Medidas de gestión de archivos empresariales
Medidas de gestión de archivos empresariales Para que los archivos de la empresa tengan una gestión estandarizada, este sistema está especialmente formulado.
Contenido de gestión de archivos: la empresa incluirá planes, planes, documentos de todos los niveles, normas y reglamentos internos, junta directiva, juntas de accionistas y materiales importantes para reuniones, información del personal, materiales de crédito, contratos, salarios. expedientes, materiales de estudio, discursos Archivo y gestión de materiales, información técnica, información de equipos, informes a todos los niveles, certificados de honor, terrenos, información inmobiliaria y otros documentos con trazabilidad o valor de referencia. Los documentos, regulaciones, información, etc. generados internamente por cada departamento deben clasificarse de manera proactiva y enviarse a los archivos de la empresa para su archivo, referencia y organización de registros, etc.
Registro de expedientes: La oficina de archivos establece un libro de registro de expedientes para registrar y gestionar todos los expedientes en detalle. El declarante debe firmar el registro antes de que los datos puedan ingresarse en el expediente; de lo contrario, el administrador del expediente no los aceptará.
, Revisión de archivos:
() Cualquiera que revise los archivos no necesita emitir un pagaré si necesita revisar los archivos por un corto tiempo en la sala de archivos si es así; Si necesita verificar los archivos fuera de la sala de archivos, debe emitir un pagaré. Solo se puede prestar con un pagaré. El plazo máximo no excederá de cinco días seguidos.
() Los gerentes de varios departamentos de la empresa y los gerentes equivalentes a este nivel o superior pueden realizar directamente los procedimientos de acceso a archivos a través del administrador de archivos. Cuando otro personal necesite acceder a los archivos, debe tener un certificado escrito de un gerente o superior en el departamento antes de poder acudir al administrador de archivos para realizar los procedimientos de acceso. En caso de circunstancias especiales, el certificado deberá ser aprobado por el gerente del Departamento de Gerencia General antes de que pueda ser revisado.
Protección de archivos:
() Los espectadores deben cuidar bien los archivos, mantenerlos limpios y ordenados, no se permite ninguna alteración y se debe prestar atención a la seguridad y la confidencialidad.
() Queda estrictamente prohibida la reproducción, copia, copia, préstamo y pérdida no autorizada. Si es realmente necesario copiar o copiar, se debe realizar una solicitud de aprobación firmada por el gerente general antes de copiar o copiar.
() Las salas de informática y los departamentos con ordenadores tienen estrictamente prohibido imprimir, copiar o fotocopiar materiales de archivo (especialmente materiales técnicos, de equipamiento y estándar) sin la firma del director general (las firmas fotocopiadas se considerarán válidas). estar sin firmas). De lo contrario, la persona responsable deberá pagar una multa de 100.000 RMB cada vez.
() Está estrictamente prohibido sacar cualquier archivo fuera de la puerta de la empresa. Si es necesario llevar datos técnicos o dibujos relevantes debido a la salida a procesar piezas, etc., deben ser firmados y aprobados por el gerente a cargo antes de que seguridad pueda liberarlos. De lo contrario, si el guardia de seguridad descubre que la persona ha sido sacada intencionalmente sin la aprobación del gerente a cargo, deberá averiguar el motivo e informarlo al Departamento de Gestión General, y la persona en cuestión deberá pagar una multa de RMB-XX RMB cada uno. tiempo. Si el guardia de seguridad no detecta el incidente y es retirado de la empresa y causa pérdidas, además de la multa impuesta al interesado, el interesado correrá con todas las pérdidas. Al mismo tiempo, el guardia de seguridad responsable. Multa de 10.000 RMB por incumplimiento del deber. Si no se produce ninguna pérdida, además de la multa impuesta a la parte afectada, se impondrá una multa de 10.000 RMB al guardia de seguridad responsable por incumplimiento del deber.
, información técnica aleatoria, instrucciones, listas de empaque, etc. cuando la empresa compra equipos, materiales de aprendizaje distribuidos a los empleados cuando salen a estudiar, información técnica, información de equipos, etc. proporcionada por maestros contratados, información técnica solicitada para la compra, etc., deberá acudir al administrador del fichero para completar los trámites de registro y presentación a las pocas horas de llegar a la empresa, de lo contrario el responsable será multado con RMB 100 por cada hora de retraso.
Si es necesario prestar el préstamo a una persona dedicada por un período prolongado, un miembro del personal dedicado debe redactar un pagaré por escrito y el préstamo debe estar firmado y aprobado por el gerente general. y el archivero deberá completar los trámites de registro. El personal especial debe estar debidamente preservado y tiene estrictamente prohibido difundir o filtrar secretos. De lo contrario, la empresa será multada con yuanes RMB dependiendo de la gravedad del caso, y la empresa será responsable de todas las pérdidas.
El Departamento de Recursos Humanos crea archivos informáticos para la información del personal de la empresa y la información de multas de los empleados, realiza la gestión informática y garantiza que la información consultada e impresa sea completa y precisa.
El administrador del fichero revisará mensualmente los planes, normas y reglamentos de la empresa, información del personal, contratos, convenios, expedientes salariales, materiales de estudio, materiales de disertaciones, información técnica, informes, etc. almacenados en la computadora. Los documentos y materiales con valor verificable deben clasificarse, copiarse, etiquetarse y archivarse para referencia futura.