Gestión ofimática OA

El Proyecto Jingying Expressway utiliza el subsistema de automatización de oficinas en el "Sistema de gestión de proyectos Jingying Expressway" para realizar la automatización de oficinas para las unidades participantes, como la oficina del proyecto, la unidad de construcción y la unidad de supervisión.

El sistema admite trabajo colaborativo y oficina móvil. Utiliza tecnología y diseño avanzados para colocar todos los datos internos de la organización en el sistema para su procesamiento y se integra perfectamente con Internet, lo que permite que todo el sistema atraviese lo interno. red y extenderse a todos los rincones del mundo, este sistema realiza una administración centralizada. El administrador del sistema puede configurar y administrar de manera conveniente y efectiva todo el sistema a través del módulo de configuración del sistema. Cada usuario guarda sus asuntos únicos e intercambia información con otros. a través del módulo de asistente personal. Cada departamento y cada usuario tiene diferentes permisos para el funcionamiento de cada módulo según sus respectivas funciones y permisos. Cada usuario tiene su propia cuenta, que almacena el nombre del usuario, el departamento y la contraseña definida por el usuario, por lo que la interfaz para que los usuarios accedan a Internet utilizando cualquier máquina es la misma.

El sistema realiza una oficina sin papel dentro del proyecto y es utilizado por gerentes de oficinas de proyecto, unidades de diseño, unidades de supervisión, unidades de construcción, etc., permitiendo que varios departamentos intercambien información en un entorno de red cerrado.

1. Página de inicio

El sistema utiliza secciones importantes, pantallas de desplazamiento y pestañas de información comercial para facilitar a los usuarios navegar y consultar la información más reciente.

Incluyendo gestión de documentos oficiales, activos fijos, gestión de archivos, aplicaciones de oficina, comunidad corporativa, oficina administrativa, centro de información, información de la empresa, espacio personal, gestión de personal, correo electrónico, sistema de mensajería instantánea en línea en tiempo real. El propósito es mejorar la eficiencia de la oficina, reducir los gastos de oficina y reflejar las ventajas de la oficina colaborativa, como se muestra en la Figura 2-53.

Figura 2-53 Página de inicio de ofimática

(1) Anuncio de aviso.

Publique avisos y anuncios de los departamentos de proyectos relevantes en la página de inicio para que el personal relevante pueda ver avisos y anuncios relevantes en tiempo real a través de Internet.

(2) Información gubernamental.

Publicar información gubernamental relacionada con el proyecto en la página de inicio.

2. Oficina Administrativa

Publicar en la página de inicio el enfoque de trabajo de los departamentos y unidades relacionados con el proyecto en una determinada etapa.

Proporciona herramientas auxiliares de oficina personal para el trabajo administrativo diario, incluido correo electrónico, tareas pendientes, horarios, mensajería instantánea en línea en tiempo real, modificación de contraseñas y otros módulos.

(1) Correo electrónico. Los usuarios pueden intercambiar correos electrónicos con otros usuarios e incluso con usuarios de Internet. El intercambio de información no se limita a caracteres de texto, sino que también incluye gráficos, animaciones y otra información multimedia, así como diversos archivos y programas, como documentos de Word, tablas de Excel, etc. información.

(2) Elementos pendientes. Cree un nuevo archivo para almacenar tareas de trabajo relevantes que deben procesarse en el día actual o en un futuro cercano para poder consultarlas fácilmente en cualquier momento.

(3) Horario. Los usuarios pueden asignarse planes a sí mismos o a sus subordinados. Aquí, se establecen conexiones con las tareas diarias y los arreglos de reuniones. Al completar el cronograma, las tareas diarias se pueden organizar de manera planificada y también es conveniente coordinar las tareas. Organización horaria de reuniones y actividades. También puede configurar varios mensajes de aviso en su calendario. Estos mensajes de aviso pueden ser un resumen de los planes semanales del usuario, aniversarios anuales o antes de salir del trabajo todos los días. También hay configuraciones de despertador que pueden recordarle al usuario una hora específica. tiempo.

(4) Cambiar contraseña. Proporcionar a los usuarios un lugar para cambiar su contraseña de inicio de sesión.

3. Información pública ***

La información pública *** es un módulo auxiliar del sistema de servicios de oficina, que incluye eventos importantes, resúmenes de noticias del proyecto, reglas y regulaciones del proyecto, boletines. tableros y otra información.

