Cómo organizar los archivos de los empleados
1 Contenido y clasificación de los archivos de los empleados de la empresa
★ Categoría 1: Materiales de currículum vitae
Currículums de los empleados. Currículums y diversos formularios de registro que reflejan los currículums de los empleados.
1. Currículum vitae (libro), formulario de currículum vitae;
2. Formulario de registro para empleados, maestros, soldados (incluidos estudiantes alistados y retirados) y otro personal. p >4. Cambiar el nombre del material;
5. Formulario de solicitud de registro de empleo;
6. Formulario de registro de archivo encomendado (formulario de registro para depósito de expedientes de personal); >
7 .Formulario de inscripción de matrimonio y maternidad para personas desempleadas en edad fértil.
★El segundo tipo de materiales autobiográficos
Experiencia empresarial
Autobiografía de la naturaleza del desarrollo ideológico
Otros materiales autobiográficos.
Todos los materiales que escribo que describen mis experiencias, proceso de pensamiento, situación familiar, relaciones sociales, etc. son todos materiales autobiográficos.
★La tercera categoría de materiales de identificación, evaluación e investigación
Materiales de inspección y formularios de registro para la identificación, traslado, valoración y evaluación democrática de empleados.
1. Formulario de evaluación (incluida la autoevaluación);
2. Recopilar materiales formales de desempeño de los empleados;
3.
★La cuarta categoría de materiales de evaluación de educación, capacitación y tecnología laboral (habilidades).
Cualificaciones académicas, títulos, formularios de registro de posgrado, formularios de registro de finalización de capacitación, formularios de registro de logros, evaluaciones de graduación y materiales de certificación;
Formularios de aprobación de ascensos para puestos profesionales y técnicos (títulos), informes de empleo y materiales de evaluación del desempeño, certificados de calificación profesional;
Materiales y catálogos de evaluación como invenciones de trabajadores, resultados de investigaciones científicas, patentes, obras y artículos con influencia significativa.
Principalmente materiales de certificación;
Examen y revisión de conclusiones (opiniones y decisiones), informes de investigación, respuestas y materiales de apoyo relacionados;
Materiales de revisión política para unirse al partido, unirse al liga, unirse al ejército, ir al extranjero, etc.;
Opiniones de revisión organizacional, aprobación superior y materiales de certificación para cambios en la nacionalidad, edad, origen étnico, membresía de partido, membresía de liga y horas de trabajo de los empleados.
★La sexta promoción se unió al Partido Comunista de China, la Liga Juvenil de China y el Partido Demócrata.
China * * * Formulario de solicitud del partido, formulario de solicitud de membresía y membresía plena, China * * * Formulario de registro de miembros del partido, decisión de no registrarse, opiniones de revisión organizacional y los materiales en los que se basan;
Revisar democráticamente las opiniones de la organización miembro del partido o el formulario de registro de miembros del partido, los principales materiales de base fáctica y los materiales de aprobación organizacional para el despido o expulsión de miembros del partido que no estén calificados, materiales para el retiro del partido. y las opiniones de la organización sobre la cancelación de las calificaciones preliminares de miembros del partido;
La carta de voluntariado, el formulario de solicitud, el formulario de registro de membresía y los materiales para retirarse de la Liga Juvenil de China * * *; los partidos democráticos.
★El séptimo tipo de materiales motivacionales
Formularios de registro para varias figuras avanzadas
Escrituras modelo avanzadas
Elogios, notificaciones y otros materiales
★El octavo tipo de materiales de eliminación
Decisión de sanción (opinión sobre la exención de acción disciplinaria), informe de verificación, aprobación superior, opinión personal, inspección disciplinaria, descripción del material;
Notificar materiales críticos;
Examinar, revisar informes, decisiones, aprobación de superiores y opiniones personales;
Los órganos de seguridad pública y los departamentos de inspección disciplinaria manejan materiales ilegales;
Sentencia judicial resultante del trabajo procesal.
