El estado de los servicios de archivos extranjeros y su significado de referencia
(Centro de Investigación para el Desarrollo del Servicio Geológico de China, Beijing 100083)
En el extranjero, los archiveros han declarado durante mucho tiempo: “Los archivos se crean para su uso en un determinado período. Hasta cierto punto, nuestra reputación profesional y estatus social dependen del uso de los archivos”. Este entendimiento los impulsó a brindar de manera proactiva servicios convenientes y eficientes al público. Las leyes y reglamentos sobre el uso de archivos en varios países europeos consideran como un principio importante que los ciudadanos utilicen rápidamente los documentos administrativos elaborados por las instituciones. Para que la gestión de las agencias administrativas sea abierta y transparente, los documentos de las agencias administrativas deben estar disponibles para su inspección una vez producidos y transferidos a los archivos. Estas experiencias tienen un importante significado referencial para la promoción de servicios socializados de datos geológicos en mi país.
1 Desarrollo de servicios de archivos externos
Con el continuo progreso de la sociedad, los servicios socializados de archivos extranjeros han pasado por un largo proceso desde cerrados hasta condicionalmente abiertos. En la antigüedad, los archivos estaban al servicio sólo de unos pocos privilegiados. Desde el siglo XV al XVI, con el surgimiento y desarrollo del Renacimiento europeo, los historiadores europeos comenzaron a prestar atención a los documentos originales, por lo que constantemente necesitaron archivos para servir al mundo exterior. En el siglo XVIII, después de la victoria de la revolución burguesa francesa, la Asamblea Nacional francesa promulgó las primeras regulaciones sobre archivos nacionales del mundo en 1790, que establecían claramente que los archivos debían estar abiertos al público y estipulaban que los ciudadanos franceses podían acceder a los archivos durante el horario de atención. . Desde la década de 1960, con el rápido desarrollo de la tecnología de la información, la digitalización de archivos y el intercambio de información en red se han convertido en sus características más destacadas. En la actualidad, el acceso público a los registros gubernamentales está generalmente protegido por constituciones en el extranjero y se ha convertido en un derecho y una libertad humanos básicos, conocido como "derecho a la información". Por ejemplo, el Consejo de Ministros del Consejo de Europa anunció la Propuesta R (2000) 13 sobre la política de uso de archivos en los estados miembros. Se señala que las leyes promulgadas por los estados miembros deben adherirse a los siguientes principios: (1) Los archivos públicos estarán abiertos al público salvo restricciones especiales (2) Período de cierre limitado;
2. Las restricciones a los servicios de archivos extranjeros
Los servicios de socialización de archivos extranjeros tampoco son integrales. A menudo, los servicios sociales de los archivos están sujetos a retrasos en su apertura y períodos de cierre para proteger los intereses de individuos, organizaciones gubernamentales, empresas o el país. Existen cuatro restricciones principales a los servicios de archivos extranjeros.
2.1 Protección de la Privacidad Personal
La privacidad personal se protege prohibiendo el uso de archivos dentro de un período de tiempo específico.
2.2 Protección de los intereses gubernamentales y de seguridad pública
Restringir el uso de información que contenga seguridad nacional, importantes intereses financieros y económicos del gobierno, protección del orden y la seguridad públicos, e información sobre investigaciones y litigios. Documentos relacionados con actividades delictivas, así como documentos o documentos que contengan información financiera, económica y política o negociaciones comerciales con gobiernos extranjeros. El período de protección para el uso de archivos es generalmente de 30 a 60 años a partir de la fecha de creación del archivo.
2.3 Proteger los intereses económicos de empresas e individuos
En la UE, las leyes de archivos o leyes especiales (leyes de protección de la propiedad industrial, leyes de patentes, leyes de espionaje económico) suelen tener regulaciones estrictas sobre esto el período promedio de restricción de uso es de 30 a 60 años.
2.4 Protección de los derechos de autor
Los derechos de autor están protegidos en el extranjero. Las cuestiones de derechos de autor suelen estar claramente definidas, siendo el plazo de prescripción más común de 70 años a partir de la fecha de publicación del expediente, pero todo está sujeto a cambios importantes.
3 Prácticas típicas de los servicios de archivos extranjeros
3.1 Estados Unidos
Los archivos estadounidenses adoptan servicios proactivos y mejoran los servicios mejorando el grado de informatización, digitalización y creación de redes . nivel.
