¿Es correcto tomar prestados archivos sin abrir con la aprobación de los líderes pertinentes?

Según las regulaciones pertinentes, incluye principalmente dos aspectos: Abrir archivos significa que los archivos que generalmente pueden divulgarse y cuyo período de confidencialidad ha expirado se levantan del "confinamiento" y se abren al público, lo que permite a los usuarios del archivo archivo después de completar procedimientos simples. Puede desarrollarse y utilizarse de cierta manera. La Ley de Archivos de la República Popular China estipula que los archivos conservados por los archivos generalmente deben estar abiertos al público durante 30 años a partir de la fecha de formación. El período de apertura al público de archivos económicos, científicos, tecnológicos, culturales y de otro tipo puede ser inferior a 30 años, y el período de apertura al público de archivos relacionados con la seguridad nacional o intereses importantes y otros documentos vencidos que no deben estar abierto al público puede ser superior a 30 años. Todos los ciudadanos o unidades chinos que posean una carta de presentación de su unidad, una tarjeta de identificación de residente o un permiso de trabajo pueden utilizar los archivos originales o copiados que se hayan abierto después de haber sido verificados por los archivos. La mayoría de los archivos que se encuentran actualmente en los archivos del distrito de Dongxing son archivos sin abrir y el acceso a los archivos sin abrir debe realizarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes. A continuación se ofrece una descripción de los expedientes matrimoniales que más preocupan a la gente y que tienen la tasa de utilización más alta, a continuación. Hay tres situaciones para comprobar los expedientes matrimoniales. (1) Las partes del matrimonio pueden verificar sus archivos de registro de matrimonio con sus propias tarjetas de identidad (el personal militar presenta sus identificaciones militares (2) Si las partes del matrimonio no pueden verificar en persona por algún motivo, pueden presentar una solicitud); para otorgar poder y encomendar a otros que lo gestionen en su nombre, deberá ser otorgado por notario; el fiduciario deberá presentar copia del documento de identidad y poder de la parte otorgado por notario; El poder deberá expresar el momento en que la parte inscribió el matrimonio y la agencia responsable del mismo, el estado civil actual, el motivo de la encomienda, el nombre y número de identificación de la persona encomendada después del fallecimiento del contrayente, su; los parientes cercanos solicitan la emisión del certificado de la parte por herencia, etc. Si se prueba el acta de registro de matrimonio, se presentará el certificado de defunción de la parte en cuestión, el documento de identidad del solicitante y la prueba de la relación de parentesco cercano con la parte (; 3) Si otras unidades, organizaciones e individuos solicitan revisar los expedientes de registro de matrimonio, el departamento de archivos deberá confirmar que lo son. Si el propósito de uso es razonable, solo podrá consultarse con la aprobación del líder a cargo para; confirmar la relación matrimonial de las partes, los tribunales populares, las fiscalías populares, la seguridad pública y los departamentos de seguridad pueden consultar los expedientes de registro de matrimonio con una carta de presentación de la unidad y sus identificaciones válidas. Durante el proceso del litigio, otros agentes del litigio pueden; consultar los expedientes de registro de matrimonio relacionados con el litigio con los materiales de certificación emitidos por el tribunal que aceptó el caso y sus identificaciones válidas. Chen Shaomin habló primero de un caso: había una empresa que quería expandir su escala comercial y establecer un proyecto en la provincia. Para expandir su escala comercial, se necesitaban los documentos originales del establecimiento de la empresa. No conservo los documentos originales de su constitución, vengo a nuestra biblioteca a buscar. En el catálogo encontré este documento en línea, pero cuando mencioné el expediente del caso, descubrí inesperadamente que no había ningún documento original para la constitución de la empresa. En ese momento, el personal estaba desconcertado y buscó repetidamente en vano. Finalmente, encontré en la hoja de preparación del expediente del caso que alguien había tomado prestado y se había llevado el documento antes de que fuera admitido en la biblioteca. estaba antes de ingresar a la biblioteca, y estaba firmado con el nombre del usuario en ese momento. Permítanme hablar de otro caso: eso ocurrió cuando el autor trabajaba en los archivos del condado. Un miembro del comité permanente del condado quería escribir un informe sobre el trabajo organizativo y envió a alguien a los archivos para pedir prestado un volumen encuadernado del Diario del Pueblo. En ese momento, le pidió al secretario que escribiera un pagaré y enfatizó repetidamente que sería devuelto. tan pronto como fue utilizado, pero el personal de archivos le instó repetidamente a que lo hiciera. Muchas veces, este volumen encuadernado no ha sido recuperado, provocando