Proceso de inspección saliente para empresas de comercio exterior
Trabajo de recepción de clientes
(1) Si necesita que lo recojan en el aeropuerto, el asistente del departamento de ventas debe organizar los arreglos de recogida con el Departamento de Asuntos Generales, y debe comuníquese con la compañía aérea 2 horas antes de la llegada del avión. La oficina se comunicará con el vuelo para determinar la hora de llegada. Los huéspedes deberán llegar al aeropuerto u hotel con 5 minutos de antelación para recogerlos en la empresa.
(2) Si el cliente necesita visitar la fábrica, el asistente de ventas debe comunicarse con la fábrica con anticipación para organizar el itinerario.
(3) Si el cliente necesita visitar lugares de interés, el asistente de ventas debe organizar el itinerario turístico con antelación.
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Recepción de visita al cliente
(1) Antes de recoger a los clientes en el aeropuerto u hotel, el asistente de ventas debe colocar información relevante, archivos, muestras, etc. en la sala de negociación comercial.
(2) Si el cliente necesita bebidas, comida, etc., el dependiente deberá avisar a la sala de muestras para que se preparen.
(3) Si se requiere que el jefe de sección correspondiente del departamento de compras prepare consultas, se debe notificar al asistente de ventas con anticipación para que esté a la espera.
Negocio de contacto con el cliente
(1) El gerente de ventas y el asistente acompañan a los clientes para seleccionar muestras.
(2) Para los productos de interés seleccionados por el cliente, el asistente de ventas debe registrar inmediatamente la información detallada y el número de producto, las especificaciones, los detalles del embalaje, la cantidad de material y el último precio de fábrica. En caso de ser necesario, la cotización podrá coordinarse con el jefe de sección correspondiente. Si el cliente compra en condiciones Camp; F o CIF, el flete para la cantidad unitaria propuesta debe calcularse inmediatamente. Si el cliente ha comprado el producto antes, se debe registrar el precio de fábrica anterior y el precio de venta.
(3) Durante la negociación con el cliente, el asistente de ventas debe discutir la cotización y las especificaciones, forma, tamaño, dimensión, espesor, material estructural, color, embalaje, calidad, cantidad del pedido, etc. exclusivo para el cliente. Registre los detalles y dibuje un boceto del producto si es necesario.
(4) Si el cliente no puede decidirse por el comprador ese día y necesita continuar la negociación al día siguiente, el asistente de ventas debe dejar una nota indicando al cuarto de muestras que mantenga las muestras seleccionadas en el estante. de la sala de negociaciones comerciales en el interior. Para evitar una selección repetida durante la próxima negociación. (El período de retención no deberá exceder de una semana).
(5) Si el cliente se niega a negociar o la muestra ha sido negociada, el asistente de ventas debe indicarle a la sala de muestras que la devuelva a su ubicación original.
(6) Si el cliente tiene alguna pregunta, debe verificar la respuesta de inmediato. Si la respuesta no se puede realizar de inmediato, el cliente también debe explicar el motivo y decirle cuándo responder.
(7) Durante la negociación con el cliente, el trabajo asignado al cliente debe completarse antes de la siguiente negociación.
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p>Compilar cotizaciones
(1) En respuesta a las necesidades del cliente, el asistente de ventas coordinará con el jefe de sección correspondiente del departamento de compras para compilar las cotizaciones de los productos. que sean de interés durante la negociación, y luego de la revisión por parte del gerente principal, escríbalo y entréguelo al cliente.
(2) Cuando un cliente pide un producto, el asistente de ventas debe clasificar el precio total de cada artículo en la cotización y el borrador del precio total en o dentro del día en que el cliente abandona la empresa. , envíelo al gerente a cargo para su revisión y luego escanee la cotización. El número especificado de copias se incrementa en dos. Si es Camp; F o CIF, no se imprimirá la cantidad de material en la cotización.
(3) El asistente de ventas debe verificar inmediatamente si la cotización es consistente con el borrador. Si hay un error, debe modificarlo él mismo y asegurarse de que sea correcto, luego de obtener una cotización. y pidiendo instrucciones al gerente, deberá realizar un pedido nacional y enviarlo junto con el pedido nacional, copiarlo y entregárselo al asistente de custodia.
(4) Para todas las cartas enviadas al extranjero, la cotización y todos los demás documentos deben ser verificados por el asistente de ventas, firmados y fechados junto a la firma del gerente en la copia del envío y enviados al gerente a cargo. para su emisión, pero se requiere declaración de aduana, el asistente de ventas verificará él mismo el precio unitario y la cantidad antes de cerrar el documento, y deberá completarse dentro del mismo día.
