Sistema de gestión de documentos de seguridad
1. Principios generales: Con el fin de proteger los derechos e intereses legítimos de la empresa frente a infracciones y mantener el normal funcionamiento y orden de gestión de la empresa, se formulan especialmente estas normas:
2. Los niveles de confidencialidad se dividen en:
1. Alto secreto: una vez que se filtra el secreto, los intereses de la empresa sufrirán daños particularmente graves;
2. los intereses de la empresa sufrirán graves daños;
3. Secreto: una vez que se filtre el secreto, los intereses de la empresa sufrirán un gran daño;
4. Información interna: una vez que se filtre el secreto. , los intereses de la empresa sufrirán un daño general;
5. Información pública: Información pública Contribuir a los intereses de la empresa.
Dividir razonablemente y establecer niveles de confidencialidad. Lo que se debe mantener en secreto debe mantenerse en secreto, y lo que debe divulgarse debe hacerse público.
3. Establecimiento de niveles de confidencialidad
Establecer los niveles de confidencialidad de diversos documentos y materiales en base a la tabla de clasificación de confidencialidad.
1. Cada departamento de la empresa emite opiniones de calificación sobre los documentos y materiales elaborados por ellos, los cuales son firmados por los líderes de la empresa, una vez establecidos, se anotan en la esquina superior derecha del documento.
2. Para asuntos que sean secretos de empresa pero que no puedan ser marcados con un nivel de confidencialidad, se notificará y comunicará verbalmente al personal dentro del rango de contacto.
IV.Cambio y desclasificación del nivel de confidencialidad
1. Si es necesario cambiar el nivel de confidencialidad por necesidades laborales o cambios ambientales, el departamento de confidencialidad original o el supervisor administrativo deberán presentar un informe. solicitud y presentarla al gerente general de la empresa para su aprobación.
2. Para documentos y asuntos que aún sean confidenciales y deban ser divulgados por necesidades laborales o cambios ambientales pero sin perjudicar los intereses de la empresa, el departamento de confidencialidad original o el supervisor administrativo deberán presentar una solicitud y enviarlo al director general de la empresa para su aprobación.
Cuando venza el plazo de confidencialidad, la información será desclasificada por sí misma salvo en aquellos asuntos que requieran mantenimiento de la confidencialidad.
5. Gestión de la confidencialidad
Implementar educación sobre confidencialidad y capacitación sistemática sobre conocimientos de confidencialidad para todos los empleados para garantizar que no se filtren secretos nacionales y de la empresa:
1. La empresa cuenta con personal dedicado responsable del trabajo de confidencialidad y establece una sala de confidencialidad especial si las condiciones lo permiten. Cada departamento de la empresa ha designado personal o gerentes concurrentes responsables de preservar los materiales confidenciales;
2. Todos los miembros de la empresa deben implementar las leyes, regulaciones y disciplinas administrativas nacionales pertinentes en materia de seguridad y confidencialidad;
4. Verifique periódicamente el estado intacto de los equipos eléctricos, antirrobo y contra incendios en lugares confidenciales para garantizar la seguridad de los materiales de archivo secretos;
5. Los materiales confidenciales deben registrarse especialmente y revisarse periódicamente para evitar pérdidas y errores;
6. Los materiales confidenciales en circulación estarán bajo el control unificado del personal confidencial, y el alcance de la circulación estará definido y no estará limitado. ampliado por sí solo y no será leído por personas no relacionadas. El paradero de los materiales circulados se controlará para evitar pérdidas;
7. No se permite la copia de materiales confidenciales sin permiso. ya que los originales y el papel usado del proceso de copia deben destruirse oportunamente.
8. Los materiales confidenciales deben imprimirse en estricta conformidad con el número de copias aprobadas por la dirección, y no se deben imprimir más copias sin permiso; El papel usado y los materiales de desecho formados durante el proceso de impresión deben destruirse a tiempo;
9. Los documentos confidenciales serán impresos y copiados por separado por personal confidencial.
10. tomado al entregar materiales confidenciales debe entregarse exclusivamente y no deben manejarse asuntos no relacionados. Los documentos confidenciales no deben llevarse a lugares que no sean propicios para la confidencialidad;
11. trabajar al aire libre y debe ser aprobado por el supervisor del departamento de la empresa o superior;
12. Mantenga confidenciales las reuniones importantes de la empresa. El lugar de la reunión debe elegirse en un lugar que propicie la confidencialidad y la entrada de personal irrelevante debe controlarse estrictamente. Está estrictamente prohibido enviar spam a los documentos de la reunión y comprobar si quedan materiales y cuadernos sobrantes;
13. Prestar atención a la confidencialidad en las comunicaciones y ofimática. No transmita materiales confidenciales a través de teléfonos o máquinas de fax no seguros;
14. Limite estrictamente el alcance del acceso a documentos confidenciales. Cualquiera que consulte los documentos confidenciales de la empresa debe pasar por los procedimientos de aprobación de la solicitud y los procedimientos de registro antes de utilizar el formulario de recuperación de documentos;
15 Sin permiso, el contenido confidencial no puede ser extraído, reproducido, copiado, fotografiado ni. prestado o dañado; de lo contrario, la parte interesada será responsable de las consecuencias;
16. La empresa garantiza que no se infringirán los derechos de privacidad de los empleados y que la información personal no se filtrará intencionalmente.
6. Disciplina de Confidencialidad
1. No digas lo que no debes decir
2. ;
3. No leas documentos que no deberías leer;
4. No registres (fotografíes, registres) cosas que no debas registrar (fotografiar, registro);
5. No lleve documentos confidenciales sin autorización;
6. No discuta secretos de la empresa en lugares públicos;
7. secretos de empresa en comunicaciones privadas;
8. No colocar documentos confidenciales en lugares que no sean propicios para la confidencialidad;
9. No utilizar teléfonos públicos, telegramas claros ni oficinas de correos. para manejar asuntos confidenciales;
10. Informar cualquier filtración de manera oportuna, tomar medidas correctivas para evitar o reducir daños;
11. Cuando los invitados pregunten sobre secretos de la empresa, deben hacerlo cortésmente. negarse y evitar hablar.
VII.Disposiciones complementarias
Este sistema de gestión de la confidencialidad se utiliza conjuntamente con el sistema de gestión de reuniones, el sistema de gestión de documentos, el sistema de gestión de archivos, el sistema de gestión de la información, el sistema de gestión de oficinas, etc. Este reglamento no se aplicará a otras gestiones. La confidencialidad de las medidas es instructiva;
Este sistema es explicado y complementado por el Departamento de Recursos Humanos, y se emite con la aprobación del Gerente General.
Este sistema entrará en vigor el 15 de mayo de 2004, y lo mismo aplicará cuando sea revisado.