Análisis (proceso) y diseño del sistema de información de gestión XX
En la competencia del mercado cada vez más feroz, los institutos de diseño se ven obligados a cambiar rápidamente sus conceptos, deshacerse de hábitos de trabajo tradicionales y atrasados, encontrar una salida a la tecnología informática avanzada y lograr mejoras y transformaciones. La necesidad de establecer un sistema de información de gestión es muy urgente.
Establecer un sistema de información gerencial y promover la informatización gerencial requiere que cambiemos nuestros conceptos comerciales, reconstruyamos los procesos comerciales, optimicemos las estructuras organizacionales, reduzcamos los niveles gerenciales, hagamos cumplir estrictamente las reglas y regulaciones y desviemos al personal redundante. El proceso de promoción de la gestión de la información es un proceso de transformación de ideas y métodos de gestión tradicionales y atrasados, un proceso de profundización de la reforma y una revolución.
Cómo utilizar redes informáticas para realizar el sistema de gestión del instituto de diseño, es decir, cómo utilizar redes informáticas para realizar la gestión científica e informatizada del instituto de diseño, al autor le gustaría profundizar sobre esto a partir de lo siguiente aspectos:
1. Desventajas del método de gestión tradicional de los institutos de diseño
El instituto de diseño es una empresa dedicada principalmente al diseño y el desarrollo con el rápido desarrollo de la economía y el mercado nacionales. La competencia se ha vuelto cada vez más feroz y los márgenes de beneficio han mostrado gradualmente una tendencia a la baja. Inicialmente, surgieron problemas que no eran muy obvios en el diseño y el modelo de desarrollo de la economía planificada tradicional. Los puntos principales son los siguientes:
1. El proceso de diseño de proyectos de ingeniería a menudo requiere la colaboración de varias personas de diferentes profesiones y niveles para completarse. La baja eficiencia de la comunicación entre los miembros del equipo de diseño y desarrollo ha afectado seriamente la implementación fluida del proyecto. Es difícil mejorar significativamente la eficiencia del trabajo utilizando métodos tradicionales de comunicación y colaboración debido a sus propias limitaciones.
2. Con la acumulación de resultados de diseño año tras año, la cantidad de dibujos, documentos y otros materiales aumenta rápidamente, y la carga de trabajo de conservación, gestión y recuperación es extremadamente fácil de realizar. errores en la gestión manual, que incluso pueden provocar la pérdida de dibujos, documentos y otros materiales; los diseñadores tienen muchas esperanzas de compartir y reutilizar fácilmente los resultados de diseños anteriores. En un entorno de gestión manual, debido a las limitaciones de las operaciones manuales, un sistema de gestión de datos de imágenes demasiado flexible puede provocar fácilmente la pérdida de datos importantes. El mecanismo de aprobación de planos establecido por razones de seguridad afecta gravemente la eficiencia del trabajo debido a sus engorrosos procedimientos de aprobación.
3. Los resultados del diseño de cada persona solo se almacenan en su propia máquina. Cuando se daña un disco duro o se producen otros errores irrecuperables, se destruirá una gran cantidad de datos.
4. Debido a la baja calidad profesional y ética profesional de algunos diseñadores, existe el fenómeno de imprimir varios dibujos, documentos y otros materiales a voluntad, e incluso imprimir materiales necesarios para necesidades personales. Muchos institutos de diseño carecen de equipos de impresión. Una gestión eficaz genera una gran cantidad de desperdicio de consumibles utilizados para imprimir dibujos, lo que aumenta el costo del diseño y el desarrollo.
5. A medida que aumenta gradualmente el número de personal en el instituto de diseño, es difícil para los líderes del instituto comprender rápida y claramente el contenido del trabajo y la eficiencia del trabajo del personal. Los líderes para comprender de manera oportuna y precisa la dinámica de trabajo de todo el instituto. Supervisar la realización de diversas tareas causó muchas dificultades.
En resumen, el instituto de diseño necesita urgentemente un sistema que pueda mejorar la eficiencia de la comunicación y la colaboración, fortalecer el despliegue racional y la optimización del personal de diseño por parte de los líderes del instituto y que pueda lograr resultados beneficiosos al tiempo que garantiza plenamente Seguridad Un sistema de gestión sencillo y práctico para compartir recursos y reutilizar dibujos, documentos y otros materiales.
2. Ideología rectora y objetivos específicos para que el instituto de diseño establezca un sistema de información de gestión
1. Ideología rectora
Establecimiento de un sistema de información de gestión para realizar el Informatización de la gestión del instituto de diseño. El núcleo es utilizar tecnología de la información moderna para introducir conceptos y métodos de gestión avanzados en el proceso de gestión, mejorar la eficiencia y el nivel de la gestión y promover la innovación en la gestión. Mejorar la estandarización del trabajo de gestión básico y la sinergia de varios negocios de gestión, y mejorar integralmente el nivel de gestión del instituto de diseño.
