El documento de licitación es el alma de la licitación, cómo redactar un documento de licitación de alta calidad
Para facilitar la evaluación de las ofertas durante la apertura de las ofertas, los documentos de oferta generalmente tienen requisitos de formato estrictos. Generalmente, habrá un capítulo especial en el documento de oferta para explicar el formato y la secuencia de disposición del documento de oferta. Este artículo analiza brevemente algunos puntos a los que se debe prestar atención en términos del proceso de licitación y la producción de documentos de licitación. También es un resumen de la experiencia del autor en licitaciones durante muchos años. Si hay alguna omisión, indíquela.
Después de comprar el documento de licitación, como persona a cargo de producir el documento de licitación, debe leerlo inmediatamente. En mi experiencia, generalmente lo leo dos veces. La primera vez es simplemente para entenderlo. Contenido requerido del documento de licitación. Por ejemplo:
1. ¿En qué medida se requieren certificados relacionados con la empresa? Fotocopias o archivos electrónicos, etc.;
2. Si los documentos de licitación deberán encuadernarse separadamente por su contenido o unificados en un solo volumen, así como el número de originales y copias de los mismos; los documentos de licitación; la lista de apertura de ofertas (Cotización) se empaqueta por separado;
3. Organice los documentos de licitación en partes comerciales y partes técnicas, la parte comercial se entrega al personal comercial relevante y la parte técnica. entregado al personal técnico relevante para que lo lea y determine si se cumple y qué contramedidas se utilizarán si no se cumple;
4. Lea el capítulo "Requisitos para los documentos de licitación" para averiguar si existen. requisitos especiales o si existen requisitos que actualmente son difíciles de cumplir, y piense inmediatamente en contramedidas;
Después de comprender el contenido anterior, puede dividir inmediatamente el trabajo y organizar los asuntos transaccionales primero (si una persona completa todo, primero registre el contenido relevante de manera ordenada para una nota), luego lea cada capítulo detenidamente para ver si hay requisitos inesperados. Debe tener cuidado durante este proceso de lectura. Cuando encuentre requisitos especiales, debe registrarlos. arreglos posteriores.
En este momento, se ha entendido básicamente la situación de los documentos de licitación. Puede calcular el tiempo para entregar los documentos de licitación y organizar razonablemente el personal para producir los documentos de licitación. Nota: Los documentos de licitación deben presentarse a tiempo de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación que tengan un retraso de incluso un minuto. Esto es válido para cualquier licitación.
Nota: Siempre que encuentre dudas en los documentos, deberá verificarlas claramente con el licitador. Lo mejor es tener documentos escritos como respaldo.
Pasos de implementación y precauciones para comenzar oficialmente a producir documentos de licitación:
1. Copie la lista de requisitos para la producción (encapsulación) de documentos de licitación en un nuevo documento e inicie la producción. El propósito de esta copia del documento de licitación es que no se pierda el contenido requerido;
2. De acuerdo con los requisitos del documento, haga un resumen de todo el contenido requerido. tabla de contenido de este documento de licitación Al mismo tiempo, inserte la tabla de contenido en la ubicación adecuada (generalmente en el frente). Esta tabla de contenido es una tabla de contenido automática. para que pueda actualizarse fácilmente cuando se modifique el contenido en el futuro.
3. Generalmente, los documentos de licitación tienen requisitos de formato y secuencia relativamente fijos, y usted puede redactarlos directamente de acuerdo con los requisitos. La secuencia general es la siguiente:
Contenido
Carta de licitación
Acuerdo de licitación conjunta (si varias empresas se combinan para ofertar como consorcio)
Carta de autorización del representante legal
Lista de apertura de ofertas (hoja de cotización, que puede empaquetarse por separado)
Información básica de la empresa postora (incluyendo: perfil de la empresa, licencia comercial, certificado emitido por departamentos nacionales relevantes (Certificados, honores corporativos, experiencia en proyectos relevantes, etc.)