Apertura de pedidos nacionales
El asistente de ventas siempre debe comprobar la cotización almacenada por él mismo y solicitar al gerente a cargo que emita el pedido nacional junto con el jefe de la sección de compras correspondiente lo antes posible. posible, y archivar la cotización y la información Indicar la fábrica fabricante, precio de fábrica, número de pedido nacional y fecha en la tarjeta o LISTA DE PRECIOS.
(1) Se pueden utilizar los siguientes métodos para marcar el pedido:
1.
2.
3. Redactado de forma clara por el dependiente.
(2) Si hay cambios en la cantidad, precio, embalaje, especificaciones y marcas del pedido nacional, se emitirá un "Aviso de cambio de pedido" que se vinculará junto con el pedido nacional original.
(3) Si el pedido nacional se va a reabrir en otra fábrica, se debe anotar en la copia inferior, en la copia de inspección y en la copia de envío del pedido nacional: "Este pedido es una re- apertura del número de pedido original "Pedido anulado" y cambiar el número de pedido nacional, la fecha, el nombre del fabricante y el precio en la hoja de cotización archivada y en la tarjeta de datos o en la LISTA DE PRECIOS. Sin embargo, no debe indicarse en la copia de fábrica ni en el comprobante de devolución. que el pedido está reabierto y estará a punto de reabrirse. La copia de envío debe entregarse directamente al asistente de envío.
(4) Si el pedido nacional original se reemite a otra fábrica, se debe utilizar un número especial, por ejemplo:
KR-1021 (este es el número de pedido reemitido)
K-1021 (Este es el número de pedido original)
(5) Para productos que deben devolverse, se debe marcar la caja exterior y esto debe indicarse especialmente en el pedido e informado a la fábrica.
(6) Si se trata de un pedido de textiles, también se deberá indicar en el pedido que se requiere GUOTA antes de exportar.
(7) Al solicitar el pago de muestras impresas, asegúrese de adjuntar la muestra antes del pago.
(8) Para un pedido con un ARTÍCULO de más de 5000 RMB, el jefe de sección debe firmar antes de que pueda enviarse. Si el jefe de sección no está disponible y el pedido debe enviarse con urgencia. el departamento de ventas lo hará solo. El pedido se enviará únicamente si está firmado por el jefe de sección. Sin embargo, si el pedido no está firmado por el jefe de sección, el jefe de sección de compras deberá ayudar en el envío y el departamento de ventas será responsable de agilizar la mercancía.
(9) Todas las responsabilidades de agilizar la mercancía a la fábrica (incluidos los accesorios y el material impreso) son responsabilidad del asistente de ventas, pero el asistente de carga ayuda a agilizar la mercancía.
Apertura de Pedidos Nacionales
(1) Después de realizar el pedido nacional, se debe verificar si coincide con el empaque y la cantidad que figuran en la cotización.
(2) Después de realizar el pedido nacional, envíelo al gerente encargado para su verificación y firma:
1. Guarde la copia inferior para referencia futura.
2. El sello de fábrica, el sello de devolución y el sello de inspección se entregan al centro de control.
3. Presentar la copia de envío junto con la cotización al asistente de carga y seguridad para su almacenamiento y envío.
4. Si la fábrica no firma automáticamente el formulario de devolución firmado durante más de 10 días, el centro de control lo filtrará si el monto individual del pedido excede los 2000 USD o los 80 000 RMB. se notificará al adjunto (asistente) correspondiente. El gerente o el funcionario de asuntos exteriores es responsable de firmar nuevamente (si el monto no excede el monto anterior, no es necesario firmar nuevamente por la fuerza, si el monto excede los 5.000 dólares estadounidenses, debe hacerlo). ser firmada por el jefe de sección correspondiente.
5. Cuando el centro de control reciba el comprobante de devolución, comprobará el precio unitario y la cantidad. Si hay algún cambio en el comprobante de devolución, el centro de control deberá notificarlo a los asistentes de manipulación y luego entregarlo. al asistente administrativo para su procesamiento y luego enviarlo a cada departamento. El personal relevante cambia los precios de las habitaciones de muestra.
(3) Cuando el asistente de ventas recibe la muestra de envío, debe verificar en detalle si las especificaciones de calidad de la muestra de envío cumplen con los requisitos del cliente. Si cumple con los requisitos, lo enviará al gerente. a cargo y se quedará con la muestra de envío. De lo contrario, preguntará inmediatamente al gerente de pasajeros cómo manejarlo. El gerente a cargo revisará el avión de inspección y luego lo devolverá y lo conservará.
1. El asistente de la región norte recuperó las muestras del envío y las entregó al centro de control para su cierre y resguardo.
2. Las muestras de envío enviadas a su almacén también deben ser recuperadas, pero si son valiosas o demasiado grandes, el asistente puede decidir si las recupera.