★Relaciones laborales de categoría 9 y materiales de aprobación de salario y bienestar
Formulario de registro de grado salarial, formulario de registro de cambio de salario de puesto, formulario de aprobación de ajuste salarial, materiales de aprobación de calificación y tratamiento;
p>
Formulario de registro de contratación de empleados, formulario de informe de nombramiento y despido, formulario de aprobación (renovación) de empleo, contrato de trabajo, informe de rescisión o terminación del contrato de trabajo, despido, materiales de despido;
Seguros formulario de aprobación de beneficios (desempleo, pensión, atención médica, maternidad, lesiones relacionadas con el trabajo, fondo de previsión de vivienda), materiales de reempleo;
Tarjeta de registro para tipos especiales de trabajo, tiempo de participación del empleado y verificación continua del servicio. formulario, formulario de aprobación de planificación familiar;
Formulario de aprobación de jubilación (renuncia);
Formulario de aprobación de desmovilización y transferencia;
Certificado de envío de graduados universitarios;
Carta de presentación de transferencia de trabajo
Formulario de aprobación para personas que viajan al extranjero;
Formulario de inscripción para congresos del partido, congresos populares, reuniones de la CCPPCh, representantes de los trabajadores, mujeres jóvenes y otras organizaciones de masas y representantes de partidos democráticos.
★Otros materiales de referencia por organizaciones de Categoría 10.
Formularios de exámenes físicos para reclutamiento, ingreso al ejército, incorporación al mundo laboral, graduación, cambio de trabajo, etc. , formulario de examen físico de discapacidad, materiales de calificación de discapacidad;
Informe de investigación de muerte anormal y nota de suicidio de circunstancias relevantes, etc.
II.Requisitos de presentación
Trámites completos, completos, exactos y completos
Nota:
Los materiales de redacción y producción de documentos archivados debe ser Durable, en principio utilice papel de oficina No. 16 (185×260)
Para garantizar la calidad de la escritura, la escritura debe ser correcta y clara.
La tinta de carbón generalmente debe usarse como material de escritura. No se permiten lápices, bolígrafos, tinta roja, tinta azul pura, papel carbón y otros materiales de escritura que no sean propicios para la preservación a largo plazo de los archivos.
Tercero, identificación
1. Determine si el archivo archivado pertenece al archivo de empleado de un determinado objeto de archivo o si pertenece al contenido que debe incluirse en el archivo de empleado. y limpiar los archivos que no pertenecen al empleado de acuerdo con las regulaciones o archivos e información redundantes;
2. Determinar si los documentos archivados son documentos y materiales oficiales completos o no verificados. no incluirse en los archivos de los empleados;
3. Verificar si los materiales están completos y completos. Si los materiales están incompletos y se desconocen la fuente y la fecha, se deben identificar y anotar antes de presentar el caso. No se pueden archivar materiales u objetos poco claros;
Los materiales de revisión política generalmente incluyen conclusiones de revisión, informes de investigación, aprobación de superiores, materiales de respaldo principales y declaraciones personales.
Los materiales disciplinarios generalmente deben incluir decisiones disciplinarias (incluidas decisiones de exención disciplinaria), informes de investigación, aprobación de los superiores, opiniones disciplinarias personales, etc. Los materiales anteriores pertenecen a un juego completo y deben estar completos.
4. Si los materiales de revisión están completos deben ser revisados y sellados por la empresa o firmados por la persona, y archivados después de la firma y el sello.
Conclusiones de la revisión, decisiones disciplinarias, organizativas; revisiones, revisiones democráticas y evaluaciones organizacionales. Los materiales completos formados en la solicitud deben estar firmados por la persona o anotados por la organización con la que se ha reunido.
El informe de nombramiento y remoción debe indicar la autoridad de aprobación, tiempo de aprobación y número de documento del nombramiento y remoción.
El formulario de aprobación para salir al exterior debe indicar las tareas, propósito y tiempo de salida al exterior y regreso al país.
5. Si durante la tasación se constata que faltan materiales relevantes en los expedientes, se deberán registrar a tiempo y recopilarlos y complementarlos.
Cuatro. Composición
Principio: Cada documento es un todo.
Nota:
El texto principal y la versión final son uno, con el texto principal primero.
Se integra el texto original y los archivos adjuntos, con el texto original delante.
El original y la copia son de una sola pieza, con la copia delante.
El texto original y la parte reenviada se integran, quedando la parte reenviada al frente.
Quinto, clasificación
1. Ordenar por hora de presentación.
La primera categoría (currículum vitae), la segunda categoría (autobiografía), la tercera categoría (evaluación y examen), la cuarta categoría (evaluación de habilidades laborales y materiales académicos), la séptima categoría (premio), Categoría 9 (reclutamiento, etc.). ) y categoría X (otra)
2. Basado en la relación primaria y secundaria del contenido archivado.
Categoría 5 (Revisión Política) y Categoría 8 (Sanción)
Nota:
El orden de los materiales es: aprobación superior, conclusión o decisión de sanción, mi opinión Opiniones sobre conclusiones o decisiones de castigo, informes de investigación, materiales de apoyo, reseñas personales o materiales explicativos, etc.
