¿Cuáles son los sistemas de gestión de conferencias de la empresa?

Para estandarizar aún más la gestión de reuniones de la empresa, hacer un buen trabajo en la divulgación y presentación de informes de información, lograr la transmisión rápida y eficaz de los recursos de información de la empresa entre varios departamentos y Garantizar la implementación efectiva del contenido de la reunión y los asuntos acordados, para mejorar efectivamente el nivel operativo de la empresa, este sistema está especialmente formulado.

Primero, reunión de empresa

1. Reunión de producción

Hora: se realiza todos los sábados a las 9:30 am, una vez por semana.

Moderador: Jefe del Departamento de Producción

Registro: Plan del Departamento de Producción

Participación: Director de Fábrica y Control de Materiales del Departamento de Gestión Sanitaria, The; jefes del departamento técnico, departamento de calidad, departamento de compras y jefes del departamento de ingeniería, departamento de soplado de película, departamento de impresión, departamento de procesamiento, almacén y otros departamentos.

Contenido: ① Informar la situación de producción de la semana pasada; ② Revisar el seguimiento y finalización de los arreglos de la semana pasada; ③ Organizar los planes de producción y las tareas para esta semana.

2. Reunión de ventas

Hora: se realiza al final de cada mes, una vez al mes.

Moderador: Director Comercial

Ficha: Asistente de Ventas

Participan: Director General, Jefe Departamento Comercial, Jefe Departamento Gestión de Producción, Jefe Departamento Técnico; Responsable del Departamento de Calidad y Responsable del Departamento Financiero.

Contenido: ① Resumir la situación de ventas de la empresa para el mes actual; ② Pronosticar las ventas mensuales del próximo trabajo (3) Determinar la tendencia de desarrollo de la industria y las estrategias de ventas;

3. Reunión de calidad

Hora: todos los sábados a las 6:00 p.m.

Moderador: Director/Gerente del Departamento de Calidad

Ficha: Asistente del Departamento de Calidad

Participación: Todos los empleados

Contenido: ①Revisión y Resumen del Producto calidad esta semana; (2) Informar las quejas y devoluciones de los clientes; ③ Resumir los factores que afectan la calidad y revisar los medios y métodos de mejora (4) Proponer objetivos de calidad para la fábrica la próxima semana y medidas de gestión para lograr los objetivos;

4. Reunión de Oficina del Gerente General

Hora: Irregular

Moderador: Gerente General

Registro: Departamento de Administración de Personal

Participantes: Presidente/Director General, Jefe del Departamento de Gestión Sanitaria, Jefe del Departamento de Calidad, Jefe del Departamento Comercial, Jefe del Departamento Técnico, Jefe del Departamento Financiero, Jefe del Departamento de Compras, Jefe del Departamento de Administración de Personal, Jefe del Departamento de Ingeniería.

Contenido: ① Cada departamento informa sobre su trabajo semanal; ② De acuerdo con el acuerdo de la reunión de la semana pasada, verifique el estado de implementación uno por uno; ③ Organice y despliegue el trabajo general de la empresa la próxima semana; ser solucionado por la empresa.

5. Reunión Resumen Trimestral

Hora: Se realiza al final de cada trimestre o al inicio del siguiente trimestre.

Moderador: Presidente/Gerente General

Inscripción: Departamento de Administración de Personal

Participantes: Presidente/Gerente General, Responsable del Departamento de Gestión de Salud, Departamento de Ventas El responsable, el responsable del departamento técnico, el responsable del departamento de calidad, el responsable del departamento de finanzas, el responsable del departamento de compras, el responsable del departamento de administración de personal .

Contenido: ① El director general resume y comenta el trabajo de cada departamento; ② Organiza la dirección del trabajo futuro.

Dos. Reuniones de departamento

Cada departamento celebra reuniones especiales periódicas organizadas por el jefe de departamento cada semana para transmitir el espíritu de la reunión de la empresa, comentar los puntos clave del trabajo del departamento, implementar diversas medidas de gestión y ayudar a los subordinados a resolver dificultades. y dificultades encontradas en el trabajo para guiar el siguiente paso.

Tres. Cumplir con los requisitos

1. Llevar actas de las reuniones. Las actas de las reuniones de la empresa son registradas y gestionadas por una persona dedicada. La persona que toma las actas de la reunión es responsable de supervisar los asuntos acordados en la reunión e informar la situación de supervisión al anfitrión de la reunión. Cuando sea necesario, las actas de la reunión deben prepararse de acuerdo con los requisitos del anfitrión de la reunión para que todos puedan seguirlas. El Departamento de Personal y Administración revisará las actas de la reunión y el estado de implementación al final de cada mes y las utilizará como base para evaluar el trabajo de todas las partes. Las reuniones especiales del departamento también deben designar personal para llevar las actas de las reuniones como memorandos.

2. Presta atención a la calidad de la reunión. Los anfitriones de varias reuniones deben comunicarse plenamente con los participantes antes de la reunión para estar al tanto de la situación. Proponer principios y métodos para la resolución de problemas discutidos pero no decididos, y ser responsable de los mismos.

Varias reuniones se esfuerzan por utilizar datos para hablar de manera ágil y eficiente. Deben tener respuestas claras, específicas y cuantificables sobre si se ha realizado el trabajo desplegado, en qué medida se ha realizado y las razones por las que no se ha realizado o no se ha completado. Prevenir y eliminar trabajos vacíos o incompletos en general.

3. Esforzarse por la eficacia de la reunión. Los asuntos acordados en la reunión, las tareas asignadas y los métodos y medidas propuestas deben ser comunicados e implementados por los responsables de todos los niveles de acuerdo con los requisitos de implementación. Es necesario dejar claro a los ejecutores directos qué se hace, por qué se hace y cómo hacerlo, y determinar el trabajo regular en forma de sistema, para que cada reunión tenga resultados específicos.

4. Estricta disciplina en las reuniones. La gestión de reuniones es una medida para garantizar la calidad de las reuniones. Los participantes deben organizar su trabajo de manera orgánica, prepararse cuidadosamente y asistir a la reunión a tiempo. La hora y el lugar específicos de la reunión serán decididos por el anfitrión de la reunión y serán notificados por el levantador de actas antes de la reunión. El Departamento de Administración y Recursos Humanos es responsable de notificar las reuniones organizadas por los líderes de toma de decisiones de la empresa. Por lo general, los participantes no pueden ausentarse ni designar a otra persona para que los represente. Si realmente necesita tomar licencia debido a emergencias personales, debe solicitar la licencia al anfitrión de la reunión y designar a una persona designada para que realice las tareas en su nombre.