(4) Cuando la fábrica recibe un pedido y requiere que el asistente cambie el precio, la decisión debe tomarla el gerente y no puede tomarla por sí solo.
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Solicitar muestras
(1) Para los artículos que el cliente no ha pedido pero requiere muestras, el gerente a cargo debe pedirle al gerente a cargo, junto con el jefe de sección correspondiente del departamento de compras, que solicite muestras al Fábrica de Hejia, complete la carta de solicitud de muestra y entréguela al centro de envío y recepción en Sanlian para un solo depósito.
(2) Los clientes que hayan realizado un pedido deben solicitar muestras a la fábrica correspondiente de acuerdo con la cantidad especificada en el pedido nacional en la cotización.
(3) Si la solicitud de muestra es urgente, comuníquese con el personal de fábrica y de asuntos exteriores correspondiente por teléfono.
(4) Si no se recibe respuesta dentro del plazo para muestras importantes, el "Formulario de preguntas vencidas sobre muestras importantes" debe completarse inmediatamente y enviarse al jefe de la sección de adquisiciones correspondiente para medidas de emergencia.
(5) Para los asuntos asignados por el personal de asuntos exteriores, se les debe instar a completarlos según lo programado en cualquier momento. Si hay alguna dificultad, solicite al gerente a cargo que se encargue de ello.
(6) Después de recibir la muestra de fábrica, debe verificarla detalladamente para ver si está intacta. Si hay alguna discrepancia con las especificaciones o daños, notifique a la fábrica para reenviarla inmediatamente y. Solicitar atención a la mejora y embalaje cuidadoso.
(7) Al solicitar muestras a una fábrica se deberá indicar el número de producto de la misma, en caso de no existir número de fábrica se deberá adjuntar un croquis o fotografía.
(8) Al solicitar muestras de la fábrica, no escriba el nombre del cliente ni la región.
(9) Se debe adjuntar una fotografía de 2"×3" al formulario de solicitud de préstamo de muestra.
(10) Las muestras prestadas (temporalmente) deberán registrarse en el centro de información.
(11) Todas las fotografías tomadas por un ITEM son principalmente de 2"×3".
Adjunto: División de responsabilidades para solicitar muestras:
1. El departamento de ventas debe solicitar muestras antiguas directamente a la fábrica o al personal de asuntos exteriores. Si no se pueden obtener, consulte al personal. jefe de sección para brindar información, y el asistente seguirá preguntando hasta que esté completa.
2. El jefe de sección debe ser responsable de solicitar nuevas muestras. Las llamadas nuevas muestras incluyen:
(1) Muestras (fotografías) enviadas por los clientes.
(2) Muestra antigua con algunos cambios.
① El establecimiento del personal de servicio exterior está subordinado al Departamento de Compras, pero su trabajo es directamente responsable del Departamento de Ventas.
② Para nuevas muestras que se solicitan, el jefe de sección es responsable de solicitar muestras hasta el final.
③El plazo para solicitar nuevas muestras sin pedido ha expirado y el jefe de sección no puede completarlo. Deberá presentarlo al gerente y explicar los motivos.
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Enviar muestras a los clientes
p>En las muestras recibidas de la fábrica, coloque correctamente la etiqueta de la empresa y el número de artículo del producto
(1) Si se envía por correo marítimo o aéreo, el recibo debe estar marcado. Incluya cinco copias de la dirección, el nombre, el número de teléfono, la etiqueta y la FACTURA DE MUESTRA de la persona, firme y feche la cuarta copia y envíela al equipo de paquetería para su envío por correo, y coloque la tercera copia en la caja con el muestra. La primera copia se envía al cliente, la segunda copia se entrega y archiva y la quinta copia se autodeposita.
1 Si el número de muestras es demasiado grande o el valor es demasiado alto y aún se requiere la tarifa de la muestra para la negociación, debe indicar el CARGO DE LA MUESTRA en la FACTURA DE LA MUESTRA y escribirle al cliente para solicitarlo. La tarifa de la muestra y el franqueo.
2. Cada 3 meses, de acuerdo con la quinta FACTURA DE MUESTRA autodepositada, limpiaremos los gastos de envío u otros gastos de envío de las muestras no enviadas por el cliente y le solicitaremos la NOTA DE DÉBITO en el Nombre del jefe de la sección de contabilidad.
3. Al enviar paquetes al extranjero, cada asistente los empaquetará y los colocará en la caja."
4. Si necesita solicitar una cuota de exportación al enviar SMP, el el asistente de manipulación debe prestar especial atención con antelación.
