No permita que los empleados roben el “activo de tiempo” de la empresa
Los ejecutivos de las empresas están ocupados con llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes instantáneos, reuniones en persona y conferencias telefónicas todos los días, pero las empresas nunca tienen reglas para controlar estas comunicaciones y casi ninguna empresa puede explicarles claramente. ejecutivos y cómo los empleados deben asignar y utilizar el tiempo compartido colectivamente. Por lo tanto, es fácil ver por qué la mayoría de las empresas pierden el tiempo en correos electrónicos largos y frecuentes, mensajes instantáneos e innumerables conferencias telefónicas y reuniones en persona ineficaces.
Las pérdidas que provoca la pérdida de tiempo son grandes: las reuniones internas ocupan el tiempo que debería comunicarse con los clientes, la empresa se vuelve complaciente, se llena de burocracia, ineficiencia, aumenta los costes y, en última instancia, afecta además a los beneficios; , los empleados, familiares y amigos pasan cada vez menos tiempo juntos y, lo que es más importante, no obtienen ningún valor al hacerlo.
No nos faltan consejos sobre gestión del tiempo, pero la mayoría están orientados al comportamiento personal. Los asesores de gestión del tiempo nos dicen que recuperemos el control de nuestro correo electrónico, que elijamos cuidadosamente a qué reuniones asistir y más. Este tipo de consejo es útil, pero los ejecutivos descubren rápidamente que sus buenas intenciones sobre la gestión del tiempo siempre quedan relegadas a un segundo plano frente a los requisitos y prácticas de la empresa. Los correos electrónicos, los mensajes instantáneos y las notificaciones de reuniones llegan según lo esperado. Si ignora la mayoría de ellos, corre el riesgo de alienar a sus compañeros de trabajo o a su jefe. Si el estilo de comunicación de tu empresa es siempre engorroso, no te queda más remedio que hacer como lo hacían los romanos: tienes que conformarte con ello.
En primer lugar, utilice números para revelar la situación actual de pérdida de tiempo.
El ex director ejecutivo de Intel, Andy Grove, escribió una vez: "Así como no permite que los empleados roben material de oficina, también No debe permitir que nadie en su empresa le robe el tiempo a un compañero de trabajo. “Por supuesto, el “robo de tiempo” ocurre todo el tiempo sin siquiera darnos cuenta. Las reuniones se van incorporando al cronograma sin planes ni prioridades claras, por no hablar de cuestiones complejas que requieren que los gerentes dediquen más tiempo a ellas.
Los empleados de Bain & Company son creativos. Utilizaron las herramientas de análisis proporcionadas por VoloMetrix para estudiar la distribución del tiempo de 17 grandes empresas y llegaron a las siguientes conclusiones:
Las empresas utilizan a menudo la comunicación electrónica.
Con el desarrollo de la tecnología, el costo marginal de la comunicación uno a uno o uno a muchos se ha reducido significativamente y el número de personas que se comunican ha aumentado dramáticamente. Muchos ejecutivos reciben alrededor de 200 correos electrónicos cada día, lo que supone más de 30.000 correos electrónicos al año. Si esta tendencia no se controla, los ejecutivos pronto se encontrarán dedicando al menos un día completo cada semana a todas las comunicaciones electrónicas.
El tiempo de reunión aumenta rápidamente.
Los ejecutivos asisten a más reuniones, en parte porque es menos costoso organizarlas y en parte porque las reuniones son más fáciles que en el pasado y pueden participar a través de llamadas telefónicas, videos y pantalla compartida. Los ejecutivos pasan un promedio de dos días a la semana en reuniones de tres o más personas, y el 15% del tiempo público de una organización se dedica a reuniones.
La verdadera cooperación es limitada.