Respuesta a los indicadores comerciales (es posible que el negocio y la tecnología se empaqueten por separado)
Presentación del producto de la oferta (introducción, instrucciones, etc.)
Estado de respuesta técnica de los productos de la oferta
Adjunto
El esquema anterior es para ofertas generales y la implementación específica debe implementarse de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación.
En el proceso de redacción de los documentos de licitación, debe seguir los requisitos de los documentos de licitación y escribir de forma clara y clara, y las oraciones no pueden ser vagas. Las partes de respuesta comercial y respuesta técnica generalmente se dividen en satisfecho, insatisfecho e incompletamente satisfecho. Si está en forma tabular, "√" se puede utilizar para representar satisfecho. Si no está completamente satisfecho, se debe proporcionar una explicación; se considerará no satisfecho. Una vez compilados los documentos de licitación, asegúrese de actualizar el catálogo.
Si las condiciones lo permiten, se recomienda que todo el contenido se organice en forma de documentos electrónicos para facilitar su modificación y composición.
Una vez redactado el contenido, el siguiente paso es grapar los documentos de licitación. Antes de graparlos, debe estar completamente preparado para evitar no poder proceder según el tiempo planificado previamente. incluye:
Para la impresión de los documentos de licitación, si las condiciones lo permiten, se recomienda que todas las copias originales se impriman en color. Después de la impresión, envíe el contenido de la respuesta al representante legal para su firma (esta área también puede ser. manejado con flexibilidad);
Hay cuatro cosas que debe recordar al firmar y sellar el original: primero, se debe sellar el lugar donde hay un nombre de empresa independiente; segundo, la licencia comercial debe estar sellada por el funcionario; sello y el sello "consistente con el original" en tercer lugar, el lugar donde debe estar la firma. Se requiere una firma en cuarto lugar, todos los sellos y firmas son "no se sorprenda si se regalan a muchas personas", así que si usted; no estás seguro, solo sella uno, no estorbará;
Determina el tipo de embalaje: utiliza bolsa para documentos o papel kraft, etc.;
Herramientas necesarias: sello oficial , tijeras, pegamento, etc.;
Compruebe si todos los originales están completos, firmados y sellados;
Si no hay problemas con lo anterior, puede acudir a la agencia gráfica que preparó el documento de licitación para la instalación de la puerta para su encuadernación.
Asegúrese de prestar atención al proceso de encuadernación.
De acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación, asegúrese de que la cantidad de originales y copias en la portada del original esté marcada como "Original". ", y la portada de la copia debe estar marcada como "Original". Marque "Copia";
Después de encuadernar la copia única, se debe estampar el sello oficial en la portada del original y de la copia. y luego sellar según sea necesario. El embalaje debe sellarse y no se puede desmontar. Después del sellado, selle el sello y selle con el sello oficial.
