Cómo gestionar archivos corporativos
1. Cumplimiento de las regulaciones
Cumplimiento significa que las empresas deben cumplir con diversas leyes, regulaciones y normas en sus actividades comerciales, y ser capaces de demostrar que cumplen con los requisitos pertinentes. Los archivos registran la base, el proceso y los resultados de diversas actividades comerciales de la empresa y son prueba rastreable de las operaciones honestas, conformes y respetuosas de la ley de la empresa. Para cumplir con las leyes y regulaciones, las empresas deben administrar archivos de manera legal y efectiva, garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información y proporcionar pruebas legales para las actividades corporativas.
El énfasis en el cumplimiento normativo comenzó con la Ley Sarbanes-Oxley en Estados Unidos. En 2001, muchas grandes empresas estadounidenses, incluidas Enron Energy, Guanqun Computer, WorldCom, Xerox, etc. , estallaron uno tras otro escándalos relacionados con documentos falsificados, archivos destruidos y fraude financiero. Para recuperar la confianza de los inversores y fortalecer la supervisión corporativa, en 2002, el Congreso de los Estados Unidos aprobó la Ley de Reforma Financiera de las Empresas Públicas y Protección de los Inversores (también conocida como Ley Sarbanes-Oxley), que impuso restricciones a las empresas que cotizan en bolsa en los Estados Unidos. sobre archivo de documentos, enfatizando la auditoría del comportamiento empresarial a través de archivos de auditoría, realizando así la supervisión de las empresas. La Ley Sarbanes-Oxley estipula que las empresas que deliberadamente destruyan o falsifiquen documentos y archivos pueden estar sujetas a multas o hasta 20 años de prisión. Poco después, la Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos (SEC) impuso fuertes multas a firmas de valores, incluidas Morgan Stanley, Merrill Lynch, City Bank y Deutsche Bank, por no mantener intactos sus correos electrónicos. En 2004, el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea aprobó el Nuevo Acuerdo de Basilea I, que establece un mecanismo estandarizado de almacenamiento de información corporativa y recopilación de evidencia electrónica para la industria financiera. En 2008, el Ministerio de Finanzas de mi país, la Comisión Reguladora de Valores de China, la Oficina Nacional de Auditoría, la Comisión Reguladora de Seguros de China y la Comisión Reguladora de Seguros de China promulgaron conjuntamente las "Normas Básicas para el Control Interno Empresarial", que establecen requisitos para la autenticidad e integridad de información corporativa y el almacenamiento y custodia de documentos.
La normativa anterior tiene tres requisitos básicos: Primero, el almacenamiento de datos. Se requiere que los datos de la empresa se mantengan verdaderos y completos hasta el final del período especificado por las leyes y políticas durante el proceso de almacenamiento de datos, debiendo garantizarse técnicamente que no serán modificados ni eliminados; El segundo es el acceso. Las empresas deben proteger completamente los componentes de privacidad e inteligencia de los datos y, al mismo tiempo, utilizarlos de forma segura bajo la premisa de un almacenamiento seguro. El tercero es auditoría (cuenta). Las empresas deben retener a los interesados, sellar el proceso de acceso a los datos y cumplir con los requisitos de auditoría de las políticas legales. El cumplimiento de las leyes y regulaciones ha planteado nuevos requisitos estrictos para la gestión de archivos corporativos y también ha impulsado a la dirección de la empresa a prestar más atención a la gestión de archivos.
En segundo lugar, capitalización
Los activos se refieren a recursos formados a partir de transacciones o eventos pasados, propiedad o controlados por una empresa, y que se espera que aporten beneficios económicos a la empresa. Los atributos de información y conocimiento de los archivos determinan su valor económico, especialmente en la era de la economía del conocimiento, los archivos han adquirido mayor importancia como activos intangibles de las empresas. La norma internacional "Información y documentación - Gestión de documentos" (ISO15489) establece: "Los documentos son recursos de información valiosos y activos corporativos importantes". La norma internacional "Información y documentación - Sistema de gestión de documentos - Fundamentos y terminología" (ISO30300) aclara además: "Como recurso de información, los documentos son parte del capital intelectual de la organización y, por lo tanto, también son activos de la organización". El estándar de la industria de archivos de mi país "Especificaciones de trabajo de archivos empresariales" (Da/T42) también enfatiza: "Los archivos empresariales son empresas". activos intelectuales y una parte importante de los recursos de información”.
