Cuatro etapas del desarrollo de la teoría de la gestión del tiempo

Los cuatro procesos de desarrollo de la gestión del tiempo

El desarrollo de la gestión del tiempo ha pasado por cuatro etapas, desde que las personas reconocen la importancia de la gestión del tiempo hasta que comienzan a gestionar el tiempo, también experimentaron cambios. en los métodos de gestión y en las prioridades de gestión.

1. La primera generación: aumento de tiempo y memo

La primera etapa se llama aumento simple de tiempo y memo. El aumento de tiempo hace que cuando no hay suficiente tiempo y hay muchas tareas laborales, uno simplemente hace horas extras y extiende la jornada laboral.

Una nota consiste en enumerar todos los elementos por hacer y hacer una lista de tareas de trabajo. Hacer un elemento y marcar un elemento. De esta manera, se asigna y utiliza el tiempo.

2. Segunda Generación: Plan de Trabajo y Cronograma

La segunda etapa se llama plan de trabajo y cronograma, es decir, antes de iniciar todas las tareas de trabajo a realizar se hace una lista y antes de cada tarea se establece un límite de tiempo. , como qué hacer de 8 a 9 de la mañana, qué hacer de 9 a 10 y qué hacer de 1 a 2 de la tarde. Cada tarea tiene una hora de inicio y finalización durante este período de tiempo. tarea. Este método a veces se denomina método de gestión del tiempo del calendario.

3． La tercera generación: priorizar para buscar la eficiencia

La tercera etapa de la gestión del tiempo se llama priorizar para buscar la eficiencia en la gestión del tiempo. Cuando hay cada vez más tareas laborales y no hay forma de completarlas por completo dentro del tiempo especificado, se requieren ciertos cambios en el contenido de la gestión del tiempo y, en segundo lugar, se deben hacer algunas concesiones en las tareas laborales; en el Trabajo se deben priorizar las tareas, por ejemplo, cuál se debe hacer primero y cuál se debe hacer después, cuál se debe hacer como tarea clave y cuál se debe hacer como tarea no clave; qué se debe hacer principalmente y qué se debe hacer como tarea secundaria; qué se debe hacer y qué no se debe hacer. Espere, la forma de describir esta compensación y prioridad se puede realizar mediante el método del cuadrante.

Si la abscisa se marca según el eje de importancia y la ordenada según el eje de urgencia, se pueden formar cuatro cuadrantes ABCD: el cuadrante A es asuntos importantes y urgentes y el cuadrante B es. importantes pero importantes. Cosas que no son urgentes, el cuadrante C son cosas que son urgentes pero no importantes, el cuadrante D son cosas que no son ni importantes ni urgentes. Como se muestra en la Figura 1-1:

Figura 1-1 Diagrama esquemático del cuadrante de gestión del tiempo de tercera generación

Trabajo tipo A: asuntos importantes y urgentes

Supongamos que todas las tareas laborales están claramente divididas de acuerdo con un estándar unificado y luego se clasifican las cuatro categorías principales de trabajo ABCD. Es obvio que el trabajo tipo A debe realizarse primero, porque el trabajo tipo A es generalmente un trabajo urgente. emergencia. Cuando ocurre una emergencia en el trabajo, debes dejar todo el trabajo que tienes entre manos y dedicarte a resolverlo. Este comportamiento se llama vívidamente acción de extinción de incendios. Por ejemplo, cuando los bomberos del 119 reciben una alarma, deben acudir inmediatamente al lugar.

Caso

Emergencia: SARS

Cuando el gobierno chino enfrentó el incidente del SARS en 2003, se trataba de una emergencia urgente e importante a la hora de afrontarlo. En ese momento, se estipuló que los principales líderes de los gobiernos locales debían dejar todo su trabajo y concentrar toda su energía en controlar el problema del SARS en su región. Sólo de esta manera se podrá controlar eficazmente el SARS con grandes esfuerzos.