La promoción de la informatización de la gestión de los institutos de diseño debe basarse en el propósito de realizar una gestión científica y buscar beneficios de la gestión, optimizar la asignación de recursos de los institutos de diseño, mejorar la eficiencia, reducir costos, mejorar la calidad y mejorar los servicios de marketing. , mejorar la transparencia y fortalecer los controles y equilibrios internos, mejorar los procedimientos de toma de decisiones, mejorar la adaptabilidad al mercado de los institutos de diseño, mejorar integralmente el nivel de gestión de los institutos de diseño y promover la innovación en la gestión. La informatización de la gestión de los institutos de diseño debe combinarse con la transformación de los mecanismos operativos, el establecimiento de sistemas empresariales modernos y la promoción del progreso tecnológico, y promover la innovación de mecanismos, la innovación de sistemas y la innovación tecnológica a través de la informatización de la gestión.
Para promover la informatización de la gestión de los institutos de diseño, debemos formular un plan general de acuerdo con la estrategia de desarrollo empresarial, evitar diseñar o implementar una determinada gestión de forma aislada y evitar la formación de islas de información y la duplicación de inversiones. .
La planificación general debe centrarse en la aplicación de sistemas integrales para lograr la electrónica de los principales procesos comerciales, la asignación óptima de recursos humanos, materiales y financieros y el uso eficiente de los recursos de información.
2. Objetivos específicos
El propósito de establecer un sistema de información de gestión de institutos de diseño es explorar un conjunto de modelos de gestión adecuados para los institutos de diseño en condiciones de economía de mercado. implementarse Los siguientes objetivos:
1) Debe incluir un sistema de programación de producción, un sistema financiero, un sistema de gestión de planes, un sistema de gestión de personal, un sistema de gestión de archivos, un sistema de servicios de información pública (incluido el servicio de acceso a Internet, el servicio de correo electrónico, servicio de publicación de información externa del sitio web empresarial, servicio de procesamiento y transmisión de información externa), sistema CAD del instituto de diseño, sistema de gestión de materiales, sistema de gestión de transporte y marketing, sistema de consulta pública de varios departamentos de producción, etc. Puede realizar el trabajo diario de oficina, documentos, aprobación y procesamiento de datos de empresas en la red. Es un sistema de gestión de procesos de oficina basado en MIS. Permite a los usuarios personalizar diversos procesos de trabajo, incluidos planes integrales, contratos operativos, documentos oficiales, personal, asuntos generales y logística, etc.
2) Tiene un flujo de trabajo fijo altamente específico y un flujo de trabajo totalmente personalizado, y es fácil de usar. De acuerdo con la división profesional real del trabajo del instituto de diseño, el trabajo de gestión del sistema se asigna razonablemente y el trabajo de gestión y autorización dentro del alcance de los profesionales se asigna a profesionales para reducir la carga de trabajo de los administradores del sistema. Para garantizar la seguridad del sistema, las unidades y usuarios fuera del sistema empresarial no pueden acceder directamente a él.
3) Se debe establecer un sistema de responsabilidad estricto para la recopilación, las estadísticas y el ingreso de datos para garantizar la autenticidad, precisión, coherencia y puntualidad de los datos importantes. Se debe realizar una copia de seguridad y automatizar con tolerancia a fallas tanto como sea posible. posible. Cada sistema de aplicación está respaldado por una gran base de datos, tiene sólidas capacidades de soporte de datos y cumple con los requisitos de acceso a datos del software de gestión de información. Los servicios de archivos y los servicios de aplicaciones, teniendo plenamente en cuenta la seguridad, brindan a los diseñadores un software de gestión de dibujos y documentos que puede compartir y reutilizar fácilmente dibujos, documentos y otros materiales, y está integrado en la plataforma de trabajo colaborativo, sin ningún tipo de servicios de red integrados. como diseño, almacenamiento, recuperación y aplicación, aproveche al máximo las ventajas respectivas de las redes distribuidas y las redes centralizadas, y establezca un sistema completo tolerante a fallas de archivos para garantizar un uso fácil e infalible.
3. Cómo establecer un sistema de información de gestión de instituto de diseño científico basado en una red informática.
A continuación, el autor utiliza la red informática en el Instituto An de Planificación, Estudio y Diseño del Transporte de la provincia de Gansu. Se utiliza un ejemplo para ilustrar cómo utilizar redes informáticas para establecer un sistema de gestión de instituto de diseño científico.