En la práctica, cuando el Servicio Geológico Marino de Shanghai participó en el establecimiento de la Compañía de Petróleo y Gas de Shanghai en 1992, suscribió 120 millones de yuanes en capital registrado obtenido. durante la fase de exploración del campo de petróleo y gas de East Lake. En 2000, la Unión Europea estimó que los recursos de información de los gobiernos de la UE, principalmente documentos electrónicos, valían 470 mil millones de euros. En 2000, el Reino Unido promulgó el "Registro y evaluación de activos de información: autenticación de documentos electrónicos en organizaciones gubernamentales", que utilizan los organismos federales británicos para registrar y evaluar información, incluidos archivos.
En 2008, Zhao Linzhong, representante nacional y miembro de la junta directiva de Furun Holdings Group Co., Ltd., propuso que la auditoría saliente de los representantes legales de las agencias, empresas e instituciones gubernamentales y del partido debería incluirse en la ley de archivos. al igual que la auditoría financiera saliente. Tratar los archivos como activos para su registro, evaluación y auditoría se convertirá en una de las tendencias importantes en la gestión de archivos corporativos.
En tercer lugar, la cultura corporativa
Las empresas de primer nivel hacen cultura, las de segunda hacen tecnología y las de tercera hacen productos. Si las empresas chinas quieren crecer y fortalecerse y convertirse en empresas sobresalientes con una base centenaria, deben esforzarse por cultivar una buena cultura corporativa. El cultivo de la cultura corporativa es inseparable de una buena gestión de archivos. Los archivos son la acumulación de la historia corporativa y la solidificación de la cultura empresarial. Muchas empresas de renombre en el mundo, como AT&T, Ford Motor Company, IBM, Siemens, BASF, Bayer, etc. , concede gran importancia al estudio de la gestión de archivos y la historia empresarial. Los archivos de estas empresas también albergan una gran colección de productos y souvenirs de valor cultural y funcionan como museos corporativos y salas de exposición del patrimonio cultural industrial. Muchos departamentos de archivos corporativos nacionales también están prestando cada vez más atención a explorar la historia y la cultura corporativas, llevar adelante las excelentes tradiciones de la empresa, aumentar la acumulación histórica de la empresa, mejorar el temperamento cultural de la empresa y promover la competitividad y el desarrollo sostenible de la empresa.
Cuarto, estandarización
La estandarización es una actividad en la que las personas resumen ampliamente los resultados de la investigación científica y la experiencia práctica de producción en actividades de producción y construcción, forman estándares comunes y los implementan universalmente. La estandarización abarca los principios básicos de unificación, simplificación, coordinación y optimización. La promoción de la estandarización es un requisito básico para la producción en masa socializada. Durante muchos años, la industria de archivos corporativos de mi país ha estado enfatizando la implementación de la estandarización, pero en el trabajo real, sigue principalmente los estándares nacionales y los estándares de la industria, y presta menos atención a los estándares internacionales. Con la globalización económica y las operaciones transnacionales, la adopción de estándares internacionales se ha convertido en una tendencia básica y un requisito inevitable para las empresas modernas. Además, muchas normas internacionales reflejan conceptos avanzados y mejores prácticas en un determinado campo. Las empresas excelentes deben guiarse por normas internacionales autorizadas.
