El supervisor nos pidió que revisáramos el sistema de gestión de archivos. Por favor, ayuda.
1. Sistema de archivo de documentos
Por favor, eche un vistazo.
(1) Disposiciones Generales
Artículo 1 De acuerdo con las "Medidas para la presentación y archivo de documentos postales y de telecomunicaciones" del Ministerio de Correos y Telecomunicaciones, este sistema está especialmente formulado para Fortalecer el trabajo de archivo de documentos de la empresa.
Artículo 2: Los documentos y materiales archivados deberán archivarse anualmente. Los diversos documentos y materiales con valor de conservación generados por los organismos internos de la unidad durante las actividades laborales deberán archivarse por separado de acuerdo con lo establecido en el presente artículo. este sistema.
Artículo 3 El departamento o personal responsable del manejo de documentos oficiales debe garantizar que el sistema para el manejo de documentos esté completo (no se permite retirar ni almacenar todos los archivos adjuntos de los documentos oficiales). Una vez cerrado el caso, debe entregarse al secretario de tiempo completo (tiempo parcial) para que lo presente de manera oportuna. Cuando cambie de trabajo o se vaya por cualquier motivo, los documentos y materiales que maneje deben ser entregados claramente a la persona que toma el relevo, y no deben ser sustraídos ni destruidos sin autorización.
(2) Recolección y gestión de documentos y materiales
Artículo 4: Adherirse al sistema del departamento para la recopilación y gestión de documentos y materiales. Cada departamento debe designar personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) para que sea responsable de administrar los documentos y materiales del departamento y mantenerlos relativamente estables. Los cambios de personal deben notificarse de inmediato a la Oficina de Archivos.
Artículo 5 Todos los documentos oficiales impresos y emitidos por la empresa (incluida la versión final y dos originales impresos y anexos, solicitudes de aprobación, documentos de reenvío, incluidos los originales reenviados) serán recopilados y gestionados por la oficina.
Artículo 6: En el manejo de una obra intervienen varios departamentos, y los documentos y materiales generados durante las actividades de la obra serán recolectados y archivados por el departamento patrocinador. Los documentos de la conferencia serán recopilados y archivados por el departamento patrocinador de la conferencia.
1. Cuando el personal de la empresa salga a estudiar, inspeccionar, investigar e investigar, o participar en reuniones celebradas por autoridades superiores y otras actividades oficiales, al momento de informar gastos de viaje, deberá archivar los principales documentos y materiales de Después de la reunión en la sala de archivos, el departamento financiero aprobará los gastos de viaje solo después de que la oficina de archivos firme y apruebe la presentación.
2. Cuando la empresa celebra una reunión, el departamento de organización de la reunión designará a una persona especial para archivar los materiales de la reunión, archivos de audio y video, etc. en la sala de archivos solo después de que la oficina de archivos firme y. lo aprueba, el departamento financiero reembolsará los honorarios de la reunión.
Artículo 7 Responsabilidades de los documentos de tiempo completo (tiempo parcial) de cada departamento:
1. Comprender el trabajo y los negocios del departamento, dominar el alcance de archivo de los documentos del departamento. y materiales, y recopilar y gestionar los documentos y materiales de documentación del departamento.
2. Implementar concienzudamente el sistema de archivo diario, recopilar y archivar los documentos y materiales manejados por el departamento de manera oportuna, archivar los documentos y materiales antes de marzo de cada año y completar los procedimientos de entrega y recepción. a la oficina de archivos.
3. Cuando el organizador toma prestados documentos y materiales, debe proporcionarlos activamente para su uso, brindar un buen servicio y seguir los procedimientos de registro para los documentos y materiales prestados temporalmente.
(3) Alcance del archivo
Artículo 8 Materiales importantes de las reuniones, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de los líderes, discursos típicos, informes de reuniones y espera de actas de reuniones.
Artículo 9 Decisiones, resoluciones, instrucciones, órdenes, reglamentos, reglamentos, planos y demás documentos y materiales relacionados con la empresa emitidos por autoridades superiores.