Aunque el número de comunicaciones uno a uno y uno a muchos ha aumentado rápidamente en los últimos 20 años, se ha descubierto que el 80 % de dichas comunicaciones se producen dentro de departamentos y no entre diferentes empresas y funciones diferentes entre la sede y las sucursales de la empresa. Comparten información por compartir información, no para recopilar opiniones valiosas o intercambiar ideas. En resumen, cada vez se dedica más tiempo a la comunicación, pero no se logra promover una cooperación más efectiva entre las unidades independientes de la empresa.
Aumentaron los comportamientos rebeldes en las reuniones.
Descubrimos que los ejecutivos habitualmente envían correos electrónicos durante las reuniones. Además, es habitual encontrarse con "accidentes de tráfico". Estos comportamientos rebeldes conducen a un círculo vicioso. Las citas multitarea y conflictivas hacen que las reuniones sean ineficientes, lo que obliga a las empresas a programar más reuniones para realizar el trabajo. Más reuniones provocan más irregularidades, y así sucesivamente.
Existen pocas reglas formales que rijan las reuniones.
En la mayoría de las empresas, no cuesta mucho quitarle el tiempo a un compañero de trabajo. Si desea tener una reunión, su asistente puede enviar un aviso de reunión o reservar algo de tiempo en el calendario del equipo. Si encuentra un problema que necesita solución, inicie directamente un equipo de soluciones para estudiar el problema y, muy probablemente, incluso inicie directamente acciones para resolver el problema.
Estas solicitudes de tiempo de empresa normalmente no se revisan y no requieren aprobación formal.
Falta de castigo
En una encuesta reciente de Bain, los ejecutivos calificaron más de la mitad de las reuniones como "ineficaces" o "muy ineficaces". Sin embargo, pocas empresas han establecido mecanismos independientes de evaluación de la eficiencia de las reuniones por departamentos, y mucho menos han formulado un mecanismo claro de penalización por la eficiencia de las reuniones.
Es difícil cuantificar exactamente cuánto tiempo perdido se puede ahorrar, pero nuestros datos muestran que la mayoría de las empresas tienen la oportunidad de ahorrar al menos el 20% de su tiempo colectivo estableciendo reglas más estrictas de gestión del tiempo.
2. Ocho métodos de gestión del tiempo
Gestionar el tiempo como recursos escasos Hemos descubierto los siguientes ocho métodos eficaces de gestión del tiempo:
1.Desarrollar una estrategia clara. y agenda concisa
Un buen directivo debe tener la capacidad de distinguir entre "urgente" e "importante". Entienden que todos los miembros del equipo deben estar en sintonía y comprender qué actividades son fundamentales para el éxito. Recomendamos que los equipos también acuerden las prioridades para la asignación del tiempo. Los empleados deben saber no sólo cómo distribuir el posible tiempo libre en el trabajo, sino también qué se debe posponer y qué no se debe hacer en absoluto.
Cuando se trata de gestión del tiempo, nadie puede vencer a Steve Jobs. El enfoque es la clave del éxito de Apple. Cada año, Jobs lleva a 100 de los principales ejecutivos de la empresa a recibir formación, animándolos a realizar una lluvia de ideas y formular las 10 cosas más importantes para la empresa durante el próximo año. Los ejecutivos demostrarán sus capacidades y harán todo lo posible para que sus propuestas aparezcan en la lista. Luego Jobs sacaba su bolígrafo, tachaba los últimos siete lugares de la lista y declaraba: "Sólo podemos hacer los tres primeros". Les dijo claramente a todos los presentes cuáles eran las compensaciones de la empresa. Jobs dejó de lado el pasado para salvar el futuro, de modo que la empresa pudiera asignar el tiempo de su alta dirección de manera eficiente y racional y evitar la ineficiencia y el desperdicio. Esto ha acelerado enormemente el ritmo de innovación de la empresa, convirtiéndola en la empresa más valiosa del mundo en la actualidad.
2. Gestione el tiempo con un presupuesto de base cero
Las empresas más inteligentes no dedican tiempo extra a las reuniones. Si se compara el tiempo total de la reunión con un banco de tiempo, cada vez que se realiza una nueva reunión, el tiempo de la reunión debe "retirarse" temporalmente del banco.
