La empresa celebra una reunión para resumir. Como líder, ¿cómo podemos empezar sin hielo?

Organizar reuniones es una habilidad básica para un directivo y también es una prueba para los directivos. Sin embargo, para organizar una buena reunión, casi el 50% de la energía se gasta fuera de la reunión. Basándome en mi propia experiencia, he resumido los siguientes ocho puntos, que espero sean de utilidad para todos.

1. Determinar el tema de la reunión. Las reuniones generalmente se dividen en reuniones ordinarias y reuniones especiales. Las reuniones periódicas generalmente tienen temas fijos, como reuniones semanales y reuniones mensuales, que son relativamente simples. Generalmente, el tema del seminario debe determinarse mediante la comunicación entre el patrocinador y el anfitrión de la reunión. Es necesario que haya un tema claro y, preferiblemente, un contenido y un proceso de discusión específicos.

2. Discusión sobre ventilación antes de la reunión. Antes de la reunión, el organizador debe comunicarse con las personas que puedan estar involucradas y solo tendrá derecho a hablar después de una investigación. Al mismo tiempo, también es para intercambiar ideas y evitar situaciones demasiado incontrolables en la reunión.

3. Proyección de las cartas de invitación de los participantes. Determine los invitados principales según los temas de la reunión y ajuste la lista adecuadamente según los resultados de las comunicaciones individuales antes de la reunión. Finalidad: Propicio para la discusión de temas y la resolución activa de problemas.

4. Preparar los materiales de la reunión. Equipos necesarios durante la reunión, como archivos, proyecciones, pizarras, herramientas de audio para las sesiones de formación, etc. , la depuración debe organizarse con antelación. ¿Cuál es el más importante de estos materiales? ¿Documentos y materiales de la reunión? . Este contenido debe publicarse con anticipación y el personal clave debe leerlo con anticipación. Es mejor si se anotan tanto las instrucciones como las preguntas. En la reunión, las opiniones de todos son más maduras, lo que puede mejorar la eficiencia de la reunión. Las reuniones en el extranjero a menudo implican obsequios de mano en mano.

5. Control del lugar de reunión. Esto requiere que los organizadores presten atención para evitar salirse del tema, evitar conversaciones vacías, crear una atmósfera positiva y prestar más atención a los discursos positivos. Las cuestiones que no se pueden discutir se pueden registrar y discutir adecuadamente en otras reuniones especiales.

6. Actas y notificaciones de acuerdos de reuniones. Se debe levantar acta de la reunión, especialmente el contenido resumido y el resto del contenido, incluyendo las disposiciones específicas de trabajo. Se deben asignar responsabilidades a las personas para evitar situaciones en las que se pueden hacer cosas pero nadie las lleva a cabo. Sólo mediante la grabación se puede ampliar la reunión, implementarla y hacer que el tiempo de todos sea significativo.

7. Actas de asuntos pendientes en la reunión. Mantenga un registro de los asuntos pendientes para facilitar el seguimiento después de la reunión.

8. Seguimiento y notificación de asuntos pendientes. Tenga en cuenta que la información de seguimiento después de la reunión debe informarse de manera oportuna. Se recomienda realizar un análisis estadístico de lo último que quedó sin terminar antes de cada reunión para ver cómo se completó. Corrija los problemas que decida no dar seguimiento de inmediato.

Conclusión: Mientras estés dispuesto a tomarte el tiempo para hacer todo bien, no tienes que preocuparte por el hielo.