¿Cuáles son las normas de gestión interna de la empresa?
El sistema de gestión interna de la empresa incluye:
1. Sistema de oficina diario
2. Sistema de gestión de pedidos de oficina
3.
4. Sistema de envío, recepción, circulación y gestión de archivos de documentos
5. Sistema de gestión de sellos y cartas de presentación
6. sistema
7. Sistema de solicitud de material de oficina
8. Sistema de uso de equipos de comunicación
9. y métodos de gestión de mantenimiento
11. Sistema de destrucción de documentos
Capítulo 2 Sistema de oficina diaria
Artículo 3 Todas las personas en la empresa deben cumplir estrictamente el sistema de gestión laboral y sistema de gestión de gastos. Servir a la empresa de manera eficiente.
Artículo 4: Implementar un sistema de reuniones periódicas. Las cuestiones importantes y los arreglos de personal se deciden en la reunión de la oficina del gerente general; el comité de revisión de garantías de la empresa discute y decide colectivamente varios proyectos de garantía. Las reuniones de la oficina del director general y las reuniones del director del centro se celebran de forma irregular todos los meses.
Artículo 5: Todos los centros y departamentos empresariales deberán desempeñar escrupulosamente sus funciones y escuchar atentamente las opiniones y sugerencias de los empleados. Cada centro y departamento empresarial deberá intercambiar información y situación laboral según los procedimientos operativos de la empresa.
Artículo 6: Respeto mutuo, unidad y amistad entre los empleados. Debemos atenernos a los principios en cuestiones importantes y tolerarnos y comprendernos mutuamente en las diferencias generales.
Artículo 7: Estricta gestión de expedientes y estricta disciplina de confidencialidad. Los intereses de la empresa son lo primero y los intereses personales están subordinados a los intereses de la empresa.
Capítulo 3 Sistema de gestión de órdenes de oficina
Artículo 8 Apariencia de los empleados:
Artículo 9 Los empleados no pueden hacer ruidos fuertes ni hacer ruido durante el horario de oficina y No se les permite pelear, comer en la oficina, realizar trabajos privados o leer periódicos no profesionales durante mucho tiempo (como Chengdu Commercial Daily, Chengdu Evening News, West China Metropolis Daily, Business Morning News, Shu). Noticias, Diario de la Juventud de Sichuan).
Artículo 10: En principio, los empleados no pueden realizar llamadas telefónicas personales ni reunirse con invitados privados en la oficina y durante el horario de oficina, y no pueden traer niños a la empresa para jugar. Las llamadas telefónicas privadas que deban atenderse deberán ser lo más bajas posible y no deberán afectar el trabajo de otras personas. No deberán exceder los tres minutos como máximo. Los invitados privados que deban ser recibidos deberán ser recibidos en la sala de recepción o pasillo.
Artículo 11 Al solicitar instrucciones y reportar el trabajo a los líderes, el trabajo debe ser conciso y directo para ahorrar tiempo. En principio no está permitido pedir instrucciones ni informar más allá del nivel, salvo en situaciones urgentes e importantes.
Artículo 12 Excepto para hablar de trabajo, no se permite chatear ni salir de su puesto sin autorización. Al ingresar a cada oficina, primero debe pedir permiso y luego ingresar con permiso.
Artículo 13 Los empleados son responsables de la limpieza de la oficina. Está prohibido fumar y tirar basura en las áreas de oficinas públicas, y se debe cuidar el ambiente de la oficina.
Artículo 14 Los empleados deben mantener sus escritorios limpios y ordenados. Está prohibido colocar objetos que no tengan que ver con la oficina. Deberán mantener sus escritorios limpios y ordenados al salir del trabajo. Debe colocarse en los casilleros de los empleados y sus escritorios deben mantenerse limpios y ordenados. Ciérrelo con llave para evitar la pérdida de documentos y datos.
Artículo 15 Los empleados deben ser corteses con los invitados, usar palabras educadas, contestar el teléfono cortésmente, responder con paciencia a asuntos comerciales relevantes y consultas telefónicas, y establecer y mantener conscientemente una buena imagen de la empresa.
