El sistema amplio de información de archivo se refiere al sistema de aplicación digital de archivo.
Sí, el sistema amplio de información de archivo suele referirse al sistema de aplicación de archivo digital.
1. Este sistema realiza la gestión, el almacenamiento, la recuperación y el intercambio digital de información de archivo mediante la conversión de archivos en papel tradicionales a formato electrónico. Los sistemas de archivos digitales pueden mejorar eficazmente la eficiencia y la conveniencia de la gestión de archivos y proporcionar más funciones y servicios, como búsqueda de texto completo, consultas multidimensionales, control de permisos, intercambio y colaboración de archivos, etc.
2. El sistema de archivo digital también puede proporcionar funciones de respaldo de datos y recuperación ante desastres para mejorar la seguridad y confiabilidad de la información del archivo. A través de sistemas de archivos digitales, las instituciones y organizaciones pueden gestionar y utilizar mejor sus propios recursos de archivos para satisfacer las necesidades de gestión de archivos en la era de la información.
3. Actividades de recopilación, clasificación, conservación, identificación, estadísticas y utilización de archivos. El contenido del archivo incluye: colección de archivos, organización de archivos, entrada de archivos, digitalización de archivos, sistema de archivos, personalización del software de archivos, evaluación del valor de los archivos, almacenamiento de archivos, catalogación y recuperación de archivos, estadísticas de archivos, edición e investigación de archivos (ver compilación de documentos de archivo). Los archivos se proporcionan para su uso y los archivos se destruyen.
4. La división de estas tareas es relativamente estable en lugar de absoluta. Algunas se dividen en ocho enlaces y otras se dividen en dos partes: trabajo básico y trabajo de utilización. Dado que la gestión de archivos moderna se ha convertido en un sistema complejo, también existen métodos para dividirla en múltiples niveles. El primer nivel se divide en dos subsistemas: gestión de entidades de archivos y desarrollo de información de archivos. Cada subsistema se divide en varios niveles de sistemas pequeños.
5. La gestión de la entidad de archivos se divide en recopilación, clasificación, identificación, almacenamiento, estadísticas y otros enlaces de trabajo; el desarrollo de la información de los archivos se divide en dos partes: procesamiento de información y salida de información. edición, compilación y redacción de documentos Consta de materiales de referencia, y la producción de información consta de múltiples actividades de servicios como lectura, copia, consulta, correspondencia, préstamo, publicación y exposiciones.
La importancia del sistema de información de archivo
1. Mejorar la eficiencia de la gestión: el sistema de información de archivo puede realizar la gestión digital de archivos, convertir una gran cantidad de archivos en papel a formatos electrónicos, y procesarlos a través del sistema Clasificar, organizar, almacenar y recuperar. Esto puede mejorar la eficiencia de la gestión de archivos y ahorrar mano de obra y recursos de espacio.
2. Proteger la seguridad del archivo: el sistema de información del archivo puede realizar control de permisos y copias de seguridad de la información del archivo para garantizar la seguridad y confiabilidad de los datos del archivo. El sistema puede establecer derechos de acceso para diferentes usuarios y solo el personal autorizado puede ver y modificar la información del archivo correspondiente.
3. Proporcionar una recuperación precisa: el sistema de información de archivo puede realizar recuperación de texto completo, consultas multidimensionales y funciones de búsqueda avanzada para ayudar a los usuarios a recuperar de forma rápida y precisa la información de archivo requerida. Los usuarios pueden buscar según palabras clave, rangos de fechas, tipos de archivos y otras condiciones para mejorar la precisión y velocidad de la búsqueda de información.
4. Apoyar la toma de decisiones y la investigación: Los sistemas de información de archivo pueden proporcionar el apoyo de información de archivo necesario para los tomadores de decisiones y los investigadores. A través del sistema, se pueden obtener datos de archivos históricos y análisis de tendencias para ayudar a los tomadores de decisiones a tomar decisiones precisas, y los investigadores pueden realizar investigaciones relevantes.
5. Lograr el intercambio de archivos y la colaboración: el sistema de información de archivos puede realizar el intercambio de archivos y la colaboración, y promover el intercambio de información y la cooperación entre diferentes instituciones o departamentos. Los usuarios pueden compartir información de archivos según los permisos para mejorar la eficiencia del trabajo y el intercambio de información.
6. Lograr la preservación y herencia a largo plazo: a través del sistema de información de archivos, se puede lograr la preservación y herencia a largo plazo de los archivos. Los archivos electrónicos pueden garantizar la seguridad de los datos mediante medidas de copia de seguridad y recuperación ante desastres, y también pueden preservar archivos digitalmente para garantizar la continuidad de la información archivada.