3.1.1 La gestión de archivos tiene un alto grado de informatización.
Principales manifestaciones: ① Fuga de información. ②Proporcionar servicios en línea. (3) Realizar el intercambio de recursos. (4) Realizar la electrónica interna de la oficina.
3.1.2 Se ha mejorado mucho el nivel de servicio activo.
Todos los tipos de archivos no sólo están abiertos al personal del gobierno, sino que también se enfrentan directamente al público y sirven al público. Los archivos distribuyen al público instrucciones de uso de herramientas de búsqueda, presentaciones de colecciones, materiales de referencia, guías de servicios, etc. a través de varios canales, haciendo todo lo posible para que el público comprenda las funciones y contenidos de los archivos, y estimulando el interés y la demanda del público por los archivos.
3.1.3 Diversificación de los soportes de archivo
Con el continuo desarrollo de la tecnología de la información, cada vez más documentos de archivo son escaneados por computadoras, convertidos a PDF u otros formatos electrónicos y almacenados en ordenador o grabarlo en un disco. Tener un número considerable de archivos electrónicos facilita enormemente el establecimiento de bases de datos de archivos, la consulta de datos por computadora y el desarrollo y utilización en profundidad de los archivos.
3.1.4 Preste atención a la protección de los archivos en papel
Aunque las organizaciones de todos los niveles en los Estados Unidos han implementado básicamente oficinas electrónicas, todavía utilizan archivos en papel tradicionales cuando manejan algunos asuntos importantes. asuntos. Documentación y firma escrita. Al mismo tiempo, los documentos en papel siguen siendo los objetos clave de protección de los archivos debido a su singularidad jurídica.
3.2 España
La ley española estipula que el uso de los archivos es gratuito y sin restricciones. Los usuarios tienen derecho a utilizar los archivos de la sala de lectura y derecho a comprender la información de los archivos de la colección.
3.2.1 Servicios de tecnología de la información de primer nivel
En las salas de lectura de los archivos de todos los niveles se instalan los suministros de energía necesarios y los usuarios pueden traer computadoras a las salas de lectura. En la sala de utilización de archivos suele haber lectores e impresoras de microfilmes y microfilmes. Si es necesario, el contenido relevante se puede imprimir inmediatamente.
3.2.2 Estándares estrictos de calidad de los servicios de archivo
Los archivos de todos los niveles prestan más atención a la evaluación de los servicios de archivo y han formulado estándares de calidad de los servicios de archivo compuestos por una serie de indicadores. Tomando como ejemplo los Archivos Históricos Nacionales, la norma tiene 13 ítems, que incluyen condiciones para la prestación de servicios, condiciones para la lectura de documentos, información sobre elementos de servicios de archivos, etc.
3.2.3 Preste atención a los comentarios de información y quejas sobre la utilización de archivos.
Los archivos de todos los niveles conceden gran importancia a los comentarios de los usuarios. Las formas de obtener opiniones de los usuarios incluyen: ① alentar a los usuarios a brindar opiniones y sugerencias sobre los servicios de archivos; (2) realizar reuniones de usuarios; (3) alentar a los usuarios a escribir cartas de recomendación al director de archivos; (4) realizar encuestas por cuestionario; Se anima a los usuarios a enviar informes de investigación sobre sus archivos a los Archivos.
3.3 Alemania
Los archivos alemanes consideran la interacción con el público como un aspecto importante de los servicios de archivo. A través de la publicidad callejera, las exposiciones de archivos, la publicación de folletos de archivos, la celebración de conferencias académicas, las jornadas de puertas abiertas de los archivos, etc., la sociedad puede aprender más sobre los archivos y permitir que el público acceda a ellos con frecuencia para lograr el propósito de servir a la sociedad.
3.3.1 Establecer una jornada de puertas abiertas de archivos
En la jornada de puertas abiertas, los usuarios pueden visitar el almacén de archivos, la sala de catálogos y la sala técnica siempre que tengan su documento de identidad en mano. También está equipado con personal dedicado a explicar y proporcionar lecturas detalladas, lo que permite a los visitantes experimentar plenamente los archivos.
3.3.2 Introducción de servicios novedosos y especiales
Por ejemplo, los Archivos de Heidelberg ofrecen a los lectores un servicio de periódico de cumpleaños.
3.3.3 Servir activamente a la economía urbana.
Por ejemplo, los Archivos de Heidelberg combinan las características de una ciudad turística y llevan a cabo actividades de promoción en todo el mundo a través de diversos métodos para promover el desarrollo de la industria turística de la ciudad.