(2) Si se envía por transporte aéreo, la primera copia de las seis copias de la FACTURA DE MUESTRA debe marcarse con un precio falso (precio irreal) y enviarse al cliente. Después de enviar la muestra, la quinta copia será firmada por la compañía de carga aérea y entregada al remitente y al destinatario en la oficina de la secretaría, y la sexta copia será autodepositada.
Al recibir el conocimiento de embarque de la compañía de transporte aéreo, debe verificar si el flete aéreo, la dirección del cliente y el número de vuelo son correctos. Si la compañía de transporte aéreo calcula la comisión, verifíquelo y envíe el resto a la oficina de la secretaría para su archivo. El flete aéreo lo paga nuestra empresa, el cliente debe recibir la mercancía y los gastos de envío se pueden pagar mediante firma.
(3) Todas las muestras enviadas al extranjero deben ser revisadas por el gerente antes de ser enviadas.
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Los clientes llaman y escriben para pedir muestras
(1) Al recibir una llamada o carta de un cliente, debe pedirle inmediatamente al gerente instrucciones sobre cómo manejarlo.
(2) Al recibir muestras para imitación de clientes, o fotografías de catálogo, cotizaciones de desarrollo, etc., debe consultar inmediatamente al gerente a cargo. Si hay personas que realizan pedidos, solicite a la empresa que los recompense.
(3) Cuando el gerente a cargo está fuera, el asistente de ventas debe administrar lo que puede manejar dentro de sus propias capacidades. Una vez que el gerente a cargo regresa a la empresa, debe informar el proceso de manejo. Es un asunto urgente, debe intentar comunicarse con el gerente a cargo. Póngase en contacto para un rápido procesamiento.
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Sujeto a confirmación de muestras y material impreso
(1) Si el pedido nacional contiene muestras, cajas de impresión, fundas de papel, papel estándar y encabezados, y es confirmado y aprobado por el cliente extranjero, la empresa -El formulario impreso debe enviarse inmediatamente a la fábrica y al personal de asuntos exteriores correspondiente. Guarde una copia y entréguela a la empresa de envío para que la firme y regístrela en el enlace de envío del pedido nacional original antes de devolverlo a las ventas. asistente para retención. Si se notifica a la fábrica por teléfono, se debe enviar una notificación de seguimiento para organizar el envío.
(2) Para las muestras que han sido confirmadas formalmente por el cliente, se debe notificar al funcionario de asuntos exteriores o al gerente de sección correspondiente que las especificaciones son correctas para la inspección.
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Inspección
(1) Si un pedido que no pertenece al proyecto se debe a una cantidad pequeña del pedido o el personal extranjero está ocupado, el personal extranjero no puede acudir al contratista para entregar los productos debido al área remota, o la El personal extranjero no puede decidir si enviar la mercancía debido a la mala calidad del contratista, el personal extranjero llamará o enviará una carta Notificado, el asistente de ventas debe preguntar inmediatamente al gerente a cargo cómo manejarlo. Sin embargo, independientemente de la situación en la región norte y la región de Guangzhou, se debe notificar al personal de asuntos exteriores para que inspeccione las mercancías en persona.
(2) Cuando el asistente de ventas necesita ir a la fábrica para resolver problemas importantes, debe completar el formulario de solicitud de viaje de negocios y regresar a la empresa. Luego, utilice el formulario de informe de viaje de negocios para solicitar el viaje. gastos del Departamento de Asuntos Generales.
(3) La copia de inspección de todos los pedidos se enviará directamente al secretario de asuntos exteriores desde el centro de control para ayudar a agilizar las mercancías. Si el asistente necesita ir al almacén para inspeccionar las mercancías, él o ella debe encontrar la copia de envío o dejar la copia inferior.
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Aplicar para compensación de comisión extranjera (nacional)
(1) El asistente de ventas completa el formulario de solicitud y lo envía al gerente a cargo y al gerente general para su firma y aprobación y lo envía al jefe de la sección de transferencia de facturas. Si es necesario deducir la compensación de la fábrica, indíquelo en el formulario y complete una hoja de deducción por separado. Se debe entregar una copia al contador, otra al auditor y otra. al jefe de la sección de compras, y se debe conservar uno para el registro para que pueda ser deducido cuando la fábrica solicite el pago. Si el cliente viene a la empresa en persona, se debe preparar una copia del recibo y el pasaporte y enviarlo al jefe de la sección de compras. contador para hacer un recibo.
(El formulario de solicitud está en cuatro copias, una de las cuales debe guardarse en la parte inferior)
(2) Al pagar comisiones extranjeras:
1. Hacer un pedido con una empresa extranjera La comisión se puede pagar en cualquier lugar presentando una copia de la escritura al contador.
2. Antes de cada pago, una carta de la empresa de la otra parte designa a alguien para que traiga el recibo emitido por la empresa para cobrar el pago.
