Red de conocimiento del abogados - Bufete de abogados - ¿Qué debe incluir el sistema administrativo de la empresa? (1) Disposiciones Generales Artículo 1: Este reglamento se formula con el objetivo de fortalecer la gestión empresarial, agilizar las relaciones internas al interior de la empresa, estandarizar e institucionalizar las diversas gestiones y mejorar la eficiencia del trabajo. Artículo 2 Los asuntos administrativos a que se refiere este reglamento incluyen la gestión de archivos, la gestión de sellos, la gestión de impresión de documentos, la gestión de material de oficina y protección laboral, la gestión de almacenes, la gestión de distribución de periódicos y publicaciones periódicas, la gestión de distribución postal, etc. (2) Gestión de Archivos Artículo 3 Ámbito de archivo: Planes de empresa, planes anuales, datos estadísticos, ciencia y tecnología, auditorías financieras, salarios laborales, condiciones de operación, archivos de personal, actas de reuniones, resoluciones, decisiones, cartas de nombramiento, convenios, contratos. , Planos de proyectos, avisos, avisos y demás documentos con valor referencial. Artículo 4 Debería designarse una persona dedicada a la gestión de archivos con responsabilidades claras para garantizar la integridad de los datos y documentos originales y la seguridad de los archivos confidenciales. Artículo 5 Préstamo y adquisición de archivos: 1. Si el gerente general, el subdirector general o el director de la oficina del gerente general toman prestados archivos no confidenciales, el administrador de archivos puede seguir los procedimientos de préstamo y archivarlos directamente. 2. Cuando otro personal de la empresa necesite tomar prestados archivos, deberá obtenerlos; aprobación del subdirector general a cargo y manejar el proceso de préstamo. 3. Los documentos prestados deben conservarse adecuadamente y mantenerse limpios. Están estrictamente prohibidas las modificaciones, se debe prestar atención a la seguridad y la confidencialidad, y está estrictamente prohibida la reproducción, copia, préstamo o pérdida no autorizada. Si es realmente necesario extraer o copiar documentos, todos los documentos confidenciales deben ser aprobados por el gerente general y aprobados por el director de la oficina del gerente general antes de que puedan ser extraídos o copiados. Artículo 6 Destrucción de archivos: 1. Ninguna organización o individuo tiene derecho a destruir archivos de la empresa sin permiso. 2. Si la destrucción es requerida según las regulaciones, todos los archivos confidenciales deben ser aprobados por el gerente general antes de que puedan ser destruidos, y los archivos internos generales deben ser aprobados por el director; de la oficina de la empresa antes de que puedan ser destruidos. 3. Aprobación de destrucción de documentos de la empresa. Los archiveros deben completar y preparar cuidadosamente una lista de destrucción, y la destrucción debe ser supervisada por una persona designada. (3) Gestión del sello Artículo 7 El sello de la empresa será conservado por el director de la oficina del gerente general. Artículo 8 El uso del sello de la empresa será firmado por el subdirector general responsable y únicamente se le colocará el sello de la dirección. En caso de violación de estas normas, el responsable directo será responsable de las consecuencias. Artículo 9 Todas las cartas de presentación, instrucciones y demás documentos oficiales emitidos por la empresa que deban ser sellados deberán registrarse con un número unificado para su consulta y archivo. Artículo 10 En general, las empresas no pueden emitir cartas de presentación en blanco. Si es necesario emitir un certificado por necesidades laborales u otras circunstancias especiales, deberá ser firmado por el subdirector general a cargo antes de que pueda ser emitido. Si regresa del trabajo con una carta de presentación en blanco, asegúrese de informar el propósito de la carta a la empresa y devuelva las que sean inútiles. Artículo 11 Si ocurre alguna situación inesperada después del sellado, el aprobador será responsable. (4) Gestión de la impresión de documentos oficiales Artículo 12 La oficina del director general es responsable de la impresión de los documentos oficiales de la empresa. Artículo 13 Los documentos oficiales u otros materiales impresos por cada departamento deben ser firmados por el responsable del departamento, luego presentados al Departamento de Informática para su impresión y cobrados un precio. Artículo 14 Todos los documentos oficiales impresos y los documentos de los distintos departamentos de la empresa deben realizarse por triplicado y entregarse a la oficina del director general para su archivo. (5) Gestión de material de oficina y protección laboral Artículo 15 Adquisición y distribución de material de oficina: 1. Antes de finalizar cada mes, los jefes de cada departamento deberán presentar el plan de suministros de oficina requerido por el departamento a la oficina del gerente general; 2. La oficina del gerente general designará una persona dedicada a formular el plan y presupuesto mensual de suministros de oficina; Responsable de la compra de material de oficina, sujeto a la aprobación del subgerente general a cargo, distribuido a los distintos departamentos y oficinas de manera planificada de acuerdo con las necesidades reales de trabajo. Firmado por el director del departamento; 3. Además de la distribución normal de artículos de oficina, si se necesitan otros suministros, estos deben ser aprobados por el director de la oficina del gerente general antes de que puedan ser utilizados; 4. Para personal recién contratado del; empresa de suministros de oficina, la oficina deberá proporcionar la lista y los suministros de acuerdo con la lista proporcionada por el jefe de cada departamento. La lista es responsable de abastecer y garantizar el normal trabajo del personal recién contratado. 5. La persona responsable de comprar y distribuir artículos de oficina; debe asegurarse de que los suministros de oficina estén completos, de la variedad adecuada, en grandes cantidades, con un inventario razonable, costos apropiados y bien mantenidos. 6. Responsable de comprar y distribuir suministros de oficina. El personal responsable de los suministros debe establecer libros de contabilidad y manejar el registro y la entrada; Procedimientos de salida. La entrega debe estar firmada por el destinatario; 7. La gestión de los suministros de oficina debe ser civilizada y ordenada, prestar atención a la seguridad, la prevención de incendios y el antirrobo, y cumplir estrictamente con diversas normas y reglamentos. para entrar al almacén. Artículo 16 Compra y distribución de suministros de protección laboral: La distribución de suministros de protección laboral será comprada y distribuida uniformemente por la oficina del gerente general en función de las necesidades laborales reales de cada departamento. (6) Gestión de almacenamiento Artículo 17 Se deberán establecer tarjetas de cuenta para el almacenamiento de materiales de almacenamiento según clasificación, variedad, especificación y modelo. Artículo 18 Los bienes adquiridos por el comprador deberán ir acompañados de certificados de conformidad y recibos. Al recoger la factura, cuente la cantidad personalmente y compruebe si el embalaje está intacto. Si faltan o están dañadas, las cajas deben desembalarse e inventariarse inmediatamente. Si se descubre que las mercancías no coinciden con la cantidad y las especificaciones del recibo, el gerente del almacén debe informarlo al remitente y notificarlo a la persona a cargo correspondiente.