Artículo 10: Los documentos oficiales de la empresa al exterior son documentos que se comunican con las unidades pertinentes.
Artículo 11 La solicitud de la empresa de instrucciones y la aprobación de la autoridad superior.
Artículo 12 Los informes y resúmenes de la empresa que reflejen sus principales actividades funcionales.
Artículo 13 Los distintos planes de trabajo de la empresa, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y briefings.
Artículo 14. Materiales para el trabajo de petición.
Artículo 15 Contratos, convenios y demás documentos suscritos entre la empresa y las unidades correspondientes.
Artículo 16 Documentos y materiales sobre el nombramiento y remoción de cuadros de la empresa, así como documentos y materiales sobre premios y castigos a los empleados.
Artículo 17 Documentos y materiales relativos al trabajo, salarios y bienestar de los empleados de la empresa.
Artículo 18 La historia de la empresa, los principales acontecimientos y recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo que reflejen las actividades importantes de la empresa.
(4) Sistema de archivo normal
Artículo 19 Todos los departamentos deben establecer y mejorar el sistema de archivo diario. Los empleados de tiempo completo (tiempo parcial) conservarán de manera centralizada y uniforme los documentos y materiales que hayan sido procesados o agrupados.
Artículo 20: Cada departamento, en función de su ámbito de negocio y tareas de trabajo para el año, preparará "categorías de expedientes" para el archivo habitual de documentos y materiales. Los términos de la “Categoría de Expediente” deben ser concisos y claros, y estar numerados.
Artículo 21 Los encargados oficiales de documentos deben recopilar de inmediato todos los documentos y materiales que hayan sido procesados o aprobados por los líderes, clasificarlos y enviarlos al departamento de documentos de tiempo completo (tiempo parcial) para su archivo.
Artículo 22 El personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) debe colocar oportunamente los documentos y materiales archivados en la carpeta donde normalmente se guardan de acuerdo con los términos de "Categoría de expediente del caso" y "verificar". la casilla" y Anotar en el registro de documentos enviados y recibidos.
(5) Presentación de expedientes (requisitos de calidad del expediente)
El artículo 23 tiene como objetivo unificar las especificaciones de presentación de expedientes para garantizar la calidad del expediente. El trabajo de presentación de expedientes se coordina por partes. archiveros de tiempo de los departamentos y oficinas pertinentes El archivero administrativo de la oficina de archivos es responsable de organizar y catalogar los archivos.
Artículo 24 Son requisitos generales para la calidad de los expedientes: seguir las reglas y características de formación de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir los diferentes valores y facilitar su almacenamiento y utilización.
Artículo 25 Deberá estar completo el número de tipos de documentos y materiales archivados, el número de copias y el número de páginas de cada documento.
Artículo 26 En los documentos y materiales archivados deberán unificarse el original y anexos, las copias impresas y versiones finales, las solicitudes de instrucciones y réplicas, los documentos remitidos y originales, y los múltiples idiomas de cada documento. Los documentos deben mantenerse juntos y no separados. Los documentos y mensajes deben combinarse en un solo archivo; los documentos y mensajes de alto secreto deben guardarse en archivos separados. Algunos documentos y mensajes comunes también se pueden guardar junto con los documentos de alto secreto. están estrechamente relacionados con documentos ultrasecretos.
Artículo 27 Generalmente no se podrán presentar juntos documentos de diferentes años, sin embargo, las solicitudes de instrucciones y respuestas que abarquen varios años se presentarán en el año de la respuesta; en el año de la solicitud de instrucciones; los planes plurianuales se presentarán en el primer año de la reunión; los resúmenes plurianuales se presentarán en el último año de la reunión; año de la reunión, y los demás documentos se archivarán de conformidad con las normas pertinentes.
Artículo 28 Los documentos y materiales en el volumen deben ordenarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse, es decir, primero la aprobación, primero la solicitud de instrucciones y los archivos adjuntos; el reverso; las copias impresas en el anverso y los borradores finales en el reverso deben estar estrechamente vinculados entre sí y ordenados sistemáticamente según sus reglas o características de formación.