(1) Memorabilia es para registrar información importante de la unidad de gestión;

(2) El resumen de noticias es para publicar la información informativa más reciente de la unidad de gestión;

( 3) El tablero de anuncios es información pública importante de la oficina del proyecto y los anuncios de la unidad son notificaciones de la unidad sobre algunas actividades públicas. Los empleados pueden conocer la información más reciente publicada por la unidad y conocer los últimos desarrollos. de la unidad a través del tablero de anuncios;

(4) Las reglas y regulaciones son las diversas reglas y regulaciones emitidas por la unidad de gestión y la oficina del proyecto. A través de esta información, los empleados pueden comprender las diversas especificaciones de gestión de la. unidad de gestión y la oficina de proyectos.

4. Centro de información

El centro de información se utiliza principalmente para publicar información de ingeniería de proyectos de construcción. También es un módulo importante para que los administradores del sistema filtren, procesen y publiquen información relevante.

(1) Información del proyecto: está diseñado para comprender el progreso del proyecto y los asuntos relacionados con el proyecto más rápidamente, incluidos principalmente informes del proyecto, progreso del proyecto, competencia laboral y otra información. A través de este módulo, los empleados de varios departamentos funcionales de la sede pueden conocer el progreso del proyecto, y el departamento de liderazgo también puede coordinar el trabajo de varios departamentos funcionales de manera oportuna.

(2) Cribado de información: un centro de procesamiento donde los administradores del sistema publican, confirman y publican información relevante en tiempo real.

5. Gestión de documentos oficiales

La gestión de documentos oficiales es una parte importante del sistema ofimático y consta principalmente de dos submódulos: gestión de recopilación de documentos y gestión de emisión de documentos. A través de este módulo, los usuarios pueden completar procesos comerciales como redacción, verificación, aprobación y emisión de documentos oficiales en línea. Al mismo tiempo, los usuarios pueden ver el proceso de emisión de cada documento.

(1) Gestión de cobros.

La gestión de recibos es un proceso de gestión para el manejo de comunicaciones formales de la unidad o unidades externas, que incluye tareas tales como registro, preparación, aprobación, procesamiento, revisión, emisión, circulación y archivo de las comunicaciones. El proceso básico de recepción de documentos es: registro de documentos recibidos → preparación de documentos recibidos → lectura y manejo por líderes → lectura y manejo por departamentos, circulación → numeración y archivo.

En este módulo, la persona responsable de recibir los documentos ingresará los elementos relevantes del documento en la base de datos de gestión de la colección de documentos mediante escaneo y otros procesos de preprocesamiento para formar un formulario de registro de recepción de documentos (formulario de registro de documentos ) después de que la persona responsable de recibir los documentos reciba el documento (Libro) y firme el recibo, complete el número de serie, la clasificación del documento y otros contenidos. El libro de registro de documentos puede imprimir la tarjeta de procesamiento de documentos. El derecho a revisar y aprobar documentos puede revisar y aprobar documentos rápidamente a través de este sistema de aplicación, logrando así la implementación interna de la empresa. La circulación automática de documentos se puede leer y circular rápidamente en lotes, y se pueden formar registros de instrucciones y circulación. Para elementos de atributos que tienen un formato fijo o ciertas reglas (texto entrante, palabras de asunto, números de serie, etc.), pueden ser opcionales o generarse automáticamente.

Función de procesamiento de documentos confidenciales: para documentos confidenciales con niveles de clasificación "Alto Secreto", "Confidencial" y "Secreto" y otros archivos con configuración de permisos, solo se pueden almacenar en el sistema los registros de registro de recibos específicos. El contenido del archivo no se puede almacenar y sus registros de registro solo pueden ser vistos por personal con los permisos correspondientes. Todos los intentos no autorizados de ver más allá de los derechos serán registrados por el sistema para su revisión.

Debe tener la función de buscar por clasificación, número de comunicación, encabezamiento de materia, tiempo de comunicación, número de serie, título del documento y palabra del documento. Los documentos requeridos se pueden encontrar rápidamente a través de este sistema de consulta.

Supervisión y recordatorio: El sistema busca automáticamente documentos que están a punto de caducar, han caducado y están vencidos, y forma recordatorios manuales o envía páginas/correos electrónicos para recordatorios automáticos. Cuando el usuario inicia sesión, se le solicitan los archivos que necesita procesar.