ciertas pérdidas en el almacenamiento de datos. Aunque de los dos casos, uno tomó prestados archivos de los archivos y los perdió, el otro tomó prestados materiales de los archivos y los perdió. Sin embargo, también existe el riesgo de perder archivos al tomar prestados archivos de archivos comprimidos, y es posible que algunos archivos ya hayan perdido archivos al tomar prestados archivos. Entonces, ¿cómo evitar que esto suceda? Aparentemente esto podría evitarse si no se tomaran prestados los archivos. ¿Los archivos no pueden tomar prestados archivos? Con esta pregunta en mente, el autor hojeó la Ley de Archivos y las Medidas de Implementación de la Ley de Archivos. Sorprendentemente, no encontré la palabra "pedir prestado" en ellas. Entonces, ¿cómo regulan las normas de archivos el uso de los archivos? El artículo 22 de las "Medidas para la aplicación de la Ley de Archivos" estipula: "La utilización de archivos tal como se menciona en la Ley de Archivos se refiere a la lectura, copia y extracción de archivos". ¿Significa la "lectura de archivos" el préstamo de archivos? archivos? Se explica en la "Interpretación de las Medidas de Implementación de la Ley de Archivos": Leer "se refiere a que el usuario va a la sala de lectura, sala de recepción y otros lugares especialmente diseñados en los archivos (sala) para verificar los archivos originales o microformas de archivo. o copias que necesitan "[1] La explicación aquí es muy clara y no significa "pedir prestado".

Si observamos la Ley de Archivos y las Medidas de Implementación de la Ley de Archivos, la idea legislativa de prohibir el préstamo de archivos es muy clara. Por supuesto, su idea legislativa no es restringir el uso de los archivos. diseñar el sistema para el uso de archivos. Por un lado, no solo prohíbe el préstamo de archivos para evitar la pérdida de archivos, sino que también proporciona una variedad de formas de satisfacer las necesidades de los usuarios. Esta idea legislativa se refleja en el artículo 21 de las "Medidas para la aplicación de la Ley de Archivos". El artículo 21 de las "Medidas para la aplicación de la Ley de Archivos" estipula: "Los archivos de todos los tipos y niveles proporcionan archivos para uso público y deben reemplazar gradualmente los originales con microformas. Los archivos en microformas y otras copias contienen los documentos legales requeridos por la unidad de recopilación de archivos, la firma o el sello del representante tiene el mismo efecto que el archivo original "El uso de microfilmes para reemplazar los archivos originales significa que los archivos originales ni siquiera pueden ser leídos, y mucho menos "prestados". La disposición según la cual “las microformas de archivo y otras copias de archivos que contengan la firma o el sello del representante legal de la unidad de recopilación de archivos tendrán el mismo efecto que los archivos originales” tiene obviamente como objetivo satisfacer a los usuarios que necesitan prestar archivos originales como prueba. . establecer según las necesidades. Aunque la "Ley de Archivos" y las "Medidas para la Implementación de la Ley de Archivos" son muy claras acerca de la idea legislativa de prohibir el préstamo de archivos, no tienen disposiciones claras que estipulen que los archivos no puedan tomar prestados archivos. ¿Significa esto que los archivos pueden utilizar las regulaciones de archivos para ¿Cómo podemos tomar prestados archivos incluso si no existen regulaciones claras que prohíban el préstamo de archivos? El autor cree que los archivos no pueden tomarse prestados de archivos. Para los individuos, "se puede hacer cualquier cosa a menos que la ley lo prohíba", mientras que para las agencias administrativas, "no se puede hacer nada a menos que la ley lo permita". Aunque los archivos no son agencias administrativas, preservan archivos que son valiosos para el país y la sociedad, y son unidades con funciones de gestión de asuntos públicos. Por lo tanto, los archivos deben respetar el principio de "nada se puede hacer sin permiso legal". Por lo tanto, los archivos no pueden tomar prestados archivos. Han pasado 20 años desde la promulgación e implementación de la Ley de Archivos y las Medidas de Implementación de la Ley de Archivos. Sin embargo, el concepto y la conciencia de que los archivos no pueden tomar prestados archivos no se han implementado en el trabajo de los archivos. Se puede decir que no ha habido un cambio correspondiente de todo el sistema de utilización de archivos a los libros de texto. Básicamente, no importa a qué archivo vaya, hay un "Sistema de préstamo de archivos" en la pared y un registro de préstamo de archivos en la mesa. Existe una disposición de este tipo en el sistema de préstamo: los materiales de archivo conservados por la biblioteca generalmente no se prestan si hay necesidades especiales, deben ser aprobados por el supervisor, completar el registro de préstamo y devolverlos dentro de un plazo. Aunque generalmente no se permite tomarlo prestado, aún se puede tomar prestado con aprobación. Si abre cualquier libro de texto sobre gestión de archivos, ya sea nuevo o antiguo, encontrará