Sistema de gestión de oficina

Métodos para el manejo de documentos oficiales de la empresa

Capítulo 1 Normas sobre el envío y recepción de documentos de la empresa

Capítulo 2 Métodos para el manejo de recibos de la empresa

Capítulo 3 Métodos de manipulación de documentos de la empresa

Gestión de cartas y faxes de la empresa

Capítulo 1 Métodos de gestión de máquinas de fax y procedimientos de envío y recepción

Capítulo 2 Fax de la empresa Formato y Uso

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Capítulo 3 Formato y Gestión de Cartas Empresariales

Gestión de Sellos

Capítulo 1: Grabado, Guardado, Activación y Desactivación de Precintos

Capítulo 2 Medidas de Gestión de Impresión

Medidas de Gestión de Documentos Ofimáticos

Gestión de Vehículos de Empresa

Capítulo 1 Medidas de Gestión de Vehículos

Segundo capítulo Medidas de gestión de objetivos de conductores

Capítulo 3 Requisitos del puesto de conductor a tiempo completo

Capítulo 4 Responsabilidades del conductor

Capítulo 5 Métodos de contabilidad de vehículos

Capítulo 6 Cálculo estándar del precio de los vehículos de empresa

Gestión de la recepción de la empresa

Capítulo 1 Medidas de gestión de la recepción de los clientes de la empresa

Capítulo 2 Comida de trabajo de la empresa Método

Capítulo 3 Reglamento sobre Normas de Reembolso de Gastos de Entretenimiento de la Empresa

Capítulo 4 Recepción de Asuntos Exteriores (Por Determinar)

Gestión de Comunicación de la Empresa

Capítulo 1 Medidas de Gestión de Teléfonos de Oficina

Capítulo 2 Medidas de Reembolso de Herramientas de Comunicación para Cuadros de la Empresa (N° 004 de la Empresa)

Gestión de Suministros de Protección Laboral de la Empresa

Primer Capítulo Reglamento de la Empresa sobre Distribución de Suministros de Protección Laboral

Capítulo 2 Reglamento sobre la Distribución de Ropa de Trabajo y Suministros de Protección Laboral a los Empleados de la Empresa (Por Determinar)

Medidas para el Tratamiento de Documentos Oficiales de la Empresa

Capítulo 1 Normas sobre Envío y Recepción de Documentos de la Empresa

Artículo 1 Con el fin de institucionalizar y programar la gestión del envío y recepción de documentos de la empresa y Para mejorar la eficiencia y la utilización del procesamiento de documentos, estas regulaciones están especialmente formuladas.

Artículo 2 El redactor y el departamento son responsables de redactar los documentos de la empresa y completar el "Formulario de Solicitud de Emisión" (ver anexo 1). La oficina de la empresa es responsable de unificar el número de revisión y enviar los documentos revisados. al director general o supervisor firmado por el subdirector general. Los documentos de cada departamento son redactados por el departamento, revisados ​​por el número de oficina de la empresa y emitidos por el departamento o enviados al director general/director general adjunto a cargo para su firma.

Artículo 3 Los documentos de la empresa no serán emitidos por el director general/director general adjunto a cargo sin la revisión de la oficina de la empresa.

Después de la emisión del cuarto documento, los documentos de la empresa o los disquetes de documentos redactados por varios departamentos se enviarán a la oficina de la empresa para su clasificación, distribución e impresión unificadas, respectivamente.

Artículo 5: Los documentos, manuscritos y formularios de solicitud de publicación serán clasificados y archivados por la oficina de la empresa y conservados para referencia futura.

Artículo 6: Si un documento involucra un nivel confidencial, el revisor deberá indicar la palabra "nivel confidencial" y determinar el alcance de la presentación. El redactor también prestará atención a la confidencialidad. Los documentos confidenciales serán impresos y enviados por personal dedicado de acuerdo con las normas de confidencialidad.

Artículo 7 La oficina de la empresa es responsable del envío uniforme de los documentos. El remitente deberá indicar claramente el contenido del documento de registro, fecha de presentación, departamento y destinatario, y entregará un informe de resultados al emisor del documento. Los documentos confidenciales deben ser presentados por personal especializado.

Artículo 8 Los documentos externos de la empresa serán emitidos por la oficina social, clasificados y numerados, debiendo diligenciarse el "Formulario de Aprobación de Recepción de Documentos" (ver anexo 2). El personal de secretaría presenta opiniones y las envía al director general o al subdirector general para su revisión y aprobación. No debería haber retrasos y la información debería entregarse de manera oportuna. Si la situación es urgente, se debe enviar inmediatamente después de recibir las piezas y se debe realizar un seguimiento de la ejecución y la retroalimentación. Una persona dedicada en la oficina de la empresa es responsable de la circulación de los documentos, quedando estrictamente prohibida la circulación horizontal. Los documentos emitidos por los líderes deben comunicarse e implementarse de manera oportuna.

Artículo 9 Todos los documentos de la empresa deberán ser en papel A4.

Capítulo 2 Métodos de manejo de recibos de la empresa

Artículo 10 Recibos y centavos:

Todos los documentos horizontales y verticales, incluidos los que traen los empleados asignados a las reuniones de la empresa Los documentos devueltos serán firmados y registrados por la oficina y se entregarán por separado según el contenido del documento. Los documentos relevantes de la reunión se archivarán para referencia futura después del registro.

El undécimo lote de transmisión y lectura:

Transmita el archivo según el procedimiento, solicite al líder que lo revise y apruebe, y luego envíelo de regreso a la oficina de la empresa. No lo pase horizontalmente ni lo entregue a varios departamentos para su lectura para evitar que se pierda el documento.

Recordatorio No. 12:

Enviar los documentos revisados ​​y aprobados por los líderes a los departamentos o personal de la empresa respectivamente, realizar un seguimiento de los procedimientos de revisión y aprobación, y ser responsable de la supervisión y retroalimentación a líderes y departamentos relevantes.

Artículo 13: Establecimiento y archivo de archivos:

Organizar los documentos necesarios de acuerdo con los métodos de gestión documental y ser responsable del archivo.

Capítulo 3 Métodos para manejar documentos de la empresa

Artículo 14 Redacción y revisión:

El personal del departamento es responsable de redactar los documentos de acuerdo con las regulaciones de la empresa, las leyes nacionales y políticas, envíe el manuscrito al jefe del departamento para su revisión y firma, complete el "Formulario de solicitud de manuscrito" al mismo tiempo y luego envíelo a la oficina de la empresa para obtener un número de revisión unificado.

Artículo 15 Emisión (Líderes de la Empresa):

La oficina de la empresa revisará los documentos y los enviará a los líderes de la empresa para su firma.

Artículo 16 Impresión y Distribución:

Mecanografía, revisión, copia, impresión, elaboración de informes y distribución de documentos publicados.

Artículo 17 Expedición, archivo y archivo:

Efectuar la expedición, registro, archivo y archivo de acuerdo con los requisitos de gestión documental.

Artículo 18 Destrucción:

La destrucción de documentos se realizará de conformidad con la “Gestión Documental”.

Artículo 19 La dirección de la empresa es responsable de la interpretación del presente reglamento.