Los estándares internacionales en el campo de la gestión de archivos son formulados principalmente por ISO/TC46/SC11 (Organización Internacional de Normalización de Archivos/Comité Técnico de Gestión Documental). En la actualidad, los siguientes estándares formulados por ISO/TC46/SC11 merecen la atención de los departamentos de archivos corporativos: Información y Documentación-Sistema de Gestión de Archivos-Conceptos Básicos y Terminología (ISO30300), Información y Documentación-Sistema de Gestión de Archivos-Requisitos (ISO30301) e Información y Gestión de Documentación-Archivos. Información y Documentos - Proceso de Gestión de Archivos - Gestión de Metadatos de Archivos (ISO23081), Información y Documentos - Análisis del Flujo de Trabajo de Archivos (ISO26122), Información y Documentos - Guía de Implementación Digital de Archivos (ISO13028), Información y Documentos - Archivos Digitales
Verbo (abreviatura de verbo) organiza la memoria
La "memoria" es originalmente un concepto biológico y psicológico, que se refiere a la memoria consciente o inconsciente de experiencias personales y cosas en el proceso de la vida diaria. . La memoria es la base para la supervivencia y el crecimiento de una persona. Posteriormente, los sociólogos propusieron los conceptos de "memoria colectiva" y "memoria social". La memoria colectiva es la riqueza espiritual común y el vínculo cultural del grupo al que pertenece. A finales del siglo pasado se introdujo la “memoria” en el ámbito de los archivos. En 1996, el archivero canadiense Terry Cooke señaló en el XIII Congreso Internacional de Archivos que los archiveros de todo el mundo todavía están construyendo palacios de la memoria. En la 14ª Conferencia Internacional de Archivos de 2000, el rey Juan Carlos de España señaló: "Los archivos son el lugar más autorizado para preservar todas las formas de memoria humana, memoria social y memoria personal". La 15ª Conferencia Internacional de Archivos de 2004. La conferencia es "Archivos, Memoria y Conocimiento". O15489 propuso que uno de los beneficios que aportan los documentos a las organizaciones es "mantener la memoria organizacional, la memoria personal o la memoria social";
Los estudiosos de la gestión también han propuesto el concepto de "memoria organizacional". La memoria organizacional se refiere a la aplicación del conocimiento pasado a las actividades actuales para mejorar el nivel comercial de la organización. Es esencialmente el conocimiento experiencial y el conocimiento histórico de la empresa. La memoria organizacional está estrechamente relacionada con la inteligencia organizacional, las organizaciones que aprenden, la inteligencia artificial, los sistemas de gestión del conocimiento, el desarrollo organizacional y personal, e incluso se equipara con la gestión del conocimiento.
Wang Zhaoxiang y otros señalaron: "El sistema de memoria empresarial se refiere al sistema que acumula y mantiene conocimientos a través de la memoria, el mantenimiento y la recuperación. Se compone principalmente de los siguientes elementos: los cerebros de todos los miembros de la empresa, documentos, contratos, archivos. , libros, memoria de computadora y otras formas de medios de almacenamiento de información "Se puede ver que los archivos son una parte importante de la memoria organizacional, y heredar la memoria organizacional debería convertirse en un objetivo importante de la gestión de archivos empresariales. Examinar los archivos desde la perspectiva de la memoria organizacional proporciona nuevas ideas para la gestión de archivos empresariales.
Verbo intransitivo gestión del conocimiento
En la era actual de la economía del conocimiento, el conocimiento es el único recurso valioso y la gestión del conocimiento es el paradigma básico de la gestión empresarial. Hay dos modos básicos de gestión del conocimiento: uno es el modo de codificación, que enfatiza la construcción de una base de conocimientos con la ayuda de la tecnología de la información y realiza la gestión y el desarrollo de conocimiento explícito a través del método "personas-documentos-personas"; es el modo personalizado, que enfatiza invertir en recursos humanos, cultivar una atmósfera de intercambio de conocimientos y lograr el intercambio y utilización del conocimiento tácito a través de un enfoque "de persona a persona". Los archivos son el "contenedor de almacenamiento" del conocimiento explícito y la "herramienta de codificación" del conocimiento explícito de la empresa. La gestión del conocimiento de codificación es esencialmente una gestión de documentos avanzada basada en el conocimiento. Ya en 1994, Terry Cooke propuso que los archiveros pasaran de ser custodios físicos a proveedores de conocimiento. En 2002, Zhang Bin propuso: "Los archivos empresariales son recursos de conocimiento importantes para las empresas, y la gestión de archivos empresariales es una parte importante de la gestión del conocimiento empresarial". En 2007, Xu Yongjun propuso además el "modelo de gestión del conocimiento de archivos" ("gestión del conocimiento-"). orientada a la gestión de archivos") y "Gestión de archivos basada en la gestión del conocimiento"), que cree que la gestión de archivos debe innovar y expandirse en la dirección de la gestión del conocimiento, y la gestión del conocimiento puede comenzar desde la gestión de archivos.