Artículo 16: Cuidar bien los bienes de la empresa. Los empleados que salgan de la oficina al final deberán verificar si las puertas y ventanas están cerradas, y si los aires acondicionados, computadoras, luces y dispensadores de agua están apagados. prevenir incendios y robos.
Capítulo 4 Normas de Confidencialidad
Artículo 17 Determinación de los niveles de confidencialidad:
Los documentos de la empresa se dividen en tres niveles: "secreto", "confidencial" y "arriba". secreto", todos los documentos que involucran los tres niveles son confidenciales.
1. "Secreto": Las normas y reglamentos internos son confidenciales y sólo son conocidos por todos los empleados y no pueden compartirse externamente.
2 "Confidencial": "Actas de la reunión de la oficina del Gerente General y Actas de la reunión de la Oficina del Gerente del Centro", "Plan de progreso del proyecto", "Propuesta de proyecto", "Informe del estudio de viabilidad del proyecto", "Relacionados". Los sistemas financieros", "estados financieros", "diversos contratos y acuerdos económicos", etc. se clasifican como confidenciales y dichos documentos se envían al director del centro y al personal correspondiente.
3. "Alto Secreto": "Actas de la Reunión de la Junta Directiva", "Informe de Trabajo del Gerente General", "Informe de Cuenta Financiera Anual", "Plan Anual de Ingresos y Gastos Financieros y Distribución de Utilidades" de la empresa. , etc. se clasifican como alto secreto, dichos documentos se envían a los líderes de la empresa.
Artículo 18 Normas de Confidencialidad:
1. Los documentos con nivel profesional “confidencial” e inferior (incluido el nivel “confidencial”) establecidos por cada centro y departamento comercial serán conservados por cada centro. y El departamento comercial envía el disquete y el documento original a la oficina para su archivo, y cada centro y departamento comercial guarda una copia del disquete y el documento original en poder del gerente de cada centro o del jefe del departamento comercial. Los archivos almacenados en el software y el disco duro del ordenador deben estar cifrados, la contraseña la domina el responsable de cada centro o el responsable del departamento comercial.
2. La oficina guarda todo tipo de documentos "ultrasecretos". Los archivos almacenados en los discos duros y blandos de las computadoras deben estar encriptados y las contraseñas están controladas por el supervisor de la oficina.
3. Cada director de centro o director de departamento comercial es responsable de recopilar los borradores impresos de los documentos profesionales de nivel "confidencial" e inferiores (incluido el nivel "confidencial") de cada centro y departamento comercial para el siguiente propósito de impresión. , cualquier papel de desecho que ya no se pueda utilizar debe ser destruido por cada centro y departamento comercial de manera oportuna y no debe colocarse al azar.
4. La oficina copia y actualiza periódicamente los disquetes de varios archivos guardados para evitar la pérdida de archivos debido a daños en el disquete.
Artículo 19 Reglamento de Préstamo:
1. Cualquier préstamo de documentos por debajo del nivel "confidencial" (incluido el nivel "confidencial") del centro o departamento requiere el permiso del supervisor del departamento. Realizar el trámite de préstamo y devolverlo el día del préstamo. Si necesita sacarlo de la empresa, deberá estar firmado y aprobado por el director del centro.
2. centros o departamentos por debajo del nivel "confidencial" (incluido el nivel "confidencial"), debe ir a la oficina para registrarse y realizar los procedimientos de préstamo con el permiso del director del centro, y devolverlo el día del préstamo. debe sacarlo de la empresa, debe obtener la firma y aprobación del gerente general;
3. Todos los documentos "ultrasecretos" prestados, con la firma y aprobación del gerente general. vaya a la oficina para registrarse, realice los trámites de préstamo y devuélvalo el día del préstamo. No está permitido sacarlo de la empresa.
Artículo 20: Manejo de Fugas Confidenciales
Cualquier difusión, distribución o copia privada de documentos dentro del ámbito confidencial de la empresa se clasificará como fuga de confidencialidad.
Aquellos que revelen los “secretos” de la empresa recibirán una advertencia.
