Cómo organizar archivos
Análisis legal:
1. Primero, prepare las herramientas y materiales para organizar archivos. Las herramientas se muestran en la figura. Los materiales incluyen principalmente materiales de currículum, información educativa y de capacitación. , materiales de experiencia laboral y materiales de recompensas y castigos. Cada empresa tiene requisitos diferentes para materiales específicos, por lo que no entraré en detalles aquí. 2. Revise los materiales a archivar y organícelos de acuerdo con el siguiente proceso. 3. El tercer paso es organizar los materiales a archivar, numerar las páginas y luego hacer agujeros a la derecha. Si hay texto en el lado derecho del material, puedes usar papel en blanco para pegarlo en el borde y luego perforar agujeros. 4. El cuarto paso es cargar el cuadro del archivo. Clasifique los materiales a archivar utilizando las esquinas de clasificación y transfiéralos a cajas de archivo según diferentes categorías. 5. El quinto paso es crear un catálogo de los materiales del archivo. La tabla de contenido se puede dividir en categorías principales y subcategorías, y se debe escribir el número de página de cada material. 6. Se deben agregar materiales a los archivos con regularidad. Como registros anuales de evaluación del desempeño, registros de recompensas y castigos, estado de educación y capacitación, etc. 7. Los expedientes deben almacenarse en una sala independiente y segura, y debe asignarse una persona dedicada a su gestión.
Base jurídica:
Artículo 6 de las "Medidas para la gestión de archivos contables de la República Popular China" Se archivará la siguiente información contable: (1) Comprobantes contables, incluidos comprobantes originales, comprobantes contables; (2) libros de contabilidad, incluidos libros mayores, libros auxiliares, diarios, tarjetas de activos fijos y otros libros de cuentas auxiliares (3) informes de contabilidad financiera, incluida la contabilidad financiera mensual, trimestral, semestral y anual; informes (4) Otra información contable, incluidos estados de conciliación de saldos bancarios, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, listas de transferencia de archivos contables, listas de almacenamiento de archivos contables, listas de destrucción de archivos contables, opiniones de tasación de archivos contables y otra información contable con valor de preservación.
Preguntas derivadas:
¿Cuáles son los métodos para organizar los archivos de caja?
(1) Clasificación. Los archivos de caja deben clasificarse según la naturaleza del negocio económico y los requisitos de gestión financiera de la unidad. En general, deben ser coherentes con la clasificación contable de la unidad y satisfacer las necesidades de vinculación y uso de los archivos. Al clasificar archivos, se deben eliminar algunos documentos no válidos o no utilizados.
(2) Encuadernación. Dado que la mayoría de los comprobantes originales están dispersos y se pierden fácilmente, el cajero debe vincular los archivos después de clasificarlos para garantizar que la información contable no se pierda fácilmente. Al encuadernar se debe prestar atención al grosor de las carpetas para facilitar su uso, si se utilizan cuentas de hojas sueltas o cuentas de tarjetas, se deben encuadernar y numerar al archivar, y las que no sean aptas para encuadernar se deben guardar en; números de serie para evitar que se dispersen para quienes utilizan software financiero para la contabilidad. Para las unidades que tienen archivos contables impresos en papel, deben estar encuadernados y numerados para quienes tienen las condiciones para utilizar medios magnéticos como cintas, discos, discos ópticos, microfilmes, etc. para preservar archivos contables, serán estipulados uniformemente por el departamento comercial del Consejo de Estado y reportados al Ministerio de Finanzas y a los Archivos Nacionales. Los registros se archivarán en la oficina y se almacenarán en números de serie y almacenados en cajas de archivos específicas.
(3) En un volumen. Los datos de caja que han sido encuadernados deben formarse en un volumen, con una portada o una página de biblioteca para registrar el número de cada volumen, la unidad a la que pertenece, la época a la que pertenece, la página del profesor, el responsable, etc., y el sello oficial de la unidad y el sello privado del personal de manipulación. Si existen requisitos especiales para el almacenamiento, se puede colocar un sello o sello de costura.
Es necesario enfatizar que después de reemplazar el libro de cuentas del cajero por uno nuevo, las cuentas antiguas deben incluirse en el archivo del cajero. Las cuentas antiguas deben clasificarse antes de entregarlas y archivarse. Si el número, el contenido de la página de título, el directorio y otros elementos están incompletos, deben completarse completamente de acuerdo con los requisitos pertinentes (por ejemplo, en un formato de hojas sueltas); unidad que utiliza computadoras para la contabilidad, los datos del libro de cuentas serán cortados y similares a una cuenta de hojas sueltas) o Para unidades con cuentas auxiliares tipo tarjeta, para cuentas de hojas sueltas o tipo tarjeta, los números de página deben ser acortados y encuadernado al momento de la presentación, debiendo agregarse una hoja de título a modo de cuenta principal, indicando el nombre de la unidad, el período al que pertenece, el número total de páginas, el número y el personal contable que firma el formulario, etc. sellarlo con el sello oficial.