¿Cuál es el proceso para preparar los documentos de licitación?
El documento de licitación es en realidad una respuesta al documento de licitación, por lo que el documento de licitación también se denomina documento de respuesta. Siempre que el documento de licitación se comprenda plenamente y se produzca de acuerdo con sus requisitos, el documento de licitación es en realidad un documento de licitación de alta calidad. Sin embargo, en muchos casos, debido a una comprensión insuficiente de los documentos de licitación, los errores de formato, el incumplimiento de los plazos, los documentos de respaldo faltantes o incorrectos y las grandes desviaciones de los precios comerciales dan como resultado que la oferta sea rechazada o no gane la oferta.
Por lo tanto, debemos interpretar el contenido de los documentos de licitación de manera objetiva, seria y cuidadosa, en lugar de hacerlo según nuestras propias ideas. Lo que usted piensa no es importante, lo que piensa el licitador es importante. Según el formato del documento de licitación (en general, los documentos de licitación tienen el mismo formato), debemos prestar atención a lo siguiente.
(1) Comprender el Apéndice de Instrucciones a los Licitantes
En el Apéndice de Instrucciones a los Licitantes, generalmente se indica que la información específica sobre los bienes y servicios a comprar en la tabla es para fines de licitación. Adiciones y modificaciones específicas a las instrucciones personales. En caso de conflicto, prevalecerá la tabla adjunta anterior. Por lo tanto, esta tabla cubre toda la información básica que un postor necesita saber. Parte de la información no tiene ningún impacto en la producción de los documentos de licitación, mientras que otra información tiene un gran impacto en la producción de los documentos de licitación y requiere nuestro enfoque, como por ejemplo:
Fecha límite de licitación
Según Antes de la fecha límite de licitación, debe impulsar el plan para preparar el documento de licitación y, al mismo tiempo, sincronizar este cronograma con el líder del departamento, para que el líder pueda organizar razonablemente sus tareas. Después de todo, todos los que han participado en licitaciones han tenido la experiencia de quedarse despiertos hasta tarde y trabajar horas extras. Si no quieres trabajar horas extras por la noche, es importante hablar con tu jefe sobre la carga de trabajo. Si es posible, cuando no tenga tiempo suficiente para presentar una oferta, busque ayuda de su líder de inmediato para evitar errores y trabajos ingratos.
Fecha límite para aclarar los documentos de licitación
El contenido de los documentos de licitación refleja la intención del licitador y los documentos de licitación también están escritos por personas. Inevitablemente habrá inconsistencias, ambigüedades y ambigüedades y, por supuesto, también habrá aspectos irrazonables, como requisitos para proporcionar pruebas de desempeño en campos específicos. Estas son las preguntas que debemos hacernos después de leer los documentos de licitación. Por lo tanto, es necesario plantear sus propias dudas dentro del plazo de aclaración de los documentos de licitación. Si lo recibiéramos tarde y no tuviéramos tiempo para hacer preguntas, no sería un gran problema. Tras las preguntas del resto de asistentes, el documento aclaratorio del licitador se enviará a todos los asistentes al mismo tiempo.
El importe y el plazo del depósito de la oferta
La falta de recibo de remesa del depósito de la oferta implica que no podrá participar en la puja. Durante el proceso de envío del depósito de oferta, debe prestar atención a los requisitos de envío. Por ejemplo, el depósito debe enviarse a través de la cuenta de depósito básica del postor y el nombre corto del proyecto participante debe indicarse en las observaciones de envío.
Composición del documento de licitación
El contenido del documento de licitación debe prepararse de acuerdo con la composición del documento de licitación.
Otra información
Requisitos de sellado y encuadernación de los documentos de licitación: si la parte comercial y la parte técnica deben encuadernarse y sellarse por separado, y si el original y la copia deben sellarse por separado.
Requisitos de cantidad de los documentos de licitación: cuántos originales y copias, y si se requieren versiones electrónicas.
Requisitos para la firma y sellado de los documentos de licitación: Cabe señalar que los efectos del sellado y la firma son diferentes, y no se deben utilizar sellos donde se requieran firmas. También tenga en cuenta si se requieren firmas página por página, lo que a menudo se omite.