Artículo 29 Los documentos y materiales del volumen deberán estar numerados en orden sin columnas, con los números de página escritos secuencialmente. El expediente del caso encuadernado debe tener el número de página impreso en la esquina superior derecha del frente y en la esquina superior izquierda del reverso de cada página con texto.
Artículo 30: Los expedientes permanentes, de larga duración y de corta duración deberán llenar el directorio de expedientes uno por uno en el formato prescrito. Las palabras que complete también deben estar claras. La tabla de contenidos dentro del volumen se coloca al principio del volumen.
Artículo 31: Las descripciones de los documentos y materiales del trabajo deberán completarse punto por punto en el formulario de preparación del examen. Si no hay ninguna situación que explicar, también se debe completar el nombre y la fecha de la persona involucrada e inspeccionada para demostrar responsabilidad. El formulario de preparación para el examen debe estar al final de la página.
Artículo 32 La portada del expediente deberá escribirse punto por punto con pincel o bolígrafo según reglamentación, y la letra deberá ser pulcra y clara.
Artículo 33: Encuadernación de los expedientes y formato de disposición de las diversas partes del expediente:
Encuadernación de los expedientes. Antes de encuadernar, los objetos metálicos deben retirarse de los documentos y materiales del volumen. Los documentos y materiales dañados deben montarse de acuerdo con los requisitos de la tecnología de montaje, si la escritura se ha extendido, deben copiarse y archivarse junto con los originales. El expediente del caso debe encuadernarse con una contraportada de tres orificios y una línea y un nudo corredizo.
Artículo 34 El formato de disposición de cada parte del expediente: una cubierta blanda de volumen (incluido el directorio de documentos del volumen) y una contraportada (incluida una hoja de referencia), colocadas en la caja del archivo. en el orden del número de expediente del caso, y se colocaron en el archivador.
Artículo 35 Este sistema se implementará a partir de la fecha de su emisión.
2. Medidas de Gestión de Archivos Audiovisuales
(1) Disposiciones Generales
Artículo 1 Con el fin de fortalecer el archivo audiovisual de la empresa, se formula especialmente el presente reglamento.
Artículo 2 Los archivos de audio y video de la empresa se refieren a las grabaciones de audio, videos, fotografías, videos, etc. que son formados directamente por varios departamentos o personas de la empresa en actividades de práctica social y tienen valor de preservación para el país, la sociedad y la empresa. Registros históricos complementados con descripciones textuales.
Los archivos audiovisuales generalmente constan de dos partes: cinta de grabación, cinta de vídeo, cinta de vídeo, vídeo (película maestra), fotografías (incluidos los negativos) y otras descripciones de texto.
Artículo 3 Los archivos audiovisuales forman parte integrante de toda la cartera de la empresa y deben ser gestionados de forma centralizada y uniforme por la sala de archivos.
(2) Colección de archivos de audio y vídeo
Artículo 4 Alcance de la colección
1. Reflejando las principales actividades funcionales de la empresa y los resultados del trabajo y los problemas existentes Audio y materiales de video;
2. Materiales de audio y video de eventos importantes relacionados con la empresa en los que participaron líderes y figuras famosas de todos los niveles.
3. de la empresa Materiales de audio y video de reuniones importantes, entrevistas y actividades de asuntos exteriores.
4. Materiales de audio y vídeo que involucren los derechos e intereses de nuestra empresa y del sistema postal y de telecomunicaciones.
5. Materiales de audio y vídeo importantes relacionados con la empresa formada por otras unidades.
6. Otros materiales de audio y vídeo con valor de conservación.
Artículo 5 Tiempo de recolección
1. Los archivos audiovisuales deben archivarse al mismo tiempo que los archivos en otros formatos en el departamento de archivo dentro de un mes después de su formación, si existen circunstancias especiales; , puede ser apropiado ampliar el tiempo de archivado.
2. El departamento de archivos debe recopilar materiales de audio y vídeo dispersos con un valor de conservación específico en cualquier momento.
