de limpieza correspondientes.
3. El director de la oficina es la primera persona responsable de gestionar todos los proyectos de limpieza y mantener la higiene periódicamente.
Artículo 2 Especificaciones del sistema
1. Las áreas limpias incluyen: áreas de oficinas, baños, salas de conferencias, pisos y otras áreas incluidas.
2. Según la disposición de turnos, la limpieza se realizará por turnos, siendo personal del departamento administrativo y de recursos humanos el responsable de las inspecciones sanitarias.
3. Limpieza y saneamiento implementar un sistema de responsabilidad sanitaria. Los gerentes de oficina son responsables de gestionar la limpieza y saneamiento de todas las áreas de la oficina. Los estudiantes de turno harán toda la limpieza a tiempo y los supervisores lo harán. realizar las inspecciones correspondientes de manera oportuna.
4. El administrador de la oficina mantendrá la limpieza e higiene de vez en cuando para garantizar la limpieza del piso, el suministro de té, la limpieza de los baños y el suministro de papel higiénico.
5. Los estudiantes de turno deben completar todos los proyectos de limpieza dentro del tiempo especificado y completar el "Formulario de servicio de limpieza e higiene". El supervisor verificará y completará cuidadosamente el "Formulario de supervisión de limpieza e higiene". .
6. Quienes no realicen la limpieza requerida serán sancionados conforme a la normativa.
Artículo 3 Diseño de procesos
Organizar turnos de limpieza → Completar proyectos de limpieza → Completar el cronograma de tareas → Supervisar e inspeccionar → Completar el formulario de supervisión → El personal de oficina realiza el mantenimiento → Descubrir problemas → Realizar procesamiento
6. Gestión de asuntos diarios
(1) Gestión de recepción
Artículo 1 La recepción de visitantes es una parte importante de los asuntos administrativos para realizar la gestión. Trabajo de recepción estandarizado y eficaz Para mantener una buena imagen de la empresa, establezca requisitos específicos para el trabajo de recepción.
Artículo 2: Basado en los principios de iniciativa, entusiasmo y cortesía, el personal de recepción deberá ser generoso y tratarse con cortesía. De acuerdo con los requisitos de recepción, sea estricto consigo mismo y sea estricto con sus palabras, hechos y etiqueta.
Artículo 3: El personal de recepción debe indagar sobre las intenciones de los visitantes, guiarlos para que conozcan a las personas que necesitan ver, servirles té y completar una serie de tareas de seguimiento.
El cuarto diseño del proceso: recibir visitantes → preguntar sobre el propósito de la visita y la persona que necesitan encontrar → notificar al entrevistado → dirigir la reunión → servir té → despedir a los invitados → limpiar después de la los invitados se van
(2) Organizar y recibir periódicos y publicaciones periódicas
Artículo 1: Los gerentes de oficina deberán suscribirse a periódicos y publicaciones periódicas de acuerdo con las necesidades reales de la empresa, hacer planes y presupuestos, y ser responsable de gestionar los procedimientos de suscripción pertinentes.
Artículo 2: Los gerentes de oficina son responsables de recolectar los periódicos todos los días, clasificarlos y colocarlos en el estante de material de lectura público. Los periódicos y publicaciones internas se pueden leer a voluntad, pero no se les permite tomarlos. fuera de la empresa o rasgado y cortado a voluntad. Vuelva a colocarlo en su lugar.
Artículo 3: Nadie podrá apropiarse indebidamente de las publicaciones internas de la empresa para otros fines.
Artículo 4 Los periódicos se cambiarán una vez por semana y todos los periódicos se procesarán trimestralmente.
Artículo 5 Diseño de procesos: enviar y recibir periódicos y publicaciones periódicas → organizar → colocar bastidores de datos → limpiar periódicamente
(3) Gestión logística
El primer artículo es Implementar concienzudamente los diversos sistemas de la empresa, aprovechar y movilizar el entusiasmo y la iniciativa de los empleados y hacer cumplir estrictamente el sistema de acuerdo con las condiciones reales.
Artículo 2 La gestión logística se divide en gestión diaria de limpieza e higiene y gestión del resumen de registro de asistencia.
Artículo 3: El personal de oficina es responsable de la supervisión y mantenimiento diario de la limpieza e higiene, y recuerda oportunamente a los estudiantes de turno y a los supervisores que realicen el trabajo correspondiente.
Artículo 4: Con base en la situación de los trabajadores fuera de la ciudad, instarlos prontamente a completar a tiempo el registro de tiempo fuera del trabajo y completar con sinceridad el tiempo y los motivos de la salida.
Artículo 5: El personal de la oficina realizará estadísticas del tiempo de trabajo fuera del hogar una vez por semana y las estadísticas de resumen de asistencia se realizarán cada dos semanas. Al final del mes, se realizará un resumen de asistencia general. se realiza a partir del registro del tiempo de trabajo fuera del hogar.
Artículo 6 Diseño de Procesos: Supervisión → Revisión Veraz → Registro Resumen → Elaboración de Informes
(4) Gestión de la Publicidad Cultural
Artículo 1: Responsable de la cultura interna de la empresa trabajos de publicidad e implementación de las actividades, así como también es responsable de los trabajos de publicidad externa y mantenimiento de la empresa.
Artículo 2: Recopilar información de manera oportuna, procesar la información según sea necesario y hacer un buen trabajo en la transmisión de información.
Artículo 3: Prestar atención a las políticas y regulaciones nacionales, registrar las tendencias políticas de manera oportuna y crear sesiones informativas para el aprendizaje.
Artículo 4: recopile materiales de aprendizaje relacionados con el trabajo para enriquecer el conocimiento de todos y adjunte una hoja de registro para realizar un seguimiento del progreso.
Artículo 5 Diseño de procesos: Obtener fuentes de información → Editar y organizar → Publicar → Estudiar → Archivar
(5) Otros asuntos
Artículo 1 Producción de tarjetas de presentación, Envío y recepción de faxes y otras tareas.
Artículo 2: Responsable de la impresión y copia de los documentos de la empresa.
Artículo 3: Responsable del mantenimiento de árboles y flores.
Artículo 4: Asistir a otros departamentos en su trabajo y completar otras tareas asignadas por los superiores.