Documento de gestión de información confidencial
El trabajo de archivos de la empresa implementa un liderazgo unificado y la gestión de archivos se lleva a cabo de acuerdo con el principio de "quien está a cargo, quién es responsable"; y "quien lo forma, quién lo organiza". Ningún individuo podrá apropiarse de los registros de la empresa ni negarse a archivarlos. La colección de archivos ocupa un lugar especial en toda la gestión de archivos. A través de la colección de archivos, los archivos de diversas categorías y soportes generados y formados por los distintos departamentos de la empresa en su trabajo y actividades se agrupan en el departamento de archivos, que es responsable de la gestión unificada. Responsable de recopilar y organizar documentos y materiales que deben ser archivados por el departamento para garantizar la autenticidad, exactitud, integridad y estandarización sistemática y archivarlos y transferirlos al departamento de archivos de la unidad de acuerdo con las regulaciones; Proporciona una base material para la gestión científica y la utilización eficaz de los recursos de información de archivos.
En segundo lugar, el archivo y la organización científica
La empresa debe gestionar todo tipo de archivos de forma unificada, implementar una organización departamental (archivo) y establecer volúmenes completos. Los documentos y materiales deben presentarse a tiempo, y la gestión de archivos de los grandes proyectos de construcción, los grandes proyectos de inversión y financiación y los importantes proyectos de investigación científica deben llevarse a cabo simultáneamente con los proyectos. Los documentos y materiales de gestión formados en el trabajo partidista y de masas, gestión administrativa, gestión empresarial, gestión de tecnología de producción, finanzas (especialidades no contables), auditoría y gestión de personal y mano de obra deben presentarse en el primer trimestre del año siguiente a la solicitud. se completa y luego se presenta en el segundo trimestre. Con los "archivos" como unidad, los archivos se organizan científicamente de acuerdo con las relaciones mutuas durante la formación y el procesamiento de materiales documentales, y las entidades de archivo se clasifican, numeran y archivan dividiendo los archivos de empresa y de departamento. Lograr una gestión ordenada de los materiales de archivo a través de la organización archivística.
En tercer lugar, inspección periódica y almacenamiento adecuado
Inspección periódica de los archivos, si se encuentra algún daño o cambio de escritura, repare y copie de manera oportuna para garantizar la seguridad e integridad del archivos, y llevar a cabo periódicamente la gestión de datos de archivo y la inspección en la biblioteca de las instalaciones para garantizar el almacenamiento seguro de los archivos y el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos. Las salas de archivos deben mantenerse ordenadas y tener las funciones de protección de prevención de incendios, prevención de robos, prevención de humedad, protección contra la luz, prevención de roedores, prevención de insectos, prevención del polvo y prevención de la contaminación ("ocho prevenciones").
Los almacenes de archivos deben estar equipados con "ocho precauciones", purificación del aire, alarma automática contra incendios, extinción automática de incendios, control de temperatura y humedad, videovigilancia y otras instalaciones y equipos. , y el estado de la operación debe verificarse y registrarse periódicamente para eliminar peligros ocultos de manera oportuna. A través de una estricta gestión de archivos y la adopción de tecnologías de protección relevantes, podemos proteger la integridad y seguridad de los archivos, prevenir o reducir daños en los archivos, extender la vida útil de los archivos, mantener los secretos de la unidad y garantizar la seguridad de la información de la unidad.
En cuarto lugar, mejorar la conciencia de gestión y la calidad profesional del personal de archivos.
Los empleados con una alta calidad de gestión favorecen la implementación efectiva de la gestión de seguridad de archivos. Desde la perspectiva de los administradores, se puede decir que la comprensión y la actitud de los administradores hacia la gestión de archivos tienen un gran impacto en la gestión de archivos: ideológicamente, los administradores de empresas deberían otorgar gran importancia a la gestión de archivos y darse cuenta de que la gestión de archivos es una parte importante de la gestión empresarial. , la gestión de archivos estandarizada puede mejorar los beneficios económicos de la empresa en términos de acciones, el trabajo de gestión de archivos debe recibir pleno apoyo en términos de recursos humanos, financieros y materiales para crear al mismo tiempo condiciones favorables para el trabajo de los administradores de archivos; , los gerentes empresariales deben incorporar la gestión de archivos en La agenda empresarial debe formularse para formular un sistema de gestión de archivos y un proceso de gestión adecuados para su propia empresa, y establecer un grupo de trabajo de gestión de archivos correspondiente para asignar responsabilidades razonablemente, estandarizando así su propia gestión de seguridad de archivos.