Requisitos de recopilación del artículo 6
1. Las cintas de audio, las cintas de vídeo, las cintas de cámaras, las películas, las fotografías (incluidos los negativos) y las descripciones escritas deben recopilarse en su totalidad, archivarse a tiempo y controlarse. medidas establecidas. Si no se presenta de conformidad con la normativa, no se reembolsará el costo para evitar su pérdida;
2. Recibir el original y las copias originales, pudiendo aceptarse copias en circunstancias especiales; /p>
3. El contenido de los datos de la imagen debe ser auténtico, y los negativos y originales deben ser coherentes con las imágenes y reproducciones.
Artículo 7 Colección de archivos de audio y vídeo
1. El departamento de archivos tiene la responsabilidad de recopilar materiales de audio y vídeo importantes en cualquier momento;
2. Durante la recopilación de materiales de audio y video Entre los materiales, cualquier evento importante que involucre a los departamentos nacionales y nacionales de correos y telecomunicaciones debe enviarse a la Oficina de Archivos de la Oficina General del Ministerio de Correos y Telecomunicaciones.
Artículo 8 Reembolso de Gastos de Archivo Audiovisual
Para que todos los departamentos o personas de la empresa formen archivos audiovisuales de acuerdo con el Artículo 4 de estas Medidas, solo deberán presentar la información del archivo a el archivo según sea necesario. Una vez archivado, firmado y aprobado por la oficina de archivos, el departamento financiero debe verificar la tarifa.
(3) Disposición de archivos de audio y vídeo〖HT〗
Artículo 9 La disposición de archivos de audio y vídeo, incluyendo clasificación, combinación, ordenamiento y catalogación, para hacerlos sistemáticos y Fácil de mantener y utilizar.
Artículo 10 El personal de grabación es responsable de la disposición de los archivos de audio y vídeo, con la asistencia del departamento de archivos.
Artículo 11 Clasificación y Numeración
1. Los archivos de fotografías se clasifican según antigüedad y temática. Las fotografías que pertenecen a una misma categoría están numeradas en orden cronológico y también se completan los números de sus películas. Los negativos están serializados en toda la colección. Formato: Número de caso completo-número de serie.
2. Las cintas de audio, las cintas de vídeo y las cintas de vídeo se clasifican según su antigüedad y emisión, y se numeran según su contenido. Si el mismo contenido se divide en varios discos, debe considerarse como un expediente y se le debe asignar un número de expediente, y luego cada disco debe numerarse secuencialmente.
3. Compile y anote los números de referencia asociados con otros archivos del operador. El formato es (formulario de archivo) número de archivo/(formulario de archivo) número de archivo.
Artículo 12 Período de almacenamiento: El período de almacenamiento debe determinarse en función de factores como la importancia del contenido, el tiempo, el nombre, la confiabilidad, la validez, etc.
Artículo 13 Elaboración de la descripción del texto
1. El contenido básico de la descripción del texto incluye la causa, el tiempo, el lugar, los personajes, el trasfondo, el autor (cineasta), etc.
2. Requisitos para la redacción de descripciones de texto:
(1) Revelar con precisión el contenido de los materiales de archivo, resumir toda la información reflejada y etiquetar los elementos de manera correcta y completa;
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(2) Escribe una descripción de texto para una foto natural (también puedes tener varias fotos con contenido similar). Escriba descripciones de texto para cintas de audio, cintas de video y cintas de periódicos basadas en los expedientes del caso. Un conjunto de materiales audiovisuales que estén estrechamente relacionados debe ir acompañado de una descripción escrita:
(3) El texto debe ser conciso y el lenguaje fluido;
(4) El El tiempo debe expresarse con números arábigos.
Artículo 14 Formato de compilación
1. Las fotografías se compilarán en formato horizontal. El formato es número de foto/película-descripción del texto-número de referencia-tiempo de filmación-cineasta.
2. El formato de las cintas de audio, las cintas de vídeo y las cintas de vídeo: coloque una página de etiqueta en la funda de la caja. Complete los elementos elemento por elemento según sea necesario.
Requisitos del expediente del caso del artículo 15
1. Combinar varios materiales audiovisuales con ***el mismo contenido temático en un expediente del caso y compilarlos juntos.