3.4 Países Bajos
Los Países Bajos mejoran principalmente los niveles de servicio mediante la construcción de un sistema estándar.
3.4.1 Establecer un sistema de estándares de calidad.
Los archivos están muy interesados en horarios de apertura, precios, productos y servicios, plazos para procesar cartas y pedidos, salas de lectura espaciosas, buena iluminación, equipo de lectura normal, tiempos de espera razonables para la obtención de documentos, trabajo profesional. hay regulaciones detalladas para el personal, etc. , y se imprimió en un folleto y se entregó al público para su supervisión social.
3.4.2 Establecer una "biblioteca de imágenes" en el sitio web
Los servicios de imágenes son una parte importante de los servicios modernos. Algunos sitios web tienen más de 200.000 imágenes en sus bibliotecas multimedia. Con el desarrollo de las bases de datos, los equipos informáticos pueden encontrar todos los listados de archivos de importantes motores de búsqueda, como el índice de texto de Google.
3.4.3 Establecimiento de un "banco de texto"
Los Países Bajos están desarrollando un banco de documentos (banco de texto) para facilitar a los usuarios la búsqueda de archivos. La configuración de un sistema de escaneo bajo demanda permite a los visitantes seleccionar los documentos o materiales que desean digitalizar. De esta forma, los archivos establecerán un almacén digital y digitalizarán primero aquellos archivos o materiales que tengan una gran demanda.
4. Nuevas tendencias en los servicios de archivos extranjeros
4.1 Los servicios están cada vez más estandarizados.
El Consejo Internacional de Archivos (ICA) ha elaborado una directriz ISAD(G) sobre la descripción de toda la familia y sus componentes y una directriz ISAAR(CPF) sobre información auténtica sobre los creadores de material de archivo. Un grupo de trabajo de la ICA desarrolló recientemente un nuevo estándar internacional para describir las instituciones de mantenimiento de registros con el fin de permitir que la información sobre las instituciones de mantenimiento de registros se ingrese en los motores de búsqueda tradicionales en línea. Los usuarios tendrán un mayor acceso a catálogos en línea y sistemas de información de archivos que describen archivos mantenidos por diferentes instituciones de archivos a través de Internet.
4.2 La información electrónica se ha convertido en el foco de los servicios.
La tecnología de la información permite que los archivos se desarrollen hacia la digitalización, la informatización y el almacenamiento y los servicios en red, al tiempo que completan el trabajo tradicional. El director de los Archivos Nacionales y director ejecutivo de Generation Network firmó y anunció un acuerdo de cinco años para digitalizar documentos seleccionados de la vasta colección de los Archivos Nacionales. El archivo electrónico de documentos permitirá que los documentos pasen de los archivadores al espacio digital, mejorará la organización, el almacenamiento y la recuperación de documentos gubernamentales, facilitando al público la búsqueda y utilización de documentos gubernamentales. El Reino Unido también ha creado los Archivos Digitales Nacionales (NODA) para promover la digitalización de archivos y la gestión coordinada de los servicios de información.
4.3 El servicio está más orientado a las personas.
El Centro de Documentos Familiares de los Archivos Nacionales se ha trasladado recientemente al edificio de los Archivos Nacionales en las afueras de Londres. El edificio de los Archivos Nacionales Británicos está pasando por una renovación y mejora integral. Cuando se complete todo el proyecto, habrá más asientos, lectores de microfilmes y terminales de computadora para los visitantes, y se mejorará la provisión y utilización de documentos originales, recursos de investigación y un número cada vez mayor de materiales en línea. Room, que ofrece programas educativos que van desde historia familiar hasta historia militar.
4.4 Prestar más atención a los servicios públicos de ocio.
“El papel de los archivos en la sociedad del ocio” es el tema de la 14ª Conferencia Internacional de Archivos. El Reino Unido es único en su archivo de uso recreativo. En el nuevo Kew Pavilion en el oeste de Londres, el público puede explorar toda la información gubernamental pública en línea y disfrutar de un servicio de información rápido y profesional, también conocido como servicio de desarrollo. Este servicio incluye consulta oral, consulta escrita, consulta por correspondencia y presentación proactiva de información de perfil a usuarios potenciales.