Quienes filtren los “secretos” de la empresa recibirán un demérito.
Aquellos que filtren los “principales secretos” de la empresa serán eliminados de la misma.
Artículo 21 Nadie puede alterar los documentos de la empresa a voluntad ni manipular los documentos de la empresa por sí solo. Deben conservarse adecuadamente. La empresa recuperará los documentos confidenciales de vez en cuando y los destruirá.
Capítulo 5: Sistema de envío, recepción, circulación y gestión de archivos de documentos
Artículo 22 Clasificación y principios de gestión
1. : Método "Archivo departamental y gestión de clasificados":
Archivos de personal: archivo y gestión por el Departamento de Recursos Humanos;
Archivos empresariales: archivo y gestión por cada centro y departamento empresarial;
Archivos financieros: archivo y gestión de oficina por el Centro Financiero;
2. Si el archivo y archivo implica la disposición y almacenamiento de archivos en los dos centros debido a regulaciones poco claras, el administrativo. El centro coordinará. Luego decidirá sobre las responsabilidades y los métodos de manejo.
Artículo 23 Requisitos para el archivo
Están dentro del alcance del archivo todo tipo de documentos, discos, objetos físicos, etc. que registren el valor de la empresa para su revisión y preservación. Los detalles son los siguientes:
1. Alcance del archivo y archivo en el centro administrativo
(1) Alcance del archivo en la oficina
①Información relacionada sobre establecimiento de la empresa. Incluyendo informe de estudio de viabilidad, acuerdo de contrato, estatutos, informe de solicitud, aprobación del departamento competente, licencia comercial, currículums de los miembros de la junta directiva, información personal del equipo directivo de la empresa, etc.
②Información principal sobre los anteriores consejos de administración de la empresa. Tales como avisos, lista de participantes de la junta, horarios de reuniones, informes de trabajo del gerente general, actas de reuniones de la junta, actas de reuniones de la oficina del gerente general y otros materiales escritos y audiovisuales.
③ Los departamentos y unidades gubernamentales pertinentes envían comunicaciones, cartas y otra información de nuestra empresa.
④ Invitaciones diversas, materiales informativos, etc. enviados por empresas relevantes.
⑤Las normas y reglamentos, documentos, actas y avisos de la empresa.
⑥ Diversos contratos, convenios y cartas de intención (originales) firmados entre la empresa y las unidades relevantes.
⑦Otros materiales con valor de examen y utilización formados en diversas actividades administrativas y comerciales de la empresa.
(2) Alcance de la presentación por parte del Departamento de Recursos Humanos
① Archivos de personal de la empresa, incluidos avisos de nombramiento y despido de jefes de departamento y superiores, período de prueba, empleo y ascenso de empleados, recompensas y sanciones y despidos Registros varios;
② Registros diversos de títulos técnicos y formación técnica de diversos miembros del personal de la empresa;
③Establecer un archivo de talentos y establecer archivos especiales para todos los técnicos; profesionales
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2. Ámbito de presentación por parte del Centro Financiero
Estados financieros diversos, comprobantes, informaciones y cartas, convenios, contratos y otros documentos con finanzas superiores; y departamentos de impuestos e instituciones financieras.
3. El ámbito de archivo de otros centros y departamentos empresariales:
Materiales profesionales, documentos y otros de otros centros y departamentos empresariales.
Artículo 24 Circulación de Documentos
1. Documentos que deben circularse (documentos de política superior, planes de toma de decisiones de la empresa, documentos de la empresa, información económica recopilada por la empresa, etc. ), La oficina determina el ámbito de circulación en función del contenido del documento.
2. Crear una lista de circulación para documentos tipo tarjeta. La hoja de circulación debe tener instrucciones de liderazgo, lectores y tiempos de circulación y devolución.
3. La oficina debe revisar con prontitud los documentos que se han enviado;
Artículo 25 Préstamo de documentos
1. de conformidad con las disposiciones pertinentes del Capítulo 3 y el Artículo 3;
2. Al tomar prestados documentos, el personal de otras unidades deberá contar con una carta de presentación, en la que se indicará el número del documento, nombre del prestatario, afiliación política. y puesto, tiempo de préstamo, propósito del préstamo, etc., los procedimientos de préstamo deben completarse en la oficina después de la aprobación del gerente general.