Trabajo tipo B y trabajo tipo C

Después de abordar las emergencias importantes y urgentes, ¿deberíamos ocuparnos a continuación del trabajo urgente pero sin importancia del tipo C o del tipo B? ¿No es un trabajo urgente? Algunas personas piensan que el trabajo tipo C es urgente y debe abordarse con anticipación, mientras que otras piensan que el trabajo tipo B es muy importante y debe abordarse con anticipación. Según el orden de ocupación del tiempo, es decir, según la urgencia del tiempo, los expertos creen que el trabajo tipo B debe manejarse primero.

Para analizar el tiempo de finalización del trabajo tipo B y del trabajo tipo C, podemos analizar y asumir que si no hacemos el trabajo tipo C, qué pasará con toda la gestión del tiempo y si lo hacemos; No hagas el trabajo tipo B, ¿qué pasará con la gestión general del tiempo? ¿Qué pasará con la gestión general del tiempo? A través de las diferentes comparaciones de estas dos situaciones, podemos ver claramente la diferencia entre las dos opciones.

El trabajo tipo B es importante pero no urgente. Si no se hace, el trabajo tipo B se volverá cada vez más urgente a medida que pase el tiempo, hasta que traspase un cierto límite y se convierta, por tanto, en trabajo tipo A. Una vez que se retrase el trabajo importante pero no urgente de la Categoría B, se convertirá en una emergencia.

Si el trabajo tipo C continúa retrasándose, se volverá cada vez más urgente a medida que pase el tiempo. Cuando supere un cierto límite, el trabajo tipo C puede desaparecer por pérdida de oportunidades y, por tanto, sufrirá ciertas consecuencias. cierta responsabilidad por la pérdida y, como resultado, el trabajo mismo puede desaparecer. No urgente

Figura 1-2 Diagrama esquemático de la clasificación de las cuestiones horarias de tercera generación

Por ejemplo, de 15 a 16 horas, el sindicato organiza una lotería de condolencias y todos Quien participe en la lotería recibirá una bolsa para detergente en polvo, si alguien no participa en la lotería de solidaridad sindical por algún motivo, el asunto puede terminar después de las 4 en punto y la persona ausente perderá una bolsa de detergente en polvo.

Si haces un análisis de conflicto entre el trabajo tipo B y el tipo C, por ejemplo, solo hay un periodo de tiempo por la tarde, y solo puedes hacer una cosa, ya sea trabajo tipo B o tipo C trabajo, ambos Si no puedes tener ambos, entonces deberías desechar los trabajos de tipo C y conservar los trabajos de tipo B, porque los trabajos de tipo B son más valiosos y más importantes.

Caso 1

El problema de los globos aerostáticos

Un hombre gordo y dos hombres delgados tomaron un globo aerostático para una investigación científica. Trajeron mucho. de comida y agua. Traje un montón de equipos experimentales voluminosos. Cuando el globo aerostático despegó y viajó hacia el mar, de repente ocurrió un accidente. El globo aerostático comenzó a tener fugas. Para reducir el peso del globo, hubo que tirar muchas cosas. Primero se desechó el equipo experimental y luego se desechó la comida y el agua. En este momento, el globo aerostático todavía pesa demasiado y es necesario sacrificar a una persona para salvar a otras. Una persona y arrojar a un gordo tienen diferentes efectos en el globo aerostático, la única forma de hacerlo es minimizar la pérdida Análisis, es decir, arrojar al gordo puede salvar la vida de los dos hombres delgados, por lo que el gordo. debe ser lanzado primero.