(3) El jefe de la sección de transferencia de facturas recibe el formulario de solicitud para gastos de remesas al extranjero y envía una copia al contador correspondiente para su firma y la otra copia para su auditoría.
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Muestra procesamiento
(1) Envío de muestras: El asistente de ventas debe obtener y ser responsable de verificar que la mercancía sea correcta y luego conservarla o proporcionar muestras adicionales.
(2) Después de recibir nuevas muestras de la fábrica y enviarlas al gerente a cargo, la dirección del fabricante, el número de teléfono, el nombre de la persona a cargo y la información del precio deben adjuntarse y enviarse al jefe de sección correspondiente del departamento de compras para recopilar la información.
(3) Cuando el asistente reciba nuevas muestras, deberá enviarlas al departamento de compras lo antes posible. Si se obtiene el pedido, recibirá una bonificación.
(4) Las muestras secretas (patentadas o que sólo pueden venderse a clientes especializados) no pueden exhibirse casualmente en la sala de muestras. La columna del gerente de sección en el formulario de pedido y la carta modelo debe reemplazarse con el nombre del gerente.
(5) Si necesita prestar muestras al departamento comercial, deberá rellenar el "Formulario de Solicitud de Préstamo de Muestra" junto con las fotografías en color y enviarlas al director general para su aprobación antes de que puedan ser prestado.
(6) Si hay cuadros de impresión que no se pueden mostrar, el asistente de manejo marcará las palabras "no para mostrar" en el SMPL saliente y luego las entregará al centro de control para su cancelación, y luego el centro de control los enviará al asistente de manipulación para su custodia.
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Cancelar pedidos nacionales
(1) Cuando el asistente de ventas firma el "Formulario de aprobación de pago de pedidos del departamento de ventas" del asistente de carga, debe verificar el precio unitario, la cantidad y los asuntos de deducción en detalle y realizar un registro de pago antes. enviándolo al centro de control para su verificación. Si es correcto, deberá firmarlo y enviarlo al gerente y se cancelará el pedido nacional original.
(2) Cualquier fábrica que desee reembolsar los derechos de aduana o devolver el impuesto sobre las mercancías retendrá 50 RMB al solicitar el pago antes del despacho de aduana (incluidas las mercancías enviadas al almacén si la fábrica necesita un pago urgente). , también debería emitir primero un billete de garantía.
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Cotización recibida y pedido nacional
Cuando el asistente de carga recibe la cotización y el pedido nacional transferidos del asistente de ventas, debe verificar si el embalaje y la cantidad en la cotización y el pedido nacional son completamente consistentes. hay un error o duda, debe coordinar con el asistente de ventas o pedirle al gerente a cargo instrucciones sobre cómo manejarlo.
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Firme para recibir la fotocopia de la carta de crédito
(1) Después de recibir la carta de crédito, el jefe de la sección de transferencia de facturas hará una copia y la enviará al gerente de ventas para que la firme, y luego la reenviará a El asistente de ventas para revisar y registrar el número de carta de crédito en el O/C archivado. Después de S/D, V/D y el monto, entréguelo al asistente de custodia.
(2) Los problemas que pueden ocurrir con la carta de crédito son los siguientes:
1 Al recibir la carta de crédito, primero debe verificar si el monto total, la cantidad y la unidad. El precio es correcto.
2. Cuando la L/C se recibe el mismo día, si es menos de tres días antes de la fecha de vigencia, se debe presentar al gerente a cargo.
3. Por lo general, el L/C se puede dividir en lotes. Si no se puede dividir en lotes, se debe enviar al gerente a cargo.
4. Si no hay un barco directo desde el puerto local, se debe verificar si el L/C puede realizar el transbordo. De lo contrario, se debe consultar al administrador a cargo. El puerto de exportación no está designado como puerto local.
5. Verificar si el nombre completo y la dirección del beneficiario son correctos.
6. Verificar si las condiciones de la transacción son FOB, CIF, Camp F.
7. ¿Hay algún error tipográfico en el contenido de la carta de crédito?
8. ¿Existe alguna regulación sobre lotes completos o carga limitada de contenedores o compañías navieras especialmente designadas?
9. Si un hogar rico tiene varias cartas de crédito, se debe comprobar si existe alguna normativa que permita fusionarlas.
10. Si la carta de crédito es enviada directamente por un cliente extranjero sin estar registrada por el banco, debe preguntar inmediatamente al gerente a cargo si desea enviarla al banco para verificar si la firma es consistente. .
11. Si la carta de crédito paga a plazos, se debe verificar si los intereses correrán a cargo del comprador. De lo contrario, se debe consultar al administrador a cargo de inmediato.