Tomemos como ejemplo la Ford Motor Company. Cuando Alan Mulally se convirtió en director ejecutivo de Ford en 2006, descubrió que la mayoría de los altos ejecutivos de la empresa pasaban demasiado tiempo en reuniones. A finales de 2006, Mulally pidió a su equipo que evaluara estrictamente la eficiencia y eficacia de las reuniones periódicas de la empresa y rápidamente canceló todas las reuniones innecesarias. Las reuniones demasiado largas se acortaron, lo que obligó a los empleados de Ford a aprovechar cada minuto al máximo.
La esencia de la gestión del tiempo de Ford se denomina reunión semanal "Revisión del plan de negocios (BPR)", que reemplazó a la anterior "reunión semanal". Cada semana, los altos directivos de la empresa reservan de cuatro a cinco horas de reuniones para centrarse en establecer la estrategia y revisar el desempeño. Se ha estandarizado el contenido de las reuniones semanales, eliminando el largo tiempo de preparación que antes se requería. La implementación de reuniones semanales de BPR le ahorró a Ford miles de horas, especialmente en un momento en que las empresas rivales buscaban ayuda gubernamental. Ford ahorró muchos gastos diarios ajustando su gestión del tiempo. Además, la calidad y la velocidad de la toma de decisiones de la empresa han mejorado enormemente y la velocidad de respuesta de la empresa también se ha acelerado.
3. Elaborar un caso de negocio para cada plan.
Las empresas suelen caer en la trampa del "active creep", en el que un gran número de proyectos aparentemente razonables siguen acumulándose y aumentando, pero la mayoría de ellos acaban sin un final a la vista.
Cuando Gary Goldberg se convirtió en director ejecutivo de Newmont Mining Company en marzo de 2013, la compañía tenía 87 iniciativas en marcha, cada una de las cuales ocupaba el tiempo y la atención de uno o más ejecutivos del Equipo de Liderazgo Ejecutivo (ELT) de Newmont.
Es hora de abordar estas iniciativas retrasadas, insiste Gutenberg, y los ejecutivos deben presentar casos de negocio para todos los proyectos que la empresa está implementando y planificando. Antes de invertir en cualquier proyecto, ELT debe revisar cuidadosamente todos los casos de negocio y luego decidir si lo aprueba.
Estos requisitos planteados por Gutenberg consiguieron resultados ideales. Desde que asumió el control de la empresa, muchos proyectos sin un argumento comercial han sido cancelados, mientras que otros no han recibido luz verde.
En menos de tres meses, Newmont redujo en un tercio el número de planes disponibles.
4. Agilizar la organización
Cuantos más niveles haya entre el CEO y los empleados de primera línea, más lento será el flujo de información y la toma de decisiones.
Encontramos que si una empresa incorpora un directivo generará una nueva carga de trabajo equivalente a 1,5 empleados a tiempo completo de media, es decir, además del trabajo realizado por el propio directivo. también ocupará el 50% del trabajo de otro empleado; por cada vicepresidente adicional se deriva la carga de trabajo de 2,6 empleados de tiempo completo. La contratación de un nuevo gerente o gerente superior, y posiblemente de un asistente o jefe de personal, resultará en una serie de pérdidas de recursos que aumentarán aún más la carga de trabajo y los costos. A medida que se acumula trabajo, el tiempo se vuelve cada vez más escaso.
5. La inversión de tiempo requiere autorización
Muchas empresas imponen muchas restricciones a las calificaciones de los organizadores de reuniones. Pero los detalles específicos, como los horarios de las reuniones, los participantes y quién debe asistir, a menudo se dejan en manos de los empleados de nivel inferior. Como resultado, se programan reuniones costosas sin un escrutinio riguroso. Estos problemas no pueden ocurrir en el departamento de gestión del presupuesto de capital.