En los primeros años, debido al descuido de la gestión de archivos, el conocimiento no se podía solidificar y muchas empresas fracasaban en su gestión del conocimiento. En los últimos años, cada vez más gestores de gestión del conocimiento se han dado cuenta de que la gestión del conocimiento es inseparable de la gestión de archivos. Por otro lado, muchos departamentos de archivos corporativos también participan más activamente en la gestión del conocimiento, y algunos incluso se han convertido en líderes o unidades líderes de la gestión del conocimiento corporativo. En la actualidad, después de completar el desarrollo de la gestión de entidades a la gestión de la información, la gestión de archivos empresariales está experimentando una transformación de la gestión de la información a la gestión del conocimiento, y de la gestión del conocimiento a los servicios del conocimiento.
Siete. Gestión integrada
La integración se refiere al proceso de combinar algunas cosas o elementos aislados de alguna manera para formar un todo orgánico. La gestión integrada es la integración y optimización vertical y horizontal para lograr los objetivos del sistema. La integración de la gestión de archivos empresariales incluye los siguientes aspectos: Primero, la integración de recursos, incluida la integración de archivos y archivos, información de libros y literatura, y la integración de datos estructurados y datos no estructurados. En el futuro, las empresas ya no distinguirán estrictamente entre archivos y archivos, información de libros y archivos, datos estructurados y datos no estructurados, sino que los gestionarán de manera uniforme como recursos de información (contenido de información). El segundo es la integración de sistemas, es decir, la integración de sistemas de gestión de archivos y sistemas comerciales. En la etapa inicial, la interfaz entre el sistema empresarial y el sistema de gestión de archivos se construyó principalmente para realizar el archivado automático de los datos del sistema empresarial en el sistema de gestión de archivos y, en última instancia, se logró la conexión perfecta entre el sistema de gestión de archivos y el sistema empresarial; . Es posible que algunas empresas no creen un sistema de gestión de documentos independiente, sino que incorporen funciones de gestión de documentos en los sistemas empresariales. El tercero es la integración de procesos, es decir, la gestión de archivos/archivos está integrada en los procesos de negocio, y los procesos de negocio están respaldados por el flujo de información de archivos/archivos. El cuarto es la integración estándar, es decir, la gestión de documentos/archivos está integrada en el sistema de gestión de calidad ISO9000, el sistema de gestión ambiental ISO14000, el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional OHSAS18000 y el sistema de gestión de seguridad de la información ISO27000.
Ocho. Gestión de riesgos
Con el rápido desarrollo de la ciencia, la tecnología y la globalización, la sociedad humana ha entrado en una "sociedad del riesgo" llena de incertidumbres. Ya sea un desastre natural, como el terremoto de Wenchuan en 2008, el terremoto y tsunami de Japón en 2011, o un desastre provocado por el hombre, como el incidente del "11 de septiembre" en 2006 0 y la guerra de Irak en 2003, han causado graves daños a un gran número de valiosos archivos y trajo consigo pérdidas irreparables.
Después del incidente del "11 de septiembre", muchas empresas en el World Trade Center no pudieron reanudar sus operaciones porque todos sus datos comerciales fueron destruidos. Sin embargo, Morgan Stanley reanudó sus operaciones al tercer día porque estableció un sistema de respaldo en Nueva Jersey. Se puede observar que es muy necesario fortalecer la gestión de riesgos de los archivos.
En 2001, ISO15489 enfatizó la evaluación, análisis y respuesta a los riesgos documentales. En 2004, la Asociación Internacional de Trabajadores de Gestión y Administración de Registros (ARMA) publicó "Gestión de riesgos de registros e información" para proporcionar orientación metodológica a los administradores de registros en varios países. Grupos de investigación del Centro Europeo de Protección Digital (DCC) y Digital Protection Europe (DPE) han desarrollado un enfoque basado en la evaluación de riesgos para las auditorías de almacenes digitales. En 2009, el DA/T42 de mi país exigía: "Desarrollar planes de emergencia para la gestión de archivos. Para posibles emergencias y desastres naturales, las empresas deben formular medidas de emergencia para rescatar archivos, incluida la estructura organizativa, los métodos de rescate, los procedimientos de rescate, las salvaguardias y los lugares de transferencia, etc. Desarrollar planes de emergencia para el mantenimiento, la prevención de desastres y la recuperación de software, sistemas operativos y datos de gestión de información de archivos. "La creación de un sistema de gestión de riesgos de archivos y la formulación de planes de emergencia para la gestión de archivos se han convertido en una parte importante del trabajo de archivos empresarial moderno.