12. Si existen palabras extrañas o términos contrarios al sentido común, deberá consultar inmediatamente al responsable.
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Aviso de envío
p>(1) Iniciar la operación de uno a un mes antes de la fecha de entrega especificada en el pedido nacional, y el asistente de carga y descarga completará el aviso de envío de acuerdo con el informe del personal de campo o se comunicará directamente con la fábrica. .
Para quienes entregan en mostrador: ***Cuatro copias
La primera copia:
Enviar a fábrica, el asistente de carga escribirá el certificado del fabricante. sobre y entréguelo al asistente de ventas. Después de firmarlo, se enviará para su entrega.
La segunda y tercera copia:
(1) Envíelo al personal del servicio exterior correspondiente y complete la segunda copia para confirmar la fecha de envío, peso neto, peso bruto, capacidad, no entrega según lo programado Después de verificar el motivo del envío, envíelo de regreso al gerente y luego entréguelo al asistente de carga para coordinar y organizar el envío.
(2) Si cada ARTÍCULO excede los 5.000 dólares estadounidenses, la segunda copia debe enviarse al jefe de sección correspondiente y la tercera copia aún debe enviarse al funcionario de asuntos exteriores.
Cuarta página: Inventario del asistente de almacenamiento.
Si la mercancía se entrega en almacén: cumplimentar el “Aviso de Envío de Almacén”, *** dos copias
La primera copia:
Enviar a la fábrica, por el envío El asistente de acompañamiento escribe el sobre del fabricante y se lo entrega al asistente de ventas para que lo firme antes de enviarlo a entrega.
Segunda página:
Asistente de depósito para inspección.
Si un pedido importante no se puede entregar según lo programado, debe completar el "Formulario de preguntas sobre pedidos importantes atrasados" y enviarlo al jefe de sección correspondiente para obtener ayuda.
(2) Si el pedido nacional estipula que se debe notificar al fabricante después de recibir la carta de crédito, el aviso de envío deberá indicar "se ha recibido la carta de crédito" el día en que se recibe la carta de crédito. y el barco. La fecha límite suele ser tres semanas antes de la fecha límite S/D. (Aplicación flexible)
(3) Si el pedido nacional estipula que el fabricante debe esperar a que la muestra sea aprobada antes de la producción, al recibir la carta de confirmación del cliente, el asistente de ventas completará la carta de confirmación y enviarlo a la fábrica y dejar una copia de la carta de confirmación de entrega. El asistente de carga correspondiente firma el recibo y lo registra en el cupón de envío del pedido nacional, y luego lo devuelve al asistente de ventas para acordar la fecha de envío.
(4) Si exporta a los Estados Unidos y Japón, se deben completar y enviar varias copias en blanco de la hoja de corte de origen de materia prima y ubicación de procesamiento de la Oficina de Inspección de Productos Básicos del Ministerio de Asuntos Económicos a a la fábrica junto con el primer aviso de envío, o hacer que un funcionario de asuntos exteriores lo selle y lo complete y lo envíe de regreso antes de regresar a la Oficina de Inspección de Productos Básicos del Ministerio de Asuntos Económicos para solicitar un certificado de origen.
(5) Es necesario prestar especial atención a si los bienes exportados contienen piezas importadas que requieran devolución de impuestos, y coordinar con el agente de aduanas para realizar los trámites con las fábricas correspondientes.
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Acelerando bienes
(1) Si no hay respuesta a la entrega dentro de una semana después de que se emite el aviso de envío del mostrador de entrega, debe trabajar con el asistente de ventas para instar al personal de ventas de fábrica o de campo.
(2) Cuando se envía información de reembolso de impuestos a nuestra empresa, primero debe informar a la fábrica para completar el nombre de la persona a cargo, de lo contrario, muchos asistentes suelen tener productos de la misma fábrica y. la información sobre la devolución de impuestos a menudo se transmite mal, lo que provoca problemas en el trabajo.
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Recibido desde el almacén Orden de compra
(1) El asistente de carga debe verificar la orden de compra inmediatamente después de recibirla para ver si las marcas, la cantidad y las condiciones de empaque enumeradas son consistentes con el pedido nacional. Si se necesitan correcciones, notifique inmediatamente al jefe de la sección de almacenamiento para su procesamiento.
(2) Después de recibir la orden de compra, debe notificar al asistente que vaya al almacén para inspeccionar la mercancía y formular un "Formulario de aprobación de pago de orden de Laibu".
(3) Si la mercancía se envía al almacén sin notificar al mostrador de entrega, se deducirá el flete.
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Firmar S/O p>
(1) Calcule el peso volumétrico en función de la cantidad aproximada de material que se muestra en los detalles de envío y el enlace de envío del pedido nacional.
(2) Verifique con la empresa de transporte o agente de aduanas si el S/O efectivamente está firmado.