(2) Comprender los requisitos de la parte comercial
La parte comercial son todos los requisitos en algunos documentos de calificación y se pueden proporcionar a pedido. Lo que debemos tener en cuenta es que, bajo ciertos términos, se requiere una carta de compromiso o declaración, pero estos requisitos no se reflejan en los requisitos de formato de los documentos de licitación y, a menudo, se omiten.
(3) Comprender los requisitos técnicos
La parte técnica son los requisitos técnicos de los bienes o servicios licitados. Si la parte técnica la realizamos nosotros en colaboración con el licitador, entonces responder al pliego de condiciones es muy sencillo. Pero la situación real es que no es sólo una empresa la que coopera con el licitador, por lo que después de que se publique la licitación, encontraremos que el documento de licitación combina los parámetros técnicos de varias empresas. Esto también significa que es posible que no podamos responder completamente a este documento de licitación.
En este caso, es necesario evaluar el coste de dar respuesta a las necesidades técnicas, lo que implica la reselección de productos de hardware y el desarrollo personalizado de software. Sincronice esta información con los líderes de ventas y departamentos, quienes considerarán si continúan participando en la licitación. Si es así, la sección de cotización debe tener esto en cuenta.
(4) Comprender la escala de calificación
El formulario de calificación es la parte central del documento de licitación. A través de esta tabla de puntuación, podrá evaluar rápidamente si el proyecto tiene esperanzas de ganar la licitación. Para ayudar a los líderes a tomar decisiones (y también ayudarnos a evitar ofertas innecesarias), después de la evaluación, les proporcionaremos a los líderes puntajes específicos, divididos según puntajes objetivos y subjetivos. La puntuación objetiva se calcula en función de la puntuación real y la puntuación subjetiva se calcula en función de la puntuación completa. Todo el trabajo posterior en la elaboración de los documentos de licitación también se realiza alrededor de la hoja de puntuación. El formulario de calificación generalmente se divide en tres partes: la parte comercial, la parte de precios y la parte técnica.
La parte comercial generalmente se divide en calificaciones de la empresa, calificaciones de desempeño y calificaciones del personal del proyecto.
Las cualificaciones de la empresa se dividen en cualificaciones profesionales, honores, derechos de propiedad intelectual (software, patentes) y situación financiera.
Se deben proporcionar los documentos de respaldo pertinentes para las calificaciones de desempeño de acuerdo con los requisitos de la licitación, y se debe prestar atención a proporcionar documentos de respaldo en estricta conformidad con los requisitos de la licitación. Por ejemplo, si los requisitos de desempeño tienen un monto, el monto del contrato no se puede ocultar; si el desempeño tiene requisitos detallados para el contenido del contrato, se debe proporcionar un formulario de cotización detallado; si es necesario proporcionar una factura de desempeño, se debe presentar la factura correspondiente; ser proporcionado. Por supuesto, también existen requisitos en cuanto al momento de la firma. En resumen, proporcionamos documentación de respaldo que demostró claramente que no hubo problemas con nuestro desempeño. Por motivos de seguridad, al proporcionar documentos del contrato de ejecución, se pueden proporcionar más de dos copias de la ejecución como respaldo, siempre que se cumplan los requisitos.
Las calificaciones del personal del proyecto son la capacidad para implementar el proyecto. Algunos documentos de licitación requerirán que el gerente del proyecto tenga un currículum, un certificado y calificaciones académicas. Algunos requerirán prueba de pago de seguridad social del personal del proyecto.
La parte técnica generalmente se divide en soluciones técnicas, planes de implementación, formación y servicios.
Gran parte de la parte técnica se puede convertir en una plantilla estándar, que hay que ordenar y perfeccionar paso a paso durante nuestro trabajo. En cuanto a las diferentes partes, podemos responder específicamente. Por ejemplo, progreso de implementación, ciclo de mantenimiento, tiempo de respuesta posventa, etc. En lo que respecta a la parte profesional, también necesitamos coordinar a personas de los departamentos relevantes para la preparación, como un prototipo y una descripción funcional del departamento de hardware que proporciona la selección de productos y los parámetros técnicos;
Generalmente existen dos tipos de secciones de precios, el método de puntuación integral y el método de puntuación de precios bajos.
