Principios y pasos de la gestión de proveedores
El desarrollo y gestión de proveedores es el núcleo de todo el sistema de adquisiciones, y su desempeño también está relacionado con el desempeño de todo el departamento de adquisiciones. En términos generales, el desarrollo de proveedores incluye: análisis de competencia en el mercado de suministros, búsqueda de proveedores calificados, evaluación de proveedores potenciales, consultas y cotizaciones, negociación de los términos del contrato y selección final de proveedores.
En la mayoría de las empresas multinacionales, el principio básico del desarrollo de proveedores es el principio "Q.C.D.S", es decir, el principio de igual énfasis en la calidad, el coste, la entrega y el servicio.
De entre estos cuatro factores, el factor calidad es el más importante. Primero, debe confirmar si el proveedor ha establecido un sistema de garantía de calidad estable y eficaz, y luego confirmar si tiene el equipo y las capacidades de proceso para producir los productos específicos requeridos. Lo siguiente es utilizar métodos de ingeniería de costos y precios para realizar análisis de costos de los productos involucrados, y se deben lograr ahorros de costos mediante negociaciones de precios en las que todos ganen. En términos de entrega, es necesario determinar si el proveedor tiene suficiente capacidad de producción, suficientes recursos humanos y el potencial para ampliar la capacidad de producción. Finalmente, los registros del servicio preventa y posventa del proveedor.
En el proceso de desarrollo de proveedores, primero debemos analizar la situación de la competencia en mercados clasificados específicos, comprender quién es el líder del mercado, cuál es la tendencia de desarrollo del mercado y cuál es el posicionamiento del principales proveedores del mercado. Esto le dará una comprensión general de los proveedores potenciales.
Por ejemplo, en el mercado de resistencias, si hoy necesitas resistencias 0805, no tienes que acudir a esos fabricantes japoneses porque han dejado de producirlas. Al mismo tiempo, también puede sugerir a sus colegas del departamento de diseño que intenten utilizar componentes convencionales en el mercado para reducir costos.
Un mercado de resistencia es un mercado con poca diferenciación, muchos proveedores, fácil transporte y fácil sustitución. En el mercado del moldeo por inyección, la cosa es más complicada. Primero, los productos varían mucho. Algunas empresas se especializan en moldeo por inyección de precisión, mientras que otras se centran en piezas de trabajo de gran tamaño. Además, debido a los elevados costes de transporte de las piezas moldeadas por inyección, la localización es fundamental. Es necesario evaluar si la capacidad de oferta de productos de moldeo por inyección en el mercado local supera la demanda, las características de los principales proveedores y sus competidores, etc., para estar preparado.
A partir de estos análisis, el departamento de compras de la empresa puede establecer una base de datos preliminar de proveedores y realizar las correspondientes clasificaciones de productos. De forma general se divide en tres categorías: electrónica, maquinaria y materiales auxiliares. La electrónica se puede dividir a su vez en placas de circuito, resistencias, condensadores, inductores, diodos, circuitos integrados, etc. La maquinaria se subdivide a su vez en piezas de plástico, piezas de metal, suministros de embalaje, etc. Los materiales auxiliares incluyen productos químicos, etiquetas, cintas adhesivas y otros artículos diversos.
El siguiente paso es encontrar proveedores potenciales. Después de analizar cuidadosamente el mercado, puede obtener la información de contacto del proveedor a través de diversos canales públicos e información pública. Estos canales incluyen consulta activa y presentación de proveedores, publicidad en medios profesionales, búsquedas en Internet, etc.
En este paso lo más importante es realizar un screening preliminar de proveedores. Se recomienda utilizar un formulario de registro de proveedores estándar unificado para gestionar la información proporcionada por los proveedores. Esta información debe incluir: lugar de registro, capital registrado, principal estructura accionaria, sitio de producción, equipo, personal, principales productos, principales clientes, capacidad de producción, etc. Al analizar esta información, podemos evaluar sus capacidades técnicas, estabilidad del suministro, confiabilidad de los recursos y competitividad general. Entre estos proveedores, después de eliminar aquellos que obviamente no son aptos para una mayor cooperación, se puede obtener una lista de proveedores.