Artículo 26: Archivo y conservación de documentos
1. Al final del año, recoger todos los documentos que deban archivarse comparando el libro de registro de documentos enviados y recibidos con el. libro de registro de documentos prestados;
2. Al configurar archivos, se deben mantener las conexiones históricas entre los documentos y los archivos deben organizarse de acuerdo con las características únicas y las conexiones mutuas de los archivos;
3. Los archivos dentro de la empresa deben organizarse de acuerdo con las características únicas y las conexiones mutuas se basan en años; Las cartas de otras unidades se archivarán a nombre de la unidad. Los temas especiales son trabajos independientes de un solo volumen, es decir, los trabajos se organizan de acuerdo con las características de las preguntas.
4 Al configurar los trabajos, ordenar y numerar sistemáticamente los documentos en el volumen. cumplimentar el índice y formulario de preparación del volumen, y cumplimentar el contenido del expediente Portada y índice del expediente.
Artículo 27 Sistema de envío y recepción de documentos
1. Distribución de documentos
(1) Después de que el líder redacte el documento, la oficina redactará el documento. El manuscrito también puede ser redactado por el departamento comercial específico;
(2) Una vez que el manuscrito pase la revisión y se demuestre que es correcto, se enviará al líder de la empresa para su aprobación y emisión;<. /p>
(3) El manuscrito firmado debe inscribirse en el registro de emisión de documentos y completar el número, fecha de redacción, alcance de entrega, nombre del documento, número de documento, número de copias, anexos, emisor, etc.;
(4) Solo los manuscritos registrados pueden imprimirse y sellarse oficialmente;
(5) El departamento receptor de documentos debe firmar el formulario de registro de emisión, y el formulario de registro de emisión se conserva junto con el documento original para su verificación.
2. Recibir artículos
(1) Establecer un registro de artículos recibidos. Complete el número de secuencia, fecha de recepción, unidad de envío, número de documento, nombre del archivo, número de copias, resumen del contenido, estado de procesamiento, etc.
(2) Deberán registrarse los documentos de superiores u otras unidades, la información interna y las cartas certificadas. No es necesario consignar algunas cartas de carácter publicitario y telegramas, diarios y publicaciones periódicas que no sean documentos.
(3) Los artículos urgentes se publicarán tan pronto como lleguen y se distribuirán de manera oportuna y sin demora.
(4) Al registrar la recepción de documentos, selle el sello especial de la empresa para la recepción de documentos en la esquina superior derecha del documento.
Capítulo 6 Sello y Carta de Presentación del Sistema de Gestión
Artículo 28 El sello de la empresa, el sello personal del representante legal y el sello personal del gerente general serán conservados por un persona dedicada designada por el director general. Los sellos del centro y departamentos comerciales serán mantenidos por personal designado por los jefes de departamento.
Artículo 29: Los sellos deben colocarse en un lugar seguro y no pueden colocarse al azar. Si se descubre que un sello está perdido o tiene fenómenos anormales, se debe informar al líder de manera oportuna. La situación debe identificarse rápidamente, manejarse de manera oportuna y, si se confirma la pérdida, se debe informar al líder de inmediato. La declaración del departamento correspondiente no es válida.
Artículo 30: Cuando cada centro y departamento comercial necesite utilizar el sello de empresa para negocios externos, el mismo deberá ser revisado, firmado y registrado por el centro administrativo antes de su trámite. Las inversiones, garantías y otras actividades económicas importantes de la empresa implican diversos contratos externos que utilizan el sello de la empresa, que debe ser firmado por el director general y presentado en la oficina para su registro antes de su tramitación.
Artículo 31 Todos los documentos de la empresa deben estar numerados primero y sólo pueden llevar el sello de la empresa después de haber sido firmados por el director general.
Artículo 32 Cuando los sellos o sellos especiales de cada centro y departamento comercial sean desactivados por cambios organizativos u otros motivos, deberán devolverse al centro administrativo y oficinas designadas para su destrucción.