El sistema de red de nuestro hospital está en funcionamiento desde enero de 2002. El sistema de red es una plataforma de red que admite el acceso a información pública, gestión de red, interacción de datos y acceso entre diferentes subsistemas, transferencia OA, divulgación de información, servicios de bases de datos y servicios de aplicaciones. Es la capa principal de la red de plataforma inteligente del sistema de transporte de la provincia de Gansu. Realiza la colaboración OA a través del conmutador cisco6509 y otras unidades de la plataforma inteligente del sistema de transporte, y realiza el acceso a Internet y el filtrado de paquetes a través de enrutadores, firewalls y servidores proxy. esta plataforma. El conmutador 4006 con módulo de enrutamiento realiza la división de subconjuntos comerciales especiales de VLAN entre departamentos de la unidad. La interacción y el acceso a los datos dentro de la unidad se pueden realizar dentro de la VLAN de la unidad, lo que garantiza la confidencialidad del negocio, reduce la congestión en el enlace troncal y aumenta la velocidad de acceso. Para departamentos y personal de oficina móvil, elija acceso inalámbrico y acceso PSTN. Combinado con los enlaces físicos de la intranet, se estableció un sistema de gestión de dominio utilizando el servidor avanzado Windows 2000 de Microsoft como sistema operativo. Los departamentos se configuraron como unidades de gestión para facilitar las consultas y la aplicación de diferentes políticas de departamento. El sistema de base de datos utiliza Oracle 8iEE.30 User Enterprise Edition de Oracle, combinado con software de galería para facilitar las consultas. Al mismo tiempo, para lograr el vínculo dinámico entre el sistema OA y la base de datos, se seleccionó el software ESB de Lotus Company y el software del sistema operativo (herramienta de desarrollo de automatización de oficina) fue Lotus Notes/Domino. El software de administración de red utiliza Cisco Works para Windows 6.0, etc. para monitorear el tráfico de la red y los picos en tiempo real. En términos de estabilidad de los datos, permite a los usuarios cambiar automáticamente a otro servidor cuando un servidor falla. Al mismo tiempo, las aplicaciones se pueden reiniciar y ejecutar con un tiempo de cambio mínimo después de una falla del hardware.
El software de copia de seguridad de almacenamiento utiliza Veritas Backup Exec 9.0 para Windows Server para lograr una intervención manual o una copia de seguridad de datos inteligente.
1. Establece tu propio sistema ofimático.
Se trata de un sistema de oficina basado en red informática. El trabajo de oficina del instituto de diseño, la programación de producción y otros trabajos pueden utilizarlo como plataforma para establecer procesos de oficina de acuerdo con la situación real de su propia unidad. El sistema de automatización de oficinas del sistema de gestión puede ayudar a los líderes a comprender el estado laboral de los empleados de manera oportuna e intuitiva, captar información de primera mano, fortalecer la comprensión y supervisión de la situación general y, al mismo tiempo, facilitar la comunicación instantánea entre los empleados. en diferentes estancias y plantas. También proporciona una herramienta de comunicación LAN más potente, que permite a los empleados comunicarse fácilmente sin necesidad de teléfonos ni otros equipos. De hecho, la ofimática del instituto de diseño es una parte importante de la gestión de la información del instituto de diseño, y su base es la red informática. La estabilidad y seguridad de la red afectan directamente la posibilidad de realizar la ofimática y las funciones. son sólidos o no.
2. Establecer un sistema de gestión de proyectos y bibliotecas
El propósito original de establecer una red informática es maximizar el intercambio de recursos. Los institutos de diseño generalmente tienen una gran cantidad de datos y los diseñadores los utilizan con frecuencia. Por lo tanto, es necesario proporcionar a los diseñadores y líderes una "plataforma de trabajo colaborativo" basada en un entorno de red y proporcionar una serie de módulos de componentes potentes para reducir el trabajo. intensidad y acelerar la comunicación para mejorar la eficiencia del personal. El sistema de gestión de flujo de trabajo que gestiona proyectos tiene funciones como gestión del flujo de trabajo de diseño (diseño, revisión, revisión, etc.), planificación del cronograma del proyecto, control de calidad, estadísticas de información del proyecto, reutilización de datos de ingeniería, dibujos y gestión de archivos. Por supuesto, todas estas funciones se realizan a través del software correspondiente, pero este software también se basa en la red, sin una red informática, es imposible realizar completamente la automatización de la gestión de producción anterior.
3. Establecer un sistema de gestión de archivos científicos y tecnológicos
Establecer un sistema de gestión de archivos científicos y tecnológicos a gran escala y con todas las funciones que cumpla con los requisitos del departamento de gestión de archivos nacional. Se utiliza principalmente para gestionar datos técnicos, como dibujos de ingeniería, documentos, archivos multimedia de audio y vídeo, etc. Permite que cada miembro del personal verifique fácilmente el estado actual de estos materiales en línea. Esto también requiere el soporte de software correspondiente, y solo la versión en línea puede cumplir con los requisitos de administración de archivos del instituto de diseño. Sin redes informáticas, por muy grande que sea una base de datos, es una isla de información y pierde valor práctico.