2. Contenido del volumen:
Fotos y negativos se rellenan en el catálogo en unidades de hojas naturales
Grabaciones de audio, cintas de vídeo y cámara fotográfica; Las cintas están en unidades de cajas. Complete la tabla de contenido dentro del volumen.
3. La hoja de preparación del volumen se utiliza para explicar la disposición y los cambios de los materiales de audio y vídeo del volumen.
Artículo 16 Catalogación
La descripción de archivos de audio y vídeo se realizará de acuerdo con GB3792.5-85 "Reglas de descripción y archivos".
(4) Almacenamiento de archivos de audio y video
Artículo 17 Los archivos de audio y video deben ser inspeccionados antes de ser almacenados, y se debe realizar el tratamiento técnico necesario para aquellos que tengan sido desfigurado.
Artículo 18 Condiciones de Almacenamiento
La temperatura de los negativos y las filmotecas debe mantenerse entre 13-15°C, y la humedad relativa debe mantenerse entre 35%-45%;
La temperatura de la biblioteca de fotografías debe mantenerse entre 14 y 24 ℃, y la humedad relativa debe mantenerse entre 37,5 % y 67,5 %; la temperatura de la biblioteca de cintas de audio y vídeo debe mantenerse entre 18 y 24 ℃; la humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 60%.
Artículo 19 Los álbumes de películas, grabaciones de audio, cintas de vídeo y cintas de cámaras deben almacenarse en posición vertical. La biblioteca de cintas debe evitar campos magnéticos superiores a 30 Oersted. La distancia entre las cajas de campos magnéticos no debe ser inferior a 3 mm; la distancia mínima para almacenar cintas es Es mejor no utilizar un gabinete metálico.
Artículo 20: Los archivos fotográficos del inventario deberán ser inspeccionados una vez cada dos años.
Artículo 21: Nadie podrá revocar, extraer, limpiar, desmagnetizar o alterar los archivos de audio y video archivados sin permiso; la destrucción de archivos de audio y video debe ser autenticada, aprobada por la unidad de archivo y reportada. al supervisor. La dirección aprueba y registra.
Artículo 22: Establecer y mejorar el sistema estadístico para archivos de audio y video, y hacer un buen trabajo en el trabajo estadístico sobre la recepción, retiro, cantidad de inventario, estado de almacenamiento, provisión, utilización y efecto de audio y archivos de vídeo.
(5) Desarrollo y utilización de archivos audiovisuales
Artículo 23: Elaborar catálogos, fichas y otros instrumentos de recuperación de archivos audiovisuales que proporcionen condiciones convenientes para su utilización.
Artículo 24: Establecer un sistema de préstamo y utilización de archivos de audio y video, revisar y aprobar estrictamente los procedimientos y determinar el alcance de uso con base en la confidencialidad de los archivos de audio y video.
Artículo 25 Cuando entidades externas utilicen archivos de audio y vídeo patentados, se manejarán de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la Ley de Patentes de la República Popular China. Si la patente se ha transferido a los archivos, los ingresos de la patente deberían, en principio, asignarse a la unidad de transferencia original, y los archivos cobrarán tarifas de almacenamiento.
Artículo 26 En general, no se permite el préstamo de archivos originales de audio y vídeo fuera de los archivos. Si hay necesidades especiales, los préstamos se pueden solicitar por un tiempo limitado sólo con la aprobación del supervisor. Las copias de archivos audiovisuales con un alto índice de utilización se pueden prestar; los archivos audiovisuales tomados en préstamo o copiados por unidades externas serán manejados por la Oficina de Archivos, y los cargos se cobrarán de acuerdo con las regulaciones pertinentes y se implementarán servicios pagos. . Si se produce algún daño durante el préstamo, la unidad prestataria será responsable de la compensación.
Artículo 27 Bajo la premisa de no afectar la confidencialidad, cada unidad puede utilizar archivos de audio y video para realizar seminarios y exposiciones, editar álbumes completos o temáticos, películas informativas, etc., y desarrollar y utilizar activamente audio actual. -archivos visuales.