Artículo 33 Toda carta de presentación expedida a nombre de la empresa deberá estar firmada por el gerente del centro administrativo. La carta de presentación debe cumplimentarse según la normativa. El contenido de la parte de salida y la matriz deben ser coherentes, y el responsable debe firmar en la matriz.
Artículo 34 Todas las cartas de presentación deben estar numeradas en secuencia. Las cartas de presentación en blanco no se pueden emitir sin el permiso por escrito del director general. La carta de presentación en blanco especialmente aprobada debe indicar el período de validez y estar firmada por el usuario en el talón de la carta de presentación.
Artículo 35 Las personas que no sean empleados de la empresa no podrán utilizar cartas de presentación de la empresa. Si debe ser utilizado por necesidades laborales, deberá ser aprobado por escrito por el gerente general.
Artículo 36: Conservar adecuadamente el talón de la carta de presentación y archivarla en tiempo y forma.
Capítulo 7 Sistema de gestión de equipos de oficina e impresión
Artículo 37 El personal de impresión de la oficina debe cumplir con las normas de confidencialidad de la empresa y no divulgará asuntos confidenciales de la empresa con los que entre en contacto durante el trabajo <; /p>
Artículo 38 Los documentos impresos serán firmados y aprobados por los líderes de todos los niveles de acuerdo con las normas para el envío y recepción de documentos. Los documentos, informes e información comercial redactados por cada centro y departamento comercial deberán estar marcados con el redactor y el número de copias, y sólo podrán imprimirse previa firma y aprobación del director del centro.
Artículo 39: Los diversos documentos y materiales que deban ser copiados por los centros y departamentos comerciales de la empresa deberán indicar el número de copias. Si el volumen de copia es demasiado grande, se deberá indicar la finalidad. El responsable del centro o departamento sólo podrá copiarse después de haber sido firmado, revisado y registrado por el responsable de la oficina.
Artículo 40 Todo tipo de documentos e información que deban ser enviados por fax por los centros y departamentos comerciales de la empresa deberán estar marcados con el número de fax, el nombre de la unidad de la otra parte y el destinatario, y deberán estar firmados. por el responsable del centro o departamento y aprobado por el responsable de la oficina lo revisará y registrará antes de enviarlo.
Artículo 41: El personal de impresión e impresión debe completar las tareas de mecanografía, envío de faxes y fotocopias a tiempo y con alta calidad. No debe haber retrasos ni retrasos. Cuando las tareas son urgentes, deben trabajar horas extras para completarlas. .
Artículo 42 Las fotocopiadoras y faxes serán gestionados por personal especializado. En circunstancias normales, no se permite al personal no especializado encender el ordenador sin permiso;
Artículo 43 En principio, no se permite la impresión o copia de datos personales de unidades externas si es realmente necesario. El registro debe realizarse con la aprobación del supervisor de la oficina. Estándar de cargo por copia: (A3, B4) 0,2 yuanes/hoja, (A4, B5) 0,1 yuanes/hoja; estándar de cargo por mecanografía: 5 yuanes por página según A4. Los recibos son emitidos por el Departamento de Finanzas;
Artículo 44: El personal de impresión y de impresión debe cuidar bien el equipo, operar de acuerdo con los procedimientos operativos, ahorrar papel, reducir el consumo y prestar atención a la seguridad.
Artículo 45 La compra de materiales consumibles para impresión deberá ser reportada a la oficina para su aprobación antes de la compra.
Artículo 46 Está estrictamente prohibido el uso de fax y teléfono con fines privados, y está estrictamente prohibido el uso de computadoras para estudiar o jugar en privado. Los infractores serán castigados de acuerdo con las normas pertinentes de la empresa.
Artículo 47 El consumo de materiales de impresión y los gastos de fax y teléfono de larga distancia incurridos por cada centro y departamento comercial serán contabilizados por la oficina y reportados al departamento financiero para su archivo como parte del cierre de año. Evaluación de gastos de cada centro y departamento empresarial de acuerdo con.