3. Categoría Seis
El orden es: únete a la Liga Juvenil, únete al partido, únete al partido democrático.
Las solicitudes para unirse al grupo deben colocarse antes que otros materiales para unirse al grupo.
El formulario de solicitud de membresía del partido debe colocarse antes que otros materiales de membresía del partido, y el formulario de registro de miembro del partido puede organizarse en orden cronológico.
4, Categoría 9
Los materiales se pueden clasificar por el tiempo de formación o la concentración relativa de las propiedades del material.
El método de clasificación relativamente centralizado según la naturaleza de los materiales es:
Información salarial
Materiales de empleo y nombramiento
Seguros y prestaciones materiales
Materiales para viajar al extranjero
Cada material está ordenado en el orden cronológico de su formación.
6. Clasificación y encuadernación
Requisitos generales:
16 piezas (185×260)
La encuadernación debe ser firme y ordenada. , sin que se caigan páginas, ni se pasen las páginas, ni se presionen palabras.
No daña los archivos y no dificulta la lectura.
(1) Los materiales de archivo que superen las 16 especificaciones se pueden cortar según corresponda sin afectar la integridad del material ni dañar la escritura; los materiales que no se pueden cortar deben doblarse. Al plegar, se deben utilizar métodos como plegado horizontal, plegado vertical, plegado transversal horizontal y vertical o plegado trapezoidal de acuerdo con las condiciones específicas del material. Los materiales de archivo plegados deben mantenerse planos y el texto y las fotografías no deben dañarse para facilitar la lectura.
(2) Los materiales de archivo que estén dañados, curvados, arrugados o que tengan menos de 16 especificaciones deben pegarse. El papel base pegado debe ser papel blanco; la pasta y el pegamento deben ser resistentes a la erosión por insectos y no corroer el papel después del pegado, los materiales de archivo deben estar secos y no expuestos al sol ni horneados a altas temperaturas;
(3) Para los materiales de archivo que son demasiado estrechos o están dañados y no tienen líneas de encuadernación, se deben agregar márgenes para garantizar que la encuadernación esté ordenada, que no se ejerza presión y que el contenido de los materiales sea no dañado.
(4) Sacar productos metálicos, como alfileres, clips, grapas, etc. Para evitar que la oxidación y el óxido dañen los materiales de archivo.
Requisitos de encuadernación:
Los materiales de archivo de cada empleado deben encuadernarse en un volumen, de modo que los archivos queden ordenados, planos y firmemente encuadernados. El método específico es el siguiente:
(1) El índice se coloca delante del volumen y el orden de los materiales es coherente con el índice.
(2) Organizar materiales de archivo. Si las condiciones materiales son buenas, los cuatro lados deben estar limpios; si las condiciones son malas, los lados izquierdo y derecho deben estar limpios.
(3) Hacer agujeros. Haga tres agujeros en el lado izquierdo del material a intervalos verticales iguales de 1,5 cm y 8,3 cm y átelos con cordones.
(4) Utilice el volumen estándar de archivos de empleados prescrito por el estado. El expediente deberá llevar el nombre del encargado del expediente.
(5) Embalaje.
Coloque los archivos encuadernados en el cuadro de archivos del empleado y complete el nombre, el número de archivo y la fuente.
(6) Una vez organizados y encuadernados en un volumen, los expedientes de los empleados deben revisarse cuidadosamente.
(7) Disposición posterior de los materiales de archivo. Los materiales posteriores del expediente de los empleados se clasificarán cada seis meses, el contenido de los materiales se completará en el directorio correspondiente, el nombre y la fecha del responsable se completarán en la columna de comentarios y los materiales se encuadernarán en el expediente del caso.
Siete. Tabla de contenidos
1. Escribir números de página
Indique el número de página en la esquina inferior derecha del frente y en la esquina inferior izquierda de la parte posterior de cada página con contenido de texto.
Nota:
Un documento de respaldo que admite varios materiales de formato pequeño está numerado como una página.
2. Escribir el número de clase
Sello el "número de pieza" en el espacio en blanco en la esquina superior derecha de la primera página del archivo.
Número de turno: "uno" a "diez"
El número de pieza es el número de serie en un mismo material, determinado en orden cronológico o relación primaria y secundaria.
Los números de página son números arábigos.
3. Directorio de volumen (bolsa)
Ponlo al principio del expediente (bolsa) de cada empleado
Escrito en materiales duraderos o impreso en una computadora.
Todos los campos deben completarse de forma completa y precisa.
Nota 1
: Después de cada categoría, se debe reservar el espacio apropiado para materiales de archivo complementarios.