A continuación, es muy importante organizar inspecciones in situ de los proveedores. Cuando sea necesario, se puede invitar al departamento de calidad y a los ingenieros de procesos a participar en el equipo de auditoría, lo que no sólo aporta conocimientos y experiencia profesionales, sino que también facilita la comunicación y la coordinación dentro de la empresa.
Durante las inspecciones in situ, se debe utilizar un cuadro de mando unificado para la evaluación y la atención debe centrarse en revisar el sistema de gestión, como las instrucciones de trabajo y otros documentos, registros de calidad, etc. , que lo requiere todo y no se puede omitir.
Más importantes son los siguientes elementos:
La revisión del contrato de ventas requiere que el departamento de ventas evalúe cada contrato para confirmar si se puede completar a tiempo.
La gestión de proveedores requiere el establecimiento de una lista de proveedores autorizados y procedimientos de control eficaces.
Gestión de la formación, un completo sistema de formación y evaluación del personal clave y registros detallados.
Gestión de equipos, mantenimiento y ajuste de equipos, con completo sistema de control y registros completos.
Para la gestión metrológica y medida de instrumentos es muy importante disponer de un sistema de transmisión completo.
Comunicarse con los miembros del equipo de manera oportuna durante el proceso de inspección. Al final de la reunión, resuma las fortalezas y debilidades del proveedor y escuche sus explicaciones. Si el proveedor tiene la intención de mejorar, se le puede pedir que proporcione un informe sobre las medidas de mejora para una evaluación adicional.
Una vez completada la revisión del proveedor, se emitirá un documento de consulta al proveedor calificado, que generalmente incluye detalles como dibujos y especificaciones, muestras, cantidad, ciclo de adquisición aproximado, fecha de entrega requerida, etc. y requiere que el proveedor envíe la cotización dentro de la fecha especificada. Complete la cotización dentro. Después de recibir una cotización, analice cuidadosamente sus términos, aclare los problemas a fondo y solicite registros escritos, incluidos fax, correo electrónico, etc.
El trabajo posterior es el análisis de mercado, que contiene una gran cantidad de información. Si es posible, pídale al proveedor que haga una cotización de lista de costos que enumere los costos de materiales, mano de obra, costos generales y establezca claramente el margen de ganancia. Compare las cotizaciones de diferentes proveedores y obtendrá una idea preliminar de su razonabilidad.
Antes de negociar el precio, debe estar completamente preparado y establecer un precio objetivo razonable. Para los productos de lotes pequeños, el núcleo de la negociación es el tiempo de entrega, lo que les exige proporcionar capacidades de respuesta rápida para los productos producidos continuamente en las líneas de montaje, el núcleo es el precio. Pero debemos asegurarnos de que los proveedores tengan márgenes de beneficio razonables.
Al mismo tiempo, la negociación de precios es un proceso continuo, y cada proveedor tiene su correspondiente curva de aprendizaje. Después de un período de oferta, su costo seguirá disminuyendo. Establecer alianzas estratégicas con excelentes proveedores y presionar a los proveedores para que propongan planes de mejora para maximizar el ahorro de costos.
De hecho, cada proveedor es un experto en su propio campo, y escuchar las sugerencias de los proveedores a menudo resulta inesperado. Algunos proveedores recomiendan activamente materias primas alternativas, como el uso de acero coreano en lugar de productos suizos, lo que puede ahorrar hasta un 50% del costo y cumplir plenamente con los requisitos. Esta es una reducción de precios que no se puede lograr únicamente mediante la negociación. A través de alianzas estratégicas y participación en el diseño, los proveedores pueden ayudarnos efectivamente a reducir costos.
Otro aspecto muy importante son los costes ocultos. El ciclo de adquisiciones, el inventario, el transporte, etc. son costos intangibles, por lo que se deben incluir proveedores calificados en el sistema de entrega oportuna para minimizar el inventario y reducir el costo total de la empresa.