Nueve. Supervisión de archivos en el extranjero
En los últimos años, con la aceleración de la globalización económica y la profundización de la apertura al mundo exterior, las empresas estatales de nuestro país han "salido" e invertido en fábricas y realizando negocios en el extranjero. , lo que resulta en una gran cantidad de archivos en el extranjero. Por diversas razones, muchas empresas estatales tienen una supervisión deficiente de los archivos en el extranjero y una gestión caótica, lo que resulta en la pérdida de una gran cantidad de activos estatales, la filtración frecuente de secretos económicos nacionales fundamentales y un fuerte aumento de los riesgos operativos. . Con este fin, en 2005, la Administración de Archivos del Estado emitió las "Opiniones sobre el fortalecimiento del trabajo de archivos de instituciones y empresas extranjeras", exigiendo que "las empresas matrices establezcan y mejoren gradualmente el sistema de gestión de archivos para instituciones y empresas extranjeras". En 2009, la Comisión de Supervisión y Administración de Activos Estatales y la Administración de Archivos del Estado emitieron las "Opiniones sobre el fortalecimiento adicional del trabajo de archivos de ** empresas", que enfatizaron la necesidad de "fortalecer la gestión de archivos de empresas e instituciones extranjeras".
Debido a la particularidad de los archivos extranjeros de empresas estatales y a la particularidad del entorno en el que se llevan a cabo los archivos extranjeros, especialmente las diferencias en leyes, sistemas, idiomas, culturas, tradiciones, etc. entre archivos nacionales y extranjeros, es muy importante que las empresas estatales lleven a cabo archivos en el extranjero. La regulación crea desafíos especiales e impone requisitos especiales. Por lo tanto, la supervisión de los archivos extranjeros de empresas estatales debe seguir dos principios básicos: "doble cumplimiento" (cumpliendo tanto con las leyes y reglamentos de archivos de nuestro país como con el del país o región donde se encuentran), y "bidireccional". "tolerancia" (tolerancia mutua de nuestro país y del país o región donde se encuentran). tradiciones culturales de archivos regionales); aprovechar tres puntos de control clave: la determinación del alcance del archivo y período de almacenamiento de documentos en el extranjero, la construcción de archivos globales sistema de gestión y la selección del método de transferencia de archivos extranjeros a China.
X. Computación en la nube y big data
La computación en la nube y el big data son dos tendencias importantes en el desarrollo actual de la informatización y tendrán un profundo impacto en todos los ámbitos de la vida. Al igual que otras actividades de la empresa, la gestión de archivos debe adaptarse a las características y requisitos de la computación en la nube y el big data, y sufrir cambios en conceptos, modelos de negocio y métodos de gestión. La primera es la generalización del concepto de archivo. Se trata de establecer una "visión de archivos grandes" y considerar todos los registros de información con valor de conservación como archivos, independientemente de su proceso, soporte, tipo, formato y período de retención. Esto significa que todos los registros son archivos y el "momento" en el que se genera el documento es el archivo. El segundo es la construcción de una plataforma de archivos en la nube. Es decir, sobre la base de la "arquitectura en la nube", se construye una plataforma de servicios y gestión de recursos de archivo unificada y eficiente que cubre todos los departamentos, sistemas y negocios de la empresa. El tercero es el almacenamiento de archivos y la extracción de conocimientos. Una de las aplicaciones principales del big data es la predicción, que se basa en la acumulación y extracción de datos históricos. Esto plantea mayores requisitos para el almacenamiento masivo y la extracción de conocimientos de archivos. El foco del trabajo de archivos corporativos pasará de la “digitalización” a los “datos”. Cuarto, los problemas de seguridad de los archivos son más graves y complejos.