(3) Si la fecha de envío se adelanta o se retrasa, comuníquese con la fábrica de inmediato para garantizar la cooperación.
(4) Al imprimir S/O, es necesario verificar si se imprime cada pieza de S/O. Si hay alguna omisión, se debe compensar de inmediato para evitar que el agente de aduanas vuelva a imprimir. -imprimir en la empresa de envío y perder tiempo.
(5) El tiempo para firmar S/O debe ser con una semana o dos semanas de anticipación, o contactar telefónicamente con anticipación a la empresa de envío para reservar un espacio de envío.
(6) Al cargar un contenedor completo, el peso real de la mercancía no debe exceder el peso especificado por la empresa de transporte. Si excede el peso, solicite al gerente a cargo que lo maneje.
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Trabajo antes del despacho de aduana
(1) Si las mercancías se envían en contenedores desde otros almacenes, se debe enviar una copia de los detalles de envío al jefe del departamento de almacenamiento con antelación para su entrega. (Si la mercancía no ha llegado o no ha sido inspeccionada, esto debe anotarse en la lista detallada)
(2) (Si el camión se envía desde el almacén, la lista detallada de envío debe enviarse a la factura gerente de sección de transferencia dos días antes del despacho de aduanas Para poder notificar oportunamente al camión, se deben marcar en la lista detallada las mercancías que no han llegado o no han sido inspeccionadas.
(3) Preste mucha atención al tiempo de entrega del almacén, número de vehículo, marca, cantidad y lugar de entrega. Cuando se confirme, se debe notificar al agente de aduanas inmediatamente.
(4) Los artículos y cantidades correctos del programa de envío se determinarán un día antes. se despacha el envío si la mercancía a enviar tiene accesorios impresos en fábrica, se debe informar al agente aduanal en los datos de envío.
(5) Realizar seis copias de la LISTA DE PRUEBA, cambiar. el título de tres tercios de ellos a FACTURA, e indicar el nombre completo correcto de cada fábrica, número unificado y Número de factura, enviarlo al asistente de ventas para su revisión y completar las cuatro copias de la copia del registro de exportación. la quinta copia (finanzas) y tres copias de la FACTURA de la LISTA DE EMBALAJE, y enviar dos copias al gerente de la sección de transferencia de facturas para su sellado, y luego enviar la información de reembolso de impuestos al Jefe de la Sección de Contabilidad, la otra FACTURA debe. ser mantenido por él mismo.
(6) La fecha de entrega especificada y la fecha de cuenta esperada que figuran en el libro de registro de exportación deben completarse siete días después del despacho de aduana. Si hay algún retraso, escriba el motivo.
(7) Debe comunicarse con la fábrica la mañana de la entrega para confirmar el tiempo de envío, el número de camión y la hora de llegada, y notificar al agente de aduanas inmediatamente cuando se confirme. 8) Si el día del despacho de aduana no se puede determinar el envío desde fábrica, se deberá modificar la información inmediatamente y se realizará la declaración de aduana.
(9) Si la mercancía no es entregada. A tiempo, se deben registrar y registrar los aranceles y cargos aduaneros incurridos. Complete el monto que debe deducirse al firmar el formulario de aprobación de pago y preste atención a deducirlo al solicitar el pago. Si el asistente de carga tiene mercancías que han sido despachadas por la aduana ese día, todas las mercancías deben llegar y haber sido despachadas para el despacho de aduana.
(11) El asistente de carga debe esperar hasta que llegue la mercancía. que ingresan al patio de contenedores se han entregado correctamente antes de preparar el "Formulario de aprobación de pago de pedidos del departamento comercial"
(10) 2) La factura de envío de la fábrica debe emitirse con la fecha y los accesorios del día de la entrega. enviado en lotes, la factura debe emitirse el mismo día para cada envío (libras de mercancía) y no puede retrasarse antes de la entrega
(13) Si la fábrica ha entregado la mercancía al patio de contenedores. Antes del despacho de aduana, y necesita devolver impuestos sobre mercancías o derechos de aduana, retendrá temporalmente 50 al solicitar el pago y lo indicará en el formulario de aprobación de pago. Este punto.
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Trabajo después del despacho de aduana
(1) El asistente de carga debe verificar con el agente de aduanas y la compañía naviera para ver si las mercancías se exportaron correctamente. Si es correcto, envíe una copia de la lista detallada de exportación a. el contador y el otro al centro de control, y reservarlo con el departamento de ventas por medio día. El comprobante de aprobación de pago debe entregarse al asistente de ventas.
(2) El CBC debe obtenerse al día siguiente del despacho de aduana, a menos que se exporte el pedido incorrecto, el CBC debe informarse al banco de aduanas en cualquier momento y debe obtenerse dentro de una semana a las 12:00. a más tardar. En caso contrario, deberá informarse al gerente encargado.