información sobre el préstamo de archivos. Por ejemplo, la edición de 2005 de "Fundamentos de la gestión de archivos" editada por Chen Zhaoqi y otros tiene una sección sobre "Préstamo" que habla específicamente sobre el préstamo de archivos, aunque exige: "El préstamo y el uso de archivos deben tener un estricto control. sistema y pasar por ciertos procedimientos de aprobación solo en préstamo ". [2] Sin embargo, todavía se permite el préstamo de archivos. De esto podemos ver que todavía queda un largo camino por recorrer para mejorar la conciencia sobre la legalidad de los archivos y aplicar la ley de archivos, incluso en el departamento de archivos. Referencias [1] Editor en jefe Guo Shuyin. Explicación de las medidas de implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China [M]. Beijing: China Legal Publishing House, 2000, 93. [2] Editor en jefe Chen Zhaoqi, He Baorong y Wang Yingwei. Conceptos básicos del aprendizaje sobre la gestión de archivos [M]. Beijing: Renmin University of China Press, 2005, 299. (Unidad del autor: Oficina de Archivos Municipales de Puyang) Si una empresa desea establecer una sala de archivos. , debe configurarse de acuerdo con la situación real de la empresa. El sistema de gestión de archivos debe estar organizado por varios departamentos. Vaya al sistema y luego resuma los sistemas de cada departamento. 1. Este sistema está especialmente formulado para fortalecer el trabajo de archivos de la empresa, aprovechar plenamente el papel de los archivos, mejorar integralmente el nivel de gestión de archivos, proteger y utilizar eficazmente los archivos y servir al desarrollo de la empresa. 2. Los archivos de la empresa se refieren a registros históricos en diversas formas, como texto, gráficos, audio y video, etc., que están formados directamente por las operaciones, la gestión y otras actividades de la empresa y que son valiosos para la preservación de la empresa. Los ficheros de la empresa se dividen en ficheros controlados y ficheros no controlados. ). Presente inmediatamente después de cerrar el caso. Cuando cambie de trabajo o se vaya por cualquier motivo, los documentos y materiales que maneje deben ser entregados claramente a la persona que toma el relevo, y no deben ser sustraídos ni destruidos sin autorización. 1. La empresa designa una persona dedicada que será responsable de la gestión de documentos y materiales. 2. La recogida de documentos y materiales será organizada por cada departamento o personal manipulador y remitida al director general para su revisión y archivo. 3. Si varios departamentos participan en el manejo de una obra, los documentos y materiales generados durante la obra serán recogidos por el departamento o personal patrocinador y presentados al Departamento de Administración para su archivo. Los documentos de las reuniones son recopilados por el Departamento de Administración.

1. Materiales importantes de las reuniones, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos típicos, actas de reuniones, etc. 2. Los documentos oficiales de la empresa al mundo exterior y documentos relacionados con las unidades relevantes. 3. Los distintos planes de trabajo de la sociedad, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y briefings. 4. Contratos, convenios y otros documentos firmados entre la empresa y las unidades relevantes. 5. Documentos y materiales sobre trabajo, salarios y bienestar de los empleados de la empresa. 6. Los recuerdos de la empresa y recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo que reflejen las actividades importantes de la empresa. 1. Los requisitos generales para la calidad de los archivos son: seguir las reglas de formación y características de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir los diferentes valores y facilitar su almacenamiento y uso. 2. Deberá estar completo el número de tipos de documentos y materiales archivados, el número de copias y el número de páginas de cada documento. 3. Entre los documentos y materiales archivados, los originales y anexos, impresiones y versiones finales, solicitudes de instrucciones y aprobaciones, documentos reenviados y originales de cada documento deben conservarse juntos y no deben archivarse juntos. 4. Por lo general, no se permite archivar juntos documentos de diferentes años; los resúmenes que abarquen varios años deben archivarse en el último año; los documentos de reuniones que abarquen varios años deben archivarse en el año de apertura de la conferencia. 5. Los documentos y materiales de archivo deben organizarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse en orden, es decir, la aprobación en el frente, las solicitudes de instrucciones en el frente y los archivos adjuntos en el reverso; copias impresas al frente, y versiones finales al reverso; los demás documentos y materiales deberán estar estrechamente vinculados entre sí y ordenados sistemáticamente según sus reglas o características de formación. 6. La portada del expediente deberá escribirse punto por punto con bolígrafo conforme a la normativa, y la letra deberá ser pulcra y clara. 1. Realizar la recogida, clasificación, clasificación y archivo de documentos y materiales de acuerdo con la normativa aplicable. 