Capítulo 8 Sistema de recepción de material de oficina
Artículo 48 Los materiales de oficina requeridos por cada departamento de la empresa (excepto el Departamento de Finanzas) serán adquiridos uniformemente por la oficina según el uso previsto. a las necesidades reales.
Artículo 49: La oficina asignará una persona dedicada a llevar registros de los útiles de oficina, y se implementará un sistema de registro al recibirlos.
Artículo 50 Los útiles de oficina sólo podrán utilizarse para trabajos de oficina y no podrán utilizarse para otros fines ni para uso privado.
Artículo 51 Todo empleado deberá cuidar el material de oficina basándose en los principios de diligencia, economía y eliminación del desperdicio.
Artículo 52 La compra de material de oficina diario o el reembolso de los gastos normales de oficina deberá ser aprobado por el gerente del centro de gestión administrativa. La compra de material de oficina a granel deberá informarse al director general para su aprobación. de acuerdo con las normas de gestión financiera.
Capítulo 9 Reglamento sobre el uso de equipos de comunicación
Artículo 53 Al contestar llamadas entrantes, deberá utilizar términos estandarizados y hablar mandarín durante la llamada. Si la otra parte es local, Puedes hablar el idioma local. Los términos estándar son: "Hola, empresa de garantía", "A quién puedo preguntar", "Por favor espere", "Gracias", "Adiós".
Artículo 54: Los teléfonos están equipados y utilizados para uso de oficina. Las llamadas locales para asuntos privados no obstaculizarán los contactos oficiales. Las llamadas deben ser sencillas y claras y está prohibido chatear por teléfono.
Artículo 55: Las llamadas de larga distancia para trabajo se atenderán conforme a los siguientes procedimientos:
(1) Diligenciar detalladamente el “Formulario de Solicitud de Uso de Teléfono de Larga Distancia”;
(2) Presentarlo al responsable del centro o departamento para su firma;
(3) Después de la convocatoria, completar los puntos del formulario de registro para su verificación.
Artículo 56 Se prohíbe a los empleados realizar llamadas de larga distancia para asuntos personales. Si realmente hay una necesidad urgente, se manejará de acuerdo con los procedimientos oficiales y se cobrará de acuerdo con los estándares de cobro de la oficina de telecomunicaciones. El Departamento de Finanzas emitirá un recibo. Está prohibido realizar llamadas a diversas estaciones de información y teléfonos de información bursátil. En caso de infracción, se impondrá una multa de 100 a 500 RMB.
Artículo 57 Los buscapersonas y teléfonos móviles por los cuales la empresa reembolsa los gastos limitados deberán estar en espera en todo momento y contestar inmediatamente cuando la empresa llame.
Capítulo 10 Sistema de Administración de Propiedades
Artículo 58: La oficina es responsable de la compra, almacenamiento, asignación y desguace de todos los activos fijos, consumibles de bajo valor y equipos y suministros de oficina. de la empresa.
Artículo 59 La compra de bienes inmuebles y equipos de oficina se tramitará conforme a los siguientes procedimientos:
1. Cuando la empresa compre artículos de oficina y consumibles de bajo valor, el departamento usuario deberá hacerlo. complete la "Compra de artículos" El plan se enviará a la oficina para su resumen y al gerente general adjunto (asistente del gerente general) o al gerente general para su revisión y aprobación. El departamento de finanzas realizará el pago por adelantado con base en lo aprobado. "Plan de compra de artículos".
2. Para los suministros de oficina diarios, la oficina preparará un presupuesto para todo el año y un plan de compra por lotes en función de las necesidades comerciales.
3. Los libros, periódicos, revistas, materiales de aprendizaje, etc. que sean necesarios para el negocio de cada departamento serán enumerados por cada departamento y solo podrán adquirirse después de la aprobación del gerente del centro administrativo. .
4. Todos los bienes adquiridos, material de oficina, libros y publicaciones periódicas, etc., deben ser aceptados por la oficina con facturas oficiales y objetos físicos, registrados y firmados en la factura, junto con el “Artículo de Compra” aprobado. Plan" El reembolso se realizará de acuerdo con las normas de reembolso de gastos del Departamento de Finanzas y se registrará en consecuencia.