(3) Luego de llegar al CBC, si desea solicitar un certificado de origen del Ministerio de Economía, deberá adjuntar una FACTURA, una declaración sellada de origen de materia prima, procesamiento y corte del fábrica y copia del CBC Enviarlo al agente aduanal para certificado de origen.
(4) Antes de obtener el B/L, se debe enviar una copia correcta del S/O al agente de aduanas para su verificación al recibir el B/L de la compañía naviera.
(5) Al recibir el B/L, verifique inmediatamente si la cantidad de material, el flete y el contenido son correctos.
(6) Si B/L necesita pagar el flete por adelantado, debe completar el formulario de aprobación de pago de tarifas diversas del departamento de ventas junto con el asistente de ventas y enviarlo al contador correspondiente. Si el gerente no está disponible, para ahorrar tiempo, puede presentar la firma del asistente de almacenamiento, es decir, enviarla al contador para el pago, y el contador la enviará al gerente, al subgerente y al asistente para que luego vuelvan a firmar.
(7) Prepare los documentos Una vez que los documentos estén completos, agregue el juego completo de documentos de pago de facturas más una copia de los detalles de envío FACTURA, B/L y la tercera página (auditoría) de la exportación. La cuarta página (factura) debe entregarse al Jefe de la Sección de Facturas y los documentos necesarios se enviarán al banco para la factura. La tercera página de la copia del registro de exportación será enviada por la Sección de Facturas. Jefe de auditoría. El tiempo no debe exceder los siete días a partir de la fecha del despacho de aduana. Si hay algún retraso, se debe escribir el motivo a cada gerente se le deben deducir intereses y se debe sancionar al asistente.
(8) Archive los documentos aprobados y envíelos al cliente. Después de que el asistente de ventas envíe las copias al gerente a cargo, se enviarán por correo por separado y se marcarán como "Archivar" en la copia de presentación. y entregado al centro de despacho.
(9) El jefe de la sección de transferencia de letras recibe el certificado de liquidación de cambio junto con el recibo de remesa, los detalles de envío, la FACTURA y el B/L y los envía al contador correspondiente.
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Reproducir OOL
Dependiendo de las necesidades del cliente o gerente, el asistente de almacenamiento deberá realizar tres copias del OOL junto con el asistente de ventas según el cliente, una copia se quedará con el asistente de almacenamiento, dos copias Se entregará al asistente de ventas para que conserve una copia y la otra se entregará al gerente a cargo.
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Recibir el informe semanal del inventario del almacén
El Departamento de Almacenamiento debe presentar el informe semanal del almacén al asistente administrativo antes de las 11:30 am todos los lunes. El asistente administrativo deberá enviarlo al asistente de almacenamiento antes del mediodía. complete la fecha límite de la carta de crédito después de recibirla y la columna de fecha de envío, y verifique que la cantidad y la marca de envío del fabricante sean correctas, envíela al asistente de ventas para su verificación y envíela al gerente antes de salir del trabajo al mediodía. todos los martes para transferirlo al asistente administrativo. Si hay un error en el informe semanal de inventario del almacén, debe llamar inmediatamente al contacto del gerente de la sección de almacenamiento para averiguarlo.
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Aplicar para L/C LOCAL
(1) Obtenga un formulario del jefe de la sección de transferencia de facturas y complételo, luego envíelo al gerente a cargo. El gerente general firmará y aprobará la solicitud y la enviará. al jefe de la sección de transferencia de facturas. El formulario de solicitud para desarrollar una carta de crédito local debe enviarse a qué fábrica, ya sea que la tarifa de procesamiento se deduzca de la fábrica.
(2) Al realizar una transferencia de dinero, se debe enviar una copia de LACAL L/C al gerente de la sección de transferencia de dinero.
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Cuando los productos están completamente despachados Trabajo
(1) El enlace de envío del pedido nacional se quemará cuando los productos estén completamente despachados y ya no se utilicen.
(2) La fotocopia de la carta de crédito debe entregarse al gerente de la sección de transferencia inmediatamente cuando la mercancía esté completamente despachada y ya no se utilice.
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Aprobación de tarifas de declaración de aduana
p>(1) Verifique si la marca de envío y el número de piezas son correctos, anótelo en la parte inferior del libro de registro de exportación y registre el lote de tarifas de declaración de aduana en la columna de tasas de declaración de aduanas en el libro de registro de exportación para evitar repetidas solicitudes de pago por parte del agente de aduanas.
(2) Si la tarifa de declaración de aduanas excede la tarifa prescrita, debe firmar para obtener la aprobación del administrador