2. Archivar documentos y materiales a tiempo de acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación. 3. El personal debe cumplir las leyes y reglamentos, ser leal a sus deberes y esforzarse por mantener la integridad y seguridad de los archivos de la empresa. 1. Sólo el personal interno de la empresa puede tomar prestados archivos de la empresa. Los prestatarios deben completar el "Formulario de préstamo" y presentarlo al supervisor para su aprobación antes de poder tomar prestado los documentos no controlados. director de departamento, y el préstamo de documentos controlados debe ser firmado y aprobado por el director de departamento. Debe estar firmado y aprobado por el director general. 2. El plazo máximo para el préstamo de expedientes es de dos semanas; para los expedientes en préstamo, el personal de gestión de expedientes deberá recordarles periódicamente que los devuelvan si se encuentran dañados, extraviados o vencidos, deberán redactar un informe escrito y comunicarlo al responsable. gerente general de procesamiento. 3. Debe mantenerse estrictamente confidencial y el contenido de los materiales de archivo no debe filtrarse. Si se encuentra alguna pérdida, se debe informar de manera oportuna y se debe exigir responsabilidad. 4. No se permite abrir el expediente, extraer o modificar arbitrariamente los documentos del expediente, ni cortar y pegar o modificar las palabras. No se permite extraer o copiar arbitrariamente el contenido del expediente, si fuera necesario. debe ser aprobado por el líder antes de extraerlo o copiarlo. 5. Los archivos deben ser cuidados y mantenidos limpios. No se permite escribir, subrayar o marcar en los materiales del archivo. 6. No se permite el préstamo y debe estar dedicado a una persona dedicada. 7. Devolver los artículos a tiempo después de su uso. Si necesita extender el tiempo de préstamo, debe notificar al personal de administración de archivos para realizar los procedimientos de renovación por separado. 7. Este sistema entrará en vigor a partir de ahora. La sala de archivos recopila, organiza y clasifica documentos y materiales - los ingresa en catálogos legibles por máquina - completa los archivos - organiza y encuaderna los archivos - crea herramientas de recuperación - almacena los archivos - los clasifica y los coloca en los estantes. La persona debe presentar una solicitud por escrito - revisada por el director de la oficina - firmada y aprobada por el supervisor - la sala de archivos es responsable de buscar los archivos relevantes - el prestatario completa el libro de registro del archivo prestado - el prestatario completa el archivo formulario de registro de efecto de utilización: la sala de archivos completa la fecha de devolución. El revisor va a la oficina de archivos de la unidad con una carta de presentación de la unidad para solicitar un formulario de aprobación para el préstamo de archivos - el director de la oficina revisa - el supervisor firma y aprueba - la oficina de archivos es responsable de la búsqueda - el revisor completa el libro de registro del archivo prestado: el revisor completa el formulario de registro del efecto de utilización del archivo: completa la fecha de devolución a los archivos.

1. El archivero a tiempo parcial (secretario de documentos) del departamento de archivo formará, recopilará y preservará documentos y materiales de acuerdo con el alcance de archivo establecido por la unidad, y garantizará la integridad de los documentos y materiales archivados 2. La parte. -El archivero de tiempo (empleado de documentos) preparará, recopilará y preservará documentos y materiales de acuerdo con el alcance de archivo establecido por la unidad. Las características de los documentos y materiales deben clasificarse de acuerdo con las categorías de archivos prescritas. el próximo año, el archivero a tiempo parcial (empleado de documentos) clasificará los documentos y materiales recopilados y acumulados (archivo preliminar) 6. El archivero a tiempo parcial (empleado de documentos) completará y entregará la Lista, y. transferir los archivos a la sala de archivos de la unidad 13. Recopilar documentos, realizar procesamiento secundario y terciario de la información del archivo y presentar una solicitud de destrucción - Revisión por el director de la oficina - Firma y aprobación por el líder a cargo - Equipo de evaluación de archivos (dirigido por el supervisor, oficina El director, el personal de administración de archivos y el personal comercial del departamento relevante *** están compuestos de la misma composición) para la evaluación - el personal de administración de archivos y el personal comercial del departamento relevante registran artículo por artículo - firma del director de la oficina para aprobación - firma de el supervisor para su aprobación - firma del líder superior Aprobación - la oficina de archivos y los departamentos relevantes van al lugar designado con más de 2 personas para supervisar la destrucción - la oficina de archivos y los departamentos relevantes manejan el inventario de destrucción - la oficina de archivos lo archiva.