4.5 Prestar más atención a los servicios de red
Los archivos de todo el mundo generalmente han abierto un nuevo modelo de servicio: los usuarios de los servicios de red pueden buscar libremente información proporcionada por sitios web de archivos públicos en cualquier lugar. Todo tipo de información. Los Archivos Públicos Británicos muestran catálogos de archivos a los usuarios a través de un sistema de red integrado. Proporciona a los usuarios nacionales y extranjeros información detallada sobre los antiguos archivos públicos y la Comisión Real de Manuscritos Históricos. También proporciona información para la investigación de historia familiar y la investigación teórica sobre documentos electrónicos. y documentos de archivo. Los principios generales de preservación proporcionan información de archivo detallada.
4.6 Los archivos electrónicos se han convertido en uno de los componentes importantes de la gestión de archivos moderna.
Con el desarrollo del gobierno electrónico, la recopilación y gestión de documentos electrónicos se ha puesto en la agenda. En 2003, el Consejo Internacional de Archivos (ICA) pidió a los delegados que protegieran la memoria de la sociedad de la información y hicieran pleno uso de la tecnología de la información para mejorar la transparencia de la gestión administrativa.
4.7 La gestión documental es cada vez más legal.
La gestión de archivos conforme a la ley es la tendencia general de la gestión de archivos en varios países del mundo. El Reino Unido promulgó la primera "Ley de Registros Públicos" en 1838, la "Ley de Divulgación de Información" en 2000, la "Ley de Libertad de Información" en 2005, así como otras leyes como la "Ley de Sociedades" y la "Ley de Contratos". ". La ley estipula el desarrollo de los archivos, el trabajo de archivos y las empresas de archivos, así como el trabajo de archivos de diversos departamentos, empresas, instituciones e incluso individuos. Además, las instituciones de archivos y los gobiernos locales de todos los niveles del Reino Unido han formulado normas y reglamentos correspondientes en función de las necesidades laborales. También promueve el entendimiento mutuo y la comunicación entre archiveros y promueve la implementación de leyes y regulaciones de archivos mediante la celebración periódica de conferencias profesionales sobre el trabajo de archivos y la publicación de publicaciones profesionales.
4.8 Presta mucha atención al descifrado de archivos.
Para facilitar los servicios de red y hacer un buen trabajo en el descifrado de documentos, la Administración Nacional de Archivos y Registros de EE. UU. estableció recientemente una nueva Oficina de Gestión de Información Desclasificada, que es responsable del descifrado de documentos.
5 Experiencias que pueden usarse como referencia
5.1 Establecimiento de archivos geológicos digitales
Sobre la base de la recopilación de datos, construir una tecnología y un estándar de datos geológicos unificados sistema para acelerar el proceso de digitalización de datos geológicos, construcción de bases de datos relevantes, establecimiento de * * * * plataforma de servicios y mejora de las capacidades de servicio.
5.2 Promover redes y servicios proactivos
Además de los servicios tradicionales de préstamo de recopilación de datos geológicos, sistemas de recuperación de datos en línea, sistemas de consulta de mapas en línea, sistemas de servicios integrales y servicios comerciales electrónicos. Los lectores pueden descargarlo de Internet, comprarlo en tiendas designadas u obtener información por teléfono, correo electrónico, fax, etc.; también brindamos servicios activamente a través de revistas, informes anuales, etc.
5.3 Fortalecer el desarrollo y utilización de datos geológicos
Además de los servicios profesionales de datos geológicos, la gestión y la divulgación científica como procesamiento de datos, software de aplicación, consulta, toma de decisiones, técnicas También se debe brindar apoyo y capacitación y servicios integrales de datos geológicos, que abarquen todos los aspectos de los datos geológicos, como los estudios geológicos regionales, la geoquímica, la geofísica, la hidrogeología, los peligros geológicos, los recursos minerales, los recursos hídricos, la energía, el medio ambiente y el conocimiento de las ciencias geológicas. etc. Llevar a cabo investigaciones sobre el descifrado de datos geológicos confidenciales y proporcionar servicios de descifrado.
5.4 Promover los servicios de cluster
Sobre la base de los temas tradicionales de los servicios de archivos geológicos, aprovechar plenamente el papel de la Oficina de Estudios Geológicos, el Instituto de Estudios Geológicos y el Instituto de Monitoreo de la Geosfera para realizar servicios profesionales de datos geológicos. También es necesario invitar a otras instituciones y universidades de investigación en geociencias a participar en el equipo de proveedores de datos geológicos a través de mecanismos de cooperación.
Nota: Este artículo hace referencia a una gran cantidad de artículos publicados en el sitio web de la Administración Nacional de Archivos, el Instituto Nacional de Archivos y la base de datos CNKI, y no los enumeraré todos aquí.