Lo anterior es una breve descripción del proceso general de gestión de recopilación de documentos. En el proceso de implementación específico, se puede refinar aún más por categoría en el Comité Central del Partido, el Consejo de Estado, los ministerios y comisiones nacionales y el gobierno. agencias y agencias subordinadas, y documentos de gobiernos locales; cada organización subordinada incluye principalmente documentos de varias unidades cooperativas. Durante el proceso de procesamiento, la dirección de transferencia se puede seleccionar de acuerdo con la situación real y se admite la transferencia de múltiples procesos. Para cada proceso de gestión de recopilación de documentos, se proporcionan las consultas de recopilación de documentos correspondientes.

(2) Gestión de publicaciones.

La gestión de documentos se utiliza para realizar un control completo de la automatización informática de los documentos internos de la empresa y lograr la informatización de la emisión de documentos. Esta aplicación se puede utilizar para la entrada de documentos, la revisión por parte de los líderes de departamento y la firma de los departamentos pertinentes y la oficina. revisión y dirección de emisión, numeración de oficinas, impresión y otras operaciones. A través de esta aplicación se puede realizar la circulación automática, revisión rápida y distribución de documentos internos de la agencia. Al mismo tiempo se registran los revisores pertinentes, refrendaciones, aprobaciones, revisiones de los emisores, comentarios y recepción de documentos por parte de cada unidad. Tiene la función de retener las firmas de los líderes y revisar la escritura a mano.

La aplicación de emisión de documentos se utiliza para realizar todo el control automatizado informático del proceso de emisión de documentos oficiales desde la redacción, revisión y emisión del documento hasta la disposición final y el archivo de los documentos internos de la empresa. , de manera de lograr la automatización de la emisión de documentos.

En esta aplicación, los redactores de varios departamentos dentro de la empresa son responsables de redactar los documentos, ingresan el documento en la base de datos de emisión, los líderes de cada departamento revisan el borrador, los departamentos correspondientes lo refrendan y la oficina. revisa el borrador, el líder de la empresa lo firma y se imprime el número de la oficina. Esta aplicación puede revisar y aprobar documentos rápidamente, logrando así la circulación automática de documentos internos dentro de la agencia, la revisión y aprobación rápidas, y la distribución y circulación. .

Esta aplicación puede registrar las modificaciones de manuscritos, refrendaciones, revisores y emisores relevantes; tiene la función de firma líder y sello oficial: la firma manuscrita del líder se puede almacenar en el sistema con anticipación mediante escaneo. , y realizar procesamiento de cifrado para garantizar la unicidad y seguridad de esta firma. Cuando el líder firma un documento, esta información se adjunta al documento.

Funciones de procesamiento de documentos confidenciales: (con gestión documental).

Esta aplicación tiene la función de consultar cualquier archivo por estado de revisión, estado de archivo, título de archivo, número de archivo, categoría de archivo (como cartas, notificaciones, etc.) y proporciona una función de búsqueda de texto completo. para encontrar rápidamente los archivos que necesita leer y documentos de distribución.

6. Plan de trabajo

El plan de trabajo está diseñado para facilitar el trabajo racional y científico de las personas y los departamentos. Incluye principalmente planes de trabajo personales, planes de trabajo mensuales del departamento y planes de trabajo anuales del departamento. planes de trabajo. A través de este módulo, se puede mejorar la eficiencia laboral de varios departamentos.

7. Comunidad corporativa

La comunidad corporativa incluye principalmente dos aspectos: la construcción de la cultura corporativa y la gestión de la actividad organizacional.

Este módulo destaca principalmente el proceso y la importancia de la construcción de la cultura corporativa, como la publicidad y exhibición externa de la empresa, la planificación, organización e implementación de diversas actividades organizativas dentro de la empresa, así como los diversos resultados alcanzados. por la empresa y otra información.

La gestión de las actividades organizativas consiste principalmente en notificar e investigar sobre las actividades relevantes de la organización del partido, las actividades de la organización de la liga y las actividades sindicales dentro de la empresa.

8. Gestión de personal

Incluye principalmente cuatro partes: expedientes de personal, gestión de salarios, gestión de viajes de negocios y salidas de personal.

Entre ellos, los expedientes de personal se gestionan principalmente para el personal de preparación de proyectos, los cuales se dividen en dos partes: el personal en el trabajo y el que espera para trabajar. El módulo de gestión de viajes de negocios puede registrar el tiempo de viaje, el destino y el número de días de viaje de negocios para los empleados en viajes de negocios. La gestión salarial es el proceso de registrar los salarios de los empleados del proyecto. La salida de personal se utiliza principalmente para registrar a los empleados cuando están fuera. Los usuarios con derechos sobre esta información pueden consultar por departamento, por nombre y por hora.