Artículo 60: Custodia y uso de los bienes.
1. Todos los activos fijos, consumibles de bajo valor y material de oficina de la empresa deben ser registrados, creados y conservados por la oficina. Entre ellos, el departamento de finanzas también debe establecer clasificaciones para los activos fijos y. Consumibles a granel de bajo valor. Cuentas detalladas, contabilización de la depreciación de activos fijos y amortización de consumibles de bajo valor.
2. Todos los elementos necesarios por cada departamento deberán recogerse en la oficina, estableciéndose un registro de los elementos en uso por departamento. Los materiales de oficina utilizados por los empleados son responsabilidad de los usuarios.
Artículo 61: Raspado de bienes y materiales.
1. El departamento de uso informará el desguace de activos fijos a la oficina, después de la aprobación del gerente general, los procedimientos de cancelación se manejarán en el Departamento de Finanzas y la oficina respectivamente.
2.Todo tipo de bienes y materiales que deban liquidarse y venderse se registrarán en la oficina. El Departamento de Finanzas los revisará y les dará un precio razonable y los presentará al Gerente General para su aprobación antes de su procesamiento. Los ingresos por ventas serán registrados por el Departamento de Finanzas en consecuencia.
Capítulo 11 Medidas de Gestión del Uso y Mantenimiento de Vehículos
Artículo 62 Uso de Vehículos:
1. La oficina es responsable de la gestión y despliegue de los vehículos de la empresa. primero asegúrese de que los líderes lo utilicen.
2. Cuando cada centro o departamento empresarial utilice un vehículo, el responsable del centro o departamento deberá cumplimentar el "Formulario de Solicitud de Despacho de Coche" indicando el destino y finalidad, y comunicarlo a la oficina en. El gerente de la oficina considerará la prioridad del negocio y enviará el vehículo con una asignación razonable de ubicaciones.
3. Los empleados con permiso de conducir según las necesidades del negocio pueden conducir vehículos de la empresa después de ser despachados por el gerente del centro administrativo.
4. Asegurar que el Departamento de Finanzas utilice automóviles para retiros y pagos;
5 cuando la empresa no tiene automóvil y necesita tomar un taxi debido a necesidades comerciales urgentes. El gerente de cada centro de negocios explicará los motivos. El reembolso solo se podrá realizar después de que el gerente del centro administrativo esté de acuerdo y firme.
6. Todas las llaves del vehículo deben devolverse a la oficina para su custodia al final de cada día. Los vehículos deben estacionarse en la empresa durante los días festivos y las noches si el vehículo no se puede estacionar en la empresa. trabajando horas extras por más de 21 horas u otros motivos, solicite instrucciones, puede estacionarlo en otro lugar.
Artículo 63 Mantenimiento de Vehículos:
1. Los conductores a tiempo completo son responsables del cuidado, mantenimiento, revisión anual, etc. de los vehículos de la empresa. Cuando el vehículo necesite mantenimiento, el conductor de tiempo completo explicará la situación y el mantenimiento se realizará previa revisión y aprobación por parte del gerente del centro administrativo. El costo de mantenimiento es de más de 500 yuanes, que debe ser revisado por el gerente general antes del mantenimiento.
2. Si el monto de la compra de repuestos (productos) del vehículo es superior a 500 yuanes, el conductor de tiempo completo completará el "Formulario del plan de compra de artículos" y será reembolsado después de la aprobación del gerente general. .
Artículo 64 Manejo de Accidentes
1. Después de que ocurre un accidente de tránsito, no importa cuán grande o pequeño sea el accidente de tránsito, se debe informar a la oficina para su registro.
2. En caso de accidente de responsabilidad en el que el importe de la pérdida sea inferior a 5.000 yuanes en el caso de vehículos oficiales, el déficit después de que la compañía de seguros pague la indemnización correrá a cargo de la persona responsable.