Método de puntuación integral: generalmente, los postores más alto y más bajo se eliminan según la cotización del postor, y la media aritmética de las unidades restantes se toma como punto de referencia para la puntuación total.
Método de puntuación de precio bajo: puntos completos por el precio más bajo.
De hecho, no importa qué método de puntuación se utilice, es necesario tener un conocimiento completo de los precios de sus competidores para evitar recibir una bofetada al hacer cotizaciones.
(5) Comprender los requisitos de formato de los documentos de licitación
Los documentos de licitación proporcionarán requisitos de formato y se debe prestar atención a la diferencia entre el formato y el contenido del archivo. Debemos completar el contenido requerido por el formato elemento por elemento.
El formato incluye título, contenido y comentarios. Complete el contenido según sea necesario, como formulario de desviación comercial, formulario de desviación técnica, etc. Verifique claramente si necesita responder artículo por artículo y no copie directamente los parámetros en el contenido de la respuesta, ya que esto dará lugar a una oferta no válida. Para los comentarios, debe comprender si el comentario es parte del formato o una explicación del formato. No lo elimines a voluntad, ya que invalidará la puja. Por ejemplo, los comentarios debajo de la lista de cotizaciones de licitación describen que las cotizaciones en la tabla incluyen varios costos de la cotización total del proyecto.
En segundo lugar, coordinar completamente los recursos de varios departamentos
En el proceso de elaboración de los documentos de licitación, nuestros mayores dolores de cabeza son, en primer lugar, las dudas sobre la interpretación de los documentos de licitación y, en segundo lugar, la Varios documentos de respaldo (si es la primera vez que hace una oferta) y documentos de respuesta técnica profesional. Necesitamos saber claramente quién será responsable de esas dos cuestiones, encontrar a las personas adecuadas de forma rápida y precisa, dividir las tareas y, finalmente, permitirnos realizar la inspección integrada. También asegúrese de organizar y guardar todos los documentos para que puedan usarse directamente al ofertar la próxima vez. Cabe señalar que algunos documentos pueden requerir la aprobación de la empresa antes de poder usarse, como los informes de auditoría financiera, por lo que incluso si hemos guardado este documento, no seas perezoso y úsalo directamente. Debemos seguir los procedimientos que debemos seguir.
En tercer lugar, organice cuidadosamente el tiempo de planificación de las tareas.
Entendemos que la preparación de los documentos de licitación solo se puede completar con la cooperación de varios departamentos. Teniendo en cuenta que también tenemos edición, integración, inspección, impresión y empaque, al dividir el trabajo entre varios departamentos, deben informarse qué quieren (descripción detallada) y cuándo (plazo). Al mismo tiempo, deben prestar atención. al progreso en tiempo real y proporcionarnos mutuamente. Según mi experiencia personal, es mejor proporcionar todos los documentos tres días antes de la fecha límite de oferta y, en cuanto a las cotizaciones, es mejor entregarlos dos días antes de la fecha límite de oferta. De todos modos, el propósito no es ser un perro de horas extras.
4. Al menos tres inspecciones.
Siempre que haya experimentado muy pocos sellos, muy pocos documentos y cotizaciones inconsistentes, comprenderá lo importante que es la inspección, incluso si no tiene confianza después de la inspección muchas veces. Cada vez que se abre una oferta, lo que digo en silencio es que no se desperdicie la oferta. Entonces, cómo verificar los documentos de licitación y en qué etapa, les daré mis sugerencias:
Haga una lista de los documentos requeridos y verifíquelos uno por uno.
Registre el número de página y la fecha de firma y sello requeridos, y revíselos uno por uno.
Ambas personas interrogaron
Verifique antes de imprimir, verifique después de imprimir y sellar (para evitar errores de formato al convertir a PDF para imprimir) y verificar después de sellar (si el original es listo).
Recuerde recordar a los clientes autorizados que traigan su documento de identidad (olvidé traer mi documento de identidad más de una vez en el sitio de apertura de ofertas).