9. Libreta de direcciones

Incluye principalmente dos partes: libreta de direcciones pública y libreta de direcciones personal. Registre la información de contacto de los empleados de la sede del proyecto y podrá realizar consultas por departamento, nombre, unidad y ubicación.

10. Gestión de activos fijos

Incluye principalmente tres partes: registro de activos unitarios, entrega de activos y registro de activos desechados.

11. Índice de aprobación de la oficina

La aprobación de la oficina es principalmente un proceso de solicitud, revisión y aprobación para el uso en línea de suministros de oficina por parte de varios departamentos funcionales dentro de la empresa una vez completada la aprobación. , estará unificado por la oficina. Es un proceso de manejo de las necesidades de oficina de diferentes departamentos dentro de un período de tiempo al mismo tiempo, lo que puede mejorar la planificación e implementación de la gestión de la oficina.

12. Gestión de archivos

Los administradores de archivos de proyectos pueden gestionar electrónicamente archivos de proyectos a través de este módulo, incluidos archivos electrónicos personales, gestión de documentos corporativos, documentos electrónicos de equipos mecánicos y otra gestión de información. La gestión de archivos electrónicos también es uno de los modelos de gestión de pestañas de archivos.

En el sistema, diversos materiales de archivo generados en las etapas inicial, media y final de la construcción del proyecto se gestionan electrónicamente de acuerdo con los requisitos de la Oficina de Archivos Provinciales de Jiangxi.

Se refleja principalmente en: clasificación de archivos por tipo, mantenimiento de la información del contenido de los archivos, catalogación de la información de los archivos, archivado, estadísticas, consultas y otros mantenimientos diarios de los archivos, que también incluyen varias voces como la gestión de archivos.

(1) Catalogación de datos de archivo y mantenimiento de codificación: establezca una catalogación de datos de archivo y agregue, modifique, elimine, etc. a la catalogación de datos de archivo de acuerdo con las necesidades del usuario. Los usuarios también pueden subdividir la información de catalogación de material de archivo según sea necesario.

(2) Mantenimiento de plantillas de datos de archivo: cree y mantenga plantillas para archivos de archivo de uso común. Proporcione comodidad a los usuarios y reduzca el trabajo de entrada de archivos.

(3) Clasificación de datos de archivo: los usuarios pueden mantener la clasificación de los datos de archivo de acuerdo con sus requisitos reales y realizar operaciones apropiadas, como agregar, eliminar y modificar, de acuerdo con las necesidades reales.

(4) Compilación del catálogo de datos de archivo: proporciona la función de compilar automáticamente un catálogo de citas completo, un catálogo especial, un catálogo de archivos de casos y un catálogo de archivos para todos los documentos.

(5) Disposición e ingreso de la información del contenido del archivo: organice los datos del archivo, complete el catálogo y escanee y almacene los originales de algunos documentos de dibujo, etc., clasifique y organice varios materiales de archivo según el tipo. de datos del archivo, Realizar el trabajo de composición del papel correspondiente de acuerdo con los resultados de la clasificación.

(6) Archivado de datos de archivo: según la configuración del usuario, el archivo se divide en dos métodos: archivo manual y archivo automático. El primero consiste en registrar información de datos originales, completar y realizar varios informes de datos. y completar registros. Imprimir informes e información de datos; esto último significa que el sistema genera automáticamente un directorio de datos de archivos archivados en función del período de tiempo establecido y el contenido archivado.

(7) Consulta de datos de archivo: proporciona una función conveniente de consulta de datos de archivo, puede realizar consultas difusas de acuerdo con las condiciones establecidas por el usuario y proporciona una función de impresión conveniente, que puede facilitar la recuperación de archivos de casos y documentos. Proporcionar función de búsqueda de texto completo. Existen varios métodos de consulta, alta velocidad y sin límite de distancia.

(8) Revisión de datos de archivo: se utiliza principalmente para que los usuarios revisen y utilicen información relevante y registren el estado de la revisión.