3. En caso de accidente de responsabilidad que implique una pérdida superior a 5.000 yuanes en el caso de un vehículo oficial, el déficit del 40% después de que la compañía de seguros pague la indemnización correrá a cargo del responsable. persona; el 60% será a cargo de la empresa.
4. Si se produce un accidente con un vehículo particular homologado, los gastos de reparación correrán a cargo del conductor.
Artículo 65 Tratamiento de otras situaciones
1. La empresa no reembolsará al conductor si es sancionado por infringir la normativa.
2. Cualquier persona que conduzca un vehículo sin aprobación o realice tareas oficiales sin permiso estará sujeto a sanciones administrativas por parte de la empresa además de la deducción de todas las bonificaciones de conductor del mes.
3. Si se produce un accidente de tráfico al conducir sin autorización o mientras se realizan tareas oficiales o asuntos privados, no solo usted deberá asumir toda la responsabilidad financiera, sino que la empresa también le impondrá una multa de 500 a 2000 yuanes. .
4. Si una persona que no está calificada para conducir conduce sin aprobación, se retendrá la totalidad del bono de conductor del mes. Si ocurre un accidente de conducción durante este período, usted será el único responsable del mismo y estará sujeto a severas sanciones administrativas por parte de la empresa.
Capítulo 12 Sistema de Destrucción de Documentos
Artículo 66 La destrucción de documentos se refiere a la destrucción de documentos, información, contratos, acuerdos, publicaciones y otra información escrita que no tenga valor de conservación o no sea válida. Las disposiciones pertinentes serán destruidas.
Artículo 67 Ámbito de los documentos que deben ser destruidos:
1. Los documentos emitidos por superiores no necesitan ser archivados ni respaldados.
2. Las copias restantes de los documentos producidos y emitidos por nuestra empresa serán archivadas y archivadas.
3. Documentos y materiales sin valor de archivo presentados por unidades de nivel gubernamental.
4. Las copias restantes de los documentos y materiales de las reuniones de la empresa después de la presentación.
5. Contratos, convenios y documentos administrativos que la empresa decida dejar sin efecto.
6. Documentos y materiales designados para su destrucción por las autoridades superiores.
Artículo 68 Procedimiento de Destrucción:
1. Inventario:
La oficina del gerente general notificará a todos los departamentos para que limpien los documentos y materiales que serán destruidos. confirmación Las copias serán revisadas de acuerdo con el número de copias y entregadas a la oficina del gerente general para su destrucción. Cada departamento no puede destruirlas por su cuenta.
2. Registro:
Registrar uno por uno los documentos e información que deben ser destruidos en el “Formulario de Solicitud de Destrucción de Documentos”. No está permitido destruir documentos sin registro.
3. Aprobación:
Todos los contratos y acuerdos de la empresa, los documentos e información emitidos por autoridades superiores y todos los documentos e información que entren dentro del alcance de los documentos "confidenciales" de la empresa deben. ser aprobados por el gerente general o solo pueden ser destruidos después de la aprobación del vicepresidente a cargo otros documentos e información administrativos internos solo pueden ser destruidos después de la aprobación del director de la oficina del gerente general;
4. Destrucción:
La oficina tiene previsto destruir los documentos el día 30 de cada mes.
5. Presentación: Una vez destruidos los documentos, la persona que supervisa la destrucción debe firmar el "Formulario de Solicitud de Destrucción de Documentos" e indicar la hora. El "Formulario de solicitud de destrucción de documentos" permanecerá archivado durante mucho tiempo.
Artículo 69: El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su promulgación, y se solicita a todos los departamentos su estricto cumplimiento.
Artículo 70 El derecho de interpretar el presente reglamento corresponde al director general de la empresa.
Capítulo 13 Disposiciones Complementarias
Artículo 71 Este sistema será anunciado e implementado después de ser revisado por la reunión de dirección general, y lo mismo se aplica a las modificaciones.
Artículo 72 Si existieran asuntos pendientes en este sistema, la asamblea de dirección general podrá adoptar disposiciones adicionales.
Artículo 73 Si este sistema entra en conflicto con las leyes y reglamentos nacionales pertinentes, prevalecerán las leyes y reglamentos nacionales.