4. Establecer un sistema de servicio de impresión en red
Establecer un sistema de servicio de impresión en red para monitorear el consumo de impresión y realizar estadísticas sobre la impresión y el dibujo en red, lo cual es beneficioso para la contabilidad de costos unitarios. desperdiciar. Y puede permitir que varias personas compartan una impresora de forma muy transparente.
5. Establecer un sistema completo de servicio de documentos
El personal del instituto de diseño a menudo necesita dominar información de primera mano, lo que requiere operaciones de inspección al aire libre. Cómo transmitir de forma segura y confiable los datos de la encuesta a la sede es un problema que debe resolverse. El método tradicional de llevar datos a la sede o enviarlos por correo requiere mucho tiempo, es laborioso y no es muy seguro. El desarrollo de la tecnología de redes proporciona el mejor método para la transmisión segura de datos. Más conveniente y rápido. Se puede decir que la red es una garantía eficaz para que los diseñadores trabajen paso a paso.
6. Servicios de correo e Internet
Al establecer un servidor Exchange, cada miembro del personal puede disponer de un buzón de correo electrónico con espacio suficiente. El correo electrónico proporcionado dentro de la unidad puede hacer que la dirección del buzón de cada uno sea la misma que su cuenta de inicio de sesión en la red, lo que facilita su recuerdo. El personal a menudo necesita conectarse en línea para verificar información relevante. Utilizando tecnologías como servidores proxy, cada miembro del personal puede permanecer conectado a Internet en cualquier momento, y parte de la información de uso común se almacena en caché en el servidor, lo que reduce el uso del ancho de banda y aumenta la velocidad de Internet. El uso de tecnología de firewall puede prevenir eficazmente la intrusión de piratas informáticos externos.
7. Compartir y seguridad
En el mundo de las redes informáticas, compartir y seguridad son hermanos gemelos y siempre aparecen de dos en dos. Cuando consideramos las ventajas de utilizar redes informáticas para gestionar institutos de diseño, también debemos estimar plenamente los efectos secundarios que nos traerá. Este es un problema de seguridad.
Podemos usar tecnología SAN más avanzada para administrar el almacenamiento, usar políticas de IP para controlar el flujo de la red y usar una serie de políticas de seguridad de hardware y software para cifrar los datos que se generan y transmiten en la red informática para garantizar que sean infalibles. Sin embargo, se debe reconocer que en lo que respecta a la tecnología actual, la seguridad absoluta de la red no existe, pero tal resultado no afecta el efecto general de nuestro uso de las redes informáticas para realizar el sistema de gestión del instituto de diseño.
IV. Perspectivas de las redes informáticas y los sistemas de gestión de los institutos de diseño
Hoy en día, cuando la tecnología de las redes informáticas está muy madura, existe una tendencia general a utilizar redes informáticas para lograr la informatización de los institutos de diseño. gestión. Como empresa intensiva en conocimiento, el instituto de diseño siempre ha estado explorando y practicando medios y métodos de gestión del diseño científico. Sin embargo, cuando se implementan la mayoría de las medidas de gestión, se descubre que sus efectos reales suelen ser bastante diferentes de los objetivos de gestión originales. En la actualidad, la red informática construida por la mayoría de las unidades solo reemplaza el disco para transferir archivos. El enorme espacio de utilización de la red informática no se ha desarrollado, por lo que la tasa de utilización de la red que se ha implementado con mucha mano de obra y. Los recursos materiales no son elevados o es sólo una formalidad.
Por lo tanto, es necesario encontrar un método práctico que no solo pueda mejorar verdaderamente la eficiencia del trabajo de la unidad de diseño, sino que también aproveche al máximo el papel de los medios técnicos avanzados y los métodos de gestión científica. El sistema de gestión del instituto de diseño basado en la red informática propuesto aquí es fácil de implementar hoy en día cuando la tecnología de la red informática está muy madura. Por lo tanto, la clave del problema es establecer nuestro sistema de gestión del instituto de diseño ideal. Se puede decir que la red informática ha inspirado nuestro pensamiento, permitiéndonos enumerar todas las preguntas e ideas que no nos atrevíamos a pensar o mencionar antes. Si implementamos los métodos anteriores, el resultado definitivamente será la gestión. El sistema del instituto de diseño será más científico y perfecto. Muchos de los procesos de implementación específicos mencionados anteriormente se proponen en función de la práctica del autor. Aquí son solo un punto de partida, espero ver las mejores ideas de todos.