¿Qué hacen las secretarias de oficina y cuáles son los conocimientos necesarios?

1. Los servicios de secretaría se dividen en tres categorías: administrativos, oficinistas y secretarias.

2. Empleados administrativos: El trabajo de los empleados administrativos implica una amplia gama de tareas y es complicado, y también tienen ciertos requisitos para la calidad y eficiencia del trabajo realizado. Entonces, ¿cuáles son las cualidades básicas y los requisitos de habilidades que deben poseer los empleados administrativos?

Debe poder operar una computadora de forma independiente y dominar software de automatización de oficina como Word, Excel y PowerPoint, así como habilidades de procesamiento y envío de correo por Internet. Competente en el uso de diversos equipos de ofimática.

Al mismo tiempo, debes tener buena memoria, asignación del tiempo y habilidades de comunicación y coordinación, así como un fuerte sentido de confidencialidad. Tiene buena organización de textos y habilidades de expresión del lenguaje, velocidad de escritura rápida en chino e inglés y puede operar hábilmente métodos de entrada de caracteres chinos como la entrada Wubi. Dominar el inglés hablado común y tener buenas habilidades de lectura y escritura en inglés.

3. Oficinista: Oficinista (reuniones, documentos, sellos, expedientes, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos y periódicos) Responsabilidades laborales:

1. llamadas; recibir visitantes.

2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y realizar un buen trabajo en la recopilación y organización de los archivos de la oficina.

3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.

4. Llevar actas de las reuniones.

5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.

6. Responsable del envío y recepción de faxes.

7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de artículos que entran y salen del almacén.

8. Elaborar la columna publicitaria de la empresa.

9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.

10. Lleve registros diarios y de gastos del comedor de la empresa, haga estadísticas sobre los gastos de comidas y recopile y lleve los gastos de comidas.

11. Envío de declaraciones mensuales de protección ambiental y tabulación de la seguridad social.

12. Gestionar bien los materiales de los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de los archivos de personal de los empleados y hacer cumplir estrictamente los procedimientos de préstamo de archivos.

13 Seguros y solicitud de seguro social.

14. Calcular la asistencia mensual y presentarla a finanzas para contabilidad, manteniendo registros.

15 Gestionar diversos inmuebles de oficinas, utilizarlos racionalmente y mejorar su eficiencia, y promover la frugalidad.

16. Aceptar otros trabajos temporales.

4. Secretaria:

Una secretaria es una persona que se encarga de los documentos y asiste al jefe de una agencia. o departamento en el manejo del trabajo diario.

En mayo de 1998, el Ministerio de Trabajo (ahora Ministerio de Trabajo y Seguridad Social) definió el concepto de "secretaria" en sus recientemente promulgadas "Normas de Habilidades Profesionales para Secretarias" como: alguien que se especializa en procedimientos de oficina. , personal que ayuda a los líderes en el manejo de los asuntos financieros y diarios, y brinda servicios para la toma e implementación de decisiones de liderazgo.

En la actualidad, existen aproximadamente 23 millones de empleadas de secretaría en nuestro país.

Hay tres categorías de secretarias en empresas con financiación extranjera en mi país:

Secretarias junior, principalmente orientadas a servicios como contestar llamadas telefónicas, enviar faxes, enviar y recibir cartas;

Secretarios de nivel medio (Secretario General) - Redactar correspondencia general, redactar informes y preparar reuniones, etc. en inglés. La mayoría son graduados universitarios o universitarios.

Secretario senior (subgerente): capaz de redactar textos contractuales importantes, conocedor de leyes e impuestos y capaz de responder a emergencias.