En el caso de que no se puedan lograr ambas cosas al mismo tiempo, si se pueden ampliar las horas de trabajo, se puede lograr una coordinación general y se pueden hacer mejores arreglos estratégicos, es decir, antes de que el trabajo tipo B se convierta en Trabajo tipo A, primero Una vez completado el trabajo tipo C, el trabajo tipo B se puede manejar paso a paso, para lograr un efecto beneficioso para todos. Sin embargo, los expertos en administración han descubierto a través de experimentos que este estado ideal es difícil de lograr porque hay demasiados trabajos de tipo C. Aunque un solo trabajo de tipo C no requiere mucho tiempo, el número de trabajos de tipo C es infinito. Explota y regresa", muchos gerentes solo pueden lidiar con el manejo de eventos de tipo C, lo que hace que los gerentes de tiempo caigan en el vasto mar de eventos de tipo C, se pierdan y solo vean los árboles pero no el bosque. .

Caso 2

El atolladero de la guerra antijaponesa

Durante la guerra antijaponesa, 2 millones de tropas japonesas fueron arrastradas al vasto océano de la guerra nacional. resistencia contra Japón mediante la ardua guerra de resistencia del pueblo chino. Después de la Segunda Guerra Mundial, Stalin dijo: "La ardua Guerra de Resistencia del pueblo chino contra la agresión japonesa fue una parte indispensable del campo de batalla antifascista mundial y ganó tiempo y espacio para el contraataque contra el fascismo alemán". Stalin dijo que si el gobierno de la República de China se rindiera, las consecuencias serían desastrosas. Debido a que el gobierno chino se negó a rendirse, el pueblo chino, a pesar de sus condiciones muy simples y enormes sacrificios, retuvo a dos millones de tropas japonesas, impidiéndoles enviar tropas al norte para cooperar con Alemania en el ataque a la Unión Soviética, y no pudo enviar tropas al sur. invadir Birmania, India e Indonesia e incluso anexar Australia y Nueva Zelanda. Esta fue la Guerra Antijaponesa del pueblo chino que arrastró al ejército japonés al atolladero de la lucha contra la esclavitud y la agresión.

Los eventos de categoría C están descritos por la famosa Ley de Parkinson, también conocida como la ley de las palomitas de maíz, lo que significa que 2 libras de maíz pueden no parecer muy grandes, pero después de ser infladas, pueden convertirse en canastas de palomitas de maíz. . Se puede ver que el resultado de la inflación y ampliación dará lugar a una gran cantidad de puestos de trabajo de categoría C, que no se pueden resolver por completo.

Pero cuando los gerentes chinos se enfrentan a muchos asuntos complicados, están acostumbrados a "hacer las cosas con urgencia" y "hacer cosas especiales especialmente", por lo que pisotearán los principios y perderán el tiempo. cosas urgentes, sin considerar nunca el valor del asunto ni la importancia del tiempo.

Caso 3

Prueba de tareas de Luokung

Una vez, expertos estadounidenses realizaron una prueba sobre el estado básico de la gestión del tiempo de los gerentes chinos. El requisito de la tarea es: hay 10 tareas en una canasta. Suponiendo que es imposible completar todas las tareas en la canasta durante un período de tiempo por la tarde, solicite a los gerentes chinos que seleccionen y completen las tareas que seleccionaron.

La primera tarea elegida por los gerentes chinos es la más urgente. Una vez completada la tarea más urgente, se elige la tarea más fácil de realizar. Estas tareas se completan rápidamente. La tercera tarea fue la que; Tomó el menor tiempo. Después de que estas tareas se completaron rápidamente, la cuarta tarea fue seleccionada como la más interesante y favorita. Sin embargo, antes de que se completara esta tarea, llegó el momento de la prueba.

Quedan 6 tareas en la cesta, y todas son las más importantes, pero estas tareas tienen algunas características similares: no son urgentes, no son fáciles de hacer, llevan mucho tiempo , y no son divertidos, aburridos. Sin embargo, si no se realizan estas 6 tareas, todas se convertirán en emergencias importantes y urgentes.

Comentarios: Los gerentes chinos generalmente tienen malentendidos y debilidades en la gestión del tiempo, es decir, son vagos en el concepto de clasificación de problemas.