De esta forma se completa un pliego de condiciones que se puede presentar, jaja. Sin embargo, hay algunos lugares especiales. Permítanme agregar:
1. Algunos documentos de licitación requieren una respuesta punto por punto, que debe llevarse a cabo de acuerdo con los requisitos (muchos postores no tienen esa experiencia). , jaja). Eche un vistazo al ejemplo a continuación. Debe comprenderlo, no más palabras
Esta instrucción de respuesta es una parte integral de la carta de consulta. Por favor responda a los siguientes puntos:
Requisitos: 1. Esta vez China XXXX se concentrará Adquisición de equipos terminales frontales globales requeridos por empresas provinciales en el segundo semestre de 2006. Se espera que el volumen total de compra sea de 10.000 unidades. El volumen de compra anterior es un pronóstico basado en las condiciones del mercado. Puede haber diferencias entre el volumen de compra real y el volumen previsto. El fabricante no debe considerarse como China XXXX que asume ningún compromiso con el volumen de compra.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 2. La quinta parte de la carta de consulta "Proyecto de equipo XXXXXXXX del Grupo China XX en 2006". Primera Parte: Instrucciones de Respuesta; Segunda Parte: Texto del Acuerdo Marco; Tercera Parte: Especificación Técnica; Quinta Parte: Documento de Cotización; La cuarta parte de la especificación comercial sirve como texto de referencia para que las empresas provinciales firmen contratos. En principio, cada empresa provincial también puede adoptar el texto del contrato original basándose en la situación real de la cooperación previa con los fabricantes. se proporcionará más adelante. El demandado debe mantener todos los documentos de este proyecto estrictamente confidenciales y no los revelará a terceros por ningún motivo ni de ninguna manera sin el permiso por escrito del comprador.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 3. La cotización y respuesta deben cumplir con los siguientes requisitos:
Respuesta: Cumplir
Requisitos: Las cotizaciones de los encuestados deben proporcionarse de acuerdo con los requisitos de formato de cotización y los requisitos de especificaciones técnicas.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: Cualificaciones del encuestado: El encuestado debe tener la capacidad de emprender el proyecto de forma independiente.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: Si el texto escrito y el texto electrónico del documento de respuesta son inconsistentes, prevalecerá el texto escrito.
Respuesta: Satisfecho
El documento de respuesta debe incluir al menos las siguientes partes:
Requisitos: 1. Copia original de la carta de confirmación de participación en En esta concentración Para adquisiciones, responderemos con sinceridad a la consulta y nos aseguraremos de que las respuestas a las partes comercial y técnica sean verdaderas y efectivas. La carta de confirmación de respuesta deberá estar estampada con el sello de persona jurídica de la unidad que responde, la firma o sello del representante legal, o el sello de persona jurídica de la unidad que responde después de la firma del mandante.
Para la firma del mandante, el demandado deberá presentar también el original del poder.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 2. Cotización del equipo por duplicado, un original y una copia, empaquetados por separado y provistos de una versión electrónica en formato de oficina china, paquete sellado y sellado con; un sello en el sello. La cotización comercial debe estar firmada por el representante autorizado del fabricante y sellada con el sello de persona jurídica de la unidad que responde para que se considere válida.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 3. Licencia comercial del encuestado Si el encuestado es un agente, se debe proporcionar la licencia comercial del fabricante (copia) original y la licencia comercial de la agencia (copia). la única carta de autorización de agencia para este proyecto emitida por el representante legal del fabricante original, el trabajo y las responsabilidades del agente en este proyecto, la experiencia del agente en el proyecto al actuar como agente para este producto que responde, etc.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 4. El documento de respuesta punto a punto a esta instrucción de respuesta deberá realizarse por duplicado, un original y una copia.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 5. Respuestas punto por punto a las especificaciones técnicas en duplicado, un original y una copia.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 6. Respuesta punto por punto al texto del acuerdo marco, en duplicado, un original y una copia.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 7. Documento de respuesta punto a punto al documento de especificación empresarial, en duplicado, un original y una copia.
Respuesta: Cumplir
Requisitos: 8. Proporcione una copia electrónica de todos los documentos presentados anteriormente y envíela en forma de CD.
Nota: Vuelva a verificar si los documentos electrónicos proporcionados por su empresa son consistentes con los documentos en papel.
Requisitos de embalaje: El documento de cotización debe sellarse por separado, los demás documentos deben empaquetarse juntos y la versión electrónica debe presentarse por separado (indique el fabricante de este documento en la portada de cada documento electrónico).
Respuesta: Satisfecho
2. Generalmente se requiere que los documentos de licitación proporcionen una versión electrónica al mismo tiempo. .
3. Los documentos de licitación empaquetados deben llevar estampada la información del licitador en el embalaje exterior. De ser necesario, se debe tener en cuenta que “el sello no se abrirá antes de que se abran las ofertas los días XXXX, XXXX,”. y a qué hora”;
Elaborar documentos de licitación es así de simple. Después de hacerlo una o dos veces, serás básicamente competente.