La recopilación de datos de finalización en este módulo guía a la unidad de construcción, la unidad de diseño, la unidad de supervisión, la unidad de construcción y otro personal relevante para recopilar, organizar y compilar datos relevantes durante el proceso del proyecto, a fin de evitar En la etapa posterior, se desperdició mucho tiempo, mano de obra, recursos materiales y recursos financieros para recopilar información relevante para completar el trabajo. Incluye principalmente la gestión electrónica de todos los formularios y datos durante el proceso de construcción del proyecto y el archivo oportuno (de acuerdo con los requisitos de la Oficina de Archivos Provinciales); gestión completa, precisa y completa de los documentos completados, proporcionando recuperación de información, recuperación compleja, recuperación difusa, integral; Búsqueda y otras potentes funciones de recuperación de datos.

La finalización de los datos de finalización implica principalmente la preparación de los siguientes documentos e información:

(1) Informe del estudio de viabilidad aprobado, diseño preliminar, estimación presupuestaria o presupuesto ajustado, cambio de diseño y Informes de inicio de construcción y otros documentos;

(2) Planes anuales de inversión en construcción de capital para años anteriores;

(3) Cuentas financieras anuales de construcción de capital revisadas y aprobadas para años anteriores;

(4) Planos de construcción preparados, presupuestos, contratos, liquidaciones de proyectos y otra información relevante;

(5) Información relevante sobre propiedades y materiales, estadísticas, contabilidad financiera, salarios laborales, auditoría y protección ambiental a lo largo de los años;

(6) Evaluación de la calidad del proyecto, inspección y otros documentos relevantes, información relacionada con la supervisión del proyecto

(7) Informe de entrega de la empresa de construcción y otros documentos relevantes; información técnica y económica;

(8) información financiera sobre la construcción de capital de producción, como productos auxiliares del proyecto de construcción, puesta en servicio simple, operación de prueba, operación de prueba de carga pesada

(9) Información sobre adquisición y demolición de terrenos (acuerdo) y derechos de uso de terreno Prueba escrita;

(10) Otros documentos importantes relevantes, etc.

13. Gestión de reuniones

La gestión de reuniones es una parte importante de la gestión administrativa y se puede utilizar para publicar y consultar la hora de varias reuniones, temas de reuniones, actas de reuniones y. información relacionada. Al consultar una reunión, puede ver todo el contenido de la reunión o realizar consultas por departamento, organizador de la reunión y tipo de reunión.

14. Características de la gestión ofimática

(1) Se construye una plataforma de intercambio de información para que la oficina de proyectos, la unidad de diseño, la unidad de supervisión, la unidad de construcción, etc. intercambien métodos de construcción. , Tecnología de la construcción, experiencia en construcción, etc.

(2) Logre una oficina sin papel, mejore la eficiencia del trabajo y reduzca los costos de oficina. Diversos avisos, documentos, cartas y documentos entre las unidades participantes se publican y transmiten a través de la automatización de oficina OA, logrando una oficina sin papel entre las unidades participantes. No es necesario que las unidades de construcción, unidades de supervisión, etc. viajen decenas de kilómetros, o incluso 100 o 200 kilómetros, hasta la oficina del proyecto para recoger o enviar documentos, lo que mejora la eficiencia del trabajo, ahorra costos de transporte, tarifas de impresión y otros gastos de oficina y ahorra tiempo.

(3) Conservar rastros de modificaciones de documentos oficiales. Durante el proceso de redacción y revisión de documentos oficiales, el sistema conserva rastros de las modificaciones del documento oficial, registrando la persona que modificó el documento, el momento de la modificación, el contenido antes de la modificación, el contenido después de la modificación, etc.

(4) Admite firma electrónica, sello electrónico e impresión de documentos. El sistema integra funciones como sello electrónico, firma electrónica y revisión de documentos. Una vez emitido el documento, la Oficina General puede redactarlo, finalizarlo y sellarlo con un sello electrónico.

Los sellos electrónicos escanean los sellos oficiales de todas las unidades en imágenes y los almacenan en un directorio en el servidor. Cada sello oficial se puede configurar con un administrador independiente, y quien los carga puede establecer una contraseña de acceso para cada uno. Cuando se requiere un sello, el sello oficial correspondiente en el servidor se puede obtener automáticamente por nombre. Al obtenerlo, debe ingresar la contraseña de administración antes de que se pueda sellar el sello electrónico. Después del estampado, puede configurar el sello oficial electrónico para que no se selle. ser movido o modificado, y almacenar su información relevante en la información del certificado de sello oficial para evitar que otros la modifiquen.