En el trabajo, los temas importantes que pertenecen al trabajo de Categoría B generalmente incluyen mejorar la capacidad de producción, desarrollar grupos, encontrar nuevos clientes, mejorar la calidad del servicio, mejorar las habilidades de los empleados, desarrollar nuevos mercados, mejorar los conceptos de calidad y establecer y mejorar procesos de trabajo.

Para las personas, cuestiones como el estudio y la formación, el crecimiento profesional, las cuestiones de salud, las cuestiones de ocio, etc. son cuestiones importantes pero no urgentes, y es necesario mejorarlas en la actualidad, como aumentar la cantidad de ejercicio, Controlar tu alimentación, ajustar la estructura de tu dieta, etc. Los problemas de salud y de aprendizaje son muy importantes. Estos problemas deben tratarse como emergencias urgentes. Sólo tomando esa determinación podremos evitar que estas cosas importantes y no urgentes se conviertan en cosas importantes y urgentes.

Para cosas urgentes y sin importancia, puedes concertarlas al final del tiempo, como actividades populares, conferencias telefónicas, sorteos sindicales, conciertos, etc., y no deben ocupar tiempo de clase B. . El tiempo es como una goma elástica. Establece plazos y no conviertas las tareas laborales en masa que se expande como palomitas de maíz y ocupa tu tiempo y espacio de trabajo. Como se muestra en la Figura 1-3:

Figura 1-3 Diagrama esquemático de la clasificación de eventos de gestión del tiempo de tercera generación

4. La cuarta generación: orientada a la importancia, orientada a los valores, orientada a objetivos, orientada a resultados

El representante de la cuarta generación de la gestión del tiempo es la regla 28/20 de la gestión del tiempo. El economista italiano Pareto creía que todo se puede dividir en un pequeño número de partes importantes y una parte general. Esto se conoce comúnmente como regla del 80/20, es decir, el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. El 80% de los resultados se deben al 20% de los factores clave.

El llamado "golpea a la serpiente siete pulgadas, atrapa al ladrón primero, atrapa al rey primero, usa buen acero en la hoja", usa el tiempo más eficiente para hacer el 20% del trabajo más eficiente. , en estos períodos de tiempo, es necesario estar muy concentrado y terminar las cosas de una vez sin detenerse a la mitad, para lograr una alta eficiencia. Al mismo tiempo, es necesario ajustar el reloj biológico y controlar el ritmo de trabajo para maximizar la eficiencia.

Seis conceptos de gestión del tiempo

Ya sea la gestión del tiempo tradicional china o la gestión del tiempo de cuarta generación, en la gestión del tiempo, los siguientes seis conceptos son la cuestión más importante en toda la gestión del tiempo. .

1. Consumo e inversión

Consumo e inversión incluyen múltiples conceptos Si el tiempo se utiliza para trabajar y estudiar, es una inversión porque compensa. Si se utiliza para charlar con familiares, viajar, no hacer nada y relajarse por completo, es consumo. Por tanto, la gestión del tiempo requiere más inversión y menos consumo para lograr un equilibrio entre inversión y consumo.

2. Oportunidades y opciones

En la gestión del tiempo, debemos elegir activamente en lugar de esperar pasivamente. Tomar la iniciativa puede generar oportunidades, mientras que esperar sólo puede conducir a un estado de impotencia y no puede maximizar la posibilidad de utilizar el tiempo de la vida. .

3. Control de contingencias y cambios

Respuesta significa reaccionar pasivamente cuando ocurren problemas; control significa controlar las cosas y tomar algunas precauciones de manera proactiva por adelantado para que las cosas avancen lo mejor posible. Desarrollar en su propia dirección.

4． Eficiencia y eficacia

En la gestión del tiempo, debe haber una alta tasa de utilización del tiempo, y el resultado de la utilización del tiempo es