La dirección de otra empresa de fabricación con la que trabajamos controló eficazmente el tiempo ineficiente de las reuniones en tan solo dos sencillos pasos. Primero, redujeron el tiempo de reunión de 1 hora a media hora. En segundo lugar, la dirección estipuló que el número de participantes debería reducirse a 7 o menos. Cualquier reunión de más de 90 minutos o con más de 7 participantes debe ser aprobada por el superior patrocinador (dos o más líderes). Esta medida ahorra significativamente el presupuesto de tiempo público de la empresa, que equivale al tiempo de trabajo de 200 empleados a tiempo completo en 6 meses.
6. Estándares unificados en la toma de decisiones
Establecer un mecanismo de toma de decisiones para toda la empresa puede mejorar enormemente la eficiencia y ahorrar tiempo en otros aspectos.
Woodside, la mayor empresa independiente de petróleo y gas de Australia, es un ejemplo. La empresa había operado en una estructura matricial durante años, pero con derechos de toma de decisiones y responsabilidad poco claros. Como resultado, el tiempo dedicado a coordinar varios departamentos funcionales y unidades de negocios aumenta dramáticamente y el costo aumenta en consecuencia. En 2012, la dirección de Woodside formuló una serie de reglas operativas que explicaban claramente las responsabilidades, derechos y sistemas de rendición de cuentas de las unidades de negocio, funciones y centros corporativos.
Esta serie de cambios ha tenido impactos de gran alcance. Woodside aclara quién es responsable de las decisiones importantes, simplificando el proceso de toma de decisiones y ahorrando mucho tiempo. Gran parte del tiempo se dedica a mejorar la ejecución e identificar nuevas oportunidades de crecimiento.
7. La empresa desarrolla especificaciones que requieren mucho tiempo de arriba a abajo.
No es realista que la empresa cancele todas las reuniones, porque es necesario celebrar reuniones para estudiar y promover la cooperación y se deben tomar decisiones importantes. Al establecer unas cuantas reglas sencillas, muchas empresas pueden mejorar enormemente la calidad de sus reuniones.
La agenda es clara. Todas las reuniones celebradas por Intel tienen propósitos claros, como informar a, discutir b y decidir c. El proceso de la reunión es tan conciso como el objetivo de la reunión y los participantes se centran en lograr objetivos específicos.
Prepárate con antelación. En Ford, todas las revisiones semanales de los planes de negocios deben enviarse con anticipación para que los asistentes puedan revisarlas antes de la reunión. Esta iniciativa reduce significativamente el tiempo dedicado a compartir información en las reuniones de BRP.
Empieza a tiempo. Si una reunión de una hora comienza con cinco minutos de retraso, se desperdicia el 8% del tiempo de la reunión, pero muchos equipos directivos no permitirán que se desperdicie el 8% en ninguna otra área de responsabilidad.
Termina las reuniones lo antes posible, especialmente si la reunión no produce resultados claros. Cuando la eficiencia de una reunión interna en la empresa disminuye o los participantes no están completamente preparados, Jobs "detendrá" inmediatamente la reunión. Algunas personas piensan que esto es de mala educación, pero efectivamente evita que se desperdicie tiempo y dinero cuando es poco probable que la reunión logre el resultado deseado.
8. La “carga” de gestionar una empresa a través del feedback
Como todos sabemos, la gestión es imposible sin estándares de medición.
Muchos ejecutivos han comenzado a examinar cuánto tiempo dedican a diferentes aspectos y cuestiones. Seagate, Boeing y otras empresas están intentando dar retroalimentación a los ejecutivos para medir la "carga" que aportan a la empresa en reuniones, correos electrónicos, mensajes instantáneos, etc. Esta información comparativa, junto con la orientación de los superiores, los impulsa a mejorar sus palabras y acciones.
El tiempo es el recurso más escaso de la empresa, pero la mayor parte no se utiliza de forma eficiente y racional.
Si desea que sus empleados logren la mayor eficiencia en el trabajo, debe valorar su tiempo, desarrollar reglas y regulaciones para una asignación razonable del tiempo y esforzarse por crear el mayor valor posible para la empresa.