Número de pieza: organizado en orden de categoría, como "la primera (o 1) parte de una categoría".
Persona responsable: La unidad o persona física que forma el documento de presentación, es decir, el firmante del documento.
Título: Complete el título del documento de presentación, el cual debe ser completo y exacto, si no existe título o no puede reflejar el contenido del documento, debe escribirse por separado y adjuntarse con "] ".
Fecha: Números arábigos de 8 dígitos, puedes escribir dos líneas.
Número de páginas: El número total de páginas de este material.
Requisitos:
Cada volumen de archivos debe contar con un catálogo detallado de materiales de archivo. El índice es un índice para acceder al contenido de los archivos y debe compilarse cuidadosamente. Requisitos específicos:
(1) Complete el orden de las categorías y el formato del directorio de archivos uno por uno;
(2) Complete el "título" de acuerdo con el título del material. El material sin título debe tener título. La pregunta es demasiado larga y puede simplificarse adecuadamente. Al redactar o simplificar títulos, estos deben reflejar con precisión el contenido principal o la naturaleza del material. Si el nombre de la materia prima no coincide con el contenido real, deberá compilarse por separado o anotarse en el catálogo;
(3) La "fecha" adopta generalmente la última hora indicada por la firma de. la materia. El material de archivo reproducido utiliza la época en la que se formó el material original.
(4) El catálogo debe ser prolijo, correcto, claro y bonito. No se deben utilizar bolígrafos, lápices, tinta roja ni azul sólida para escribir el índice. Después de completar la tabla de contenido, debe verificar su exactitud.
(5) Al escribir el índice, se debe dejar el espacio adecuado después de cada índice para los materiales de archivo complementarios.
★Completa el formulario de preparación en el trabajo: completa el tiempo de finalización inicial y el nombre de la persona posterior.
Complete el tiempo anual de organizador, inspector y organización en el medio.
4. Herramientas de búsqueda
Requisitos
Las instituciones de gestión de archivos de empleados empresariales deben establecer herramientas de recuperación de archivos de empleados o libros de gestión (directorios de archivos). Estos elementos incluyen: nombre, número de archivo, dirección de almacenamiento, comentarios, etc. Están ordenados alfabéticamente por número de trazo o iniciales. Deje algo de espacio después de cada apellido, incluidos los apellidos más comunes. "Wang, Liu, Li, Zhang",
Los archivos de empleados están representados por "10" o "ZG" y constan de 1, empleados actuales, 2, empleados jubilados, 3, empleados dimitidos, 4, fallecidos. empleados . El número de archivo se expresa como "ZG 1-1" y "ZG2-65438".
8. Accesorios para documentos
Bolsa para archivos en rollo para documentos
Especificaciones de la bobina:
Largo 27,4 cm, ancho 20,5 cm; a la izquierda Ate los ojales de modo que la distancia entre los ojos sea de 8,3 cm (desde el centro del ojo esté a 1,5 cm del borde izquierdo y el centro de los ojales superior e inferior sea de 5,4 cm); desde los bordes superior e inferior.
Materiales:
Generalmente, puedes utilizar 300 gramos de papel de pizarra de una cara para cubrir la tela, o solo cubrir las esquinas. También puedes pegar papel, pero no conviene. ser demasiado grueso para reducir el peso del documento.
Color:
Se deben utilizar colores claros, como amarillo claro, amarillo lechoso, etc. No se deben utilizar colores rojo, verde grande o negro, azul, morado y otros colores oscuros. Todo el texto en la cara del rodillo debe ser rojo.
Artículo:
"Archivo de Empleado Empresarial", "Nombre", fuente y distancia:
"Archivo de Empleado Empresarial" está en cursiva (72 puntos), fuente a 7 cm del borde superior del rollo.
El "nombre" está en una fuente Song más grande, a 5,5 centímetros del borde inferior del pergamino. No se permite el uso de caracteres chinos homófonos o irregulares para escribir nombres.
2. Portafolio
Especificaciones:
Largo 30 cm, ancho 23 cm, espesor (parte plegada) 2,5 cm.
Calidad del material:
Puedes elegir mejor papel kraft según las condiciones.
Incluye elementos:
"Combinación de empleados de la empresa", "Nombre", "Unidad de producción"
Color de fuente y texto
Igual como volumen de archivo.
"Unidad" está en "Nombre"
Para otros contenidos, puede consultar las regulaciones nacionales pertinentes y los documentos de su propia unidad, ¡y puede consultar sus estilos para clasificarlos!